趙慶鵬

摘要：在今天信息時代不斷發(fā)展的，電子檔案管理從西方走進(jìn)了中國，為人力資源的管理和利用創(chuàng)造條件，為各種重要的活動提供相應(yīng)的人事數(shù)據(jù)和信息支持。但是，人事檔案的管理公里較為繁雜，涉及內(nèi)容較為廣泛，因此，文章主要通過對電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建進(jìn)行探討和分析，努力將電子人事檔案管理工作做到規(guī)范化，促進(jìn)檔案管理的價值的提高，增加企業(yè)的效益。

關(guān)鍵詞：電子人事檔案管理；系統(tǒng)構(gòu)建；實踐

當(dāng)前，各企業(yè)之間都實現(xiàn)信息化辦公，根據(jù)目前我國的企業(yè)信息化的辦公形式，其電子人事檔案的管理也必須實現(xiàn)電子信息的現(xiàn)代化，在檔案管理的構(gòu)建、使用和保存等方面都要求互聯(lián)和共享。企業(yè)中的人事的管理是個復(fù)雜的管理方式但目的都是為企業(yè)的發(fā)展和增收提供服務(wù)。因此，要實現(xiàn)人事檔案的電子化，必須在人事檔案的建立、具體工作的開展等問題進(jìn)行電子信息化。電子人事檔案管理系統(tǒng)在實際操作中，能夠?qū)σ蛐姓芾矸指顚?dǎo)致分散在不同管理部門的信息，為提高企業(yè)的服務(wù)質(zhì)量、效益等提供了客觀的依據(jù)。

1電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建

因企業(yè)的發(fā)展時間和規(guī)模均不相同，因此，各企業(yè)間的人事檔案資料也有所不同，要想讓全企業(yè)上上下下的員工都滿意，就必須建立起一套完善的電子人事檔案管理系統(tǒng)，確保各項工作的順利開展。一般來說，電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建主要包括：建立認(rèn)識檔案管理系統(tǒng)、形成電子人事檔案管理機(jī)制、建立人事檔案特征模型、聯(lián)動運(yùn)行電子人事檔案管理系統(tǒng)、電子人事檔案管理風(fēng)險控制、電子人事檔案管理效果評估等六個方面，通過建立符合企業(yè)要求的人事檔案特征模型，對檔案收集和整理進(jìn)行全面檢查，聯(lián)動人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)崗位，做好檔案完善；控制檔案管理風(fēng)險，做好管理效果評估。

然而，建立起一臺完整的電子人事檔案管理系統(tǒng)需要考慮到以下幾個方面：識別，在一個電子人事檔案管理周期開始之際，需要識別檔案管理的目標(biāo)、工作程序、員工考核標(biāo)準(zhǔn)等，以便日后的工作的開展；評價，從開始制定計劃時，需要計劃的實施、考核等緩解需要落實并按系統(tǒng)規(guī)定要求操作，評價正是衡量這些環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)，使其能夠更好的實行；確定相關(guān)組織成員，人事相關(guān)組織成員主要包括人事經(jīng)理、人事專員以及相關(guān)單位的認(rèn)識管理人員；管理制度，電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要一套明確的管理制度，用制度去規(guī)范檔案的收集、轉(zhuǎn)遞、查借閱以及日常管理等活動；明確相關(guān)工作流程，這主要包括認(rèn)識檔案手機(jī)整理工作流程、人事檔案轉(zhuǎn)入工作流程、認(rèn)識檔案轉(zhuǎn)出工作流程以及檔案查閱工作流程等；確定工作標(biāo)準(zhǔn)，包括人事檔案收集整理工作標(biāo)準(zhǔn)、人事檔案代管工作標(biāo)準(zhǔn)；配套支持表單，包括人事檔案轉(zhuǎn)入確認(rèn)表、人事檔案轉(zhuǎn)出清單、在職在崗人員名冊等；做好風(fēng)險控制，包括人事檔案真實性風(fēng)險控制、紙質(zhì)檔案與信息化數(shù)據(jù)匹配風(fēng)險幾個方面。

2電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體開展

2.1建立人事檔案特征模型

電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建需要建立起一套與之相匹配的特征模型，便于指導(dǎo)具體的工作。人事檔案特征模型主要包括的內(nèi)容存履歷材料、自傳或報告?zhèn)€人有關(guān)的事項材料、考察或考核所需要的相關(guān)材料、學(xué)歷學(xué)位或職稱以及相關(guān)的培訓(xùn)材料、政審材料、黨組織材料、表彰或獎勵材料、違法違紀(jì)等相關(guān)材料、工作任免等材料、其他具有參考意義的材料?？催^上述這些，人事管理人員便很容易對企業(yè)員工的相關(guān)檔案進(jìn)行檢查，然后再據(jù)此進(jìn)行修訂等。

2.1建立相應(yīng)的工作制度

對于企業(yè)的具體工作，需要根據(jù)企業(yè)的實際情況，對于每年發(fā)生的人員變化情況、工資變化情況等做好相應(yīng)的記載，同時，公司在開展項目時，除了提交相應(yīng)的紙質(zhì)材料之外，還需要提供相應(yīng)的電子材料，以便存檔之用。此外，針對人事檔案轉(zhuǎn)遞工作，當(dāng)員工的管理權(quán)限出現(xiàn)變動時，需要形成相應(yīng)的紙質(zhì)材料以及電子材料，按照企業(yè)的要求轉(zhuǎn)往人力資源部進(jìn)行相應(yīng)的管理，直到相關(guān)崗位得到確認(rèn)之后，移交人力資源部檔案室進(jìn)行存檔。同時，材料的存檔必須做到填寫合乎規(guī)范、取得相應(yīng)的手續(xù)或流程、前后所出現(xiàn)的信息抑制等，否則，需要對材料進(jìn)行進(jìn)一步的考核或拒收。

2.3電子人事檔案查閱

針對企業(yè)中部分員工出于工作需要或個人要求等原因，需要查閱檔案時，首先需要填寫相關(guān)申請，經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人簽字同意后，才能查借閱，否則不能無故進(jìn)行查閱。

3電子人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建工作的具體維護(hù)

3.1做好電子人事檔案管理系統(tǒng)管理

建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)建立健全電子人事檔案管理系統(tǒng)，對電子人事檔案做好統(tǒng)一規(guī)劃和管理，設(shè)立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。要加強(qiáng)對電子人事檔案管理的監(jiān)管，設(shè)立相關(guān)部門執(zhí)行監(jiān)管的職能，每一個工作環(huán)節(jié)需要在監(jiān)管下執(zhí)行。同時，還要建立科學(xué)、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，并對需要存檔的電子信息的真實性進(jìn)行確定其真實性，從而提高信息的有效性。

3.1.1做好電子人事檔案系統(tǒng)的保密工作

電子認(rèn)識檔案是利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)對電子文檔進(jìn)行管理保存的，網(wǎng)絡(luò)的特點之一是具有很強(qiáng)的開放性，即使相距很遠(yuǎn)依然可以通過網(wǎng)絡(luò)直接獲取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)通信，而電子人事檔案作為國家單位重要的數(shù)據(jù)，需要很強(qiáng)的保密性。由于網(wǎng)絡(luò)的普及，很多不是國家單位的工作人員常常采取不正當(dāng)?shù)氖侄胃`取或更改檔案信息，這樣會導(dǎo)致重要信息的流失，檔案的保密性失去了作用，這將為檔案管理工作帶來安全隱患。網(wǎng)絡(luò)的開放性是無法改變的，保密也是電子人事檔案管理的要求，那么怎樣才能在保持網(wǎng)絡(luò)開放性的前提下不失電子人事檔案的保密性是目前亟待解決的問題。

3.1.2做好電子人事檔案原始文件保存和管理

電子文件可以通過不同的格式在不同的載體上運(yùn)行，也可以通過某些軟件把格式進(jìn)行相互轉(zhuǎn)換，然后電子計算機(jī)的復(fù)制粘貼功能能夠把它的內(nèi)容完全一樣的呈現(xiàn)，這一定程度上方便了人們對電子人事檔案的使用，這樣的操作能夠保證電子文檔的真實性，但是卻無法確認(rèn)原來的文檔格式。雖然如此，計算機(jī)的強(qiáng)大功能能夠能夠?qū)﹄娮尤耸聶n案等資料進(jìn)行保護(hù)。電子文檔的格式可以輕易的通過計算機(jī)轉(zhuǎn)換，并且電子人事檔案被轉(zhuǎn)換成另外一種格式后完全看不出被改動過，因此一旦被轉(zhuǎn)換或修改，最原始的資料就會消失。為了防止這種情況的發(fā)生，在轉(zhuǎn)換或改動文檔之前，要在系統(tǒng)保存一份未被改動的原始文件資料，并對其進(jìn)行備份，這樣能確保以后使用文檔資料的準(zhǔn)確性。

3.2培養(yǎng)建立新的檔案管理隊伍

在信息化時代，檔案管理人員應(yīng)該不斷提高自身的素質(zhì)，加強(qiáng)對電子計算機(jī)的學(xué)習(xí)，培養(yǎng)專業(yè)化的電子人事檔案資料管理的人員。從一個角度上來說，要引進(jìn)先進(jìn)的電子計算機(jī)的專業(yè)技術(shù)，通過不斷的學(xué)習(xí)電子計算機(jī)的知識，培養(yǎng)高素質(zhì)、思想端正、擁有高度的責(zé)任感的人從事檔案的工作。從另外一個角度上說，專業(yè)的培訓(xùn)對現(xiàn)有的電子人事檔案管理人員來說是十分有必要的，尤其是電子計算機(jī)技術(shù)。隨著電子人事檔案系統(tǒng)的不斷完善，高要求是對電子人事檔案工作人員應(yīng)該追求的目標(biāo)，現(xiàn)代化的檔案管理的程度，其的關(guān)鍵性因素主要包括電子人事檔案管理工作人員的專業(yè)知識水平以及他們對電子計算機(jī)知識的補(bǔ)充和更新速度，后者是最主要的因素。所以，電子人事檔案管理工作人員要跟上時代的腳步，優(yōu)化專業(yè)結(jié)構(gòu)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一的檔案管理方法，建立一支高素質(zhì)，專業(yè)結(jié)構(gòu)合理，順應(yīng)信息時代的電子人事檔案管理的隊伍。

4結(jié)語

隨著社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各企業(yè)對于電子人事檔案管理系統(tǒng)的工作的重視程度越來越深，通過構(gòu)建和開展于電子人事檔案管理工作，能夠?qū)⑵髽I(yè)人力資源管理系統(tǒng)的內(nèi)容轉(zhuǎn)化為實際行動，利于企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展。