董麗彬沈陽理工大學(xué)

淺談加快高校檔案信息化建設(shè)

董麗彬
沈陽理工大學(xué)

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校檔案信息化建設(shè)成為當(dāng)務(wù)之急。成為當(dāng)前高校檔案管理工作者認(rèn)真思考和不斷探索的問題。要想為科技檔案使用者提供更好的服務(wù)，檔案工作者必須創(chuàng)新服務(wù)理念、服務(wù)手段和服務(wù)能力，從而使學(xué)校工作更好的發(fā)展。

檔案工作；信息化

高校檔案信息化建設(shè)是高校檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)的發(fā)展客觀要求。檔案工作發(fā)展速度很快，規(guī)模也是越來越大，相對檔案部門的數(shù)量和門類增多，由原先十大類迅速增加到現(xiàn)今十二大類，增加了電子檔案和聲像檔案，從過去的紙質(zhì)檔案增加了以磁盤、光盤多種類型為載體的檔案。此外，還有很多高校建立校史館對校史進(jìn)行研究，成立教學(xué)評估專家組對教學(xué)評估及科學(xué)研究等方面進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，很多高校利用檔案中蘊(yùn)藏的豐富信息為教學(xué)科研工作中發(fā)揮了不可替代的作用。因些，加快檔案的現(xiàn)代化建設(shè)的進(jìn)程，是高校檔案信息化化建設(shè)首要任務(wù)，以創(chuàng)新發(fā)展為契機(jī)，給利用者提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

一、檔案實(shí)體管理模式創(chuàng)新

檔案信息化是根據(jù)檔案工作實(shí)際情況,在檔案管理過程中,根據(jù)運(yùn)用現(xiàn)代化信息技術(shù),對庫存檔案資料信息進(jìn)行處理,開發(fā)檔案信息資源提供各方面利用.高校檔案信息化,就是從實(shí)現(xiàn)檔案信息化和網(wǎng)絡(luò)化,實(shí)現(xiàn)檔案信息接收、傳遞、存儲(chǔ)和提供利用的具體化,達(dá)到檔案信息資源的共享,由此可見,信息化是檔案管理工作的必由之路.作為高校檔案管理者,應(yīng)樹立強(qiáng)烈的職業(yè)創(chuàng)新意識(shí),以現(xiàn)代化的信息資源和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)為依托，利用高科技手段和計(jì)算機(jī)設(shè)備提高管理綜合檔案的能力,實(shí)現(xiàn)館藏檔案資源數(shù)字化和資源化共享,我們學(xué)校正在努力規(guī)劃和實(shí)施方案，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)信息化。因此，我們在原有的基礎(chǔ)上，更進(jìn)一步提出符合自己整改方案，使學(xué)校檔案館配置設(shè)備上進(jìn)入先進(jìn)行列，使軟件和硬件者能答到要求，加快館藏檔案數(shù)字化的進(jìn)程。除規(guī)劃和具體實(shí)施外還應(yīng)購置一些專用技術(shù)設(shè)備等。如：配備一些計(jì)算機(jī)、高清掃描儀、復(fù)印設(shè)備等。使高等學(xué)校在規(guī)范管理和標(biāo)準(zhǔn)化管理上更加完善，檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)工作和信息資源共享建設(shè)方面具有創(chuàng)新服務(wù)機(jī)制，檔案管理工作在新形勢下發(fā)揮服務(wù)功能，提高檔案工作服務(wù)質(zhì)量，為檔案利用者提供準(zhǔn)確快捷的服務(wù)。

二、檔案服務(wù)管理方式創(chuàng)新

1、建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”.檔案館與各有關(guān)部門加強(qiáng)密切聯(lián)系,建立“電子檔案數(shù)據(jù)管理中心”.電子檔案數(shù)據(jù)管理中心集中管理網(wǎng)站內(nèi)各單位的歸檔的電子文件,并在網(wǎng)站提供有限制性或非保密電子文件查詢,利用服務(wù)項(xiàng)目,充分發(fā)揮利用率高的優(yōu)勢,實(shí)現(xiàn)檔案資源最大化共享.其優(yōu)點(diǎn)是覆蓋面廣、豐富,利用率高。

2、實(shí)行在線檔案服務(wù)方式.檔案管理部門,主要是通過查檔人員到檔案室調(diào)閱檔案來實(shí)現(xiàn)檔案信息利用,這些檔案利用方式的效率不高,有時(shí)還有可能查閱的不完整,沒有機(jī)查檔案準(zhǔn)確,其檔案價(jià)值得不到發(fā)揮.因此,傳統(tǒng)的檔案利用方式就相應(yīng)要有所改變,需要提供更加快捷的新服務(wù),在線檔案服務(wù)便是這樣一種方式。

3、開展現(xiàn)行文件閱覽服務(wù).為適應(yīng)新形勢的要求,進(jìn)一步轉(zhuǎn)變工伯職能,提高工作效率,建立現(xiàn)行文件閱覽服務(wù),以全方位、多層次、多方式為社會(huì)提供現(xiàn)行文件查閱服務(wù)工作,最大化的滿足社會(huì),提高工作效率和服務(wù)水平。

三、檔案管理還存在一定不足

隨著社會(huì)的發(fā)展和進(jìn)步,對科技檔案管理工作提出更高的要求,科技檔案管理工作中存在一定的不足,為了使科技檔案管理能夠與時(shí)俱進(jìn),實(shí)現(xiàn)科技檔案管理科學(xué)化和規(guī)范化,使其與現(xiàn)代化檔案管理方式相適應(yīng),就必須克服檔案管理中存在不足的現(xiàn)象發(fā)生,采取有效的措施加以完善。

1、檔案信息化建設(shè)重視不夠.學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案館工作不夠重視,在設(shè)備、資金等方面投入不多,現(xiàn)在設(shè)備滿足不了工作需要,服務(wù)器急需更新升級,庫房嚴(yán)重緊張等問題需要解決.因此,館內(nèi)人員要及時(shí)和領(lǐng)導(dǎo)反映和溝通,取得領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作的重視,為檔案工作增加設(shè)備及經(jīng)費(fèi),使檔案信息化建設(shè)有基礎(chǔ)保障。

2、檔案信息化系統(tǒng)安全有待提高.信息化建設(shè)過程中一定會(huì)與網(wǎng)絡(luò)有著緊密聯(lián)系,一些保密信息被竊取可能性很大,確保網(wǎng)絡(luò)安全是非常重要的.因此,我們要采取一切措施,建立完善管理體系,防范于檔案信息資源泄密,避免檔案管理工作保密問題發(fā)生。

3、檔案工作缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)管理人員.隨著信息化建設(shè)步伐不斷加快,檔案信息化建設(shè)已提上檔案事業(yè)發(fā)展的重要議事日程,檔案部門缺乏即懂檔案現(xiàn)代化管理方面知識(shí)和技能,又掌握計(jì)算機(jī)管理等現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段的全能型人才.長期以來,由于眾所周知,檔案部門想要的人要不到,想留的人留不住,再加上教育結(jié)構(gòu)不合理,沒有采取有效措施行業(yè)內(nèi)部培訓(xùn)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才,這樣技術(shù)人才得不到保障,近幾年我們館內(nèi)一直都在申請調(diào)入計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,都沒有落實(shí)到位,現(xiàn)階段即使完善設(shè)施也不能實(shí)現(xiàn)設(shè)備和人員完美組合,不能充分發(fā)揮信息現(xiàn)代化的作用.嚴(yán)重制約了檔案現(xiàn)代化信息化建設(shè)。

總之,檔案管理信息化建設(shè)對于學(xué)校和我國教育都有十分重要的意義,是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢.各類學(xué)校應(yīng)該根據(jù)自己的情況建立屬于自己的檔案管理系統(tǒng),對于出現(xiàn)問題進(jìn)行及時(shí)的分析,克服一切不利因素,投入盡量多的人力和物力,采取有效措施保證檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行,以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。高校檔案正處于從傳統(tǒng)管理向信息化管理的過渡時(shí)期，檔案信息化建設(shè)是社會(huì)信息化對檔案工作提出的必然要求，也是檔案工作由手工操作向現(xiàn)化代方式轉(zhuǎn)變，由實(shí)體檔案化管理向信息化管理發(fā)展必然選擇，使高校檔案工作在信息化建設(shè)中實(shí)現(xiàn)跨越發(fā)展。

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