楊禎（中國電子科技集團(tuán)公司第49研究所信息中心，哈爾濱150001）

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淺談檔案人員在信息化建設(shè)中的素質(zhì)提高

楊禎
（中國電子科技集團(tuán)公司第49研究所信息中心，哈爾濱150001）

摘要：新形勢下的檔案管理具有綜合性、系統(tǒng)性、整體性等特點(diǎn)，是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。作為檔案的管理者，檔案人員保管著檔案本體，承擔(dān)著重要作用，其素質(zhì)直接影響檔案事業(yè)的發(fā)展。從檔案管理信息化出發(fā)，對現(xiàn)階段信息化背景下檔案工作存在的問題及難點(diǎn)進(jìn)行了分析，重點(diǎn)探討了新形勢下檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)。

關(guān)鍵詞：信息化建設(shè)；檔案人員；素質(zhì)提高

時(shí)代在進(jìn)步，社會(huì)在發(fā)展，隨著信息化的逐漸推進(jìn)，越來越多的數(shù)據(jù)被統(tǒng)計(jì)，越來越多的資料被保存。面對繁復(fù)駁雜的檔案資料，信息的保存、檢索、使用面臨著新問題，檔案管理的價(jià)值日益提升。檔案工作的任務(wù)、工作環(huán)境、服務(wù)職能、管理方式等都發(fā)生了很大的變化。

1　現(xiàn)階段檔案人員存在的不足

1.1工作思想，落后時(shí)代

信息化檔案管理方興未艾，檔案工作人員不適應(yīng)信息化檔案管理，有一大部分檔案工作人員思想因循守舊，依然持有“檔案工作人員要求僅包括熟悉業(yè)務(wù)，編研，館藏，并能夠保守機(jī)密文件”這種理念。與以前簡單的紙質(zhì)資料相比，新時(shí)代資料無論是從數(shù)量還是質(zhì)量都有著爆炸式的瘋狂增長。如果不能改變工作思想，因循守舊，故步自封，必然會(huì)使得檔案管理的速度和質(zhì)量的下降，產(chǎn)生一系列的不良影響。除此之外，觀念的陳舊會(huì)使一些人缺乏創(chuàng)新的思考，更不愿和外界交流，不利于檔案管理的發(fā)展。

1.2不思進(jìn)取，方法陳舊

新時(shí)代的檔案管理是以信息技術(shù)廣泛應(yīng)用為主導(dǎo),檔案信息資源建設(shè)為核心,信息網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ),信息人才為依托，不同于以前簡單的以保管檔案為目的，它是一個(gè)以處理各類材料，管理檔案工作室，監(jiān)督檔案的流動(dòng)為核心，以檔案信息法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)為保障的綜合體系，需要大量的創(chuàng)新型、能力型人才。而當(dāng)前的檔案人員多數(shù)能力不足，有的甚至存在檔案工作是“檔案工作是一生一階段受一次性教育就一勞永逸的”觀念而不思學(xué)習(xí)，導(dǎo)致專業(yè)知識(shí)匱乏，難以有力的利用各種新型技術(shù)對檔案進(jìn)行管理與處置。檔案處理歸類速度下降，拖慢了檔案被檢索、應(yīng)用的效率，可能產(chǎn)生拖慢社會(huì)建設(shè)的腳步，引起一系列不利影響。

1.3自我約束，統(tǒng)一監(jiān)督

我國信息化檔案管理還處于起步階段，難免會(huì)存在較多的問題，檔案工作不像薪酬等工作，對錯(cuò)立竿見影，有時(shí)很多年后才會(huì)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤，由于錯(cuò)誤不易及時(shí)發(fā)現(xiàn)，甚至出現(xiàn)檔案人員鉆空子篡改檔案資料，扭曲檔案內(nèi)容。這會(huì)影響檔案的真實(shí)性，讓檔案的使用者蒙受不必要的損失，同時(shí)對檔案的提供者的信譽(yù)造成影響。工作者不規(guī)范的行為也會(huì)對我國廣大人民群眾產(chǎn)生不利的引導(dǎo)與影響。這種現(xiàn)象的解決單純依靠檔案人員的自我監(jiān)督與檢查核實(shí)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，更需要檔案管理部門的監(jiān)督與約束。只有兩者并行，才能提高服務(wù)質(zhì)量，讓檔案更好的服務(wù)于社會(huì)主義建設(shè)。

2　如何提升檔案人員素質(zhì)

2.1拋棄固守，溝通交流

不同于以前的檔案管理，新形勢下檔案的信息化建設(shè)工作范圍廣，工作難度大，對檔案工作者提出了新的、全方位的工作要求。讓檔案工作人員改變陳舊固守的思維方式是一項(xiàng)巨大挑戰(zhàn)。新的工作要求檔案人員虛心開放，接受并借鑒有意義的、國內(nèi)外新的工作思路與方式，用發(fā)展的眼光看待檔案工作，有針對性的、有序、高效的解決工作中遇到的問題，處理新情況。同時(shí)檔案人員也應(yīng)將視野放開，不僅僅把檔案工作放在檔案館里。長期以來，檔案館資源導(dǎo)向型服務(wù)方式是制約檔案信息化和檔案價(jià)值廣泛實(shí)現(xiàn)的重要瓶頸。因此檔案人員應(yīng)轉(zhuǎn)換為以用戶需求為核心，滿足用戶各層面需求的服務(wù)。比如檔案館可以和科研單位建立合作，也可以與企業(yè)單位建立聯(lián)系，以一種開放的姿態(tài)面對世界，可以對雙方起到互利共贏的作用：二者橫向聯(lián)系，各取所長并共同發(fā)展。對于前者，科研人員是檔案的直接使用者，在使用過程中，科研工作者可以給予檔案館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作指導(dǎo)或參與檔案館的科研培訓(xùn)工作，使檔案館的基礎(chǔ)工作有極大改變，檔案館人員的素質(zhì)得到了提高。對于后者，可以對檔案工作者提供經(jīng)濟(jì)上、技術(shù)上的支持，這種三位一體、共同發(fā)展的模式使得檔案工作的效率及質(zhì)量穩(wěn)步的提高。

2.2開拓創(chuàng)新，掌握知識(shí)

信息化檔案建設(shè)工作意義重大，在互聯(lián)網(wǎng)飛速發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)溝通日益頻繁的今天，以計(jì)算機(jī)和軟件應(yīng)用為標(biāo)志的檔案網(wǎng)站的建立與維護(hù)，可以及時(shí)有效地讓檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用，讓檔案更好地服務(wù)于社會(huì)。除了簡單的提供資料查詢外，還可以通過網(wǎng)站普及宣傳國家一些新的政策，提供在線答疑等服務(wù)，而這一切的基礎(chǔ)都是檔案人員能夠熟練的使用計(jì)算機(jī)，可以說熟練使用計(jì)算機(jī)是新時(shí)代對檔案人員的基本要求。因此，檔案部門對檔案人員的定期技術(shù)培訓(xùn)，考核來強(qiáng)化工作人員對新工具的使用，以組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍勢在必行。目前檔案機(jī)構(gòu)只有增加高學(xué)歷的專業(yè)人員，加快專業(yè)人員知識(shí)更新速度，檔案人員才能跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)際技能才能滿足現(xiàn)代化檔案館服務(wù)手段和服務(wù)職能的要求。技術(shù)在迅猛發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，面對新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。為適應(yīng)檔案事業(yè)的需要，檔案部門的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)站在新的高度，以開拓進(jìn)取的精神，緊密結(jié)合新的工作要求，用新的眼界、新的思考方式，研究新的管理理論、探索管理方法、創(chuàng)造新技術(shù)、解決新問題，與時(shí)俱進(jìn)，擔(dān)負(fù)起推動(dòng)檔案事業(yè)現(xiàn)代化建設(shè)的歷史使命。檔案人員本身也應(yīng)該改變觀念，以新的知識(shí)學(xué)習(xí)為工作的主要內(nèi)容之一，進(jìn)行以系統(tǒng)進(jìn)修、培訓(xùn)或自學(xué)為主要形式的素質(zhì)教育，將成為檔案工作者任職的繼續(xù)教育與“終身”教育合二為一。

2.3統(tǒng)一規(guī)范，加強(qiáng)管理

檔案信息化建設(shè)拓寬了獲取檔案信息的渠道，使檔案信息的檢索、獲取、使用更加便利。但是，檔案人員工作的失職導(dǎo)致的檔案泄露、丟失現(xiàn)象也日趨嚴(yán)重。檔案的泄露會(huì)給檔案的提供者和獲取者雙方造成不可估量的影響和損失，尤其是一些重要的檔案，其損失和影響甚至不低于一場小規(guī)模的戰(zhàn)爭。因此，更要求檔案工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的政策、法規(guī)。國家也可以設(shè)立法律，以法律的力量規(guī)范和約束檔案工作人員，讓檔案工作更加透明，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

3　結(jié)語

信息化時(shí)代，檔案管理工作要求工作人員具有更高的道德素質(zhì)和文化素質(zhì)，這兩種素質(zhì)將直接影響檔案工作的效率與質(zhì)量。檔案工作者只有與時(shí)俱進(jìn)的不斷學(xué)習(xí)，不斷實(shí)踐，才可以不斷提高自身綜合素質(zhì)。檔案部門也應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案人員的素質(zhì)培養(yǎng)及監(jiān)督，使用新思想、新要求，加倍努力，才能提高檔案管理系統(tǒng)人員的整體素質(zhì)，讓檔案管理更加科學(xué)、有效，為實(shí)現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興的美好藍(lán)圖貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)：

［1］韓曉梅.信息化背景下檔案工作者的素質(zhì)培養(yǎng)［J］.林區(qū)教學(xué)，2013，（04）：195.

［2］鄭超仙.淺談提高檔案工作者的素質(zhì)加快檔案信息化建設(shè)的步伐［J］.黑龍江科技信息，2011，（21）：231.

中圖分類號(hào)：G270

文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

文章編號(hào)：1674- 8646（2016）02- 0095- 02

收稿日期：2015- 12- 25

作者簡介：楊禎(1984- )，男，山東掖縣人，學(xué)士，助理工程師，從事檔案信息化研究。