姜立體+姜仁炳

會議設計就是我們通常所說的備會。備會，顧名思義，為開會作準備。因此，身為校長應精心思考會議設計，追求高效會議。

一、備會的意義

“備會”是個藏寶庫，它誘惑著校長強烈的尋寶欲望，它隱藏著高效會議的全部秘密?！芭_下十年功，臺上十分鐘?！薄肮υ跁?，效在會上。”學校工作，會議無數(shù)?？嘁矀鋾?，樂也備會;敗也備會，成也備會。校長精心備會，是提高會議質量的堅實基礎。

二、備會的誤區(qū)

我們參加的各種會議不計其數(shù)，但記憶猶新的滿意會議少之甚少。我們苦惱常在：很多會議“會而不議，議而不決，決而不行，行而不果”;我們抱怨不止：臨時會議太多，會議層次不清，會議內容雜亂，會議時間濫用，會議記錄淡漠，會議技巧低劣，會前準備不足，會后執(zhí)行不力，等等。

1. 時間倉促

校長的工作千頭萬緒，十分忙碌。對內“教師管理、學生管理”等，對外“家長來訪、社會應酬”等，對上“匯報工作、迎接檢查”，對己“業(yè)務自修、教學工作”，等等。同時，學校會議也不少。在有限的時間里，校長考慮備會，而備會時，思考內容需要時間，思考教師需要時間，思考方法需要時間，等等。校長經(jīng)常是備會時間少，會前準備不足，匆匆忙忙進會議室。長期如此，形成惡性循環(huán)：會前準備差，會上效率低。

2. 方法老套

開會時十分認真，就是效率低下，這不是態(tài)度問題，而是思想僵化、理念滯后。備會除了弄清會議內容外，就只考慮自己怎么講。內容一大堆，或照念上級文件，或傳達上級通知，或布置近期工作，或批評工作失誤，等等。校長夸夸其談，教師枯燥無味。

3. 浮于表面

我曾經(jīng)作過初步統(tǒng)計，今年九月份參加校內各種會議盡達十二次之多。表面上在認真參會，實際上是逢會必參加，次次亦如此。日復一日，年復一年，不思進取。其具體表現(xiàn)在三個方面：一是缺少會議內容的整合能力，只知道分塊傳達，不知道綜合利用;二是缺少會議過程的調控能力，只知道按部就班，不知道靈活駕馭;三是缺少會議方法的創(chuàng)新能力，自我為中心，講述為主線。

4. 會后補備

我們時常在會前沒有備會，而會后為了應付檢查，匆忙地補寫會議記錄。這確屬無奈之舉，有悖于備會的初衷，簡直貽笑會堂！這種行為，仿佛高樓大廈已建成，再作圖紙設計，樓房不跨乎？又仿佛戰(zhàn)爭已結束，再作戰(zhàn)爭方案，戰(zhàn)爭不敗乎？

三、備會的要求

1. 準備會議材料

會議材料的準備應充分，內容簡潔，有理有據(jù)。如果是討論學校發(fā)展規(guī)劃，那么，規(guī)劃的材料應就考慮遠期、中期和近期規(guī)劃;如果是討論教師工作安排，那么，對崗位設置及教師分析應有預案;如果是討論教育科研問題，那么，對現(xiàn)狀的把握、實施的過程和預計的結果應作科學的論證;如果是學校例會，那么，需要哪些人分頭準備各自的會議內容，內容中肯定什么、否定什么，表揚什么、批評什么都要精心設計;等等。

2. 確定會議目標

凡會都應有的放矢。會前思考好，本次會議的重點內容是什么，應該達到什么目標，應根據(jù)會議不同的類型，考慮不同的方式，達到不同的目標。

3. 考慮與會人員

校長在會議中起主導作用，而教師在會議中起主體作用。教師的教育教學工作井然有序，分工明確。我們要精心分析不同類型的教師存在的不同的心理傾向?？蓞⒓右嗖豢蓞⒓拥娜藛T，杜絕參加;必須參加的人員，勒令參加。凡參會人員必須提前通知，準時與會。

4. 確定會議日程

日程的安排，取決于會議的內容。內容多，時間長;內容少，時間短。日程的安排追求有條不紊、銜接緊湊;靈活搭配，起伏兼顧;控制時間，層層深入。

5. 搞好會場布置

會場布置環(huán)境舒適，會標確立醒目，音響調配和諧，等等。會場的布置直接影響到會議的效果。

6. 預告會議主持

會議主持人，在整個會議過程中，起到承上起下的過渡和拋磚引玉的調節(jié)作用。所以，應提前知曉，并熟悉內容和日程安排，作好充分的組織準備。一個能言善辯、幽默詼諧、技巧高明的會議主持人，能給會議圓滿成功錦上添花。

四、會議的開始

（1）報告與會人員到會緣由、到會情況。

（2）宣布會議目標、主題和日程。

（3）指導會議記錄人員。

（4）提出會議相關要求。

（5）營造良好的會議氛圍。

五、會議進行

1. 必須分清與會人員角色，會議主持人必須明晰與會人員的決策角色

（1）建議者的角色。積極提出建議，提供作出明智決策所需相關數(shù)據(jù)和分析。主持人與意見提供者商量，聽取他們意見，但不一定采納。

（2）決策者的角色。善于傾聽與會人員建議，無論是好是壞，無論有用無用，最終對決策負責任，并且有權打破決策過程的僵局，并讓學校進行實施。

（3）執(zhí)行者的角色。決策一旦形成，與會人員都必須堅決執(zhí)行，并起模范帶頭作用。

2. 相機處理冷場和沖突

在會議討論過程中，不免發(fā)生沖突，會議主持人應相機控制沖突。沖突過少時，鼓勵有益的沖突;沖突過多時，抵制沖突，努力維護一個和諧溝通秩序，從而提高溝通的效率。

3. 形成會議討論的共識

為了使會議有序進行，重點突出，與會人員必須形成共識。

（1）說明困難所在。要展開整個議程，首先必須把面臨的困難說明清楚，避免與會人員圍繞困難，不能自拔。

（2）剖析問題根源。人們不愿意面對問題，是心理上存在恐懼、幻想和擔憂。如果對存在的問題刨根問底，全面剖析，與會人就會無后顧之憂，并努力尋求解決辦法。

（3）衡量問題輕重。學校有很多問題要解決，很多事情要處理，很多工作要完成，我們必須對問題進行排序，分清問題孰輕孰重、孰緩孰急。

（4）鼓勵獻計獻策。會議主持人應鼓勵與會者踴躍發(fā)言，各抒已見，各獻其策。

（5）比較建議優(yōu)劣。對與會者提出的各種建議方案，進行比較、分析、鑒別、評估，優(yōu)點應給予肯定，不足也應給予鼓勵。

（6）形成最后決議。主持人經(jīng)過綜合歸納后，形成最后決議：它可能是幾項建議的集合體，也可能直接采納了某個建議;它可能是立即執(zhí)行的方案，也可能還需進一步考慮才能確定。

（作者單位： 姜立體 湖南省保靖縣清水坪學校 ;姜仁炳 湖南省保靖縣教育科研所）