◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學技術局)

事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析

◆張麗梅

(吉林省靖宇縣科學技術局)

隨著事業(yè)單位的迅速發(fā)展和不斷壯大，需要管理的檔案也越來越多。提高檔案管理效率，對事業(yè)單位以及經(jīng)濟發(fā)展具有重要意義。而此時，信息時代的發(fā)展為事業(yè)單位的檔案管理工作帶來了新的機會，使檔案管理信息化建設成為可能。但是，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設的實施中存在著不足與漏洞，難以使檔案管理的效率達到理想目標。通過對事業(yè)單位檔案管理信息化建設現(xiàn)狀的分析，找出該項信息化建設中存在的問題，并對此提出優(yōu)化建設方案，促進檔案管理信息化建設。

事業(yè)單位 檔案管理 信息化建設

檔案是指公司從事經(jīng)營、管理工作中形成的對企業(yè)和社會有利用價值與保存價值的各種文字、圖表以及聲像等不同形式的歷史記錄載體；而檔案管理的信息化建設是指對檔案的原始內(nèi)容不做任何更改，再次基礎上通過網(wǎng)絡信息技術對檔案本身及其形式等相關信息進行有效轉換，形成更符合現(xiàn)代化社會需求的電子檔案。在檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化管理模式的過渡階段，檔案信息化建設是檔案管理的必要前提和轉折點。在檔案信息化建設的基礎上實現(xiàn)檔案便捷、高效的管理模式，對我國事業(yè)單位及經(jīng)濟社會發(fā)展具有重要意義。

一、事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理信息化建設的意識淡薄

檔案管理信息化建設是一項需要投入人力、物力和財力的項目，需要事業(yè)單位領導的高度重視與支持。然而，大多數(shù)事業(yè)單位的領導并沒有對檔案管理信息化建設進行較為系統(tǒng)的認識，也沒有意識到檔案管理效率對單位和職工的利益關系。這樣就導致檔案管理工作因得不到足夠的重視而缺乏可依據(jù)的相應規(guī)章制度。事業(yè)單位檔案管理得不到最根本的信息化建設，不僅影響著事業(yè)單位檔案管理的工作效率，也阻礙了我國社會經(jīng)濟的發(fā)展。

2.檔案管理人員的職業(yè)素質有待提升

事業(yè)單位普遍存在大量吸引人才、培訓人才的現(xiàn)象，但是他們卻忽略了對檔案管理人員專業(yè)素質的提升。尤其是在檔案管理信息化建設方面，對檔案管理人員的職業(yè)素質有更高的要求。但是目前，檔案管理工作卻顯得不被重視，對工作人員的職業(yè)素質也沒有嚴格要求。這就導致了檔案管理人員的實際工作能力與時代要求之間的差距，再加上很多檔案管理人員對工作不夠重視而缺乏責任心，使得檔案管理工作漏洞百出卻得不到有效改善。信息化建設人才短缺導致檔案信息資源得不到合理開發(fā)、及時更新與有效維護，無法為檔案管理信息化建設奠定良好的基礎。

3.檔案管理形式降低工作效率

雖然我國已經(jīng)具備檔案管理信息化建設的技術條件和硬件設施基礎，但是事業(yè)單位檔案管理工作依然止步不前。很多事業(yè)單位仍然采取紙質模式進行檔案管理，這樣不利于檔案的備份，使受損或遺失的檔案無法有效修復。同時，也不利于縮小檔案存放的空間，當單位需要對某些檔案查詢使用時，還會增加檔案查詢工作量、降低工作效率。

二、檔案管理信息化建設的優(yōu)點

檔案管理信息化建設是基于網(wǎng)絡信息環(huán)境下，對傳統(tǒng)紙質檔案管理模式的升級，不僅可以使事業(yè)單位有效檢索所需檔案，還有利于保障檔案的完整與安全。用戶可以在信息化管理模式下登錄資源庫，并有效檢索所有相關檔案，不僅簡化了檢索檔案的工作量，也提高了信息資源的利用率。同時，在檔案的使用過程中不會打亂檔案的排序，不會影響后者對檔案的檢索，同時也減少了檔案管理人員整理檔案的難度，只需通過網(wǎng)絡對檔案及時進行資源更新、數(shù)據(jù)檢查與保存。

三、如何有效促進事業(yè)單位檔案管理信息化建設

1.建立完善制度，加大建設投入

事業(yè)單位檔案管理信息化建設的有效實施，需要強有力的制度指導。因此，各事業(yè)單位的管理人員要正確認識到檔案信息化建設的重大意義。根據(jù)單位實際情況制定全面、完善的檔案管理信息化建設制度，并在建設過程中加大實施力度與資金投入。在嚴格規(guī)范檔案管理人員工作的同時，為信息化建設提供必要的硬件基礎設施。使檔案信息資源實現(xiàn)紙質檔案到電子檔案的轉化與資源更新，以提高檔案信息資源利用率，促進我國事業(yè)單位和經(jīng)濟社會的發(fā)展。

2.提高人員素質，促進軟件開發(fā)

檔案管理信息化的建設固然不可缺少技術人員支持，隨著信息時代的發(fā)展，很多檔案管理人員的素質已經(jīng)無法滿足社會的需求。因此，全面提高檔案管理人員的素質是不可輕視的，這是軟件開發(fā)的前提和信息安全的維護者。在為檔案使用者提供便捷檢索工具的同時，防止網(wǎng)絡病毒、黑客等不良因素對資源的盜竊與破壞。

四、結束語

事業(yè)單位檔案管理信息化建設是時代進步與科技發(fā)展的必然結果，各個事業(yè)單位在進行大難管理信息化建設的過程中，要根據(jù)單位發(fā)展的實際需求只等總體規(guī)劃，并借助網(wǎng)絡信息技術建立安全的網(wǎng)絡平臺，保障檔案管理的安全性和機密性。事業(yè)單位的發(fā)展也影響著我國經(jīng)濟社會的發(fā)展，因此，事業(yè)單位要在社會發(fā)展過程中抓住機遇，在自我發(fā)展的同時為我國經(jīng)濟社會發(fā)展注入活力。

[1]粟盛民.提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].東方企業(yè)文化，2013，(16)：128-129.

[2]李繼萍.事業(yè)單位檔案管理信息化建設分析探討[J].計算機光盤軟件與應用，2014，(19)：163-164.