宋夏南/浙江省余姚市文化廣電新聞出版局

文化藝術(shù)檔案是指文化藝術(shù)單位和文化藝術(shù)工作者在文化交流、文化研究、社會文化、藝術(shù)創(chuàng)作、藝術(shù)演出、藝術(shù)教育、藝術(shù)研究等工作和活動中形成的，對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、實物等不同形式的記錄。創(chuàng)新縣級文化藝術(shù)檔案管理模式，通過一定方式將文化藝術(shù)檔案整合成為一個整體，確保文化藝術(shù)檔案的完整和安全，使其能夠全面、完整地反映各類文化藝術(shù)活動，并給相關(guān)單位與社會公眾查考與利用檔案帶來極大便利，從而為繁榮我國文化事業(yè)做出應(yīng)有貢獻，這是在當(dāng)前建設(shè)文化強省的時代背景下，縣級黨委、政府面臨的重要而緊迫的任務(wù)。

1 縣級文化藝術(shù)檔案管理模式的問題分析

1983年，文化部和國家檔案局聯(lián)合發(fā)布《藝術(shù)檔案工作暫行辦法》，明確規(guī)定將藝術(shù)檔案管理工作納入文化部門的職能范圍之中，但同時規(guī)定文化部門的藝術(shù)檔案管理范圍僅限于文化系統(tǒng)所產(chǎn)生的藝術(shù)檔案；2002年，文化部和國家檔案局又聯(lián)合發(fā)布《藝術(shù)檔案管理辦法》，對《藝術(shù)檔案工作暫行辦法》中的相關(guān)條目進行了補充與完善，然而其中第三條明確規(guī)定“文化部負責(zé)對全國文化系統(tǒng)藝術(shù)檔案工作的指導(dǎo)和管理”，由此可見，“升級”之后的《辦法》仍將文化部門藝術(shù)檔案管理范圍局限在文化系統(tǒng)所產(chǎn)生的藝術(shù)檔案之中，這就使得文化部門履行管理藝術(shù)檔案的職能受到極大限制。

1.1 管理范圍有很大局限

隨著我國經(jīng)濟社會快速發(fā)展，文化藝術(shù)創(chuàng)作和活動進入了前所未有的發(fā)展繁榮時期，各種文藝協(xié)會、民間文化組織、文化社團如雨后春筍般出現(xiàn)并快速發(fā)展，越來越多的民間文化人士活躍在文藝舞臺上，這些機構(gòu)和個人在開展豐富多彩的文化藝術(shù)活動中形成了大量檔案。然而由于這些機構(gòu)和個人不屬于政府文化系統(tǒng)，因此其在各種文化活動過程中形成的文化藝術(shù)檔案也不屬于文化部門的管轄范疇。實際上，大量檔案分散保管在有關(guān)機構(gòu)和個人手中，其完整性、安全性都得不到有效保障，其作用發(fā)揮更是難以得到保證。以余姚市為例可知，全市只有8個國有文化事業(yè)單位和21個鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道文化站形成的文化藝術(shù)檔案被納入市文化部門檔案管理體系中，此外，文聯(lián)、25個文化社團、45家民辦文化組織、29家民間職業(yè)劇團、70余位民間文化研究者形成的文化藝術(shù)檔案均不在市文化部門的管理范圍內(nèi)。

1.2 檔案全宗號分配復(fù)雜

其一，有檔案部門分配全宗號、且屬于文化系統(tǒng)的單位。如，文化部門下屬的文化館、專業(yè)劇團以及圖書館、博物館等單位，這些單位往往具有較高的檔案意識，檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力較強，能夠按照檔案整理的一般規(guī)范要求、結(jié)合文化藝術(shù)檔案整理的具體規(guī)則，有序開展檔案整理并確保檔案安全和提供利用。以余姚市為例，市文化系統(tǒng)單位的文化藝術(shù)檔案管理工作，在建立規(guī)章制度、安排專人負責(zé)方面做得比較好，開展工作的規(guī)范化程度比較高，這些單位每年都會形成大量內(nèi)容豐富、種類多樣的文化藝術(shù)檔案。

其二，有檔案全宗號、但不屬于文化系統(tǒng)的單位。這些單位對做好本單位文化藝術(shù)檔案工作的重要性有一定認識，但囿于較少得到本地區(qū)文化部門的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和培訓(xùn)，往往在開展檔案工作時不知從何下手，有些單位按照文書檔案工作要求整理文化藝術(shù)檔案，使得很多有價值的文化藝術(shù)檔案材料沒有得到及時收集和整理，單位文化藝術(shù)檔案的完整性、系統(tǒng)性都體現(xiàn)不出來。比如，公開出版期刊上刊登的文藝作品底稿、總工會舉辦的全市職工書畫比賽獲獎作品原件等都沒有被收集歸檔，這顯然是十分可惜的。

其三，沒有全宗號、也不屬于文化系統(tǒng)的單位。如，文聯(lián)下屬的協(xié)會、民間文化社團等單位，這些單位往往認識不到做好檔案工作的重要意義，更缺乏開展檔案工作的人員。這些單位在開展文化藝術(shù)活動過程中形成的有價值的材料，不在縣級文化部門的管理范圍之中，平時只是作為一般資料無序堆積在櫥柜或抽屜里，既沒有進行系統(tǒng)整理，也沒有予以安全保管，安全狀況堪憂。

2 創(chuàng)新文化藝術(shù)檔案管理模式的若干建議

2.1 建立縣級文化藝術(shù)檔案館

現(xiàn)有的文化藝術(shù)檔案資源管理模式，已經(jīng)難以滿足事業(yè)發(fā)展的客觀需求，必須創(chuàng)新管理理念與手段，樹立“大文化藝術(shù)檔案”理念，打破現(xiàn)有管理模式的局限，建立縣級文化藝術(shù)檔案館?？筛鶕?jù)《檔案法》和文化部《藝術(shù)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，由縣級文化藝術(shù)檔案館負責(zé)全縣文化藝術(shù)檔案資料的接收、征集和保管工作?？h級文化藝術(shù)檔案館不僅是縣域文化藝術(shù)檔案的聚集地，也是當(dāng)?shù)靥厣幕恼故緢鏊?，更是地域文化研究機構(gòu)和開展鄉(xiāng)土教育的重要課堂?？h級文化藝術(shù)檔案館屬于專門檔案館，可作為縣級國家綜合檔案館的分館存在，接受本地區(qū)檔案行政管理部門和文化部門的監(jiān)督指導(dǎo)。

2.2 開展多部門的相互協(xié)作

要在建立縣級文化藝術(shù)檔案館的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)多部門的相互協(xié)作。就余姚市而言，筆者建議由市分管領(lǐng)導(dǎo)牽頭，組建余姚市文化藝術(shù)檔案工作協(xié)調(diào)委員會，委員會由市檔案部門、文化部門、文聯(lián)、民政部門、工會等組成，各部門分別開展工作。其中，檔案部門負責(zé)開展業(yè)務(wù)工作監(jiān)管指導(dǎo)，如確定檔案收集范圍，并為所涉單位分配檔案全宗號；文化部門負責(zé)管理下屬文化單位和鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道文化站的檔案工作，這些單位的檔案工作意識較高、檔案工作基礎(chǔ)較好，應(yīng)繼續(xù)確保其良好工作態(tài)勢，并定期對相關(guān)工作成效進行總結(jié)和宣傳，提供可復(fù)制、可推廣的經(jīng)驗，幫助其他單位提升檔案管理水平；文聯(lián)負責(zé)管理作家協(xié)會、戲劇家協(xié)會、音樂家協(xié)會、舞蹈家協(xié)會、美術(shù)家協(xié)會、書法家協(xié)會、民間文藝家協(xié)會、收藏家協(xié)會、鄉(xiāng)賢研究會等所轄協(xié)會的檔案工作；民政部門負責(zé)管理全市登記在冊的民辦文化組織和社團的檔案管理工作，這些組織和社團包括藍溪文藝研究院、東海城市文化研究院、龍山文化藝術(shù)館、歷史名城文化研究會、姚劇研究會、姚江文化研究會等等。委員會定期將上述單位、部門、協(xié)會、民間文化團體形成的檔案進行匯總后移送文化藝術(shù)檔案館進行保管，還可利用文化藝術(shù)檔案館這一平臺，積極舉辦文化藝術(shù)檔案主題展覽以及組織專家學(xué)者開展學(xué)術(shù)研討等各類活動。

2.3 做好民間文化人士、民間文化工作者形成檔案的管理工作

民間文化人士、民間文化工作者包括非物質(zhì)文化遺產(chǎn)傳承人、自由作家、獨立文化研究者、文化名人等，他們或來自民間的文化團體，或自行開展文化工作，具有較強的獨立性。他們在多年的工作實踐中，形成了大量的具有重要價值的檔案，但長期以來，這些檔案缺乏有效管理，檔案作用無法發(fā)揮，檔案保管現(xiàn)狀堪憂。為此，縣文化部門須鼓勵民間文化人士、民間文化工作者按時移交形成的檔案材料，由縣文化部門對這些檔案材料進行妥善保管并及時數(shù)字化。當(dāng)然，應(yīng)尊重檔案形成者自行保管檔案的權(quán)利，不能強求統(tǒng)一管理。對那些愿意自行保管檔案的民間文化人士，縣文化部門應(yīng)積極有效地提升他們的檔案意識，使他們懂得如何保管好檔案。

2.4 建立并完善工作保障機制

把相關(guān)工作經(jīng)費列入地方年度財政預(yù)算中，確保工作經(jīng)費落到實處；建立培訓(xùn)交流制度，針對相關(guān)單位、部門和民間文化人士，由縣檔案部門舉辦檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)與再教育活動。新入職的檔案工作人員或從未接觸過檔案工作的民間文化人士，要著重提升其檔案工作意識、培訓(xùn)基本的業(yè)務(wù)知識和技能；對于具備一定工作經(jīng)驗的檔案工作人員和已接受過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)的民間文化人士，應(yīng)著重講授前瞻工作理論和業(yè)務(wù)知識與技能，使他們盡快適應(yīng)新形勢下的檔案工作需要；加強考核獎勵制度，制定詳細的考核規(guī)程、設(shè)定細致的量化指標(biāo)，針對相關(guān)單位、部門開展檔案工作年度考核，對取得出色工作成績、做出突出貢獻的單位或個人予以表彰并進行物質(zhì)和精神獎勵，并及時總結(jié)推廣工作經(jīng)驗和成效。