涂文楊（中國能源建設(shè)集團湖南火電建設(shè)有限公司，湖南長沙410000）

關(guān)于項目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”策劃的意見

涂文楊（中國能源建設(shè)集團湖南火電建設(shè)有限公司，湖南長沙410000）

工程項目資料管理屬于是一項系統(tǒng)工程，如何在工程項目各個階段做好資料管理，確保工程項目資料完整、準確、有效、及時歸檔意義重大。本文對如何做好項目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”工作，提出了幾點意見，僅供參考。

項目資料管理；“創(chuàng)優(yōu)”策劃；過程管控

1 引言

根據(jù)建設(shè)方要求和統(tǒng)一部署，公司新承建的神華國華永州發(fā)電廠一期（2×1000MW）工程建設(shè)目標為創(chuàng)國優(yōu)金獎；“疆電東送”（哈密大南湖）煤電基地-兵團紅星2×660MW超超臨界空冷燃煤發(fā)電機組項目、湖北華電江陵發(fā)電廠一期2× 660MW超超臨界項目建設(shè)目標為確保國優(yōu)爭創(chuàng)魯班獎；蘇寶頂風電項目和哈密東南部煙墩第四風電場項目實現(xiàn)年內(nèi)創(chuàng)國優(yōu)工程。面對要求如此之高的項目工程，不僅是機遇更是挑戰(zhàn)。

2 做好項目資料管理創(chuàng)優(yōu)策劃的建議

對工程實體質(zhì)量是考驗，對作為憑證性、參考性的項目檔案來說也是考驗。如何做好項目資料管理創(chuàng)優(yōu)策劃，對項目檔案最后的收集與整理起到重要作用。

下面提出幾點意見：

領(lǐng)導重視、統(tǒng)一認識、各負其責：

（1）建設(shè)單位應(yīng)履行創(chuàng)優(yōu)主體責任者的職能

《火電建設(shè)項目文件收集與檔案整理規(guī)范》（DL/T 241-2012）中明確規(guī)定建設(shè)單位職責為：

①設(shè)立檔案管理機構(gòu)，建立項目檔案管理體系；按照集中統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則，落實項目檔案管理領(lǐng)導責任制，并對各參建單位的檔案作進行監(jiān)管、檢查、指導和協(xié)調(diào)，確保項目檔案管理與項目建設(shè)同步。

②制定統(tǒng)一的管理制度和業(yè)務(wù)標準，將項目文件的形成、收集、整理的要求及歸檔范圍納入各參建單位和部門的責任制，實行全過程質(zhì)量管理，保證項目檔案的完整、準確、系統(tǒng)、有效利用與安全保管。

③將項目文件收集、整理和檔案移交內(nèi)容納入合同管理。應(yīng)在合同中設(shè)立專門條款，明確各參建單位竣工檔案的編制質(zhì)量、移交時間、套數(shù)、歸檔及違約責任。

④組織監(jiān)理單位對各參建單位提出的變更執(zhí)行情況進行匯總、審核，并提交設(shè)計單位編制竣工圖。

⑤按歸檔范圍負責收集、整理及歸檔自身在項目建設(shè)活動中形成的文件，并對設(shè)計、施工、調(diào)試、監(jiān)理等參建單位移交的竣工檔案匯總整理、系統(tǒng)編目、編制檢索工具。

⑥應(yīng)負責組織項目檔案的移交審查，申報及組織檔案專項驗收工作。

在工程建設(shè)前期，經(jīng)常遇到的就是報送文件格式問題。各類監(jiān)理典型表式雖有固定表格，但因項目不同，內(nèi)容仍需要進行修訂與明確。一些項目因前期無業(yè)主、監(jiān)理牽頭負責，導致表格填報不規(guī)范，如工程名稱不規(guī)范，單位工程名稱不一致，文件編號不合要求等，最后重新返工，有的甚至到工程中期表格仍有變化，造成較大的浪費。希望業(yè)主能督促監(jiān)理單位在工程開工初期即能將典型表式包括詳細填寫內(nèi)容（工程名稱、文件編號等）確定下來，并召集施工單位進行集體宣貫和正式行文約定。

（2）項目部內(nèi)部應(yīng)上下協(xié)同，明確并履行總承包或承包單位職責

總承包單位職責如下：

①應(yīng)按合同約定的總包范圍，按照國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定對項目檔案進行管理。

②應(yīng)設(shè)立項目檔案管理機構(gòu)和建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

③制定管理制度，對各分承包單位的檔案管理實行監(jiān)管、檢查與指導。

④負責對各分承包單位移交的竣工檔案進行審核、驗收，保證項目檔案管理與工程建設(shè)同步以及項目檔案的完整、齊全。

⑤按照合同約定的總包范圍，收集、整理本單位在工程建設(shè)活動中形成的檔案，并將各承包單位形成的檔案一同匯總、整理、編目，經(jīng)監(jiān)理單位審核后向建設(shè)單位檔案部門移交歸檔。

⑥按國家、行業(yè)有關(guān)檔案管理規(guī)定，收集、整理項目總承包范圍內(nèi)形成的檔案，經(jīng)項目總工程師審核后向本單位檔案部門移交歸檔。

承包單位職責如下：

①按合同約定，收集、整理各自承建范圍內(nèi)形成的施工、調(diào)試項目文件，經(jīng)監(jiān)理審核后向建設(shè)單位移交。

②凡有工程分包時，應(yīng)對分包單位形成的項目文件進行審核確認，履行簽章手續(xù)，并對移交歸檔的項目文件質(zhì)量負責。

③項目文件管理，應(yīng)以單位工程為單元，建立文件包管理制度，對施工過程形成的項目文件實施質(zhì)量管理。

④單位應(yīng)按《電力工程竣工圖文件編制規(guī)定》（DL/T 5229）規(guī)定收集、確認施工中已實施的設(shè)計更改文件作為竣工圖編制依據(jù)。

⑤按國家、行業(yè)有關(guān)規(guī)定，收集、整理合同范圍內(nèi)施工、調(diào)試中形成的檔案，經(jīng)項目技術(shù)負責人審核后向本單位檔案部門移交歸檔。

資料工作不是資料員的事，而是整個項目層面的事。項目部從上至下應(yīng)對資料的重要性形成共識，齊抓共管，配備數(shù)量充足、滿足施工要求的資料員隊伍，并給予一定的待遇；加強與建設(shè)方、監(jiān)理方的協(xié)調(diào)與溝通，形成合力。

3 對照創(chuàng)優(yōu)要求，從細節(jié)著手，強化過程管控

（1）在工程初期應(yīng)組織各專業(yè)公司技術(shù)人員、質(zhì)檢員和分包單位工程技術(shù)人員進行資料交底學習，對涉及本工程的單位名稱、工程名稱等填報細節(jié)做統(tǒng)一要求，防止因這些錯誤造成的大批量資料返工。還應(yīng)將資料填寫中容易出現(xiàn)問題的地方及常見問題特別指出，保證技術(shù)資料填寫統(tǒng)一、規(guī)范。

（2）項目部要有相應(yīng)的通用表式填寫指南。

（3）項目部應(yīng)分機組、按單位工程出臺《作業(yè)指導書、方案措施編制計劃一覽表》，原則上應(yīng)保證每臺機組、每個單位工程至少有一份作業(yè)指導書或方案、措施。

（4）項目部技術(shù)人員應(yīng)根據(jù)設(shè)計院出圖計劃，將設(shè)計圖紙劃分至每個單位工程，并將信息反饋至資料室，以便資料員按單位工程對圖紙審查紀要、設(shè)計變更單匯總表等進行整理。

（5）按照合同約定和《火電建設(shè)項目文件收集與檔案整理規(guī)范》收集范圍，對應(yīng)收集的項目文件進行責任劃分并正式行文，明確責任部門、立卷部門和立卷責任人，原則上立卷責任人在資料未移交前是不能調(diào)離的 （最好交納一定額度的資料風險保證金），以防出現(xiàn)推諉、扯皮和真空地帶。

（6）根據(jù)建設(shè)方對項目文件管理要求，經(jīng)過整理和加工，編制適合本項目部的項目資料管理辦法，對文件收集份數(shù)、歸檔文件質(zhì)量、卷內(nèi)文件排序、項目文件編號規(guī)則等細節(jié)問題做詳細說明。

（7）對分包單位應(yīng)加強管控，在簽訂分包合同時，必須明確資料收集與整理的義務(wù)及責任和原件移交份數(shù)，并按承包金額比例，交納資料質(zhì)量保證金；嚴格管控分包單位進退場，退場、分包工程結(jié)算必須經(jīng)項目資料室核實資料已移交后并簽字；分包單位資料員應(yīng)為具備相關(guān)資質(zhì)的從業(yè)人員，并提供資質(zhì)復印件備案。

（8）項目部應(yīng)建立資料審核責任制度，分包單位指定專人對資料的完整性、正確性、系統(tǒng)性進行自檢；項目部建筑公司指定專人對資料的技術(shù)質(zhì)量進行復檢，項目部資料室進行最后驗收，層層把關(guān)，每個單位工程必須有相關(guān)人員簽字才能正式移交。

（9）項目部月生產(chǎn)調(diào)度會應(yīng)要求資料主管參加，并將反映的各分包單位資料情況列入會議紀要中，不合格的及時要求整改。

4 結(jié)束語

綜上所述，衡量建設(shè)項目的管理是否滿足科學化、程序化、規(guī)范化和可追溯性要求的一大重要標識，即為其是否具備一套完整的工程項目管理資料。項目資料管理“創(chuàng)優(yōu)”，必須做到領(lǐng)導重視、統(tǒng)一認識、各負其責，同時對照創(chuàng)優(yōu)要求，從細節(jié)著手，強化過程管控，最終實現(xiàn)工程資料管理質(zhì)量的有效提升。

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TU712

A

2095-2066（2016）28-0130-02

2016-9-22

涂文楊（1974-），女，館員，大專，主要從事檔案管理工作。