拉里·奧爾頓（Larry Alton）白 蓮/譯

數(shù)字化工作區(qū)將會(huì)促成更有價(jià)值的合作

拉里·奧爾頓（Larry Alton）
白 蓮/譯

選自美國(guó)《福布斯》雜志 2016年4月20日

為什么我們?cè)谵k公室里工作？你可以隨手列舉出好幾個(gè)理由：比如這樣可以用一個(gè)看得見(jiàn)摸得著的“總部”來(lái)代表你的商業(yè)品牌，或者員工的工作時(shí)間因此能得到更好的控制。然而，若再深究下去，辦公室的存在其實(shí)是為了鼓勵(lì)合作。我們?cè)跁?huì)議室開(kāi)會(huì)，在茶水間建立起團(tuán)隊(duì)合作和戰(zhàn)斗友誼。另外，“朝九晚五”的半嚴(yán)格工作時(shí)間確保所有人都在同一地點(diǎn)待命，以防有人需要問(wèn)點(diǎn)什么或是一起討論某些問(wèn)題。

不過(guò)，如果這不是最好的合作方式怎么辦？那樣的話，我們還需要辦公室嗎？

辦公室高效合作之幻象

首先，讓我們看一下辦公室的哪些功能“本該”促進(jìn)合作，但實(shí)際上卻或多或少地事與愿違。

1.“朝九晚五”工作制并不適合每個(gè)人：“朝九晚五”的模式本意是為了提高辦公效率，使所有人在同一個(gè)時(shí)間范圍內(nèi)通力合作。不過(guò)，問(wèn)題來(lái)了：并不是每個(gè)人都在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)效率最高。早起的鳥(niǎo)兒和夜貓子之間的合作將不盡如人意——如果你試圖強(qiáng)制讓他們互動(dòng)，輕則溝通不暢，重則可能會(huì)造成反感心理。

2.可及性通常無(wú)異于干擾：理想的辦公環(huán)境是開(kāi)放的。員工在各自的位置上，如果有人需要向他們提問(wèn)或得到他們的意見(jiàn)，只需要走上前去直接行動(dòng)即可。這有什么問(wèn)題嗎？這就意味著，你的員工隨時(shí)有可能受到任何人的干擾，從而被轉(zhuǎn)移注意力，工作效率勢(shì)必受到影響。

3.為了開(kāi)會(huì)而開(kāi)會(huì)：會(huì)議可以很有效，也常被視作達(dá)成合作的必要前提。然而，事實(shí)上由于準(zhǔn)備不充分以及與會(huì)人員的積極性不高，大多數(shù)會(huì)議弊大于利。若是事先準(zhǔn)備充分，會(huì)議效果可能會(huì)得到最優(yōu)化。但是，數(shù)字工具會(huì)使合作變得更加容易便捷，這種效果在過(guò)去只能通過(guò)開(kāi)會(huì)來(lái)達(dá)到。

4.數(shù)字辦公和實(shí)體辦公的融合：當(dāng)今職場(chǎng)的辦公環(huán)境往往融合了傳統(tǒng)的辦公室格局和新型的數(shù)字化交互準(zhǔn)則，這個(gè)組合甚是奇怪。當(dāng)你需要找某個(gè)同事時(shí)，你會(huì)走到他的辦公桌前，還是給他發(fā)送即時(shí)消息呢？引進(jìn)更好的數(shù)字辦公區(qū)之后，這個(gè)模糊性就可以得到消除。

數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)

現(xiàn)在讓我們來(lái)看，在先進(jìn)技術(shù)的幫助之下，數(shù)字工作區(qū)將如何改進(jìn)上述這些不足，進(jìn)而創(chuàng)造一個(gè)更加高產(chǎn)和協(xié)作的工作環(huán)境：

1.更多靈活性：有充分的證據(jù)表明，工作的靈活性越強(qiáng)，你的團(tuán)隊(duì)的生產(chǎn)力水平就越高，而數(shù)字化環(huán)境則提供了這樣的靈活性。員工大可在他感覺(jué)最有效率的時(shí)段上崗工作，根據(jù)自己的意愿與人交流互動(dòng)（感謝新的溝通系統(tǒng)，延遲回復(fù)成為了可能），也可以在自我感覺(jué)最恰當(dāng)?shù)臅r(shí)候處理手頭的事務(wù)。

2.更多溝通渠道：相對(duì)于物理辦公場(chǎng)所而言，數(shù)字環(huán)境提供了更多種溝通選項(xiàng)。電話、短信和郵件只是入門級(jí)的選擇，像Slack和Basecamp這樣的團(tuán)隊(duì)協(xié)同溝通軟件日益受到追捧，類似的媒介平臺(tái)幾乎可以滿足任何溝通需要。

3.更有效的問(wèn)責(zé)制度：由于大多數(shù)的數(shù)字交互過(guò)程都以某種方式得到記錄（現(xiàn)代項(xiàng)目管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)就是為了跟蹤進(jìn)度和交互流程），因此在數(shù)字化環(huán)境下，問(wèn)責(zé)制度的水平更高。這樣一來(lái)，員工的參與度將會(huì)提高，同時(shí)他們的壓力會(huì)變小。

4.更實(shí)際的即時(shí)分享：在開(kāi)會(huì)時(shí)分享項(xiàng)目是很難的，你通常得借助于白板，或者一起討論一些在會(huì)后才做的事情。有了今天的先進(jìn)工具，你就可以用谷歌文檔、Box網(wǎng)盤同步軟件和Dropbox等網(wǎng)絡(luò)文件同步工具來(lái)即時(shí)同步和分享文件，以達(dá)到工作上的協(xié)同合作效應(yīng)。

數(shù)字化工作區(qū)的終極障礙

遺憾的是，現(xiàn)如今數(shù)字化工作區(qū)在技術(shù)層面仍然存在著局限。在數(shù)字化工作區(qū)當(dāng)之無(wú)愧地成為最佳選擇之前，我們有必要注意幾個(gè)棘手的問(wèn)題。不過(guò)我認(rèn)為，在解決了這些主要難題之后，我們終將到達(dá)希望的彼岸。

1.缺乏面對(duì)面交流：從很多方面來(lái)看，當(dāng)面溝通這種手段仍然頗具優(yōu)勢(shì)，數(shù)字化環(huán)境至今不得不努力克服這個(gè)天然缺陷。還好視頻聊天是一個(gè)不錯(cuò)的開(kāi)端，而且虛擬現(xiàn)實(shí)技術(shù)也許會(huì)在不久的未來(lái)達(dá)到我們關(guān)于人際溝通的新標(biāo)準(zhǔn)。

2.無(wú)地標(biāo)性建筑：你的公司將會(huì)失去辦公樓這一物理表征——不過(guò)這本就有些浮于表面，況且對(duì)于團(tuán)隊(duì)建設(shè)來(lái)說(shuō)如同九牛一毛。只要你有辦法讓你的員工對(duì)公司有認(rèn)同感，團(tuán)隊(duì)的士氣就能得以保存。

3.準(zhǔn)則模糊：由于數(shù)字化溝通相對(duì)來(lái)說(shuō)還是新鮮事，關(guān)于什么是“正常的”以及什么合乎禮節(jié)仍然存在難以消除的模糊性。溝通時(shí)，應(yīng)該使用什么媒介或要達(dá)到什么標(biāo)準(zhǔn)并不總是明確的。隨著時(shí)間的流逝，這個(gè)問(wèn)題將會(huì)慢慢得到解決。

也許最大的障礙在于如何使專業(yè)領(lǐng)域的每個(gè)成員（尤其是年長(zhǎng)的一代）接受數(shù)字化工作區(qū)的理念。由于部分人對(duì)改變的抗拒，可能還需要幾十年我們才能完全轉(zhuǎn)變到一個(gè)純數(shù)字化的辦公環(huán)境。

未來(lái)我們將去往何處？

迄今為止，我們已經(jīng)考察了現(xiàn)代化辦公環(huán)境在促成合作時(shí)存在的劣勢(shì)、數(shù)字化工作區(qū)作為替代品所能帶來(lái)的好處，以及數(shù)字化工作環(huán)境還需克服的一些障礙。這些問(wèn)題尚未得到解決，但是未來(lái)專業(yè)合作勢(shì)必在數(shù)字化環(huán)境中才能最大程度地得到成功。這也許使你興奮不已，也許使你憂心忡忡，但無(wú)論如何，如果你想要跟上時(shí)代的步伐，你就得為此做好準(zhǔn)備。

原文標(biāo)題：The Future of Digital Workspaces Means More Meaningful Collaboration