陳濤

（云南民族大學(xué),云南 昆明 650031）

云南民族大學(xué)圖書(shū)館與學(xué)院資料室共建探索

陳濤

（云南民族大學(xué),云南 昆明 650031）

以云南民族大學(xué)為樣本，探討圖書(shū)館與資料室在當(dāng)下文獻(xiàn)共享建設(shè)中面臨的困難與挑戰(zhàn)，探究解決途徑，指出圖書(shū)館與資料室共建是符合高校實(shí)際的文獻(xiàn)資源建設(shè)與利用模式，并對(duì)如何進(jìn)一步開(kāi)展相關(guān)工作進(jìn)行討論。

圖書(shū)館;資料室;共建

云南民族大學(xué)圖書(shū)館與學(xué)院資料室在行政關(guān)系上互不隸屬，如何在文獻(xiàn)資源建設(shè)與利用過(guò)程中做到優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、協(xié)調(diào)發(fā)展，使學(xué)校文獻(xiàn)信息資源能夠共建、共享，一直是學(xué)校關(guān)注的問(wèn)題。在近些年的實(shí)踐過(guò)程中圖書(shū)館與資料室雙方都作了大量有益嘗試?，F(xiàn)將此探討，以求教方家。

1 圖書(shū)館與學(xué)院資料室文獻(xiàn)資源概況

截至2016年，云南民族大學(xué)圖書(shū)館文獻(xiàn)資源總量已達(dá)250萬(wàn)余冊(cè)，紙質(zhì)圖書(shū)總量為130萬(wàn)余冊(cè)，數(shù)字圖書(shū)120萬(wàn)余冊(cè)。擁有中外文期刊5千余種，各種電子數(shù)據(jù)庫(kù)33個(gè)。在少數(shù)民族語(yǔ)言文學(xué)，民族學(xué)、文化人類學(xué)、民族地方文獻(xiàn)等領(lǐng)域具有館藏優(yōu)勢(shì)，形成門(mén)類齊全、特色鮮明的館藏體系。

云南民族大學(xué)學(xué)院資料室總數(shù)隨著院系的合并與裁撤變動(dòng)，截至2016年共有資料室20個(gè)，紙質(zhì)圖書(shū)總量20萬(wàn)冊(cè)，中外文期刊4000余種，電子數(shù)據(jù)庫(kù)4個(gè)，收藏圖書(shū)多以教學(xué)參考書(shū)、相關(guān)專業(yè)學(xué)術(shù)前沿文獻(xiàn)為主。

2 存在的問(wèn)題

2.1 服務(wù)讀者對(duì)象尚未統(tǒng)一，文獻(xiàn)利用率低

根據(jù)《普通高校學(xué)校圖書(shū)館規(guī)程》要求，學(xué)院資料室應(yīng)受圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)，面向全校師生開(kāi)放。然而在學(xué)院資料室實(shí)際開(kāi)放過(guò)程中，因場(chǎng)地限制、人力資源不足等問(wèn)題制約，往往只針對(duì)本院師生開(kāi)放；資料室大多實(shí)行行政坐班制度，一周只服務(wù)5天，平均40小時(shí)。存在文獻(xiàn)受眾面較窄，服務(wù)時(shí)間不能滿足讀者需求等問(wèn)題，導(dǎo)致資料室文獻(xiàn)利用率降低。

此外，資料室大都設(shè)置于院系教學(xué)樓便于教師在上課之余借閱圖書(shū)、查找資料，客觀造成教師去圖書(shū)館獲取文獻(xiàn)資源的意愿減弱，入館率下降。圖書(shū)館大量教學(xué)、科研類圖書(shū)閑置，形成新的資源浪費(fèi)。

2.2 管理手段不同步，制約發(fā)展

在圖書(shū)館與學(xué)院資料室共建之前，各資料室仍沿用傳統(tǒng)的手工借閱模式，對(duì)圖書(shū)的分類、排架沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，相較圖書(shū)館用戶體驗(yàn)差，讀者借閱興趣不高。資料室缺乏行之有效的文獻(xiàn)資源統(tǒng)計(jì)與宣傳手段，對(duì)文獻(xiàn)揭示不夠，缺乏檢索圖書(shū)的途徑，發(fā)展遇到瓶頸。

2.3 文獻(xiàn)資源未合理配置，重復(fù)率高

在學(xué)校進(jìn)行的資產(chǎn)摸底清查中發(fā)現(xiàn)，圖書(shū)館與資料室在購(gòu)買(mǎi)文獻(xiàn)資源上沒(méi)有協(xié)作，文獻(xiàn)種類雷同、復(fù)本過(guò)大。以期刊為例，各資料室共有期刊4千余種，通過(guò)與圖書(shū)館期刊種類比對(duì)，除個(gè)別專業(yè)外文期刊外，均已被圖書(shū)館全部收錄；各資料室之間期刊的重復(fù)率也相對(duì)較高，大量期刊有5個(gè)以上復(fù)本。以紙質(zhì)圖書(shū)為例，由于各資料室沒(méi)有圖書(shū)查重系統(tǒng)，圖書(shū)購(gòu)買(mǎi)又各自為政，缺乏統(tǒng)籌，圖書(shū)供應(yīng)商尚不統(tǒng)一，導(dǎo)致內(nèi)部查重與供應(yīng)商查重，兩條防止圖書(shū)重復(fù)購(gòu)買(mǎi)的重要措施缺位，致使大批圖書(shū)復(fù)本居高不下。

2.4 資料室建設(shè)薄弱，人員素質(zhì)亟待提高

由于編制問(wèn)題，學(xué)院資料室資料員大都由學(xué)院辦公室工作人員兼任，工作重心偏移、業(yè)務(wù)生疏，使他們服務(wù)讀者意愿較弱；與此同時(shí)，學(xué)校大批文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)向圖書(shū)館傾斜，學(xué)院資料室經(jīng)費(fèi)被一再壓縮，據(jù)筆者調(diào)查個(gè)別學(xué)院除訂購(gòu)連續(xù)性期刊外，經(jīng)費(fèi)所剩寥寥無(wú)幾，已連續(xù)幾年未進(jìn)新書(shū)。服務(wù)與資源均未滿足讀者需求，使資料室門(mén)可羅雀，日常運(yùn)行舉步維艱，有被邊緣化的趨勢(shì)。

3 相關(guān)改進(jìn)舉措

圖書(shū)館與學(xué)院資料室存在的問(wèn)題引起學(xué)校高度重視，采取以項(xiàng)目管理形式整合資源，完善組織架構(gòu)，形成以圖書(shū)館為主導(dǎo)，資料室為輔助的學(xué)校文獻(xiàn)資源配置與利用體系，選取相關(guān)措施提高文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)使用效率，引導(dǎo)讀者合理利用全校文獻(xiàn)資源。

3.1 建立統(tǒng)一平臺(tái)，整合資源

首先，圖書(shū)館將所采用的圖書(shū)館管理系統(tǒng)完整移植至各學(xué)院資料室，為圖書(shū)的統(tǒng)一采訪、編目、檢索打下基礎(chǔ)；資料室則以此為契機(jī)，精心謀劃，摸清家底，精細(xì)造冊(cè)，與圖書(shū)館共享文獻(xiàn)相關(guān)數(shù)據(jù)。此外，打破以往資料室限制其他學(xué)院讀者進(jìn)行借閱的藩籬，從資料室文獻(xiàn)總量與承載能力出發(fā)，制訂面向全校師生相對(duì)統(tǒng)一的資料室閱覽與借閱規(guī)定。

3.2 重視回溯工作，夯實(shí)資源共享基礎(chǔ)

文獻(xiàn)資源的回溯工作是資料室文獻(xiàn)能夠聯(lián)機(jī)檢索的重要前提。圖書(shū)館一方面安排專人負(fù)責(zé)指導(dǎo)資料室資料員進(jìn)行圖書(shū)的回溯工作；另一方面，在資料室人力有限的情況下，還直接以任務(wù)指派的形式，直接安排圖書(shū)館采編人員參與回溯，加快工作進(jìn)度。此外，圖書(shū)館還同資料室一道申請(qǐng)專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，外包部分回溯業(yè)務(wù)，制訂易操作的工作流程與審校環(huán)節(jié)，使整個(gè)回溯工作井然有序進(jìn)行。目前，絕大部分資料室文獻(xiàn)資源信息已錄入圖書(shū)館集成系統(tǒng)，具備圖書(shū)館與資料室聯(lián)機(jī)檢索的條件。

3.3 改進(jìn)借閱手段，提供標(biāo)準(zhǔn)化服務(wù)

資料室在硬件設(shè)備投入的基礎(chǔ)上，逐步淘汰手工借閱模式，依靠圖書(shū)管理系統(tǒng)實(shí)行計(jì)算機(jī)借閱。圖書(shū)館則在統(tǒng)一掌握學(xué)校文獻(xiàn)資源情況下，根據(jù)實(shí)際修改、制訂新的館藏借閱規(guī)則，統(tǒng)一學(xué)院各資料室的文獻(xiàn)借閱規(guī)則，實(shí)行圖書(shū)館與資料室的規(guī)范化服務(wù)。例如，在原有讀者可借5冊(cè)圖書(shū)館圖書(shū)的基礎(chǔ)上修改為可額外借閱3冊(cè)其他資料室圖書(shū)；為加大資料室圖書(shū)的流動(dòng)性，擴(kuò)大文獻(xiàn)的受眾面，還縮短原來(lái)個(gè)別資料室圖書(shū)可借閱二個(gè)月至一學(xué)期的規(guī)定，執(zhí)行與圖書(shū)館一樣的借還期限；在條件允許的資料室，實(shí)行預(yù)約外借和通借通還制度。讀者不必到所借圖書(shū)的館藏地索取圖書(shū)，可選擇圖書(shū)館或資料室作為預(yù)約取書(shū)地點(diǎn)，還書(shū)時(shí)也可遵循就近原則，異地歸還圖書(shū)，節(jié)約讀者時(shí)間。這些舉措的實(shí)施提高了學(xué)校文獻(xiàn)資源整體的利用率，讀者對(duì)資料室的風(fēng)評(píng)有了極大改善。

3.4 統(tǒng)籌文獻(xiàn)采購(gòu)，合理資源配置

學(xué)院資料室因購(gòu)書(shū)經(jīng)費(fèi)有限，購(gòu)書(shū)折扣較圖書(shū)館偏高。圖書(shū)館與資料室整合資源后，可嘗試開(kāi)展文獻(xiàn)資源的統(tǒng)一采購(gòu)。首先，圖書(shū)館采編部定期收集資料室采購(gòu)圖書(shū)書(shū)目信息，利用圖書(shū)館管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一查重，將與學(xué)院專業(yè)無(wú)關(guān)圖書(shū)、復(fù)本過(guò)大圖書(shū)的書(shū)目信息及時(shí)反饋給資料室，以便進(jìn)行替換，盡量使資料室圖書(shū)與圖書(shū)館保持一定差異，做到圖書(shū)館圖書(shū)“大而全”，資料室圖書(shū)“小而精”。其次，解決資料室購(gòu)書(shū)折扣過(guò)高問(wèn)題，利用圖書(shū)館招標(biāo)確定的圖書(shū)價(jià)格，替資料室選擇圖書(shū)供應(yīng)商，杜絕因采購(gòu)金額過(guò)少，書(shū)商提高折扣。其三，統(tǒng)一報(bào)賬手續(xù)與售后服務(wù)，資料室不需與圖書(shū)供應(yīng)商簽訂合同，資料室憑借圖書(shū)館的購(gòu)書(shū)合同報(bào)賬，并享有與圖書(shū)館一致的售后待遇，解決資料室圖書(shū)因數(shù)量少，圖書(shū)供應(yīng)商不愿承擔(dān)到館加工的后顧之憂，加快圖書(shū)上架速度。最后，統(tǒng)一期刊訂購(gòu)，圖書(shū)館征訂一般性期刊與學(xué)術(shù)類核心期刊，資料室則以專業(yè)權(quán)威期刊與專業(yè)外文期刊為主，減少期刊的復(fù)本，增加期刊的種數(shù)，整體降低期刊的采購(gòu)預(yù)算，以電子期刊的形式進(jìn)行替代。

4 今后需進(jìn)一步加強(qiáng)完善的工作

4.1 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)資源的整合力度

個(gè)別學(xué)院利用項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)資源，將終端放置于資料室供本學(xué)院師生檢索利用。然而，數(shù)據(jù)庫(kù)大多以年為單位收取數(shù)據(jù)使用費(fèi)，學(xué)院若干數(shù)據(jù)庫(kù)因經(jīng)費(fèi)原因，難以為續(xù)。與此同時(shí)，圖書(shū)館則面臨大量電子文獻(xiàn)資源建設(shè)經(jīng)費(fèi)如何利用的問(wèn)題。圖書(shū)館可在此基礎(chǔ)上與學(xué)院合作，在科學(xué)評(píng)估數(shù)據(jù)庫(kù)資源在學(xué)院使用情況的基礎(chǔ)上，承擔(dān)后續(xù)費(fèi)用，方便專業(yè)讀者利用文獻(xiàn)。如圖書(shū)館與經(jīng)濟(jì)學(xué)院達(dá)成協(xié)議，在經(jīng)濟(jì)學(xué)院購(gòu)買(mǎi)國(guó)研網(wǎng)《統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)庫(kù)》時(shí)進(jìn)行試點(diǎn)：即該數(shù)據(jù)庫(kù)在前兩年的使用過(guò)程中，如果利用效果好，可由圖書(shū)館負(fù)擔(dān)以后費(fèi)用且升級(jí)擴(kuò)大IP地址范圍，利用圖書(shū)館校外遠(yuǎn)程訪問(wèn)系統(tǒng)，使師生在家中、宿舍都可檢索利用相關(guān)資源，擺脫查找文獻(xiàn)必須去資料室的束縛。此舉一方面使圖書(shū)館避免在購(gòu)買(mǎi)數(shù)據(jù)庫(kù)資源時(shí)由于采信數(shù)據(jù)庫(kù)廠商提供的虛假試用報(bào)告而造成的決策失誤；另一方面又可使圖書(shū)館做到有的放矢，真正將廣大師生利用率高的數(shù)據(jù)庫(kù)資源引入學(xué)校，值得推廣。

4.2 嘗試場(chǎng)所的整合，改進(jìn)服務(wù)

云南民族大學(xué)圖書(shū)館呈貢校區(qū)于2010年正式投入使用，在設(shè)計(jì)規(guī)劃時(shí)曾預(yù)留六樓整個(gè)一層作為專家團(tuán)隊(duì)研修室。但因?qū)W校專家在學(xué)院有專門(mén)的學(xué)術(shù)研究場(chǎng)所，導(dǎo)致研修室閑置，造成空間浪費(fèi)。2012年圖書(shū)館嘗試與學(xué)院資料室合作，將東南亞語(yǔ)學(xué)院資料室整體搬遷至圖書(shū)館六樓，以降低館舍的空置率。這項(xiàng)舉措有三項(xiàng)益處：（1）可提高學(xué)院教工的到館率，教師在資料室借閱完畢后，往往會(huì)去圖書(shū)館書(shū)庫(kù)瀏覽，改變教師認(rèn)為圖書(shū)館圖書(shū)與資料室文獻(xiàn)資源大同小異，找文獻(xiàn)只去資料室的慣性思維。（2）增加圖書(shū)館添加特藏文獻(xiàn)的機(jī)會(huì)。東南亞語(yǔ)學(xué)院資料室所藏泰文、緬甸文等國(guó)文獻(xiàn)均是期學(xué)院老師利用出差機(jī)會(huì)從當(dāng)?shù)鼐艏?xì)選采買(mǎi)，符合師生研習(xí)所需，資料室設(shè)于圖書(shū)館可借此條件，將學(xué)院需要但無(wú)力承擔(dān)費(fèi)用的外文文獻(xiàn)，收錄囊中，拓展購(gòu)買(mǎi)外文文獻(xiàn)渠道，節(jié)約外文文獻(xiàn)走圖書(shū)進(jìn)出口公司所付費(fèi)用。（3）延長(zhǎng)資料室服務(wù)時(shí)間。圖書(shū)館利用學(xué)院資料室在館現(xiàn)狀，與學(xué)院溝通保持資料室開(kāi)館時(shí)間與圖書(shū)館一致。資料室資料員以上正常班為主，圖書(shū)館安排專人代管資料室夜間服務(wù)。從近三年的運(yùn)營(yíng)情況看，符合圖書(shū)館的預(yù)期，相關(guān)服務(wù)措施的改進(jìn)受到讀者好評(píng)。圖書(shū)館已開(kāi)始擴(kuò)大試點(diǎn)范圍，邀請(qǐng)全校其他資料室入駐。

4.3 以圖書(shū)館為主導(dǎo)，加強(qiáng)資料室人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

因歷史原因，學(xué)院資料室工作人員專業(yè)背景多于圖情專業(yè)無(wú)關(guān)，對(duì)于服務(wù)讀者的方式方法、整理歸納文獻(xiàn)資源的能力均有待提高。圖書(shū)館應(yīng)以學(xué)校文獻(xiàn)資源配置與利用全局出發(fā)，提供機(jī)會(huì)，與學(xué)院共擔(dān)培訓(xùn)經(jīng)費(fèi)，提高資料室人員綜合素質(zhì)。例如，圖書(shū)館加入的云南省圖書(shū)館協(xié)會(huì)與云南省高校圖書(shū)館聯(lián)盟每年都有若干免費(fèi)、自費(fèi)圖情培訓(xùn)項(xiàng)目，可留出一定名額給資料室，培訓(xùn)相關(guān)人員；作為CALIS成員館云南民族大學(xué)圖書(shū)館每年都享有春、秋兩次培訓(xùn)機(jī)會(huì)，可讓資料室資料員參與中、外文編目培訓(xùn)，熟悉整個(gè)編目流程，為以后審校資料室圖書(shū)數(shù)據(jù)打下基礎(chǔ)。

綜上所述，高校圖書(shū)館與資料室的共建項(xiàng)目，一方面可節(jié)約學(xué)校文獻(xiàn)購(gòu)置經(jīng)費(fèi)，另一方面可使資料室的管理與運(yùn)行更加高效、規(guī)范，是學(xué)校利用圖書(shū)館發(fā)揮學(xué)校文獻(xiàn)信息中心作用，改善資料室軟硬件條件的捷徑；也有利于圖書(shū)館與資料室發(fā)揮各自優(yōu)勢(shì)，提升學(xué)校文獻(xiàn)資源建設(shè)水平與質(zhì)量，以待更好的為全校教學(xué)、科研服務(wù)。

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