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        芻議疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)

        2016-02-04 07:47:00康俊芳王英吳濤趙展
        山東檔案 2016年5期
        關(guān)鍵詞:公共衛(wèi)生機(jī)構(gòu)信息化

        文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

        芻議疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)

        文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

        疾病預(yù)防控制工作檔案是疾控機(jī)構(gòu)在長(zhǎng)期開展疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)工作中積累的技術(shù)性資料,它不但能客觀真實(shí)地見證疾控工作的歷史發(fā)展軌跡,而且可以通過(guò)檔案信息資源的共享,為重大傳染病防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置,公共衛(wèi)生重點(diǎn)學(xué)科發(fā)展和科研教學(xué)等專項(xiàng)工作提供科學(xué)依據(jù)和技術(shù)支撐。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會(huì)各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用,對(duì)檔案管理工作提出了新的要求,對(duì)檔案實(shí)施信息化建設(shè)是疾控機(jī)構(gòu)加強(qiáng)檔案管理的發(fā)展趨勢(shì),也是提高檔案工作效率和水平的有效手段。

        一、疾控機(jī)構(gòu)檔案資源信息特點(diǎn)

        (一)涉及面廣,內(nèi)容繁多

        疾控機(jī)構(gòu)檔案信息涉及傳染病疫情、疾病監(jiān)測(cè)控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)及疾控機(jī)構(gòu)建設(shè)、管理與技術(shù)科研發(fā)展中形成的大量歷史檔案、業(yè)務(wù)文件和技術(shù)報(bào)告,既有專門的技術(shù)內(nèi)容,也有疾病預(yù)防的社會(huì)管理內(nèi)容;既有個(gè)別病種防治的內(nèi)容,也有群體性疾病防治的內(nèi)容;既有本單位本地區(qū)疾控機(jī)構(gòu)開展的各類內(nèi)容,又有涉及周邊地區(qū)以至全球疾病監(jiān)測(cè)的內(nèi)容等??梢哉f(shuō),疾病預(yù)防控制檔案具有政策性強(qiáng)、科學(xué)性強(qiáng)、社會(huì)性強(qiáng)、專業(yè)性強(qiáng)和不受地域限制的特點(diǎn)。

        (二)存儲(chǔ)形式多種多樣

        疾病預(yù)防控制工作檔案既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案,也有大量以形象、聲音為方式的照片、錄音、錄像、光盤等現(xiàn)代檔案,還有各種珍貴標(biāo)本、樣品等特殊醫(yī)學(xué)實(shí)物檔案。

        (三)連續(xù)性、周期性強(qiáng)

        疾病預(yù)防控制檔案連續(xù)性、周期性長(zhǎng)的特點(diǎn),是由預(yù)防醫(yī)學(xué)課題研究完成周期所決定的。比如,對(duì)傳染病疫情流行規(guī)律的認(rèn)識(shí)和研究,或者一種傳染病如天花從發(fā)生到在世界范圍內(nèi)消滅的歷史周期長(zhǎng)達(dá)179年。由此可以看出,疾病預(yù)防控制工作檔案為防治各種疾病發(fā)揮了重大作用,而這些資料的形成是日積月累的結(jié)果,不是一朝一夕就能完成的。

        (四)內(nèi)容不可復(fù)得

        疾病預(yù)防控制工作檔案是在特定時(shí)間、環(huán)境、條件下形成的,如疫情檔案資料的形成,就是疾病流行規(guī)律的見證,它是特定時(shí)間、特定環(huán)境條件下的現(xiàn)場(chǎng)記錄。經(jīng)過(guò)長(zhǎng)期收集、積累、整理,它不僅成為有利用價(jià)值的疫情檔案資料,而且是各類傳染病逐步絕跡的歷史見證。疾病預(yù)防控制檔案是查驗(yàn)真?zhèn)蔚牡谝皇仲Y料,具有不可辯駁的憑證作用。

        二、疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性

        (一)檔案信息化建設(shè)是疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)

        長(zhǎng)期以來(lái),疾病預(yù)防控制工作檔案大多是以紙張的形式存在和管理的。對(duì)檔案內(nèi)容的收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能都以手工方式完成。由于工作量大、重復(fù)勞動(dòng)多,造成工作效率低;檢索工具落后、檢索途徑少,造成檔案查閱不方便;庫(kù)房緊張、設(shè)備簡(jiǎn)陋,檔案信息加工存貯、傳遞速度緩慢,致使大量檔案得不到開發(fā)利用。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式,明顯表現(xiàn)出滯后性、低時(shí)效性和不齊全性,大大影響了工作效率和服務(wù)質(zhì)量[1]。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展,使疾控機(jī)構(gòu)檔案實(shí)施信息化管理成為發(fā)展的必然趨勢(shì)。利用現(xiàn)代化管理手段儲(chǔ)存各種疾控檔案信息,最大限度地解放了勞動(dòng)力,使檔案的儲(chǔ)存、維護(hù)、查詢更加具有優(yōu)勢(shì)[2],更加方便快捷,能極大地提高檔案信息的有效利用和資源共享,使檔案管理從封閉走向開放,從單純的保管利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、資源共享與科學(xué)管理,從而為社會(huì)和單位的全面建設(shè)與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù),并滿足專業(yè)技術(shù)人員的最大信息需求。

        (二)檔案信息化建設(shè)是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要

        隨著政府和社會(huì)對(duì)疾病預(yù)防控制工作重視程度的不斷提高,以及各種突發(fā)事件、傳染病的暴發(fā)以及新發(fā)傳染病的不斷出現(xiàn),人們對(duì)疾病預(yù)防控制工作的要求也越來(lái)越高。疾控檔案作為疾控工作的重要組成部分,能為疾病流行發(fā)展規(guī)律、疫情的預(yù)警預(yù)測(cè)、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置等重點(diǎn)業(yè)務(wù)工作的開展提供可靠的參考和依據(jù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理,可使疾控機(jī)構(gòu)充分利用日常工作中形成的文字、聲像等不同載體的檔案材料,及時(shí)掌握疾病的傳染源、傳播途徑、人群易感性、疫源地及流行過(guò)程,發(fā)現(xiàn)和分析出疾病流行規(guī)律,科學(xué)研判疫情發(fā)展趨勢(shì),及時(shí)采取有效的干預(yù)措施,快速高效地控制疾病的傳播。同時(shí),檔案信息化管理在推動(dòng)重點(diǎn)學(xué)科建設(shè)、促進(jìn)科研與教學(xué)方面也有較高的使用價(jià)值。

        (三)檔案信息化建設(shè)是加快構(gòu)建高效公共衛(wèi)生體系建設(shè)的必然趨勢(shì)

        公共衛(wèi)生體系建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的、艱巨的、復(fù)雜的社會(huì)工程,對(duì)公共衛(wèi)生體系建設(shè)實(shí)施信息化管理是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。疾病預(yù)防控制體系作為公共衛(wèi)生體系建設(shè)的重要組成部分,充分利用疾控機(jī)構(gòu)檔案信息化管理平臺(tái),將為構(gòu)建公共衛(wèi)生體系建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息資源。特別是疾控機(jī)構(gòu)檔案中的傳染病疫情、疾病監(jiān)測(cè)控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測(cè)檢驗(yàn)及疾控機(jī)構(gòu)建設(shè)、管理與技術(shù)科研發(fā)展中形成的大量歷史檔案、業(yè)務(wù)技術(shù)報(bào)告等,將為公共衛(wèi)生管理層制定相關(guān)政策提供科學(xué)、可靠的依據(jù)。

        三、疾控機(jī)構(gòu)實(shí)施檔案信息化建設(shè)的具體措施

        (一)充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的重要性,筑牢思想基礎(chǔ)

        檔案信息化建設(shè)改變了原有的檔案資料管理模式,又由于其采用先進(jìn)的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),對(duì)原有的管理人員和職工來(lái)說(shuō),拋棄了原來(lái)熟悉的工作方法,需要有一個(gè)學(xué)習(xí)和適應(yīng)的過(guò)程,開始時(shí)可能會(huì)增加工作量。為此,提高全體職工對(duì)疾病預(yù)防控制檔案信息資源有效保存重要性的認(rèn)識(shí),提高疾病預(yù)防控制檔案信息化管理的意識(shí)是首先要解決的問(wèn)題。只有在充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的必然要求和現(xiàn)代化管理的必然趨勢(shì)的基礎(chǔ)上,深刻理解疾病預(yù)防控制檔案信息化的目的意義,才能增強(qiáng)全體職工參與檔案信息化建設(shè)的自覺性。通過(guò)積極參與檔案資源信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用,建立起有效、快捷的檔案信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享,使疾病預(yù)防控制檔案資源得到最大限度地開發(fā)和利用,為疾病預(yù)防控制工作的開展提供有力的信息保障。

        (二)制定切實(shí)可行的管理制度,確保檔案信息管理的規(guī)范化

        由于檔案信息化管理是一種新的管理模式,從一般的信息化管理具體到疾控中心的檔案資料,必須服從于、服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作的特點(diǎn),建立系統(tǒng)規(guī)范的管理制度[3]。首先, 要結(jié)合工作實(shí)際,制定切實(shí)可行的檔案信息化管理工作制度,明確電子檔案信息的歸檔標(biāo)準(zhǔn),規(guī)范電子文件的生成方式、生成格式、傳遞方式以及保管方式,規(guī)范檔案信息收集、整理、存儲(chǔ)、傳送和發(fā)布程序,保證檔案信息的真實(shí)性與安全性。其次,要切實(shí)建立一整套科學(xué)規(guī)范的電子檔案管理工作流程、方法及原則,確保檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的科學(xué)性、便捷性及準(zhǔn)確性。

        (三)加強(qiáng)溝通,整體規(guī)劃、分步實(shí)施,實(shí)現(xiàn)整合與共享檔案信息資源

        疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程,涉及面廣,建設(shè)周期長(zhǎng),統(tǒng)籌規(guī)劃尤為重要。在制定地區(qū)疾病預(yù)防控制信息化工作規(guī)劃時(shí), 實(shí)現(xiàn)互相之間的“信息交流與資源共享”是一項(xiàng)重要的目標(biāo)。規(guī)劃方案中要充分考慮整個(gè)地區(qū)統(tǒng)一的、無(wú)阻擋的信息交換平臺(tái);充分考慮到日常業(yè)務(wù)運(yùn)行信息管理系統(tǒng)與檔案信息管理平臺(tái)的結(jié)合;充分考慮本單位檔案信息管理平臺(tái)與相關(guān)部門(單位)交互的信息接口。因而在制定規(guī)劃的過(guò)程中,與上、下級(jí)和橫向部門的聯(lián)系溝通十分關(guān)鍵,要先易后難分步實(shí)施,取得諒解,達(dá)成共識(shí),從而實(shí)現(xiàn)信息資源共享的目標(biāo)。在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的同時(shí)做好檔案信息利用工作,邊建邊用不斷完善。

        (四)加強(qiáng)投入,配備和完善必須的軟硬件設(shè)施

        基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),是檔案信息化的條件。主要包括各類存儲(chǔ)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建立合適的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò),才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。在硬件的投入上,應(yīng)避免盲目追求“高、精、尖”貪大求洋,不適當(dāng)?shù)刭?gòu)買過(guò)高的配置,如服務(wù)器、終端設(shè)備等,要進(jìn)行充分的論證,以滿足使用為目標(biāo),在硬件設(shè)備更新?lián)Q代頻繁的今天,更應(yīng)預(yù)留一定的升級(jí)空間。在軟件的選擇上,不光要考慮其主要性能指標(biāo),更要考慮提供商的售后服務(wù)能力,確保系統(tǒng)的運(yùn)行長(zhǎng)期穩(wěn)定有效。

        檔案信息是人類社會(huì)一種巨大的信息資源,疾病預(yù)防控制工作檔案是衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。加快疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)技術(shù)檔案信息化建設(shè),對(duì)疾控機(jī)構(gòu)的自身建設(shè)與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案信息化不僅能為公共衛(wèi)生管理系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸提供可靠平臺(tái),還能實(shí)現(xiàn)各類疾病預(yù)防控制工作信息安全、快速傳遞[4]。各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)要在上級(jí)衛(wèi)生主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下,在檔案專業(yè)部門的指導(dǎo)和幫助下,要切實(shí)抓住機(jī)遇,努力學(xué)習(xí)和掌握當(dāng)代先進(jìn)的科學(xué)知識(shí)和科學(xué)手段,積極探索開發(fā)疾病預(yù)防控制檔案資源的途徑, 加快檔案工作融入信息化步伐,推進(jìn)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)疾控機(jī)構(gòu)檔案工作的跨越式發(fā)展,使檔案工作更好地為疾病預(yù)防控制事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持和保障,為維護(hù)廣大群眾的身體健康作出積極的貢獻(xiàn)。

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        [1]彭韶霜.論高校檔案管理信息化建設(shè)[J].湖南人文科技學(xué)院學(xué)報(bào),2005(5).

        [2]曾瑞蓉.疾病預(yù)防控制中心檔案的信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2014(1).

        [3]吳峰.信息化建設(shè)的思路[J].疾控中心檔案信息化建設(shè)的實(shí)施策略,黑龍江檔案,2014(4).

        [4]王鳳.疾控檔案信息化管理思考[J].辦公室業(yè)務(wù),2013(3).

        (作者單位:泰安市疾病預(yù)防控制中心/青島市市北區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心)

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