文·林玲玲

做好“六化”工作推進(jìn)直管公房檔案建設(shè)轉(zhuǎn)型升級(jí)

文·林玲玲

隨著國(guó)家物質(zhì)文明和精神文明的日益提高，人們對(duì)檔案工作地位作用的認(rèn)識(shí)發(fā)生了深刻轉(zhuǎn)變。直管公房與廣大人民群眾的利益息息相關(guān)，其檔案管理的重要性不言而喻，必須堅(jiān)持以“四個(gè)全面”戰(zhàn)略布局、“五大發(fā)展理念”為指導(dǎo)和引領(lǐng)，推動(dòng)檔案建設(shè)不斷轉(zhuǎn)型升級(jí)，更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展進(jìn)步需要、滿足人民群眾利益需求。為此，應(yīng)重點(diǎn)做好“六化”工作。

一、數(shù)字化

就是適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，積極創(chuàng)新，順勢(shì)而為，努力推動(dòng)由傳統(tǒng)建檔向數(shù)字強(qiáng)檔轉(zhuǎn)變。這樣，才能把握網(wǎng)絡(luò)數(shù)字技術(shù)飛速發(fā)展新要求，開創(chuàng)檔案工作新局面。2013年以前我市的直管公房檔案全部是紙質(zhì)檔案，存在不易保管、不方便查閱等諸多問題。2013年之后逐步實(shí)行了數(shù)字化，但還存在不少亟待解決的問題。首先，要抓好應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，主要包括檔案信息收集、檔案信息管理、檔案信息利用、檔案信息安全等軟件技術(shù)研發(fā)建設(shè)，即抓好平臺(tái)保障，這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的基礎(chǔ)。其次，要做好信息的采集和整理。直管公房管理涉及方方面面，需要完整采集和整理各個(gè)環(huán)節(jié)、各個(gè)要素的信息，不僅僅是公房資源狀態(tài)，還要有職能部門履責(zé)有關(guān)情況。再次，要及時(shí)抓好電子文件的形成。對(duì)相關(guān)信息要及時(shí)搞好電子存儲(chǔ)，分門別類形成數(shù)據(jù)庫(kù)，便于及時(shí)進(jìn)行網(wǎng)上查詢、傳輸和管理。

二、專業(yè)化

檔案建設(shè)在技術(shù)、設(shè)備和管理等方面都有很高的要求，沒有一支專門的人才隊(duì)伍是不行的。要始終把提高人的素質(zhì)放在第一位，這是檔案建設(shè)和管理轉(zhuǎn)型升級(jí)的成功之本。檔案工作人員除了應(yīng)具備廣博知識(shí)外，還要有一個(gè)結(jié)構(gòu)合理的人才群體，不僅需要檔案專業(yè)人才、計(jì)算機(jī)專業(yè)人才，更需要既懂檔案業(yè)務(wù)、又熟悉信息技術(shù)的復(fù)合型人才。要切實(shí)舍得投入，從人力、物力、財(cái)力上給予真心關(guān)注和重視，綜合采取骨干引進(jìn)、送學(xué)培訓(xùn)、在職帶訓(xùn)等方式，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)，特別是要跟進(jìn)當(dāng)前人事改革的大背景，轉(zhuǎn)變思想觀念，改進(jìn)工作方式，打造一專多能的人才隊(duì)伍，不能因人少活多誤情誤事，努力通過提高人員素質(zhì)、強(qiáng)化能力提高工作質(zhì)量效益。

三、動(dòng)態(tài)化

簡(jiǎn)而言之，就是必須使檔案相關(guān)信息，隨著事物本身的變化而隨時(shí)變化。當(dāng)前，有的單位雖然數(shù)據(jù)庫(kù)比較完備齊全，但更新不及時(shí)，成為“老黃歷”，有的甚至成了“僵尸網(wǎng)站”，給工作帶來很大不便，人民群眾意見也很大。檔案信息管理本身是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程，特別是公房管理信息，“動(dòng)”與“不動(dòng)”直接影響的是政府的誠(chéng)信、百姓的利益。因此，必須隨時(shí)保持?jǐn)?shù)據(jù)信息的更新。要不定期對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行清理整理，安排專人負(fù)責(zé)，并形成一種自覺。要在公房信息發(fā)生變動(dòng)的情況下，第一時(shí)間進(jìn)行修訂完善，確保信息的真實(shí)性準(zhǔn)確性。相關(guān)業(yè)務(wù)部門要積極配合，不能推一推動(dòng)一動(dòng)，要切實(shí)形成合力、成為常態(tài)。

四、開放化

建檔強(qiáng)檔的最終目的是為了利用。公房管理是一個(gè)民生工程，檔案建設(shè)和運(yùn)用不能“唯我所有”，關(guān)起門來自己看，而是要服務(wù)大眾，滿足人民所需。為此，要堅(jiān)持樹立開放思維，由封閉向公開、由重保管向重服務(wù)轉(zhuǎn)變，按照規(guī)定相關(guān)要求及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、向社會(huì)提供有價(jià)值的信息，不斷增強(qiáng)檔案服務(wù)現(xiàn)實(shí)的能力，努力實(shí)現(xiàn)“死檔案”向“活信息”轉(zhuǎn)變。要克服“守?cái)偂彼枷耄瑥?qiáng)化服務(wù)意識(shí)，以更加開闊的視野、更加積極的心態(tài)，抓好檔案的開發(fā)和利用，為區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展工作大局服務(wù)、為廣大人民群眾服務(wù)。

五、延伸化

檔案具有存憑、留史、資政、育人的作用。公房檔案是黨和政府加強(qiáng)公房管理的真實(shí)記錄，是促進(jìn)民生事業(yè)健康向前發(fā)展、維護(hù)人民群眾根本利益的重要依據(jù)。要善于利用公房檔案，分析、研究區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展、人民生活等狀況，及時(shí)向黨和政府提出參考建議，做到由“檔案庫(kù)”向“思想庫(kù)”轉(zhuǎn)變。就服務(wù)區(qū)域經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展而言，檔案信息資源作為管理要素參與管理活動(dòng)，通過檔案信息研究利用，有效降低經(jīng)濟(jì)管理的再投入成本，引導(dǎo)資金流和入住戶的合理流動(dòng)，支持決策科學(xué)有序而減少失誤，實(shí)現(xiàn)資源配置優(yōu)化。就服務(wù)人民群眾而言，可以通過研究檔案資料，吸取正反兩方面的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，更好地提高公房管理服務(wù)水平，增加社會(huì)大眾的獲得感和幸福感。

六、法治化

檔案建設(shè)、管理和運(yùn)用離不開政策法規(guī)體系的支持。從大的層面講，《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等法律法規(guī)，是加強(qiáng)檔案工作的基本法律依據(jù)。要牢固樹立法治觀念，依法管理檔案、依法保護(hù)檔案、依法利用檔案，推動(dòng)檔案管理由重行政管理向依法管理轉(zhuǎn)變。再落實(shí)到我們具體的行業(yè)，要研究細(xì)化相關(guān)規(guī)章制度。比如，直管公房檔案管理，要建立健全直管公房檔案的收集制度、直管公房檔案的整理制度、直管公房檔案的歸檔制度、直管公房檔案的查閱制度、檔案室管理的安全制度、檔案管理人員的崗位責(zé)任制、檔案管理人員的培訓(xùn)制度，等等。通過加強(qiáng)法治化管理，實(shí)現(xiàn)檔案工作的規(guī)范化精細(xì)化標(biāo)準(zhǔn)化。

［1］厚華東，陳靜.淺談加快推進(jìn)房產(chǎn)檔案數(shù)字化管理［J］業(yè)務(wù)建設(shè)， 2013.21（3）52-53

［2］張英奎，王妃，房彥君.大數(shù)據(jù)時(shí)代的企業(yè)檔案信息化建設(shè)［J］北京化工大學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版），2014，（3）

（作者單位：煙臺(tái)市住建局房產(chǎn)經(jīng)營(yíng)與物業(yè)服務(wù)中心）