顧曉軍，湯曉軍，李川

1.山東省立醫(yī)院，山東濟南250021；2.山東省廣播電視監(jiān)測中心，山東濟南250021

新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)分析

顧曉軍1，湯曉軍2，李川1

1.山東省立醫(yī)院，山東濟南250021；2.山東省廣播電視監(jiān)測中心，山東濟南250021

目前信息技術(shù)已被廣泛運用于各大醫(yī)院，醫(yī)務(wù)人員成為評定醫(yī)院管理水平的重要指標。在信息化建設(shè)的背景之中，醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意義主要表現(xiàn)在共享檔案管理信息整合、檔案管理水平的提升、珍貴檔案的保護等方面。所以，在新醫(yī)改背景下對醫(yī)院信息化建設(shè)進行研究具有十分重要的意義。

信息化；醫(yī)院；檔案管理

在現(xiàn)代醫(yī)院的管理中，對檔案工作的管理變得日益復(fù)雜，醫(yī)院檔案管理所涉及的范圍越來越廣也越來越細，包括文書檔案、科技檔案、基礎(chǔ)建設(shè)檔案、設(shè)備檔案、財務(wù)檔案等。這種復(fù)雜的工作環(huán)境無疑增加了檔案管理工作人員的工作重量。在社會經(jīng)濟與社會服務(wù)迅速發(fā)展的今天，只有在檔案管理方面進行創(chuàng)新，并向其他國家借鑒先進的檔案管理經(jīng)驗，引入先進的信息化方式，才能夠促進醫(yī)院檔案管理進行改革。醫(yī)院在進行檔案管理時建立檔案信息化管理體系，以保證醫(yī)院檔案管理實現(xiàn)電子化與信息化。但是，雖然目前醫(yī)院建立的檔案管理信息化略有成效，其在建設(shè)過程中仍然存在一些問題需要解決。目前階段需要做的是強化醫(yī)院檔案管理信息化的重要性，采取有效措施解決其在建設(shè)過程中出現(xiàn)的問題，促進醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

1 醫(yī)院建設(shè)檔案管理信息化的重要性

在新醫(yī)改的背景下，各大醫(yī)院都在此背景下加快自身檔案管理信息化建設(shè)，并且取得了一定的效果。因此檔案管理信息化的重要性與日俱增。

1.1 提升了醫(yī)院檔案的保存

在沒有進行新醫(yī)改之前，醫(yī)院的檔案資料都是以紙質(zhì)保存的，如此不僅占用的空間大，并且在存儲和管理等方面難度非常大。實行檔案信息化建設(shè)之后不僅節(jié)省了醫(yī)院檔案的存儲空間，更增強了檔案的保存質(zhì)量和紙質(zhì)版檔案所無法做到的保密效果[1]。在醫(yī)院進行人事調(diào)動或員工信息變動時還能夠及時對信息進行補充，很大程度上提升了檔案保存的效率。

1.2 滿足檔案的管理與查詢

醫(yī)院作為一個龐大的整體，其檔案的數(shù)量非常多，在沒有引進檔案管理信息化建設(shè)之前，對這些檔案的管理工作十分復(fù)雜，并且查詢資料也十分困難，以至于醫(yī)院職工在入職之后檔案就被堆在一邊，信息得不到及時的更新，并且利用率極低。在計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用之后，醫(yī)院檔案管理在提升管理效率的同時，更方便職工對檔案的查詢。除此之外，檔案管理信息化建設(shè)還加強了檔案查詢的精確性和整體的效率，充分發(fā)揮出了檔案管理信息化建設(shè)在醫(yī)院人事檔案管理與經(jīng)營管理過程中的作用。

1.3 提高醫(yī)院檔案管理的調(diào)用

醫(yī)院個人技術(shù)檔案資料真實地記錄著每個員工的學(xué)習(xí)和工作經(jīng)歷，與此同時，醫(yī)院在進行人事調(diào)動和個人晉升等方面需要參考個人技術(shù)檔案[2]。從前的紙質(zhì)版檔案在查詢的過程中十分不方便，并且不能及時對檔案進行更新，所以其參考的價值不高。在檔案管理信息化建設(shè)過程中，不僅能對個人技術(shù)檔案進行很好的管理，更能夠及時根據(jù)員工的表現(xiàn)及時更新個人技術(shù)檔案，提升了個人技術(shù)檔案的使用效率。另一方面，醫(yī)院的珍貴病例檔案在紙質(zhì)版的情況下，由于數(shù)量大、類型多，醫(yī)護人員在遇到解決不了的病例情況下往往很難找出與之相似的案例。在進行檔案管理信息化建設(shè)之后，只需要在所尋找的文檔資料中輸入相關(guān)病例，就能夠迅速檢索出相同的案例，并且內(nèi)容清楚明了。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

2.1 關(guān)于共享檔案信息整合

醫(yī)院的檔案管理信息化針對共享檔案信息整合非常有作用。針對醫(yī)院的檔案管理工作，采取資源整合的重點是實現(xiàn)檔案信息的系統(tǒng)、共享和有效等特征，達到廣泛使用檔案資源最終目的，這是檔案管理事業(yè)朝著社會信息化發(fā)展的必然趨勢[3]。醫(yī)院檔案中的電子文件比原件更方便導(dǎo)航，能夠加強對原始檔案管理信息的使用范圍和使用程度，更方便醫(yī)院的各個部門和科室按照需求進行信息瀏覽。

2.2 關(guān)于珍貴文檔原件的保護

醫(yī)院采用檔案管理信息化的方式，還能夠更好地保護珍貴檔案的原件。把醫(yī)院的檔案進行歸類之后，再使用信息化手段將其進行處理，就能夠很有效保護檔案的原件，不僅可以防止檔案原件因被過多借閱和使用造成原件損壞，更能有效降低和防止貴重資料的丟失。另一方面，運用信息化系統(tǒng)的優(yōu)勢對醫(yī)院檔案進行管理，能夠把重要的和珍貴的資料進行信息化處理，使用計算機對檔案原件進行電子掃描，再采用電子文件的方式進行收藏、使用和管理，這對檔案原件來說是很好的一種保護措施。

2.3 關(guān)于檔案管理水平的提升

醫(yī)院檔案管理采用信息化的作用還表現(xiàn)在檔案管理水平的提升?，F(xiàn)在大多數(shù)醫(yī)院的檔案具有數(shù)量大、種類多和管理比較復(fù)雜的特點。在信息化建設(shè)的條件下，利用計算機進行信息化檔案管理可以幫助檔案人員檢索和統(tǒng)計各種目錄，這種方法在速度和效果上的作用非常明顯。醫(yī)院采用檔案管理信息化建設(shè)化，在一定程度上防止人工進行時出現(xiàn)的錯誤，提高了數(shù)據(jù)的準確性，也降低了工作人員的工作量，不僅縮短了工作時間，更提高了辦事的效率[4]。從這里可以呈現(xiàn)出的是在信息化的背景中，醫(yī)院檔案的管理加強了檔案的使用頻率。

3 目前醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)中的問題

盡管很多醫(yī)院都采用了檔案管理信息化的方法，但目前檔案管理信息化建設(shè)的狀況仍然存在很多問題需要解決。這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 醫(yī)院檔案管理信息化意識不強

存在于醫(yī)院進行檔案管理信息化建設(shè)中的問題之一就是檔案管理信息化意識不強。根據(jù)目前的醫(yī)院檔案工作管理人員來看，在進行醫(yī)院檔案管理信息化的過程中，普遍呈現(xiàn)出的是檔案管理信息化意識不強。這是因為很大一部分醫(yī)院檔案管理的工作人員都身兼數(shù)職，對檔案管理的意識薄弱，從而忽略了醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的重要性，以至于檔案管理信息化系統(tǒng)僅發(fā)揮儲存與檢索這兩項功能，其他更多更好用的功能卻沒有被開發(fā)出來，并且在系統(tǒng)的維護與設(shè)備更新等審批工作中碰到很多問題解決不了，這對檔案管理進行現(xiàn)代化和信息化管理造成不利的影響。

3.2 檔案管理技術(shù)水平不高

我國引進檔案管理信息化管理軟件的時間較晚，受到技術(shù)開發(fā)水平的影響與限制，使得目前很多醫(yī)院所使用的檔案信息化管理系統(tǒng)的技術(shù)水平較低。電子文檔對計算機的保密要求非常高，但目前我國使用的檔案管理軟件在把醫(yī)院檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案之后，在技術(shù)水平不高的條件下保密工作仍然存在較大的安全漏洞。

3.3 缺少檔案管理信息化的制度

醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)在一定程度上還受到檔案管理信息化制度缺少的制約[5]。目前很多醫(yī)院在進行檔案管理建設(shè)的過程中，缺少對檔案管理制度制定科學(xué)統(tǒng)一的標準和模式，醫(yī)院檔案管理信息化制度的缺失對現(xiàn)代化檔案管理工作造成直接的影響，以至于醫(yī)院檔案信息資源的利用率低，失去了檔案資料本身的使用價值。

3.4 缺少人才的信息化管理

缺少醫(yī)院檔案管理信息化人才是醫(yī)院在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中所遇到的一個瓶頸。在目前醫(yī)院檔案信息化建設(shè)過程中，很多檔案管理人員工作不積極，使檔案管理人才隊伍不夠穩(wěn)定，加之其沒有經(jīng)歷過專業(yè)的、系統(tǒng)性的培訓(xùn)，這些工作人員的專業(yè)基礎(chǔ)知識的缺乏使得其專業(yè)素質(zhì)過低。醫(yī)院檔案管理工作同時也是一項比較繁瑣的工作，很多時候工作任務(wù)與工作產(chǎn)出不成正比，所以很多人并不愿意接受這份工作。對于從事醫(yī)院檔案管理的工作人員說，傳統(tǒng)的檔案管理方式并沒有好的信息傳遞路徑，造成檔案信息使用率不高，最終對醫(yī)院檔案的信息化和科學(xué)化的管理造成直接的影響。

4 醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)優(yōu)化的策略

為了提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的水平，必須采用有效的措施解決醫(yī)院檔案管過程中出現(xiàn)的問題，確保醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

4.1 提升醫(yī)院檔案管理信息化意識

優(yōu)化醫(yī)院檔案管理信息化的關(guān)鍵是提升醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的意識。在醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程中領(lǐng)導(dǎo)層面在思想上就必須重視檔案管理信息化建設(shè)。要樹立醫(yī)院檔案管理人員的正確的檔案信息服務(wù)信念，指定專門的領(lǐng)導(dǎo)進行管理，將現(xiàn)代醫(yī)院檔案管理的重點放在醫(yī)院檔案管理的工作中[6]。上級的主管部門應(yīng)該多舉辦些關(guān)于檔案業(yè)務(wù)與管理知識等方面的講座來提高干部職工的業(yè)務(wù)知識來適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需求，盡量將檔案信息化建設(shè)作為醫(yī)療體系建設(shè)朝著服務(wù)化與現(xiàn)代化發(fā)展的重點。

4.2 提高檔案管理信息化軟件的技術(shù)水平

在增強醫(yī)院檔案管理信息化意識之后，醫(yī)院還要進一步提升檔案信息網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)水平，加強檔案管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識。這就需要對醫(yī)院的相關(guān)管理人員進行計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)安全意識的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，讓他們更加全面地認識目前互聯(lián)網(wǎng)中常出現(xiàn)的安全問題和網(wǎng)絡(luò)病毒，軟件漏洞以及黑客攻擊等技術(shù)問題，并熟練掌握這些問題的解決措施，保證醫(yī)院的檔案信息化系統(tǒng)更加安全可靠的運行，防止檔案丟失和檔案泄密等問題的出現(xiàn)。

4.3 完善醫(yī)院檔案管理信息化制度

為了更好地保障檔案信息化管理的效率和質(zhì)量，使現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理需求得到更好的滿足，醫(yī)院的檔案管理工作人員應(yīng)不斷創(chuàng)新檔案管理的理念，建立完善的管理制度，以此促使檔案管理信息化工作的不斷進步[7]。

4.4 對人才的培養(yǎng)

在所有的醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的措施中最不容忽視的就是人才的培養(yǎng)。有效的提升檔案管理人員的專業(yè)技能與素質(zhì)，對醫(yī)院檔案管理信息化有著十分重要的作用。具體講就是檔案館人員需要不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，通過展開檔案管理人員的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，增強其專業(yè)知識，提升檔案管理隊伍的專業(yè)知識與技能水平。

5 結(jié)語

總而言之，醫(yī)院在進行檔案管理信息化建設(shè)過程中，必須根據(jù)醫(yī)院的實際情況來提高信息化的意識，完善檔案管理信息化的制定，加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)力度。對于醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)過程產(chǎn)生的問題要不斷探索解決方案，只有如此才能給醫(yī)院帶來更好的發(fā)展。

[1]尹蕾.芻議新醫(yī)改形勢下醫(yī)院人事檔案管理的信息化建設(shè)[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015(8):89-90.

[2]黃曉虹.信息化背景下醫(yī)院檔案管理的SWOT及對策分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2010(8):20-21.

[3]劉麗娜,張衛(wèi),姜瑞博.信息化背景下醫(yī)院職稱檔案管理問題分析[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2016(18):184-186.

[4]馬茂盛.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理的改進方法探究[J].黑河學(xué)刊,2016(5):20-21.

[5]陸偉華.新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理工作的改進方法[J].中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè),2015（12）:105-106.

[6]周京國,李治明,唐松.新醫(yī)改背景下高校附屬醫(yī)院作用與任務(wù)的思考[J].中國高等醫(yī)學(xué)教育,2010(11):39-40，64.

[7]王艷軍,郝慧琴,董海原.從新醫(yī)改的角度解析區(qū)域醫(yī)療服務(wù)信息平臺建設(shè)內(nèi)容的定性研究[J].中國藥物與臨床,2011 (10):1119-1123.

Analysis of Hospital Files Management Information Construction in the New Medical Reform

GU Xiao-jun1,TANG Xiao-jun2,LI Chuan1
1.Shandong Provincial Hospital，Ji'nan,Shandong Province,250021 China；2.Broadcast Television Monitoring of Shandong Province，Ji'nan,Shandong Province,250021 China

At present,the informational technology has been widely used in various big hospitals,and the medical staff is an important indicator of evaluating the hospital management level,and under the background of information construction, the significance of hospital file management information construction mainly reflects the management information integration of shared-file,improvement of file management level and protection of precious files,therefore,it is of very important significance to the research of the hospital information construction in the new medical reform.

Information;Hospital;File management

R197

A

1672-5654（2016）11（c）-0126-03

10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.33.126

2016-08-26）

顧曉軍（1967.3-），女，山東濟南人，大學(xué)，館員，中級，主要從事檔案管理工作。