賈 楠

淺析文書與檔案管理

賈 楠

隨著社會的發(fā)展進步，在管理工作中新理念、新技術的逐步推廣和普及，文書檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的管理模式和方法也將發(fā)生進一步的變化。而提高文書檔案的計算機數(shù)據(jù)化處理以及快速準確地利用文書檔案信息，更高水平地顯示文檔一體化的優(yōu)越性和科學性，是新時期文書檔案管理工作的不懈要求。因此，在實際工作中，我們要嚴格實行文書處理工作的規(guī)范化、標準化，尤其是要推動文書檔案工作的電子化進程，呈現(xiàn)檔案事業(yè)不斷發(fā)展的前景。

管理 文書檔案

一、文書檔案工作的現(xiàn)狀

到目前為止，許多單位的文秘工作與檔案工作還在實行分塊管理制度，這種體制從某種程度上是拉大了文秘工作與檔案工作的距離。負責文秘工作的人員檔案意識淡薄，只考慮當前的工作；而檔案工作人員墨守成規(guī)，也很少考慮文秘工作，從而二者在銜接過程中出現(xiàn)了諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這也直接影響了文書檔案的建檔質(zhì)量。

在日常的文書檔案歸檔管理中，會出現(xiàn)不同程度影響文書規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔的情況。例如，歸檔時出現(xiàn)原稿或修改稿的缺失現(xiàn)象；文件偶用鉛筆撰寫或標注，不經(jīng)過復印就直接用原件歸檔，短期內(nèi)字跡容易變得模糊不清，影響了檔案的質(zhì)量和存檔價值；紙張規(guī)格不達標，大小16開紙混用現(xiàn)象較多，文件大小不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁、漏頁、壓字等問題，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。文件歸檔不及時，時有漏歸，棄檔問題也相對嚴重，而相近公文重復與立卷組合無序也是一重大問題。

在辦公過程中，現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運行多年，并且也有一套完善的制度和方法，機關工作人員也習慣了這種文件處理模式，從而我們大部分的文書檔案工作仍然在沿用傳統(tǒng)的檔案管理手段與方式。雖然有些單位使用了計算機，部分也實現(xiàn)了網(wǎng)絡化，但是網(wǎng)絡上并沒有多少可以傳輸?shù)奈臅鴻n案信息，難以達到傳輸?shù)母咄炕途W(wǎng)絡化。利用計算機進行文書處理，尤其是實現(xiàn)文書電子化歸檔還需要一個過程。

二、文書檔案工作的改革措施

隨著檔案改革的深入發(fā)展，文檔管理面臨著許多亟待解決的問題，而文件和檔案數(shù)量越來越多，也給保管和提供利用帶來了一定的困難。只有實現(xiàn)文檔管理現(xiàn)代化，才能有效地解決這些問題。因此，文書檔案管理現(xiàn)代化進程勢在必行，我們要加大力度，創(chuàng)造條件，改革現(xiàn)行的文書檔案管理工作。

（一）爭取領導支持

領導對文檔工作不夠重視，大多都是因為缺乏檔案意識，認為文書和檔案工作不是主要的部門，可有可無。而要實現(xiàn)文檔一體化必須要上下達成共識才能實現(xiàn)，所以要采取積極有效的措施，通過大力宣傳，轉變領導及辦公人員的觀念，從而使現(xiàn)代文檔工作有一個便捷的信息化平臺。因此，文檔人員要勤向領導匯報文書和檔案工作情況，使領導受觸動、受啟發(fā)；要及時為領導提供相關的文件材料，為領導提供檔案利用信息，努力做好檔案服務工作，使領導逐漸認識到文書檔案工作的重要性。只有這樣，檔案信息化管理工作才能得到領導的大力支持，從而給予更多的資金投入，配置與檔案管理現(xiàn)代化相適應的軟硬件，為文書檔案信息化創(chuàng)造條件，使檔案信息管理工作順利進行。

（二）實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化

文秘人員的頭腦中必須要有檔案意識，要站在對歷史負責高度上來保證檔案的質(zhì)量，來減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復勞動，從而使文檔工作流程科學化、合理化。對辦理完畢的文件材料，應由文秘人員集中統(tǒng)一保管，及時整理歸檔，從而使文件的立卷工作日常化。文秘人員要努力克服畏難情緒，積極創(chuàng)造條件，早日實現(xiàn)文秘工作與檔案工作的一體化，從而提高文書檔案質(zhì)量。

（三）規(guī)范檔案的基礎工作

在文書檔案管理的實際工作中，要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息繁冗度，提高檔案利用的效率和效果。在歸檔工作中，既要掌握重點，分清主次，嚴把全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入。同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，從而提高檔案利用價值。建立好全宗卷的案卷目錄，按照檔案管理要求進行科學的分類、整理、編目，對到期的檔案及時進行鑒定、銷毀。同時，各單位可以根據(jù)自身的具體情況制定總的和分步的計劃并逐步實現(xiàn)，使檔案管理工作不斷完善。

（四）促進檔案信息化建設

紙質(zhì)檔案的整理工作繁瑣，勞動強度大。而利用計算機整理文件，則可以達到事半功倍的效果。檔管理數(shù)字化、信息化是信息社會對文檔工作的必然要求，因而要促使檔案信息化建設加快發(fā)展，在實現(xiàn)了辦公自動化的同時，促使文書檔案信息化建設邁入一個新的臺階。將文書檔案通過網(wǎng)絡融合為一體，實現(xiàn)真正意義上的信息資源共享。以前，利用者必須到檔案室才能利用，而網(wǎng)絡化建成后，利用者可以在自己的辦公室對檔案數(shù)據(jù)庫進行瀏覽、訪問。將掃描的文件及電子文件直接與系統(tǒng)掛接，利用者不僅可以查閱所需的信息，還可以下載原件，不必再到檔案室閱覽，從而提高了檔案檢索利用服務質(zhì)量。而新的文書檔案劇增，檔案信息化管理迫在眉睫，各檔案部門應抓住機遇，加大投入，配齊硬件設備和檔案管理軟件。在管理手段上，要積極參與單位辦公自動化系統(tǒng)的設計與建設，密切結合本單位辦公系統(tǒng)與信息管理工作的實際，提出檔案管理方面的要求和建設，科學推動電子文件歸檔工作。

（五）提高檔案人員的檔案信息化素質(zhì)

檔案管理工作者的知識水平和整體素質(zhì)直接影響到檔案工作的方方面面。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，管理方法要不斷更新，因此對文檔工作人員在業(yè)務知識、科學知識以及管理操作能力等方面都提出了新的、更高的要求。原來那些傳統(tǒng)的業(yè)務知識與工作方法，已不能適應新的形勢，所以必須對文檔人員進行在職教育培訓，盡快培養(yǎng)一批既能掌握新技術，又能熟悉文檔專業(yè)知識的人才。而文檔管理人員要結合本崗位工作，邊學習邊操作，在提高業(yè)務素質(zhì)的同時，特別要注重計算機知識、信息技術的學習，努力使自己成為綜合型文檔管理人才。

建立文書檔案管理信息系統(tǒng)是檔案的發(fā)展需要，是檔案管理工作中的一個飛躍。要努力實現(xiàn)裝備技術現(xiàn)代化，積極運用網(wǎng)絡等先進技術和手段，進一步提高技術含量和水平，使文書檔案管理手段由舊變新，將文書檔案管理從手工勞動中擺脫出來，實現(xiàn)檔案管理人員對這些檔案資料的自動管理，同時又能滿足利用者的自動查詢，這樣即節(jié)省了人力，又保護了檔案原件。而電子文件與紙質(zhì)文件相比，所涉及的問題更為廣泛、受到的制約因素更多，僅僅依靠檔案部門是難以完成的。因此，各檔案部門、計算機與信息管理部門要各司其職、各揚所長。

（作者單位為沈陽工學院）

［1］ 任愛英.用信息化實現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化――提高企業(yè)文書檔案質(zhì)量的探索與思考［J］.商情（教育經(jīng)濟研究），2008（03）.

［2］ 閔濤.淺談文書檔案工作［DB/OL］.找法網(wǎng).

［3］ 程旭.如何推行檔案工作規(guī)范化標準化［J］.黑龍江史志，2011（14）.

［4］ 傅榮校.檔案管理現(xiàn)代化——檔案管理中技術革命進程的動態(tài)審視［M］.浙江大學出版社.