汪 培

試論高校后勤集團(tuán)供應(yīng)鏈管理
----以南京工業(yè)大學(xué)后勤集團(tuán)為例

汪 培

本文通過(guò)分析信息技術(shù)在高校后勤供應(yīng)鏈可能起到的作用，進(jìn)一步針對(duì)高校后勤的特殊需求提出了高校對(duì)其供應(yīng)鏈信息管理系統(tǒng)的需求，并在文中提出了通過(guò)從缺貨成本的產(chǎn)生原因及采購(gòu)管理目標(biāo)兩個(gè)角度的分析，可以得出結(jié)論，有效的采購(gòu)管理能幫助企業(yè)合理控制缺貨成本，而缺貨成本的控制為企業(yè)帶來(lái)的利益反過(guò)來(lái)也體現(xiàn)了采購(gòu)價(jià)值。

供應(yīng)鏈；信息管理；采購(gòu)；缺貨成本

隨著企事業(yè)管理體制分開(kāi)和高校后勤社會(huì)化的進(jìn)程，大多數(shù)高校都對(duì)后勤進(jìn)行了規(guī)范和剝離，建立了各種名為后勤集團(tuán)或后勤公司之類的后勤實(shí)體。而在社會(huì)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈、師生消費(fèi)要求不斷攀升的大背景下，高校后勤要在競(jìng)爭(zhēng)中取得優(yōu)勢(shì)地位，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，必須改變傳統(tǒng)的供應(yīng)模式。近年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展及其成本的不斷降低，使得越來(lái)越多的高校后勤開(kāi)始探索并實(shí)踐一種新的供應(yīng)模式，即采用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行供應(yīng)鏈的優(yōu)化和重組，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息共享，從而提高供應(yīng)鏈整體的競(jìng)爭(zhēng)力, 挖掘采購(gòu)價(jià)值、控制缺貨成本提供啟示。

一、信息技術(shù)在高校后勤供應(yīng)鏈中的作用

信息往往對(duì)整個(gè)高校后勤供應(yīng)鏈的運(yùn)作發(fā)揮著引導(dǎo)和優(yōu)化的作用。信息技術(shù)的發(fā)展改變了高校后勤應(yīng)用供應(yīng)鏈管理獲得競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的方式，成功的企業(yè)往往通過(guò)應(yīng)用信息技術(shù)來(lái)支持和發(fā)展其經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略，它對(duì)于整個(gè)高校后勤供應(yīng)鏈將會(huì)產(chǎn)生重大影響。

首先，信息技術(shù)的運(yùn)用幫助高校后勤建立了一種新型的顧客關(guān)系，可以更好地了解顧客和市場(chǎng)需求。信息技術(shù)使供應(yīng)鏈管理者通過(guò)與它的顧客和合作伙伴之間構(gòu)筑信息流和知識(shí)流來(lái)建立新型的顧客關(guān)系，使得從整條供應(yīng)鏈雙向的、及時(shí)的、完整的信息交流成為可能。而互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)成為高校后勤獲得師生和市場(chǎng)需求信息的有效途徑。例如，供應(yīng)鏈的參與各方可以通過(guò)信息網(wǎng)絡(luò)交換訂貨、售買和預(yù)測(cè)等各種信息。

其次，信息技術(shù)重新構(gòu)筑高校后勤之間或高校后勤與校外企業(yè)聯(lián)盟之間的價(jià)值鏈。國(guó)內(nèi)外的許多企業(yè)早已采用現(xiàn)代化的電子手段進(jìn)行信息處理和顧客服務(wù)，通過(guò)業(yè)務(wù)外包，整合外部資源為我所用，從而拓展了自己的發(fā)展空間，而將有限的資源集中在自己的核心能力上。這樣信息技術(shù)就開(kāi)始用來(lái)重新構(gòu)筑企業(yè)間的價(jià)值鏈，隨著電子商務(wù)的興起和第三方物流的普及，廠家、零售商以及第三方服務(wù)供應(yīng)商正在形成一條新的價(jià)值鏈。

二、高校后勤供應(yīng)鏈對(duì)信息系統(tǒng)的要求

近些年來(lái)大多數(shù)高校后勤也在供應(yīng)鏈中有意識(shí)的大幅增加了信息技術(shù)的應(yīng)用，因此后勤供應(yīng)鏈管理對(duì)信息技術(shù)架構(gòu)的要求也越來(lái)越高。一般而言，一個(gè)供應(yīng)鏈管理的信息架構(gòu)必須具有如下能力：

首先，該信息架構(gòu)必須實(shí)現(xiàn)基于Internet普遍的相互連接并且具有異構(gòu)兼容性。供應(yīng)鏈管理需要跨越包含后勤集團(tuán)和外部企業(yè)在內(nèi)的多個(gè)實(shí)體，甚至是面向全球的，因此供應(yīng)鏈管理的信息技術(shù)架構(gòu)必須支持Internet范圍內(nèi)應(yīng)用的合作與協(xié)調(diào)。除此之外，高校后勤供應(yīng)鏈還要求在地理上分散的系統(tǒng)進(jìn)行集成，不可能要求所有要集成的系統(tǒng)都具有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與格式。因此，高校后勤供應(yīng)鏈信息技術(shù)架構(gòu)必須具有硬件平臺(tái)、操作系統(tǒng)及編程語(yǔ)言中立的特點(diǎn)。

其次，該信息架構(gòu)必須簡(jiǎn)單，方便操作和日常維護(hù)。高校后勤供應(yīng)鏈管理本身就非常復(fù)雜繁瑣，使得信息技術(shù)在多個(gè)實(shí)體之間實(shí)現(xiàn)集成更加困難。因此，一方面支撐供應(yīng)鏈管理的信息技術(shù)架構(gòu)必須基于廣泛的標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)與維護(hù)簡(jiǎn)單；另一方面必須屏蔽實(shí)體內(nèi)部應(yīng)用的實(shí)現(xiàn)邏輯，只關(guān)注業(yè)務(wù)的流程與接口，從而達(dá)到降低實(shí)現(xiàn)及維護(hù)的難度，提高敏捷程度的目的。

三、供應(yīng)鏈管理在考慮缺貨成本下的架構(gòu)

采用先進(jìn)的信息技術(shù)，進(jìn)行供應(yīng)鏈的優(yōu)化和重組，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)鏈上各個(gè)節(jié)點(diǎn)的信息共享，從而提高供應(yīng)鏈整體的競(jìng)爭(zhēng)力, 挖掘采購(gòu)價(jià)值、控制缺貨成本。

采購(gòu)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理的一個(gè)核心過(guò)程，更是企業(yè)獲取經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)的一個(gè)最大源泉。采購(gòu)成本是企業(yè)成本管理中的主體和核心部分，所以在企業(yè)的各項(xiàng)成本中，采購(gòu)成本的降低是較為容易的，也是回報(bào)最大的，更是對(duì)企業(yè)至關(guān)重要的。銷售收入的增加要通過(guò)利潤(rùn)率才能轉(zhuǎn)化為企業(yè)的利潤(rùn)，而采購(gòu)中節(jié)省的成本能夠直接成為企業(yè)的利潤(rùn)。所以，采購(gòu)是企業(yè)管理中“最有價(jià)值”的部分。

缺貨就是客戶想要的產(chǎn)成品的數(shù)量在客戶需要的時(shí)間和地點(diǎn)不可得。如果訂貨時(shí)沒(méi)有客戶所需要的物品，就可能失去銷售的機(jī)會(huì)或可能增加額外的費(fèi)用，通常稱這種費(fèi)用為缺貨成本。一般情況下，缺貨時(shí)顧客可能有三種反應(yīng)：延遲訂單、只取消本次購(gòu)買而下次再買、永久性地改換供應(yīng)商。采購(gòu)價(jià)值和缺貨成本的關(guān)系用一句話來(lái)說(shuō)就是：缺 貨成本是衡量采購(gòu)價(jià)值的一項(xiàng)重要指標(biāo)，采購(gòu)價(jià)值可以在缺貨成本的減少上面得到反映，或者說(shuō)缺貨成本就是采購(gòu)價(jià)值的一部分。在一定的前提下，若缺貨成本低，則表示采購(gòu)價(jià)值高，反之，若缺貨成本高，則采購(gòu)價(jià)值低。 采購(gòu)價(jià)值本身正是由于采取了適當(dāng)?shù)牟少?gòu)方法、流程和策略，從而節(jié)約成本，提升利潤(rùn)并得到一定的價(jià)值增值。而在節(jié)約成本中，有很重要的一部分就是對(duì)于缺貨成本而言的。因此我們可以用缺貨成本去衡量采購(gòu)價(jià)值的一部分。 舉個(gè)具體例子來(lái)說(shuō)，對(duì)于一個(gè)生產(chǎn)廠商來(lái)說(shuō)，一旦其所采取的采購(gòu)策略不能適應(yīng)市場(chǎng)，造成庫(kù)存原材料不能滿足生產(chǎn)需求或者其產(chǎn)成品不能滿足市場(chǎng)需求，那么其客戶滿意度會(huì)降低，甚至?xí)虼硕ヒ恍╀N售機(jī)會(huì)，即缺貨成本增加。這樣企業(yè)的利潤(rùn)會(huì)相應(yīng)的降低，即采購(gòu)價(jià)值降低，因此缺貨成本高則表示其采購(gòu)價(jià)值低。 不能說(shuō)企業(yè)為了提高采購(gòu)價(jià)值就必須要不斷降低缺貨成本，事實(shí)上在現(xiàn)實(shí)中企業(yè)一般都不會(huì)去追求零缺貨成本，因?yàn)闉榱吮ＷC零缺貨成本往往會(huì)使得企業(yè)庫(kù)存成本大大增加，以至于超出了缺貨成本降低所帶來(lái)的采購(gòu)價(jià)值。 因此，在現(xiàn)實(shí)中，企業(yè)往往去 追求一個(gè)平衡狀態(tài)，這個(gè)狀態(tài)并不能是使得缺貨成本變?yōu)榱?，但是在這個(gè)狀態(tài)下采購(gòu)價(jià)值盡量的優(yōu)化，同時(shí)庫(kù)存成本處在一個(gè)讓企業(yè)可以接受的水平。另外提一點(diǎn)就是，缺貨成本是很難明確計(jì)算的，因?yàn)槿必洺杀局锌蛻魸M意 度的降低所帶來(lái)的損失時(shí)無(wú)法衡量的。它可能會(huì)使企業(yè)失去這次交易機(jī)會(huì)，但也有可能不會(huì)，但是不斷地降低客戶滿意度最終無(wú)疑會(huì)帶來(lái)巨大損失。

四、解決方案

企業(yè)要想提高采購(gòu)價(jià)值，降低缺貨成本，實(shí)現(xiàn)利潤(rùn)最大化，必須進(jìn)行有效的庫(kù)存管理策略，一種行之有效的方法便是供應(yīng)商庫(kù)存管理。供應(yīng)商管理庫(kù)存（vendor managed inventory , VMI）一種戰(zhàn)略貿(mào)易伙伴之間的合作性策略，它以系統(tǒng)的、集成的管理思想進(jìn)行庫(kù)存管理，使供應(yīng)鏈系統(tǒng)能夠同步優(yōu)化運(yùn)營(yíng)。與傳統(tǒng)的零售商管理庫(kù)存模式不同，它是一供應(yīng)鏈各環(huán)節(jié)企業(yè)都能達(dá)到最低成本為目的的。在這種庫(kù)存控制策略下，由供應(yīng)商上游企業(yè)代理下游企業(yè)管理庫(kù)存，一方面可以實(shí)現(xiàn)終端銷售信息拉動(dòng)上下游信息的共享，使供應(yīng)商在零售商的協(xié)助下更有效地制定計(jì)劃，從而減少需求信息的扭曲，減少“牛鞭效應(yīng)”，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力；另一方面，在一個(gè)合作框架協(xié)議下，由供應(yīng)商擁有并管理庫(kù)存，通過(guò)對(duì)供應(yīng)鏈上下游成員企業(yè)的庫(kù)存管理職能進(jìn)行集成來(lái)提高服務(wù)水平、降低供應(yīng)鏈庫(kù)存成本，提高供應(yīng)鏈競(jìng)爭(zhēng)力。

（一）合理選擇供應(yīng)商：企業(yè)降低采購(gòu)成本為目標(biāo),分析市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和自身規(guī)模等客觀條件,明確選擇供應(yīng)商的目標(biāo),設(shè)立嚴(yán)格的績(jī)效評(píng)價(jià)體系。其中，供應(yīng)商評(píng)估的最基本指標(biāo)包括:技術(shù)水平、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、生產(chǎn)供應(yīng)能力、交貨準(zhǔn)時(shí)性和快速響應(yīng)能力等。

（二）改變采購(gòu)訂貨方式，包括訂貨時(shí)間和數(shù)量：通過(guò)定量的方式，分析各種物流需求量的概率，根據(jù)這個(gè)概率提前計(jì)算采購(gòu)量和時(shí)間，節(jié)約訂貨費(fèi)用、持有庫(kù)存成本，避免缺貨帶來(lái)的成本。

（三）合理運(yùn)輸：企業(yè)實(shí)現(xiàn)采購(gòu)過(guò)程的專業(yè)化分工,選擇合理的運(yùn)輸線路和運(yùn)輸工具,節(jié)約運(yùn)費(fèi),提高配送效率，減少庫(kù)存。同時(shí)，一旦發(fā)生缺貨的時(shí)候能夠及時(shí)補(bǔ)貨，降低缺貨成本。

（四）加強(qiáng)監(jiān)控,控制成本：隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展,買方市場(chǎng)形成,需求的不確定性將增加，這對(duì)于采購(gòu)的時(shí)間、數(shù)量的要求更高，同時(shí)出現(xiàn)缺貨的可能性增加，缺貨成本會(huì)比較大。

五、結(jié)語(yǔ)

南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)在使用了餐飲食品供應(yīng)鏈管理系統(tǒng)后，各部門間的分工更加明確了，不會(huì)有重復(fù)操作，各部門間的合作也更加默契。在倉(cāng)庫(kù)保管方面，比起以前，庫(kù)存，訂貨的工作量減輕很多，而且出現(xiàn)錯(cuò)誤操作的次數(shù)也大大減小，出現(xiàn)錯(cuò)誤，也能很快的協(xié)同其他部門一同解決錯(cuò)誤；在物流采購(gòu)方面，對(duì)廠商的合同，資質(zhì)以及對(duì)賬有了更有效的管理，發(fā)貨驗(yàn)貨也沒(méi)有以前那么繁雜；在廠商方面，相比以前的電話聯(lián)系，現(xiàn)在只要廠商在家里，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)就能看見(jiàn)新的訂單，并能通過(guò)系統(tǒng)得知后勤集團(tuán)給予的通知消息，對(duì)賬結(jié)賬每天都可以進(jìn)行，方便了很多采購(gòu)的目的在于用較低的成本獲得資源，因而采購(gòu)的價(jià)值就集中于資源獲取成本的降低所創(chuàng)造的價(jià)值。通過(guò)合理的采購(gòu)策略減少缺貨成本，提高顧客滿意度，防止由于庫(kù)存量過(guò)大而帶來(lái)的庫(kù)存成本的增加。供應(yīng)商管理庫(kù)存模式，可以降低零售商和供應(yīng)鏈整體的庫(kù)存成本，增加采購(gòu)價(jià)值，最終增加兩者的收益水平。

[1]李丹凌.試論供應(yīng)鏈管理思想在高校后勤管理中的運(yùn)用[J].瓊州學(xué)院報(bào),2008(6)60-62.

[2]黃夢(mèng)妮.淺談第三方物流信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用[J].科學(xué)論壇,2008(2)120-121.

[3]楊利斌.基于供應(yīng)鏈管理的后勤物資采購(gòu)問(wèn)題探討[J].中國(guó)市場(chǎng),2013(38)93-94.

[4]朱成化、孫遷清.淺談高校后勤飲食采購(gòu)的計(jì)算機(jī)運(yùn)用——以南京農(nóng)業(yè)大學(xué)為例[J].高校后勤研究,2014(6):51-53.

[作者單位：南京工業(yè)大學(xué)后勤服務(wù)集團(tuán)]

（責(zé)任編輯：趙永奎）