黃劍飛

（福建農(nóng)林大學(xué) 材料工程學(xué)院，福建 福州 350002）

提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實(shí)”

黃劍飛

（福建農(nóng)林大學(xué) 材料工程學(xué)院，福建 福州 350002）

學(xué)院辦公室作為學(xué)院的核心部門，在學(xué)院發(fā)展壯大過程中扮演著重要角色，發(fā)揮著不可替代的作用。目前，我國(guó)高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作存在一些問題，影響學(xué)院工作，制約學(xué)院發(fā)展?！叭龂?yán)三實(shí)”作為習(xí)近平總書記管理哲學(xué)的精華，為提升辦公室行政管理效能指明了方向：“三嚴(yán)”用以提升行政管理者素質(zhì)，“三實(shí)”用以取得行政管理實(shí)效。

高校二級(jí)學(xué)院 辦公室行政管理 效能提升 “三嚴(yán)三實(shí)”

高校二級(jí)學(xué)院作為高校的二級(jí)管理機(jī)構(gòu)，隸屬高校管理體制，同時(shí)具有一定的獨(dú)立性。在高校發(fā)展中，完成高校管理層下達(dá)的任務(wù)，與其他學(xué)院一起共同推動(dòng)學(xué)校發(fā)展。在自我發(fā)展中，學(xué)院作為獨(dú)立個(gè)體制訂并實(shí)施本學(xué)院的發(fā)展計(jì)劃，對(duì)外進(jìn)行交流合作。隨著高校管理體制的不斷改革，高校二級(jí)管理制度不斷完善，高校行政管理權(quán)利不斷下放，高校二級(jí)學(xué)院的行政管理工作工作量越來越大，責(zé)任越來越重。因此，改進(jìn)辦公室行政管理工作，提升辦公室行政管理效能顯得刻不容緩。

2014年3月9日，習(xí)近平總書記在中華人民共和國(guó)第十二屆全國(guó)人民代表大會(huì)第二次會(huì)議安徽代表團(tuán)參加審議時(shí)，在關(guān)于推進(jìn)作風(fēng)建設(shè)的講話中，提到“三嚴(yán)三實(shí)”的重要論述，即嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)于律己，謀事要實(shí)、創(chuàng)業(yè)要實(shí)、做人要實(shí)。雖然只有短短十六個(gè)字，但對(duì)于高校行政管理工作而言，發(fā)揮有效的指導(dǎo)作用，引導(dǎo)行政管理工作者把工作做好、做實(shí)。

一、學(xué)院辦公室主要職能及特點(diǎn)

（一）主要職能。

學(xué)院辦公室是學(xué)院的中樞機(jī)構(gòu)，是學(xué)院對(duì)內(nèi)實(shí)施行政管理工作和對(duì)外開展交流合作的窗口部門。主要職能有：院領(lǐng)導(dǎo)的日常秘書工作及公務(wù)活動(dòng)安排；學(xué)院決策和重要事項(xiàng)的督辦，各職能部門的協(xié)調(diào)；公文起草、運(yùn)行、審核；機(jī)要文件、內(nèi)部資料和學(xué)院印章的管理；學(xué)院重要會(huì)議和重要活動(dòng)的組織、協(xié)調(diào)；接待院外重要來賓及對(duì)外聯(lián)絡(luò)工作；人才引進(jìn)及人事招聘工作；職稱評(píng)聘工作；外事工作等。辦公室工作職能總結(jié)起來就是組織運(yùn)轉(zhuǎn)、參謀助手、內(nèi)外協(xié)調(diào)三個(gè)方面。

（二）主要特點(diǎn)。

學(xué)院辦公室是關(guān)系到學(xué)院工作能否順利開展的咽喉通道，具有不可言喻的重要性，其特點(diǎn)主要有：服務(wù)性、瑣碎性和復(fù)雜性。

1.服務(wù)性

學(xué)院辦公室最基本的特點(diǎn)是服務(wù)性，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：一是服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)。領(lǐng)導(dǎo)是一個(gè)學(xué)院發(fā)展的靈魂，處于整個(gè)學(xué)院管理系統(tǒng)的核心地位、主導(dǎo)地位、決策地位，在學(xué)院一切工作中具有強(qiáng)大影響。但領(lǐng)導(dǎo)只是一個(gè)宏觀把控者，決策的具體實(shí)施要由辦公室行政管理人員進(jìn)行。因此，辦公室行政管理人員要從整體著眼，把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)順利完成各項(xiàng)工作。二是服務(wù)師生。學(xué)校是教書育人的地方，學(xué)院辦公室的職責(zé)之一就是服務(wù)教師和學(xué)生，解決教師和學(xué)生各類問題，讓教師專注于教書、專注于科研，學(xué)生專注于學(xué)習(xí)，保證教與學(xué)有序進(jìn)行。三是服務(wù)部門。學(xué)院辦公室作為學(xué)院的綜合辦事機(jī)構(gòu)，需要與學(xué)校各部門進(jìn)行工作交流，學(xué)校各部門在解決學(xué)院?jiǎn)栴}的同時(shí)，也要完成學(xué)校各部門安排的工作，這些都通過學(xué)院辦公室完成。

2.瑣碎性

瑣碎性是辦公室行政管理工作的最顯著特點(diǎn)。從日常工作看，辦公室工作都是一些瑣碎的小事情，如人事招聘時(shí)的資格審查、公示發(fā)布、面試通知發(fā)布（包括考生與評(píng)委）、組織面試、提交材料（包括找多個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)簽字）等，這些環(huán)節(jié)看似簡(jiǎn)單，但如果有一個(gè)環(huán)節(jié)出錯(cuò)，就會(huì)對(duì)整個(gè)面試結(jié)果產(chǎn)生極大的影響。因此，辦公室的工作雖然都是瑣碎的小事情，但要認(rèn)真對(duì)待。

3.復(fù)雜性

辦公室行政管理工作工作任務(wù)繁重、工作關(guān)系復(fù)雜、工作目標(biāo)模糊［2］。其復(fù)雜性主要表現(xiàn)為：一是工作內(nèi)容方面，辦公室行政管理工作涉及面廣，文案、人事、外事、財(cái)務(wù)、接待、甚至生活日用品的購(gòu)買和發(fā)放等，每項(xiàng)又包含很多內(nèi)容，如人事工作涵蓋人才引進(jìn)、人事招聘、職稱評(píng)聘、各類榮譽(yù)申報(bào)、教職工考核等，工作內(nèi)容極其復(fù)雜；二是行政管理繁雜。行政管理工作與其他工作不同，沒有既定的工作內(nèi)容、工作目標(biāo)，沒有固定的方法和模式，只要按時(shí)完成規(guī)定的任務(wù)就可以。這就決定了行政管理工作隨時(shí)都有可能是一個(gè)全新的工作，對(duì)行政管理人員的能力有極高的要求。

二、學(xué)院辦公室行政管理存在的問題

目前，我國(guó)高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作總體能達(dá)到上呈下達(dá)的目的，在學(xué)校和師生之間起到良性溝通的作用，方便學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)順利開展。但辦公室行政管理仍然

存在一些問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）工作人員素質(zhì)有待提高。

高校行政管理人員應(yīng)具備的素質(zhì)主要有：政治思想素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)、心理素質(zhì)。由于學(xué)歷、年齡、資質(zhì)等各方面的原因?qū)е滦姓芾砣藛T素質(zhì)參差不齊。有的人員政治思想素質(zhì)較差，政治方向不明確、思想不端正；有的人員心理素質(zhì)較差，不能積極樂觀地面對(duì)工作生活中遇到的問題；有的人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較差，不具備基本的業(yè)務(wù)能力，不能確保行政工作有效開展［3］。所有這些都會(huì)影響工作順利開展，因此需要提高工作人員的素質(zhì)。

（二）分工不夠明確，責(zé)任模糊。

目前高校行政管理存在部門交叉、分工不明確等問題，嚴(yán)重影響高校行政管理的效率和質(zhì)量。分工不明確就會(huì)帶來部門之間、工作人員之間相互推諉、不作為現(xiàn)象，出現(xiàn)問題時(shí)出現(xiàn)責(zé)任推脫現(xiàn)象，嚴(yán)重影響學(xué)院日常工作的有序開展。

（三）考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制不夠完善。

當(dāng)前，高校傳統(tǒng)思想是“重科研、輕管理”，專任教師的工資有多個(gè)組成部分，其工資比行政管理人員高。同時(shí)，科研項(xiàng)目的申請(qǐng)、論文的發(fā)表、專利的申報(bào)、與企業(yè)的科研合作及各種榮譽(yù)的獲得都會(huì)給專任教師帶來不少收入，哪怕職稱評(píng)聘也比行政管理人員來得容易，導(dǎo)致高校行政管理部門長(zhǎng)期得不到重視，事業(yè)上升通道狹窄，收入低于專任教師，管理人員工作缺乏積極性和主動(dòng)性，影響工作質(zhì)量。因此要完善考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)行政管理人員的工作熱情，提高工作效率和質(zhì)量。

三、提升學(xué)院辦公室行政管理效能的“三嚴(yán)三實(shí)”

三嚴(yán)三實(shí)包括：嚴(yán)以修身、嚴(yán)以用權(quán)、嚴(yán)于律己，謀事要實(shí)、創(chuàng)業(yè)要實(shí)、做人要實(shí)。

（一）嚴(yán)以修身，提高人員素質(zhì)。

嚴(yán)以修身就是要求辦公室行政管理人員自覺加強(qiáng)黨性修養(yǎng)，堅(jiān)定理想信念，把握政治方向，提高黨的覺悟。加強(qiáng)教師道德建設(shè)，遵守師德規(guī)范，遵守高校規(guī)章制度，不受名利誘惑，抵制一切濁氣；自覺加強(qiáng)心理素質(zhì)，以積極樂觀的心態(tài)坦然面對(duì)壓力與不公，堅(jiān)定做好本職工作的信念；自覺加強(qiáng)業(yè)務(wù)素質(zhì)能力，包括管理能力、溝通能力、表達(dá)能力、協(xié)調(diào)能力及創(chuàng)新能力等，只有具備基本業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能妥善安排并落實(shí)相關(guān)管理工作內(nèi)容，并協(xié)調(diào)好各部門之間的關(guān)系，確保學(xué)院行政管理工作順利開展。

（二）嚴(yán)以用權(quán)，創(chuàng)造公平環(huán)境。

嚴(yán)以用權(quán)就是要求辦公室行政管理人員嚴(yán)格按照學(xué)校規(guī)則制度辦事，不搞特權(quán)、不以權(quán)謀私，必須做到“公正用權(quán)、依法用權(quán)、廉潔用權(quán)”，把行使權(quán)利的過程當(dāng)做為師生服務(wù)的過程，努力創(chuàng)造公平的工作環(huán)境，做到讓人心服口服，反過來讓他人積極配合你的工作。否則，越權(quán)違規(guī)、暗箱操作現(xiàn)象風(fēng)行，只會(huì)使學(xué)校的規(guī)則制度淪為一張白紙，不再有任何威嚴(yán)可言，其結(jié)果必然是管理混亂、校將不校［1］。同時(shí)，學(xué)校要建立健全考評(píng)獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，創(chuàng)造公平的待遇環(huán)境，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)每一個(gè)管理人員的工作積極性，才能充分發(fā)揮每一個(gè)管理人員的主觀能動(dòng)性。

（三）嚴(yán)于律己，樹立行為典范。

嚴(yán)于律己就是要求辦公室行政管理人員慎言慎行，說的每一句話，做的每一件事都要合乎法律、合乎道德、合乎情理。要勤于自省，遵守黨紀(jì)國(guó)法校規(guī)，不以惡小而為之，做到為政清廉，以規(guī)范為準(zhǔn)繩，使行政環(huán)節(jié)做到井然有序，確保行政質(zhì)量穩(wěn)步上升。

（四）謀事要實(shí)，保證工作質(zhì)量。

謀事要實(shí)就是要求辦公室行政管理人員從實(shí)際出發(fā)謀劃工作，做到“出實(shí)策、鼓實(shí)勁、辦實(shí)事、不圖虛名、不務(wù)虛功”，做到各方面工作符合實(shí)際情況、符合客觀規(guī)律，不好高騖遠(yuǎn)，不脫離實(shí)際，只有這樣才能保證工作質(zhì)量和效率，才能保證工作順利完成。

（五）創(chuàng)業(yè)要實(shí)，推動(dòng)學(xué)院發(fā)展。

創(chuàng)業(yè)要實(shí)就是要求辦公室行政管理人員在發(fā)展學(xué)院的過程中除了有高瞻遠(yuǎn)矚、運(yùn)籌帷幄的理念外，更重要的是腳踏實(shí)地，一步一個(gè)腳印地完成。根據(jù)學(xué)院實(shí)際情況，實(shí)事求是，制定發(fā)展規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)發(fā)展目標(biāo)。在前進(jìn)道路上可能遇到各種各樣的問題，我們要勇于面對(duì)問題、分析問題、解決問題，做事不“飄”，不“浮”，不“躁”，要穩(wěn)扎穩(wěn)打地朝目標(biāo)前進(jìn)，努力創(chuàng)造出經(jīng)得起歷史檢驗(yàn)的實(shí)績(jī)。

（六）做人要實(shí)，提升服務(wù)質(zhì)量。

做人要實(shí)就是要求辦公室行政管理人員對(duì)黨、對(duì)事業(yè)、對(duì)同事、對(duì)工作忠誠(chéng)老實(shí)。唯有忠誠(chéng)于黨、忠誠(chéng)于事業(yè)，才能更好地專注于工作。只有全身心投入到工作中，才能更好地發(fā)揮自己的才能，促進(jìn)學(xué)院發(fā)展與進(jìn)步。對(duì)同事要誠(chéng)心以待，搞好同事關(guān)系，創(chuàng)造輕松、愉悅、互幫互助的工作氛圍。辦公室工作對(duì)象復(fù)雜，包括全院師生領(lǐng)導(dǎo)、學(xué)校各部門工作人員、校外來訪人員等，工作內(nèi)容繁雜瑣細(xì)，包括人事、財(cái)務(wù)、文案、接待等，面對(duì)如此繁雜的工作對(duì)象和工作內(nèi)容，行政管理人員需要具備良好的工作心態(tài)和服務(wù)意識(shí)，一切“虛浮懶散、老爺作風(fēng)、衙門習(xí)氣”都是不可取的。

說到底，辦公室就是學(xué)院的辦事窗口，是流汗水、掉淚水、廢墨水、整天操心的部門，但也是創(chuàng)業(yè)興業(yè)的地方，是一個(gè)煉石成鋼的大熔爐。只有將習(xí)近平總書記的“三嚴(yán)三實(shí)”理論運(yùn)用到高校辦公室行政管理中，才能有效提高辦公室行政管理效能：“三嚴(yán)”用以提升行政管理者的素質(zhì)，“三實(shí)”用以取得行政管理實(shí)效［1］。

［1］陳祖召.論“三嚴(yán)三實(shí)”理念對(duì)高校強(qiáng)化教學(xué)管理的指導(dǎo)意義.湖北經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報(bào)（人文社會(huì)科學(xué)版），2015，12（1）：120-122.

［2］謝毅.如何做好辦公室行政管理工作之我見.青年文學(xué)家·文化論壇，2015：234.

［3］劉冷.高校行政管理人員素質(zhì)探討.吉林省教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2015，31（4）：84-86.