文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

芻議疾控機構(gòu)檔案信息化建設(shè)

文?康俊芳 王英 吳濤 趙展

疾病預(yù)防控制工作檔案是疾控機構(gòu)在長期開展疾病預(yù)防控制和公共衛(wèi)生技術(shù)服務(wù)工作中積累的技術(shù)性資料，它不但能客觀真實地見證疾控工作的歷史發(fā)展軌跡，而且可以通過檔案信息資源的共享，為重大傳染病防控、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置，公共衛(wèi)生重點學科發(fā)展和科研教學等專項工作提供科學依據(jù)和技術(shù)支撐。計算機網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在社會各領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，對檔案管理工作提出了新的要求，對檔案實施信息化建設(shè)是疾控機構(gòu)加強檔案管理的發(fā)展趨勢，也是提高檔案工作效率和水平的有效手段。

一、疾控機構(gòu)檔案資源信息特點

（一）涉及面廣，內(nèi)容繁多

疾控機構(gòu)檔案信息涉及傳染病疫情、疾病監(jiān)測控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測檢驗及疾控機構(gòu)建設(shè)、管理與技術(shù)科研發(fā)展中形成的大量歷史檔案、業(yè)務(wù)文件和技術(shù)報告，既有專門的技術(shù)內(nèi)容，也有疾病預(yù)防的社會管理內(nèi)容；既有個別病種防治的內(nèi)容，也有群體性疾病防治的內(nèi)容；既有本單位本地區(qū)疾控機構(gòu)開展的各類內(nèi)容，又有涉及周邊地區(qū)以至全球疾病監(jiān)測的內(nèi)容等?？梢哉f，疾病預(yù)防控制檔案具有政策性強、科學性強、社會性強、專業(yè)性強和不受地域限制的特點。

（二）存儲形式多種多樣

疾病預(yù)防控制工作檔案既有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，也有大量以形象、聲音為方式的照片、錄音、錄像、光盤等現(xiàn)代檔案，還有各種珍貴標本、樣品等特殊醫(yī)學實物檔案。

（三）連續(xù)性、周期性強

疾病預(yù)防控制檔案連續(xù)性、周期性長的特點，是由預(yù)防醫(yī)學課題研究完成周期所決定的。比如，對傳染病疫情流行規(guī)律的認識和研究，或者一種傳染病如天花從發(fā)生到在世界范圍內(nèi)消滅的歷史周期長達179年。由此可以看出，疾病預(yù)防控制工作檔案為防治各種疾病發(fā)揮了重大作用，而這些資料的形成是日積月累的結(jié)果，不是一朝一夕就能完成的。

（四）內(nèi)容不可復(fù)得

疾病預(yù)防控制工作檔案是在特定時間、環(huán)境、條件下形成的，如疫情檔案資料的形成，就是疾病流行規(guī)律的見證，它是特定時間、特定環(huán)境條件下的現(xiàn)場記錄。經(jīng)過長期收集、積累、整理，它不僅成為有利用價值的疫情檔案資料，而且是各類傳染病逐步絕跡的歷史見證。疾病預(yù)防控制檔案是查驗真?zhèn)蔚牡谝皇仲Y料，具有不可辯駁的憑證作用。

二、疾控機構(gòu)實施檔案信息化建設(shè)的重要性和必要性

（一）檔案信息化建設(shè)是疾控機構(gòu)實施現(xiàn)代化管理的必然趨勢

長期以來，疾病預(yù)防控制工作檔案大多是以紙張的形式存在和管理的。對檔案內(nèi)容的收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能都以手工方式完成。由于工作量大、重復(fù)勞動多，造成工作效率低；檢索工具落后、檢索途徑少，造成檔案查閱不方便；庫房緊張、設(shè)備簡陋，檔案信息加工存貯、傳遞速度緩慢，致使大量檔案得不到開發(fā)利用。這種傳統(tǒng)的檔案管理方式，明顯表現(xiàn)出滯后性、低時效性和不齊全性，大大影響了工作效率和服務(wù)質(zhì)量[1]。計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的出現(xiàn)與發(fā)展，使疾控機構(gòu)檔案實施信息化管理成為發(fā)展的必然趨勢。利用現(xiàn)代化管理手段儲存各種疾控檔案信息，最大限度地解放了勞動力，使檔案的儲存、維護、查詢更加具有優(yōu)勢[2]，更加方便快捷，能極大地提高檔案信息的有效利用和資源共享，使檔案管理從封閉走向開放，從單純的保管利用職能向信息采集、管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，實現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、資源共享與科學管理，從而為社會和單位的全面建設(shè)與發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)，并滿足專業(yè)技術(shù)人員的最大信息需求。

（二）檔案信息化建設(shè)是疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的需要

隨著政府和社會對疾病預(yù)防控制工作重視程度的不斷提高，以及各種突發(fā)事件、傳染病的暴發(fā)以及新發(fā)傳染病的不斷出現(xiàn)，人們對疾病預(yù)防控制工作的要求也越來越高。疾控檔案作為疾控工作的重要組成部分，能為疾病流行發(fā)展規(guī)律、疫情的預(yù)警預(yù)測、突發(fā)公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急處置等重點業(yè)務(wù)工作的開展提供可靠的參考和依據(jù)。實現(xiàn)檔案信息化管理，可使疾控機構(gòu)充分利用日常工作中形成的文字、聲像等不同載體的檔案材料，及時掌握疾病的傳染源、傳播途徑、人群易感性、疫源地及流行過程，發(fā)現(xiàn)和分析出疾病流行規(guī)律，科學研判疫情發(fā)展趨勢，及時采取有效的干預(yù)措施，快速高效地控制疾病的傳播。同時，檔案信息化管理在推動重點學科建設(shè)、促進科研與教學方面也有較高的使用價值。

（三）檔案信息化建設(shè)是加快構(gòu)建高效公共衛(wèi)生體系建設(shè)的必然趨勢

公共衛(wèi)生體系建設(shè)是一項長期的、艱巨的、復(fù)雜的社會工程，對公共衛(wèi)生體系建設(shè)實施信息化管理是社會發(fā)展的必然趨勢。疾病預(yù)防控制體系作為公共衛(wèi)生體系建設(shè)的重要組成部分，充分利用疾控機構(gòu)檔案信息化管理平臺，將為構(gòu)建公共衛(wèi)生體系建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)、高效的信息資源。特別是疾控機構(gòu)檔案中的傳染病疫情、疾病監(jiān)測控制、公共衛(wèi)生監(jiān)測檢驗及疾控機構(gòu)建設(shè)、管理與技術(shù)科研發(fā)展中形成的大量歷史檔案、業(yè)務(wù)技術(shù)報告等，將為公共衛(wèi)生管理層制定相關(guān)政策提供科學、可靠的依據(jù)。

三、疾控機構(gòu)實施檔案信息化建設(shè)的具體措施

（一）充分認識檔案信息化建設(shè)的重要性，筑牢思想基礎(chǔ)

檔案信息化建設(shè)改變了原有的檔案資料管理模式，又由于其采用先進的數(shù)字和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對原有的管理人員和職工來說，拋棄了原來熟悉的工作方法，需要有一個學習和適應(yīng)的過程，開始時可能會增加工作量。為此，提高全體職工對疾病預(yù)防控制檔案信息資源有效保存重要性的認識，提高疾病預(yù)防控制檔案信息化管理的意識是首先要解決的問題。只有在充分認識檔案信息化建設(shè)是疾病預(yù)防控制機構(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展的必然要求和現(xiàn)代化管理的必然趨勢的基礎(chǔ)上，深刻理解疾病預(yù)防控制檔案信息化的目的意義，才能增強全體職工參與檔案信息化建設(shè)的自覺性。通過積極參與檔案資源信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)應(yīng)用，建立起有效、快捷的檔案信息化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案信息資源共享，使疾病預(yù)防控制檔案資源得到最大限度地開發(fā)和利用，為疾病預(yù)防控制工作的開展提供有力的信息保障。

（二）制定切實可行的管理制度，確保檔案信息管理的規(guī)范化

由于檔案信息化管理是一種新的管理模式，從一般的信息化管理具體到疾控中心的檔案資料，必須服從于、服務(wù)于疾病預(yù)防控制工作的特點，建立系統(tǒng)規(guī)范的管理制度[3]。首先， 要結(jié)合工作實際，制定切實可行的檔案信息化管理工作制度，明確電子檔案信息的歸檔標準，規(guī)范電子文件的生成方式、生成格式、傳遞方式以及保管方式，規(guī)范檔案信息收集、整理、存儲、傳送和發(fā)布程序，保證檔案信息的真實性與安全性。其次，要切實建立一整套科學規(guī)范的電子檔案管理工作流程、方法及原則，確保檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的科學性、便捷性及準確性。

（三）加強溝通，整體規(guī)劃、分步實施，實現(xiàn)整合與共享檔案信息資源

疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)工程，涉及面廣，建設(shè)周期長，統(tǒng)籌規(guī)劃尤為重要。在制定地區(qū)疾病預(yù)防控制信息化工作規(guī)劃時， 實現(xiàn)互相之間的“信息交流與資源共享”是一項重要的目標。規(guī)劃方案中要充分考慮整個地區(qū)統(tǒng)一的、無阻擋的信息交換平臺；充分考慮到日常業(yè)務(wù)運行信息管理系統(tǒng)與檔案信息管理平臺的結(jié)合；充分考慮本單位檔案信息管理平臺與相關(guān)部門（單位）交互的信息接口。因而在制定規(guī)劃的過程中，與上、下級和橫向部門的聯(lián)系溝通十分關(guān)鍵，要先易后難分步實施，取得諒解，達成共識，從而實現(xiàn)信息資源共享的目標。在進行檔案信息化建設(shè)的同時做好檔案信息利用工作，邊建邊用不斷完善。

（四）加強投入，配備和完善必須的軟硬件設(shè)施

基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，是檔案信息化的條件。主要包括各類存儲設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)等。只有建立合適的計算機網(wǎng)絡(luò)，才能充分發(fā)揮檔案信息化的整體效益。在硬件的投入上，應(yīng)避免盲目追求“高、精、尖”貪大求洋，不適當?shù)刭徺I過高的配置，如服務(wù)器、終端設(shè)備等，要進行充分的論證，以滿足使用為目標，在硬件設(shè)備更新?lián)Q代頻繁的今天，更應(yīng)預(yù)留一定的升級空間。在軟件的選擇上，不光要考慮其主要性能指標，更要考慮提供商的售后服務(wù)能力，確保系統(tǒng)的運行長期穩(wěn)定有效。

檔案信息是人類社會一種巨大的信息資源，疾病預(yù)防控制工作檔案是衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展不可缺少的重要組成部分。加快疾病預(yù)防控制機構(gòu)技術(shù)檔案信息化建設(shè)，對疾控機構(gòu)的自身建設(shè)與發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。檔案信息化不僅能為公共衛(wèi)生管理系統(tǒng)和其他應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)傳輸提供可靠平臺，還能實現(xiàn)各類疾病預(yù)防控制工作信息安全、快速傳遞[4]。各級疾控機構(gòu)要在上級衛(wèi)生主管部門的領(lǐng)導(dǎo)下，在檔案專業(yè)部門的指導(dǎo)和幫助下，要切實抓住機遇，努力學習和掌握當代先進的科學知識和科學手段，積極探索開發(fā)疾病預(yù)防控制檔案資源的途徑， 加快檔案工作融入信息化步伐，推進檔案信息化建設(shè)，促進疾控機構(gòu)檔案工作的跨越式發(fā)展，使檔案工作更好地為疾病預(yù)防控制事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的支持和保障，為維護廣大群眾的身體健康作出積極的貢獻。

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[1]彭韶霜．論高校檔案管理信息化建設(shè)[J]．湖南人文科技學院學報，2005（5）．

[2]曾瑞蓉．疾病預(yù)防控制中心檔案的信息化管理研究[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2014（1）．

[3]吳峰．信息化建設(shè)的思路[J]．疾控中心檔案信息化建設(shè)的實施策略，黑龍江檔案，2014（4）．

[4]王鳳．疾控檔案信息化管理思考[J]．辦公室業(yè)務(wù)，2013（3）．

（作者單位：泰安市疾病預(yù)防控制中心/青島市市北區(qū)社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心）