山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)盂縣恒泰常順煤業(yè)有限公司 喬翱

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企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制現(xiàn)狀分析及對(duì)策

山西煤炭運(yùn)銷集團(tuán)盂縣恒泰常順煤業(yè)有限公司 喬翱

摘 要：近年來(lái)，隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)內(nèi)部控制越來(lái)越成為財(cái)務(wù)人員以及各位股東關(guān)注的焦點(diǎn)。而企業(yè)內(nèi)部控制又涉及各個(gè)方面，其中企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度更應(yīng)該是企業(yè)控制的重中之重。只有從最基礎(chǔ)的方面進(jìn)行控制，才能開(kāi)源節(jié)流，保證資源合理、有效的利用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的利潤(rùn)最大化。為此，本文從企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度出現(xiàn)的背景、面臨的現(xiàn)狀、形成的原因及采購(gòu)部門、公司領(lǐng)導(dǎo)等方面出發(fā)，進(jìn)行分析與論證。切實(shí)說(shuō)明采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度的重要性和必要性，對(duì)進(jìn)一步完善企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度，促進(jìn)企業(yè)未來(lái)發(fā)展問(wèn)題的解決具有很大的作用。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制 采購(gòu)業(yè)務(wù) 對(duì)策

經(jīng)濟(jì)全球化使更多國(guó)家知道，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部控制才可以保證企業(yè)的正常發(fā)展，才能促進(jìn)國(guó)家的繁榮昌盛。而市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和企業(yè)自身的發(fā)展使得單純依賴會(huì)計(jì)控制已經(jīng)無(wú)法滿足市場(chǎng)對(duì)于企業(yè)的要求，因此會(huì)計(jì)控制必須向風(fēng)險(xiǎn)控制發(fā)展，并且還要完善內(nèi)部控制，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部部門之間的進(jìn)一步分工與合作，便于對(duì)內(nèi)部控制機(jī)制進(jìn)行自我評(píng)估。

1 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程

自加入世界貿(mào)易組織以來(lái)，我國(guó)企業(yè)迅速發(fā)展，隨之而來(lái)也出現(xiàn)了各種問(wèn)題。如果不進(jìn)行內(nèi)部控制管理，中國(guó)企業(yè)將無(wú)法與其他國(guó)家的企業(yè)相抗衡，無(wú)法實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)久的生存。所以，實(shí)行內(nèi)部控制很有必要，但其中最重要的就是采購(gòu)業(yè)務(wù)。

采購(gòu)是指購(gòu)買物資(或接受勞務(wù))及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。企 業(yè)固定資產(chǎn)的購(gòu)買、原材料和其他低值易耗品的購(gòu)進(jìn)都屬于采購(gòu)業(yè)務(wù)?？梢哉f(shuō)，企業(yè)的運(yùn)行離不開(kāi)采購(gòu)，采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)正常經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)。采購(gòu)業(yè)務(wù)的流程是：采購(gòu)部門填寫(xiě)請(qǐng)購(gòu)單—采購(gòu)部門根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單上物品進(jìn)行詢價(jià)—企業(yè)與供貨方簽訂合同—企業(yè)付款的相關(guān)規(guī)定—供貨方按照合同履行—企業(yè)對(duì)收到供貨方提供的貨物進(jìn)行報(bào)檢—根據(jù)質(zhì)檢部門提供的質(zhì)檢單安排材料入庫(kù)。企業(yè)根據(jù)這些步驟進(jìn)行采購(gòu)。遵從全面性、重要性、制衡性、適應(yīng)性和成本效益性原則，將采購(gòu)活動(dòng)貫穿于經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的各個(gè)方面，受企業(yè)董事會(huì)、管理階層和其他企業(yè)人員的影響，也是企業(yè)所有人員應(yīng)共同遵守的準(zhǔn)則。

2 企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制問(wèn)題

2.1 企業(yè)內(nèi)部控制制度不健全

采購(gòu)業(yè)務(wù)直接與供應(yīng)商相連，采辦人員很容易受到金錢誘惑，在同一家或熟悉的商家訂購(gòu)貨物，就會(huì)出現(xiàn)拿回扣的現(xiàn)象；有些資產(chǎn)需要有大量專業(yè)知識(shí)的員工才能采購(gòu)恰當(dāng)，而相關(guān)知識(shí)不足的員工采購(gòu)容易出現(xiàn)各種問(wèn)題，不能有效地為商品生產(chǎn)提供服務(wù)；還有些業(yè)務(wù)屬于賒購(gòu)預(yù)定業(yè)務(wù)，預(yù)付款和定金的大量支出容易引起資金鏈斷裂，同時(shí)還要做好貨款收不回來(lái)的準(zhǔn)備；在出現(xiàn)退貨業(yè)務(wù)時(shí)沒(méi)有有效機(jī)制，很難一次性處理好相關(guān)問(wèn)題，因此造成多次消費(fèi)。

2.2 內(nèi)部控制的觀念不強(qiáng)

我國(guó)企業(yè)對(duì)內(nèi)控管理工作不夠重視，不能明確目前企業(yè)應(yīng)如何發(fā)展和朝著什么方向發(fā)展，這使得在保障企業(yè)正常的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中，只重視產(chǎn)品質(zhì)量和產(chǎn)量在全國(guó)各地的銷售情況及資產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)安全上的重要作用，但企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)內(nèi)控管理工作僅僅停留在管理工作的開(kāi)展情況的監(jiān)督上，使得內(nèi)控管理沒(méi)有發(fā)揮它所擁有的效力。

2.3 風(fēng)險(xiǎn)管控意識(shí)十分薄弱

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制中，企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)涉及企業(yè)生產(chǎn)發(fā)展的各個(gè)方面。面臨這樣的情況，企業(yè)要盡全力收集可以進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的相關(guān)信息，注意哪些內(nèi)外部環(huán)境是提高風(fēng)險(xiǎn)的因素，再開(kāi)始進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)分析?？梢圆捎枚ㄐ耘c定量相結(jié)合的方法進(jìn)行分析。得到分析結(jié)果后，要據(jù)此提出有利于企業(yè)發(fā)展的策略。

3 采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控存在問(wèn)題的原因分析

采購(gòu)業(yè)務(wù)分為七個(gè)環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有出現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)的原因。

3.1 請(qǐng)購(gòu)

請(qǐng)購(gòu)是個(gè)人或單位因?yàn)樯a(chǎn)需要購(gòu)買一種或幾種原材料，按照一定格式填寫(xiě)為獲取這些材料的相關(guān)單據(jù)的過(guò)程。請(qǐng)購(gòu)時(shí)要按照請(qǐng)購(gòu)單上的所有內(nèi)容完整、清晰地填寫(xiě)，填寫(xiě)完畢讓公司領(lǐng)導(dǎo)審核后及時(shí)交給采購(gòu)部門；然后請(qǐng)購(gòu)部門須讓采購(gòu)部門接收人在接到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)進(jìn)行簽收，充當(dāng)請(qǐng)購(gòu)部門備份的憑證；遇到急需物資，領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以用打電話或發(fā)郵件的形式，征得同意后提報(bào)采購(gòu)部門，等領(lǐng)導(dǎo)回來(lái)后，再補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)；在對(duì)請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行更改或補(bǔ)充時(shí)，要以書(shū)面形式報(bào)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，然后再交給采購(gòu)部門。

一般公司在請(qǐng)購(gòu)接收時(shí)未注意以下內(nèi)容。

接收時(shí)：采購(gòu)部門沒(méi)有在收到請(qǐng)購(gòu)單時(shí)注意請(qǐng)購(gòu)單上的內(nèi)容是否填寫(xiě)完畢，是否符合單位規(guī)定，是否是單位緊急需要的材料，是否可以延期購(gòu)買，是否有領(lǐng)導(dǎo)簽字；請(qǐng)購(gòu)單上沒(méi)有遵照計(jì)劃、名稱規(guī)格不清晰、不完整的，圖紙、技術(shù)等資料不齊全的，庫(kù)存積壓的材料不采購(gòu)；采購(gòu)時(shí)沒(méi)有與倉(cāng)庫(kù)管理人員核對(duì)，看是否應(yīng)補(bǔ)充申請(qǐng)的材料；對(duì)于不符合規(guī)定和不被領(lǐng)導(dǎo)允許的材料，采購(gòu)部沒(méi)有及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門。

分發(fā)時(shí)：采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單后，沒(méi)有按照企業(yè)內(nèi)部的人員分工和崗位責(zé)任制進(jìn)行處理；對(duì)于急需采購(gòu)的材料并沒(méi)有首先進(jìn)行采購(gòu)；無(wú)法在滿足請(qǐng)購(gòu)部門規(guī)定的期限內(nèi)采購(gòu)相關(guān)材料，沒(méi)有及時(shí)通知請(qǐng)購(gòu)部門；重要項(xiàng)目的采購(gòu)在采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行前沒(méi)有再次與領(lǐng)導(dǎo)協(xié)商，聽(tīng)取相關(guān)建議。

3.2 詢價(jià)

詢價(jià)就是我們理解的詢問(wèn)價(jià)格。但是，這詢問(wèn)價(jià)格也有很大的學(xué)問(wèn)，需要規(guī)定來(lái)約束。

在詢價(jià)時(shí)，采購(gòu)人員容易看不全請(qǐng)購(gòu)單上的內(nèi)容，理解不了請(qǐng)購(gòu)部門給出的相關(guān)圖紙和其技術(shù)要求，會(huì)遇到不解的問(wèn)題；在面對(duì)緊急情況需購(gòu)買的材料時(shí)，沒(méi)有優(yōu)先處理，保證企業(yè)生產(chǎn)的正常運(yùn)行；所有采購(gòu)項(xiàng)目沒(méi)有直接與生產(chǎn)廠家或生產(chǎn)商取得聯(lián)系，詢問(wèn)價(jià)格，而是通過(guò)各種中間商詢價(jià)，造成價(jià)格差，不利于公司的發(fā)展；在采購(gòu)過(guò)程中如果發(fā)現(xiàn)有低價(jià)可以替代的材料，采購(gòu)部門沒(méi)有與請(qǐng)購(gòu)部門取得聯(lián)系，看是否可以購(gòu)買這些材料用于企業(yè)的日常生產(chǎn)；詢價(jià)時(shí)遇到特殊情況，沒(méi)有寫(xiě)書(shū)面申請(qǐng)向領(lǐng)導(dǎo)表明情況，請(qǐng)求領(lǐng)導(dǎo)的批示。

3.3 合同的簽訂

本文所說(shuō)的合同是雙方企業(yè)之間簽訂的，關(guān)于設(shè)立、變更、終止民事關(guān)系的協(xié)議。合法的合同受法律的保護(hù)，有遇到侵權(quán)行為可以請(qǐng)求法律支持和保護(hù)。而廣義的合同就是說(shuō)法律部門規(guī)定的權(quán)利與義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。

合同簽訂時(shí)是有規(guī)定的，有些公司會(huì)在以下方面出現(xiàn)問(wèn)題：若是合同涉及公司機(jī)密，沒(méi)有注意嚴(yán)格保密；訂立合同時(shí)沒(méi)有注意將各種風(fēng)險(xiǎn)降到最低；為防止合同追加時(shí)無(wú)依據(jù)可尋，供貨方要提供報(bào)價(jià)清單而企業(yè)沒(méi)有注意，未提醒供貨方提供訂單或未將清單取回；購(gòu)買的材料價(jià)值變大或者有專業(yè)用法，未請(qǐng)供貨商派遣代表幫忙清點(diǎn)或教會(huì)廠里相關(guān)人員使用；對(duì)于材料的保質(zhì)期沒(méi)有明確從什么時(shí)候開(kāi)始，盡量要求延長(zhǎng)保質(zhì)期限；約定詳細(xì)的發(fā)票提供時(shí)間，沒(méi)有做到信息的及時(shí)反饋；對(duì)于不同的合同，付款方式一成不變，死板按照統(tǒng)一格式做出不利于企業(yè)的事；合同沒(méi)有檢查完畢，就找領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司的公章；沒(méi)有把簽訂好的合同送給財(cái)務(wù)部和合同保管部。

3.4 付款的相關(guān)要求

付款時(shí)，按照進(jìn)度付款的采購(gòu)項(xiàng)目沒(méi)有確保付款的正確性，沒(méi)有等檢測(cè)合格后才付款；按照合同規(guī)定的時(shí)間付款時(shí)，沒(méi)有把相關(guān)手續(xù)準(zhǔn)備齊全就報(bào)由財(cái)務(wù)部付款；財(cái)務(wù)部接到付款通知后，沒(méi)有盡量在3天內(nèi)付款，以致影響到企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的正常運(yùn)行，造成了不必要的損失。

3.5 合同的執(zhí)行

已經(jīng)簽訂的合同，采購(gòu)部門的領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有指定專人負(fù)責(zé)跟進(jìn)，領(lǐng)導(dǎo)僅負(fù)責(zé)監(jiān)督，出現(xiàn)突發(fā)事件，采購(gòu)部門沒(méi)有及時(shí)提出意見(jiàn)和補(bǔ)救措施并通知請(qǐng)購(gòu)部門和總領(lǐng)導(dǎo)，做出對(duì)相關(guān)事件的解釋說(shuō)明；如果遇到合同沒(méi)有規(guī)定的事情，雙方企業(yè)應(yīng)就這一事件達(dá)成共識(shí)，補(bǔ)充到合同上而不是僅一方同意就擅自決定合同該如何履行。

3.6 報(bào)檢的相關(guān)說(shuō)明

供貨商沒(méi)有按照合同履行自己的職責(zé)，或采購(gòu)部門沒(méi)有及時(shí)通知質(zhì)量檢測(cè)部門進(jìn)行檢測(cè)并驗(yàn)收；對(duì)于不同合同的不同材料，沒(méi)有按照不同的規(guī)定進(jìn)行檢測(cè)，使得部分企業(yè)為追求效率而在材料使用時(shí)才發(fā)現(xiàn)問(wèn)題；質(zhì)檢部門在檢測(cè)后要出具檢測(cè)報(bào)告，檢測(cè)不合格的要監(jiān)督企業(yè)進(jìn)行整改，但企業(yè)為取得利潤(rùn)直接出售；還有，企業(yè)的生活和辦公用品不能夠進(jìn)行檢測(cè)，有些企業(yè)財(cái)務(wù)部門對(duì)此沒(méi)有注意到。

3.7 入庫(kù)的相關(guān)事項(xiàng)

入庫(kù)前，企業(yè)的材料除生活和辦公用品外，都得由質(zhì)檢部門進(jìn)行檢測(cè)，但企業(yè)沒(méi)有送給質(zhì)檢部門進(jìn)行檢測(cè)；在材料運(yùn)達(dá)公司前，采購(gòu)部門沒(méi)有通知請(qǐng)購(gòu)部門安排人員進(jìn)行接收準(zhǔn)備，在到達(dá)后請(qǐng)購(gòu)部門沒(méi)有安排人進(jìn)行接收并查點(diǎn)；對(duì)于質(zhì)檢部門已經(jīng)驗(yàn)收的材料，請(qǐng)購(gòu)部門沒(méi)有及時(shí)將其入庫(kù)、出具清單交給相關(guān)部門登記；質(zhì)檢不合格的材料沒(méi)有要求及時(shí)退回，沒(méi)有要求供貨方重新發(fā)貨。

4 加強(qiáng)采購(gòu)內(nèi)部控制的相關(guān)措施

在制定請(qǐng)購(gòu)和采購(gòu)計(jì)劃時(shí)，應(yīng)注意：(1)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目等部門在編訂計(jì)劃時(shí)，要按照實(shí)際的需要，準(zhǔn)確寫(xiě)明數(shù)量、規(guī)格和相關(guān)要求；(2)采購(gòu)計(jì)劃是企業(yè)一年生產(chǎn)計(jì)劃的重要部分，在寫(xiě)計(jì)劃時(shí)要核實(shí)存貨數(shù)量，確保數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，防止出現(xiàn)購(gòu)買過(guò)多或購(gòu)買不足的情況，影響企業(yè)的日?；顒?dòng)；(3)采購(gòu)計(jì)劃也可以不單獨(dú)編制，而是融入企業(yè)的年度預(yù)算中。

選擇供貨商時(shí)要注意：(1)使用對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估的制度，對(duì)所有供貨商提供的產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)和服務(wù)進(jìn)行驗(yàn)證，確保企業(yè)利益不受到損害；(2)采購(gòu)部門要在公平、公正的基礎(chǔ)上選擇供貨商，不能選擇對(duì)企業(yè)不利、對(duì)自己有利的供貨商，這就違反了法律規(guī)定，要受到法律的制裁；(3)建立供貨商聯(lián)系表，把他們的信息清晰地填好，做成表格，便于下次使用時(shí)直接找到。

確定采購(gòu)價(jià)格時(shí)：(1)要采用詢比或招標(biāo)采購(gòu)等方法，規(guī)定采購(gòu)價(jià)格；(2)采購(gòu)部門要定期進(jìn)行合理的成本價(jià)與市價(jià)的比較，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，使下次定價(jià)時(shí)能夠達(dá)到合情合理的效果。

驗(yàn)收時(shí)要注意：(1)材料是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，要請(qǐng)質(zhì)檢部門進(jìn)行檢測(cè)，合格后入庫(kù)；(2)驗(yàn)收合格的材料要填寫(xiě)入庫(kù)憑證，交給財(cái)務(wù)部門；(3)驗(yàn)收中出現(xiàn)的異常情況，要及時(shí)查明原因，找到解決的辦法；(4)對(duì)不合格的材料，要及時(shí)辦理退貨或索賠手續(xù)。

在付款時(shí)，更要注意：(1)審查采購(gòu)發(fā)票的準(zhǔn)確性、合法性和有效性，重視對(duì)付款過(guò)程的控制和跟蹤，發(fā)現(xiàn)意外情況，及時(shí)拒絕付款；(2)選擇合理的方式進(jìn)行付款，例如有現(xiàn)金直接支付、銀行匯票支付或商業(yè)匯票支付等；(3)加強(qiáng)預(yù)付款項(xiàng)的管理力度，全面分析預(yù)付款項(xiàng)的期限和不可回收幾率，使得企業(yè)資金能夠有效收回。

5 結(jié)語(yǔ)

為了加快企業(yè)發(fā)展，必須高度重視企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)控制度中采購(gòu)業(yè)務(wù)的相關(guān)問(wèn)題，應(yīng)該從企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的請(qǐng)購(gòu)入手，全面理解企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的重要意義和價(jià)值，對(duì)當(dāng)前采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行全面系統(tǒng)的分析，形成具體的、可施行的制度，使企業(yè)會(huì)計(jì)內(nèi)控制度更好地發(fā)揮出監(jiān)督、制約、管理、服務(wù)和保障的功能，為企業(yè)的發(fā)展保駕護(hù)航。

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中圖分類號(hào)：F274

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：2096-0298(2016)02(a)-023-03