陳旭巍吉林省洮南市價格認證中心

檔案管理現(xiàn)代化建設探究

陳旭巍
吉林省洮南市價格認證中心

隨著現(xiàn)代技術的不斷發(fā)展，對于檔案管理也有了新的要求，也是檔案管理與時俱進的象征。在近些年來，檔案管理發(fā)展良好，現(xiàn)代技術逐步滲透到檔案管理當中，促進了檔案管理的條理化、數(shù)據(jù)化，使其得到了一定的發(fā)展。然而檔案管理的現(xiàn)代化速度仍舊趕不上時代的發(fā)展速度，在現(xiàn)代的檔案管理當中還存在諸多問題。本文依據(jù)檔案管理當中存在的問題進行分析，并提出了一些簡略的解決策略。

檔案管理；現(xiàn)代化；建設

隨著社會的發(fā)展，信息化從理論和技術手段等方面對于檔案管理的現(xiàn)代化進程產(chǎn)生了巨大的影響，并使檔案管理的現(xiàn)代化有了新的內涵。因此，我們要正視并把握新時期檔案管理的發(fā)展趨勢與要求，站在新的起點上進行自我的進步與完善，以新思路、新方法推進檔案管理的現(xiàn)代化、信息化，從而促進檔案管理的發(fā)展與進步，為國家的現(xiàn)代化做出貢獻。

一、檔案管理現(xiàn)代化含義及意義

1、檔案管理現(xiàn)代化含義

檔案管理現(xiàn)代化是指檔案管理工作在先進思想的指導下，運用現(xiàn)代化的管理技術與手段進行的檔案管理工作。使其從傳統(tǒng)的管理方法轉變?yōu)楦鼮楸憬莸默F(xiàn)代化管理方法，適應社會的現(xiàn)代化發(fā)展。隨著社會的發(fā)展，要求檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化，現(xiàn)代化的發(fā)展既能實現(xiàn)自身工作效率的提升、又能為社會發(fā)展創(chuàng)建一定的經(jīng)濟效益，對于社會的現(xiàn)代化有著推動作用。不斷進步的社會要求與之符合的檔案管理，也促進著檔案管理的現(xiàn)代化。

檔案管理的現(xiàn)代化主要包含三個方面：（1）運用先進的科學技術，將檔案管理進行數(shù)字化處理，提高檔案的保管質量，并延長檔案的壽命。（2）在網(wǎng)絡化的背景下，創(chuàng)建相應的檔案管理資源庫，為社會中的資源共享提供便利。（3）收集、歸納與整理電子文件。

2、檔案管理現(xiàn)代化意義

（1）隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，社會各個領域都在逐步實現(xiàn)信息的數(shù)字化，因此，檔案管理順應時代的發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化，提高管理效率，改變傳統(tǒng)管理模式就顯得尤為重要。

（2）信息化的檔案管理模式，對于檔案的管理、保存、維護與查找都具有重大的意義與價值。傳統(tǒng)紙質的檔案管理隨著時間的推移，很容易造成損壞與資料遺失，揮著在自然災害中被損毀。而現(xiàn)代化的檔案管理則更更為安全的保護檔案資源，并且實現(xiàn)資源的共享，有效提高了檔案管理質量。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

1、缺乏檔案管理現(xiàn)代化的認識

缺乏檔案管理現(xiàn)代化的認識，對其重要性與必要性認識較淺，不能促進檔案管理的現(xiàn)代化。還有很多的檔案管理單位采用傳統(tǒng)的管理模式，管理效率低下，耗時耗力，且對于檔案的查找也存在諸多不便，阻礙了檔案管理的現(xiàn)代化。

2、缺乏現(xiàn)代化管理人才

檔案管理的現(xiàn)代化，首先需要相應的人才投入，才能實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。而相應的檔案管理人才必須具備一定的信息技術，能利用新技術進行檔案的管理、維護與更新。其次，要求檔案管理人員具備一定的專業(yè)技能，從而服務于檔案管理工作。而現(xiàn)在的檔案管理人員對于信息技術的掌握程度較低，難以實現(xiàn)檔案管理的數(shù)據(jù)化管理，對于檔案管理的現(xiàn)代化知之甚少，不能促進檔案管理的現(xiàn)代化。

3、管理設備落后，技術短缺

現(xiàn)在檔案管理設備資金投入不足，對于現(xiàn)代化的設備引入較少，造成其難以實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。并且對于檔案管理的人才要求較低，工資水平較低，難以吸引優(yōu)秀人才，造成技術上的短缺這些因素都阻礙了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

4、缺乏檔案管理工作的規(guī)范性

檔案管理的現(xiàn)代化不僅需要現(xiàn)代化的設備，它更需要多個方面的協(xié)調配合，共同制約形成一個有機的整體。而目前的檔案管理還存在規(guī)范性低下，標準化低的現(xiàn)象，在很多的企業(yè)與單位當中缺乏完整的檢索工具，案卷質量不高的現(xiàn)象。這些問題都使得檔案管理難以實現(xiàn)現(xiàn)代化。

三、提高檔案管理現(xiàn)代化的管理策略

1、加強檔案管理現(xiàn)代化的宣傳，提高認識

要想解決檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題，首先要使相關的人員認識到檔案管理現(xiàn)代化的重要性，從而自主增強檔案管理現(xiàn)代化的認知，樹立檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識。應從以下幾點著手：（1）檔案管理工作者要改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，認識到檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展必然。（2）在社會上，加強檔案管理現(xiàn)代化的宣傳力度，使人們深入認識檔案管理現(xiàn)代化的理論知識、改變人們的觀念，為檔案管理的現(xiàn)代化提供便捷。

2、提高現(xiàn)代化管理人才的總體素質

檔案管理的現(xiàn)代化需要檔案管理人才對于計算機技術有一定的掌握，從而推動檔案管理的數(shù)據(jù)化，推動檔案管理現(xiàn)代化的進程。這就要求檔案管理人員必須學會計算機技術，對于相應的電子軟件有一定的認識與掌握，能進行電子信息的存儲、維護與運用，確保檔案管理工作的有序、正常進行。因此，要不斷提高檔案管理人才的綜合素質，使其適應時代的發(fā)展需求，積極引進高技術人才，并定期對檔案管理人才進行培訓，形成一個有質量的管理團隊，從而促進檔案管理的現(xiàn)代化。

3、引進先進的檔案管理設備

由于我國對于檔案管理現(xiàn)代化的認知不足，造成檔案管理設備落后并且技術短缺。這就要求各單位領導加強對于現(xiàn)代化設備的認識，從而加大資金投入力度，并注重引進相應人才，為檔案管理的現(xiàn)代化提供可能。

4、為檔案管理現(xiàn)代化構建一定的原則

針對現(xiàn)在檔案管理現(xiàn)代化工作還存在的問題，為防止檔案管理出現(xiàn)無規(guī)則現(xiàn)象，必須為檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)建一定的原則，從而形成良好的檔案管理秩序，促進檔案管理的現(xiàn)代化。為檔案管理創(chuàng)設一定的原則，在一定程度上能為檔案管理的穩(wěn)步發(fā)展提高保障，為其創(chuàng)建一個良好的發(fā)展環(huán)境。要想制定檔案管理的規(guī)范化原則，首先要了解該行業(yè)內部的基本情況，并取得行業(yè)內部的認可與贊同，才能構建檔案管理現(xiàn)代化的規(guī)則，為其發(fā)展創(chuàng)建高速、穩(wěn)健的發(fā)展條件與環(huán)境。其次，要有一定的技術與理論的支撐，才能為檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展提供有力保障。

總之，在高速發(fā)展的現(xiàn)代化社會，檔案管理的現(xiàn)代化勢在必行。因此，要針對現(xiàn)在檔案管理中存在的問題，尋找相應的解決策略，從而實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化與標準化，提高檔案管理質量，促進社會的現(xiàn)代化發(fā)展。

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