張愛榮

摘 要：企業(yè)ERP系統(tǒng)是基于數(shù)據運行的，有了數(shù)據它才有靈魂。在各種數(shù)據中，物料主數(shù)據的工作量最大。對物料主數(shù)據的梳理和維護工作貫穿于整個項目中，而物料主數(shù)據的準確性、完整性和及時性對企業(yè)成功運用ERP系統(tǒng)起著至關重要的作用。結合實際工作經驗，總結了ERP系統(tǒng)中物料主數(shù)據中存在的問題，分析了其重要性，總結了保證其質量的方法，以期為日后的相關工作提供參考。

關鍵詞：物料主數(shù)據；ERP系統(tǒng)；數(shù)據梳理；基礎數(shù)據

中圖分類號：TP315 文獻標識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2016.05.046

隨著計算機技術的飛速發(fā)展，建立一個ERP系統(tǒng)并不困難，難的是如何讓它真正產生經濟效益。近年來，各大企業(yè)在信息化建設方面投入了大量的資金，但是，相關系統(tǒng)上線后的實際應用效果卻不明顯，有的甚至上線不成功或者上線后掉線，導致它們的利用率變低，不能充分發(fā)揮相應的功能。

1 物料主數(shù)據的重要性

作為管理改造工程的ERP系統(tǒng)項目，它用在系統(tǒng)實現(xiàn)和技術準備上的時間并不多，80%以上的時間都花在了完成三大任務上，即宣傳培訓、數(shù)據準備和管理變革，它們缺一不可。影響ERP系統(tǒng)運行的因素有很多，其中，數(shù)據質量是關鍵。在這些數(shù)據中，物料主數(shù)據的數(shù)量最大，也最關鍵。物料主數(shù)據主要記錄某種物料的各種參數(shù)、屬性及其相關信息，比如物料編碼、物料描述、計量單位、物料類型（原材料、半成品、成品）、工廠、庫存地點、銷售組織、來源類型（自制件/采購件）和財務成本信息等。這些信息反映了企業(yè)現(xiàn)有資源、現(xiàn)有生產能力和目前的工作流程?？梢哉f，物料主數(shù)據是牽一發(fā)而動全身的，它是基礎數(shù)據中的基礎。

2 物料主數(shù)據工作中存在的問題

不管是采用人工統(tǒng)計的方式管理企業(yè)，還是采用信息化的方式管理企業(yè)，在運用ERP系統(tǒng)之前，物料主數(shù)據工作中普遍存在以下幾個問題。

2.1 不重視前期數(shù)據梳理工作

很多企業(yè)把所有的數(shù)據梳理工作推給ERP系統(tǒng)。但是，這樣存在很多弊端，比如加大實施工作量、延長實施周期、提高實施成本。鑒于實施進度的關系，如果匆匆梳理物料主數(shù)據，必然會影響數(shù)據質量和具體實施效果。

2.2 缺少物料主數(shù)據梳理方案

很多企業(yè)賦予了物料主數(shù)據中物料編碼一定的意義，也就是看到物料編碼就能知道該編碼代表的是什么物料，即物料名稱、規(guī)格型號、材質等，以便于工作人員識別。采用這種方案大大增加了編碼工作量，但是，其實際應用效果較差，缺乏靈活性，而且更改物料屬性時無法更改編碼。因此，如果數(shù)據梳理方案不合理，ERP系統(tǒng)運行后真正有用的內容也很少，是在浪費工作人員的時間和精力。

2.3 認知錯誤

在工作過程中，工作人員認為外部實施顧問會幫助企業(yè)梳理好物料主數(shù)據，對他們抱有很大的期望。其實，在物料主數(shù)據梳理方面，顧問只會教給員工如何梳理數(shù)據，并現(xiàn)場演示，然后交給他們一個模板，剩下的工作還得由他們獨立完成，而且數(shù)據質量也是由他們把控的。

2.4 物料主數(shù)據錄入不規(guī)范

同一庫存物品采用不同的物料描述就會重復編碼，使得計劃員和采購員分不清用哪個編碼下計劃、下采購單，害怕影響生產進度，進而出現(xiàn)庫存有貨但仍采購或者某些備件放了很多年都沒有被使用的情況。這也是影響企業(yè)成本和經濟效益的重要因素之一。ERP系統(tǒng)的工作宗旨是，同一數(shù)據在系統(tǒng)中的編碼要保持唯一性，但是，重復編碼與ERP系統(tǒng)的宗旨相背離，會直接影響后續(xù)所有統(tǒng)計數(shù)據的準確性。雖然采用了信息化的管理方式，財務仍然會出現(xiàn)對不上賬目的情況。重復編碼不僅會加大工作人員的工作量，降低工作效率，還會因為某些關鍵統(tǒng)計數(shù)據失真而造成決策失誤。這一系列的連鎖反應都是由最基礎的物料主數(shù)據引起的。由此可見，物料主數(shù)據的準確性、完整性和及時性對ERP系統(tǒng)項目的實施影響很大。

2.5 物料主數(shù)據操作權限混亂

各部門導入各部門的碼，每個部門只能識別本部門導入的碼，進而出現(xiàn)了同一物料主數(shù)據在不同部門賦予不同值的情況，導致系統(tǒng)重復編碼。

2.6 歷史原因

鑒于歷史原因，企業(yè)中的很多物料主數(shù)據不完整，而且臺賬與實際情況不符。這些都給后續(xù)工作造成了一定的困擾。企業(yè)要想采用ERP系統(tǒng)實施管理，就必須先進行資產核實工作，梳理企業(yè)現(xiàn)有數(shù)據。但是，這樣無形加大了ERP系統(tǒng)準備數(shù)據的難度。

3 保證物料主數(shù)據質量的有效方法

3.1 領導積極參與

企業(yè)高層領導積極參與是梳理過程能夠順利進行的有力保障。只有領導高度重視這項工作，才能極大地調動員工的工作積極性，培養(yǎng)他們的責任感，各部門才能配合完成工作。如果涉及到部門內部不愿意公開的數(shù)據，更需要高層領導的決策支持。由此可知，采用ERP系統(tǒng)更多的是變革管理方式。

3.2 制訂相關規(guī)章制度

由項目組制訂詳細的物料主數(shù)據梳理和維護流程及相關制度。領導的支持是工作能夠順利進行的保證，而科學的管理制度就是約束工作人員行為的基礎。在具體工作中，要將數(shù)據梳理工作責任到部門，責任到人，工作結點要由責任人簽字確認。

3.3 成立數(shù)據組

數(shù)據組應該由高層領導負責，由業(yè)務部門人員和信息部門人員組成。數(shù)據包括靜態(tài)數(shù)據和動態(tài)數(shù)據，在ERP系統(tǒng)上線前，靜態(tài)數(shù)據梳理工作可以提前開始。物料主數(shù)據方面的工作可從確定了使用哪一種ERP系統(tǒng)后就開始準備，即組織數(shù)據組人員參加培訓，搜集表格模板等。物料主數(shù)據梳理不只是一個部門的工作，當ERP系統(tǒng)上線后，數(shù)據可在系統(tǒng)中共享，各部門都需要查詢使用，且數(shù)據梳理模板必須經過各部門流轉才能反映它們的真實需求。確定了數(shù)據梳理模板后，就可以開始搜集、制作數(shù)據。為了保證ERP系統(tǒng)上線后能夠順利運行，模板中有些字段是必填項，要讓每個成員明白模板中字段的意義和要求。數(shù)據組要根據ERP系統(tǒng)的計劃上線時間合理安排工作，定期召開小組會議，監(jiān)督數(shù)據收集質量，并負責數(shù)據的最終導入和使用。另外，各部門要及時溝通，保證工作能夠順利進行。

3.4 制訂物料編碼規(guī)范

ERP系統(tǒng)對數(shù)據的管理是通過編碼實現(xiàn)的，而編碼是系統(tǒng)識別和檢索數(shù)據的唯一標識。凡是納入系統(tǒng)管理的物料、員工、供應商等都需要編碼。在制訂物料編碼規(guī)范時，要注意以下幾點：①盡量使用數(shù)字編碼；②不使用特殊符號和容易混淆的符號；③變動屬性不在編碼中體現(xiàn)；④編碼越短越好；⑤不使用有實際意義的編碼；⑥編碼要反映物料的分類和順序；⑦編碼長度要統(tǒng)一。在制訂物料編碼規(guī)范之前，要按照國家標準將現(xiàn)有物料描述規(guī)范化，即一類物料只有一個名稱，避免重復編碼。

4 結束語

要想ERP系統(tǒng)能夠成功運行，三分靠技術，七分靠管理，十二分靠數(shù)據。在該系統(tǒng)上線前，要確保物料主數(shù)據梳理工作的準確性；在該系統(tǒng)上線后，相關部門要嚴格執(zhí)行《數(shù)據維護流程及制度》，確保上線初期物料主數(shù)據的準確性和及時性，保證系統(tǒng)能夠正常運行，使其真正為企業(yè)服務。

參考文獻

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[2]王慧俠.ERP實施中的基礎數(shù)據[J].汽車實用技術，2010（04）：85-87.