杜瑩瑩

淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）

淺談醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

杜瑩瑩

淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）

近年來我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度比較快，并且檔案管理工作的重要性日漸凸顯，在提升醫(yī)院工作質(zhì)量方面具有十分重要的意義。本文從檔案管理的內(nèi)涵和重要性出發(fā)，從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作開展的實(shí)際情況入手，總結(jié)醫(yī)院管理工作問題，結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出改進(jìn)醫(yī)院檔案管理的工作方式，以供參考。

醫(yī)院；檔案管理；現(xiàn)狀及改進(jìn)措施

醫(yī)院檔案管理質(zhì)量與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)，是一種全面保存高價(jià)值文字的一種記錄方式，可以幫助醫(yī)院工作人員更好的完成工作計(jì)劃，為高層管理者決策提供真實(shí)的依據(jù)，指導(dǎo)工作人員完成各項(xiàng)工作。

1.醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量差的原因

1.1檔案管理工作人員個(gè)人綜合素質(zhì)低下

檔案管理，需要一只專業(yè)化的隊(duì)伍。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，由于精神病醫(yī)院的特殊性，大部分檔案管理工作人員的個(gè)人素質(zhì)都比較低，這一情況體現(xiàn)在理論知識(shí)與文化程度等多個(gè)方面，和當(dāng)前時(shí)代發(fā)展背景相差甚遠(yuǎn)。整體表現(xiàn)在專業(yè)知識(shí)陳舊、個(gè)人學(xué)習(xí)能力不足以及知識(shí)結(jié)構(gòu)合理性差等方面。而且從事檔案管理工作的人員學(xué)歷也比較低［1］，外語掌握能力差，沒有專業(yè)化的高端人才，各個(gè)院校畢業(yè)的大學(xué)生，醫(yī)院檔案管理專業(yè)的人才寥寥無幾。很多醫(yī)院的檔案管理人員并非檔案類專業(yè)畢業(yè)或者醫(yī)學(xué)類畢業(yè)。這些問題都嚴(yán)重影響了當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作的正常開展，也阻礙了醫(yī)院的未來發(fā)展。

1.2檔案管理整體水平偏低，檔案的安全性差

只重視醫(yī)療水平的提升而忽略了對(duì)檔案管理水平的提高，這是多少醫(yī)院在管理上存在的通病。淄博市精神衛(wèi)生中心（淄博市第五人民醫(yī)院）始建于1966年，建院時(shí)間長，房屋設(shè)施不足，現(xiàn)有床位700張，更多的用房用來保障醫(yī)療使用，致使行政辦公用房簡陋，而作為重要的檔案存放場地也就不夠規(guī)范，使用面積達(dá)不到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，缺少一些檔案管理的必備設(shè)備，沒有配置專用掃描儀、復(fù)印機(jī)等，管理技術(shù)趨于落后，檔案的檢索還是手工操作，這些都不同程度地制約了檔案管理工作的發(fā)展。再加上對(duì)檔案保存方式的不恰當(dāng)，整體拉低了檔案的安全性。

1.3網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)使用效率低

檔案管理數(shù)字化要求程度比較高，傳統(tǒng)的檔案管理模式和當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求相違背，所以必須要以數(shù)字化的形式來改進(jìn)檔案管理方式。檔案管理數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，使電子文檔使用幾率越來越高，不論是從載體的形式來看［2］，還是從歸檔的方式來看，與傳統(tǒng)工作模式的差距都是比較大的。電子文件原始記錄性的明確以及電子文檔是否可以作為檔案來使用，在檔案界廣受爭議。這些問題是影響電子檔案發(fā)展的關(guān)鍵點(diǎn)，而且電子文件的整理以及電子文件排序技術(shù)、檔案信息安全保護(hù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)病毒清理、防護(hù)技術(shù)等，也是比較難掌握的，如果不能妥善處理這些問題，會(huì)影響到醫(yī)院檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。想要從根本上解決這些問題，提升信息化程度，就必須要從科學(xué)的角度出發(fā)，使檔案管理可以和現(xiàn)代化技術(shù)相互結(jié)合。

1.4檔案內(nèi)容界定存在問題

如果不能準(zhǔn)確的界定檔案管理工作內(nèi)容，會(huì)導(dǎo)致工作范圍不夠明確。近年來社會(huì)科技與經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，提升了檔案內(nèi)涵與檔案的外延，二者都在不斷變化，這一點(diǎn)在醫(yī)院表現(xiàn)的比較明顯。檔案管理工作范圍已經(jīng)從傳統(tǒng)的文書檔案管理、照片檔案管理中走出來，發(fā)展到當(dāng)下的科研檔案管理、膠片管理與病理切片管理中。計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展提升了檔案管理工作效率，但是對(duì)于納入檔案管理的內(nèi)容要求不夠明確，所以各大醫(yī)院可以根據(jù)院內(nèi)的實(shí)際情況來管理。

2.醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)方式

2.1提升工作人員素質(zhì)

如果要保證醫(yī)院綜合檔案管理工作可以正常開展，首先就要提升檔案管理工作意識(shí)。醫(yī)院方面可以利用一些手段與活動(dòng)來提升檔案管理工作人員個(gè)人主觀意識(shí)，這些意識(shí)可以體現(xiàn)在許多方面。首先是提升宣傳力度，利用開展各種活動(dòng)的方式來提升醫(yī)院內(nèi)部所有工作人員對(duì)檔案管理工作開展的認(rèn)知程度，使其能夠認(rèn)識(shí)到檔案管理在醫(yī)院發(fā)展中起到的作用。其次是要以主觀的方式來整理收集更加精確的數(shù)據(jù)，并為醫(yī)院高層決策人員提供更加具有價(jià)值的檔案數(shù)據(jù)，并加深醫(yī)院高層領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)程度。最后要構(gòu)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，可以將績效考核和工作人員的日常工作相關(guān)聯(lián)，提升其工作的積極性、主動(dòng)性。

2.2提升檔案電子化建設(shè)管理工作質(zhì)量

科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，為醫(yī)院綜合檔案管理工作的開展提出了更高的要求。電子檔案是當(dāng)前時(shí)代背景下檔案管理最為關(guān)鍵的內(nèi)容之一，醫(yī)院為了提升檔案管理工作質(zhì)量，要詳細(xì)的按照電子檔案管理流程以及相應(yīng)的規(guī)定工作，提升電子檔案綜合管理力度［3］使其更加符合醫(yī)院工作開展的情況。也可以通過改進(jìn)電子文檔歸檔制度的方式來規(guī)范檔案格式，在此過程中，通過先進(jìn)化的工作技術(shù)來提升電子文檔真實(shí)性、完善性，保證醫(yī)院健康發(fā)展。

2.3構(gòu)建信息化網(wǎng)絡(luò)

檔案管理工作的信息化發(fā)展方向是不可逆轉(zhuǎn)的，并且檔案管理現(xiàn)代化也是不可避免的。新時(shí)代檔案管理工作人員，必須要具有超時(shí)代的意識(shí)，熟練掌握計(jì)算機(jī)基本操作技巧和操作知識(shí)，學(xué)會(huì)如何構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫，保證工作效率。工作人員還要不斷的提高計(jì)算機(jī)在檔案采集方面、檔案著錄方面以及檔案檢索方面的工作質(zhì)量，保證檔案傳輸?shù)恼ｉ_展，提升整體服務(wù)強(qiáng)度。可以將檔案方面的工作內(nèi)容輸入到計(jì)算機(jī)中，不僅能夠節(jié)約場地，同時(shí)還可以更快速度的進(jìn)行檢索，提升了檢索的效率，保證檢索質(zhì)量，讓要使用檔案的工作人員不需要耗費(fèi)太多的時(shí)間和精力就能找到自己想要的檔案資料，保證了檔案的真實(shí)性。檔案管理工作人員也可以通過利用電腦技術(shù)等方式，讓檔案更加快速高效的傳輸，改進(jìn)檔案管理方式，使其成為醫(yī)院發(fā)展的支柱。

結(jié)束語

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，提升了醫(yī)療市場競爭激烈程度，所以作為醫(yī)院來說，想要在激烈的市場發(fā)展中博得一席之地，就必須要通過各種方式清楚的認(rèn)識(shí)到自身工作存在的問題，不斷的學(xué)習(xí)、創(chuàng)新、改進(jìn)傳統(tǒng)工作模式。以當(dāng)前檔案管理工作開展的實(shí)際情況來看，要改進(jìn)檔案管理工作方式，就必須要從上文提出的層面扎實(shí)做好各項(xiàng)工作，更好地為醫(yī)院管理、醫(yī)療教學(xué)及科研服務(wù)，最終全面的提升醫(yī)院檔案管理工作效率。

［1］陳偉光.新時(shí)期做好醫(yī)院綜合檔案管理工作的幾點(diǎn)思考［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，01：19+21.

［2］張進(jìn)香.新形勢下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理和服務(wù)的幾點(diǎn)思考［J］.城建檔案，2014，06：79-80.

杜瑩瑩（1979-），女，漢，山東省淄博人，本科，職稱：中級(jí)館員，研究方向：檔案管理從事的工作：檔案管理。