文/房英玨

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電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題及解決辦法

文/房英玨

在計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)日新月異的今天，財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)核算實(shí)現(xiàn)了由手工記賬到會(huì)計(jì)電算化記賬方式轉(zhuǎn)變。這樣，一方面，讓財(cái)務(wù)人員勞動(dòng)強(qiáng)度大大減輕，使得財(cái)務(wù)人員也有更多得精力參與到經(jīng)營決策中來；另一方面，原來手工記賬的紙質(zhì)憑證和檔案也被電子憑證和數(shù)字檔案所取代，傳統(tǒng)會(huì)計(jì)工作所采用的檔案管理方式已不太適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)更新發(fā)展的需要。為此，加強(qiáng)電算化檔案的管理已成為一個(gè)迫切需要面對(duì)得現(xiàn)實(shí)問題。筆者在日常工作中就電算化下會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問題（如管理制度不完善，缺乏專門的管理人才，網(wǎng)絡(luò)安全與維護(hù)的隱患以及載體本身變化帶來的不穩(wěn)定等問題）。通過電算化下會(huì)計(jì)檔案管理中所存在的問題成因的分析，提出加強(qiáng)會(huì)計(jì)軟硬件設(shè)施建設(shè)、完善會(huì)計(jì)檔案管理各項(xiàng)制度、提高會(huì)計(jì)人員綜合素質(zhì)等應(yīng)對(duì)辦法，維護(hù)系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全、確保檔案的存放環(huán)境良好、加強(qiáng)檔案規(guī)范有序得管理，從而使電算化會(huì)計(jì)檔案發(fā)揮更大的作用。

電算化；檔案管理

一、電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理的定義

在《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中對(duì)電算化會(huì)計(jì)檔案的定義是：指存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以其它磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。其中特定的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)是指記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）等數(shù)據(jù)。

與傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案相比，實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案呈現(xiàn)了以下幾點(diǎn)新特點(diǎn)：

第一，存儲(chǔ)范圍擴(kuò)大化。電算化下的檔案保管不僅僅包括紙質(zhì)資料，還有電子數(shù)據(jù)資料。我們紙質(zhì)資料作為檔案保管外，還把存有會(huì)計(jì)電子數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)和會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的全套資料（包括軟件開發(fā)設(shè)計(jì)說明書、源程序文件、用戶操作規(guī)程及使用手冊(cè)、電算化會(huì)計(jì)科目及科目代碼表、會(huì)計(jì)報(bào)表格式、報(bào)表取數(shù)公式、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬公式及其他計(jì)算公式、檢驗(yàn)公式）也視為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管。目的是為了便于在人才工作中對(duì)數(shù)據(jù)的查詢或在電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)出現(xiàn)故障時(shí)將正確數(shù)據(jù)進(jìn)行還原。

第二，存儲(chǔ)要求專業(yè)化。電算化下的檔案需要存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上以便保存，為此對(duì)軟、硬件環(huán)境的要求相對(duì)較高，存儲(chǔ)載體質(zhì)量的好壞、存放環(huán)境的優(yōu)劣、存儲(chǔ)信息的有效期等諸多因素都會(huì)影響到儲(chǔ)存數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確率。如果不是專業(yè)化的保存數(shù)據(jù)，很容易使數(shù)據(jù)不全或丟失。因此，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、保管工作要求更加專業(yè)化。

第三，存諸介質(zhì)多樣化。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是清一色的紙質(zhì)檔案，所有的會(huì)計(jì)信息用白紙黑字的形式永錄在紙張上。由于紙張占用空間大、質(zhì)量又重、又容易受天氣影響，給查閱、摘抄帶來很多不便。實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，除保存打印輸出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案外，還有多種保存方式，如磁帶、磁盤、光盤、硬盤等存儲(chǔ)介質(zhì)，參與保數(shù)據(jù)的保存，全方位確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。

第四，信息查閱快捷化。傳統(tǒng)的手工記賬下的會(huì)計(jì)檔案，調(diào)閱起來速度非常慢，得逐本逐頁的翻閱，且手工記錄的數(shù)字與文字隨著時(shí)間的推移會(huì)逐漸模糊，查閱起來非常不方便。電算化會(huì)計(jì)檔案則是由計(jì)算機(jī)通過打印輸出，字跡清楚、字體規(guī)范，且電子財(cái)務(wù)檔案便于計(jì)算、分析、查詢和制作數(shù)據(jù)報(bào)表。對(duì)于數(shù)據(jù)的提取和計(jì)算只需要運(yùn)用公式，稍稍進(jìn)行加工處理就可以了，查閱非常便捷。

因此，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理是各單位財(cái)務(wù)制度改革的客觀需要，也是社會(huì)發(fā)展的必然產(chǎn)物，更是會(huì)計(jì)檔案管理發(fā)展的新方向。

二、電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問題

（一）目前條件下會(huì)計(jì)檔案管理制度的缺失

目前，我們電算化下的會(huì)計(jì)檔案的匯總、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供數(shù)據(jù)等方面仍舊沿襲傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理的做法，將原來用手工記錄的賬簿、報(bào)表，改成了用計(jì)算機(jī)打印出來的賬簿、報(bào)表，以紙質(zhì)文件歸檔的主要形式。目前條件下，單位或主管部門還沒有對(duì)檔案的歸檔、保管、借閱、備份等一系列工作制定相應(yīng)的制度與會(huì)計(jì)電算化環(huán)境相適應(yīng)。在這樣的情況下，會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性得不到完全地保障。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全與檔案維護(hù)存在隱患

1.網(wǎng)絡(luò)安全問題。會(huì)計(jì)電算化工作所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)均在計(jì)算機(jī)的硬盤上，雖然有著無紙化的確優(yōu)勢(shì)。但在安全方面存在著完整性、易篡改、易泄密、易感染病毒等幾種情況，財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存在著巨大的失真風(fēng)險(xiǎn)。

2.檔案維護(hù)問題。電算化下的檔案維護(hù)工作是相當(dāng)復(fù)雜的，實(shí)際操作也是困難重重。存儲(chǔ)介質(zhì)的制約、財(cái)務(wù)軟件升級(jí)、數(shù)據(jù)的日常處理、軟件的使用環(huán)境等問題，容易造成數(shù)據(jù)丟失。

（三）載體本身的變化帶來的不穩(wěn)定

目前在實(shí)際操作中存在的問題是：一是部分財(cái)務(wù)人員沒有養(yǎng)成每天在工作結(jié)束點(diǎn)上對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份的習(xí)慣，服務(wù)器或電腦一旦出現(xiàn)故障，等到機(jī)器恢復(fù)時(shí)絕有可能出現(xiàn)大量數(shù)據(jù)丟失的安全事故。二是雖然有部分操作人員對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行了備份，但不能做到定期檢查，一旦遇到不良天氣發(fā)生，數(shù)據(jù)因?yàn)樘鞖庠蛟斐傻膯栴}就無法進(jìn)行補(bǔ)救。三是沒有選擇好備份的存儲(chǔ)載體。如選擇不恰當(dāng)?shù)膬?chǔ)存載體，就容易出現(xiàn)安全隱患（如格式化、磁性丟失、病毒感染導(dǎo)致無法讀取數(shù)據(jù)等），給企事業(yè)單位帶來非常大的損失，有些甚至是無法彌補(bǔ)的損失。

三、電算化環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案管理中存在問題的解決建議

（一）電算化下會(huì)計(jì)檔案管理制度的不斷完善，做到有章可循

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存由于計(jì)算機(jī)代替了手工記賬，會(huì)計(jì)檔案的范圍也從傳統(tǒng)紙質(zhì)管理擴(kuò)大了電子數(shù)據(jù)管理，增加了不少新的內(nèi)容。因此，在電算化會(huì)計(jì)檔案管理制度中，應(yīng)對(duì)檔案的歸檔、保管、借閱和備份等工作分別制定出相應(yīng)的管理制度。使財(cái)務(wù)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)做到操作規(guī)范、管理有序。有了相對(duì)應(yīng)的工作流程規(guī)范要求，使電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)檔案管理中的各項(xiàng)工作做到有章可循。

1.歸檔制度建立。財(cái)務(wù)主管部門要建立全面的檔案歸檔制度。主管部門不僅要定時(shí)把由計(jì)算機(jī)打印輸出的各種書面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)計(jì)劃、單位預(yù)算方案及其他會(huì)計(jì)資料匯總、整理、歸檔保存好之外，還應(yīng)硬性規(guī)定把財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的備份文件由專人負(fù)責(zé)保存好，并進(jìn)入單位數(shù)據(jù)庫。同時(shí)，應(yīng)要求定人定時(shí)進(jìn)行檢查，以防止計(jì)算機(jī)出現(xiàn)突發(fā)事件后能在最短的時(shí)間內(nèi)，在最小的損失下恢復(fù)原有的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)。

2.保管制度建立。單位的保管制度應(yīng)該分類別、分人員、分時(shí)段進(jìn)行有效管理。分類別是指財(cái)務(wù)人員對(duì)數(shù)據(jù)磁盤、光盤等進(jìn)行整理、歸檔。分人員是對(duì)擁有的電子數(shù)據(jù)根據(jù)管理和使用權(quán)限進(jìn)行逐級(jí)管理。分時(shí)段是指對(duì)數(shù)據(jù)得定期檢查，定期進(jìn)行復(fù)制。另外，還應(yīng)特別注意電算化會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)管理與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性，否則會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)得失真或數(shù)據(jù)亂碼。

3.借閱制度建立。單位建立檔案借閱制度旨在確保數(shù)據(jù)的安全和財(cái)務(wù)信息得保密。每個(gè)單位內(nèi)部應(yīng)該做到：會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)磁盤不得帶出財(cái)務(wù)室；未經(jīng)單位負(fù)責(zé)人同意，電子會(huì)計(jì)檔案信息不得外傳給其他單位或個(gè)人；財(cái)務(wù)人員確因工作需要查閱電子檔案時(shí)，必須由專門的檔案員陪同進(jìn)入檔案室查閱。外單位人員因公需要查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)應(yīng)該做到：外來人員應(yīng)持有外單位開具的介紹信，經(jīng)本單位負(fù)責(zé)人同意簽字后，由檔案管理人員做好詳細(xì)登記，如查閱人的工作單位、查閱日期、會(huì)計(jì)檔案名稱及查閱理由等，由檔案管理人員陪同下方能查閱，并將來訪查閱人的介紹信和查閱人的身份證復(fù)印件留存檔案室備案。

（二）加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全與維護(hù)，確保正常運(yùn)行

1.安全方面。電算化下的會(huì)計(jì)檔案在保存紙質(zhì)資料的同時(shí)，還應(yīng)對(duì)相關(guān)的軟件和數(shù)據(jù)進(jìn)行備份保存。采用密碼管理和登陸制度控制網(wǎng)上財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的讀取，設(shè)置會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的操作權(quán)限，建立健全會(huì)計(jì)檔案的操作日志。我們必須確定專門的信息管理員對(duì)財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件硬件和服務(wù)器進(jìn)行管理，運(yùn)用安全隔離系統(tǒng)，設(shè)置財(cái)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與外部互聯(lián)網(wǎng)，啟用安全防火墻，隔離會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)與外部網(wǎng)絡(luò)區(qū)之間的聯(lián)系，防止外界網(wǎng)絡(luò)病毒透過防火墻對(duì)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行非法訪問而產(chǎn)生不良后果，定期更新殺毒軟件，定期進(jìn)行病毒的查殺，有效的隔絕病毒。

2.維護(hù)方面。財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)的選擇要在保證存儲(chǔ)數(shù)據(jù)穩(wěn)定安全的前提下，盡可能降低成本，選擇更加方便的介質(zhì)。建議使用光盤作為存儲(chǔ)介質(zhì)，它存儲(chǔ)容量大，造價(jià)低廉、存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)、保存方便、對(duì)存放環(huán)境要求低。采用“AB備份法”，用光盤進(jìn)行刻錄，定期（一般為每年或每月）對(duì)檔案進(jìn)行備份。財(cái)務(wù)軟件應(yīng)選擇適合本單位實(shí)際業(yè)務(wù)的電算化會(huì)計(jì)軟件，更應(yīng)注意的是電子會(huì)計(jì)檔案與對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性。

（三）保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好，做好保密工作

1.保證存儲(chǔ)介質(zhì)的存放環(huán)境良好。電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)天氣要求比較高，惡劣天氣易受破壞電子數(shù)據(jù)的儲(chǔ)存，我們?cè)诠芾頂?shù)據(jù)檔案時(shí)應(yīng)提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放庫房。根據(jù)數(shù)據(jù)貯存要求，我們對(duì)庫房的溫、濕度變化要有全面的掌控。如溫度在15～27℃之間、相對(duì)濕度40～60℃范圍內(nèi)，單位庫房在相對(duì)溫度、濕度范圍內(nèi)選定一個(gè)數(shù)值，并將庫房的溫、濕度控制在選定的數(shù)值內(nèi)。最佳環(huán)境濕度是18℃，相對(duì)溫度40%；對(duì)庫房的風(fēng)壓要求宜保持為正壓，減少灰塵對(duì)環(huán)境的污染，庫房中應(yīng)無腐蝕性氣體，并保證通風(fēng)良好；庫房?jī)?nèi)的設(shè)備要避免水淹，放置磁性介質(zhì)的架子最低層擱板應(yīng)高于地面30㎝以上；庫房及裝置應(yīng)使用耐火材料，并配備CO2型滅火器，嚴(yán)禁出現(xiàn)明火；磁性載體檔案與磁場(chǎng)源之間的距離不得少于76㎜，可使用軟磁物質(zhì)構(gòu)成容器、箱柜，對(duì)磁場(chǎng)進(jìn)行屏蔽，不得將任何磁性材料及其制品帶入庫房；不允許紫外線直接照射磁性載體檔案。

2.確保電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的保密工作。電算化會(huì)計(jì)檔案的數(shù)據(jù)存在易于修改、易受破壞且不留痕跡等問題，我們應(yīng)牢固樹立檔案管理保密安全的意識(shí)，采取相應(yīng)的措施來確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性，防止對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行惡意修改。用戶識(shí)別控制、操作日志管理、數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制都是我們必須做好的常規(guī)工作，并在日常工作中持之以恒得做好電子數(shù)據(jù)保密工作。

（四）配備專門的電算化會(huì)計(jì)檔案管理人員，加強(qiáng)人才培養(yǎng)

會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的操作主體是人。財(cái)務(wù)人員的素質(zhì)高低將是檔案管理工作好壞的關(guān)鍵。如果檔案管理人員素質(zhì)不高，易產(chǎn)生復(fù)制篡改數(shù)據(jù)得陋習(xí)，那么就算擁有質(zhì)量?jī)?yōu)良的財(cái)務(wù)軟件以及完善的規(guī)章制度也是于事無補(bǔ)的。由于電算化下的會(huì)計(jì)檔案內(nèi)容非常廣泛，具有工作流程專業(yè)性、內(nèi)容范圍廣泛性與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)嚴(yán)密性的特點(diǎn)。

電算化會(huì)計(jì)檔案作為特殊的會(huì)計(jì)檔案，不能按一般檔案的管理辦法進(jìn)行管理，而應(yīng)對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化的管理。而專業(yè)化的檔案管理，對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)提出相對(duì)較高要求，既要有檔案管理知識(shí)和會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，還需要具備能利用計(jì)算機(jī)高速度處理數(shù)據(jù)，進(jìn)行正確計(jì)算、分析的能力，更需要具備電算化軟件維護(hù)和系統(tǒng)安全的高級(jí)電腦人才。因此必須配備既懂財(cái)會(huì)業(yè)務(wù)，又懂檔案管理，又懂計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理和維護(hù)的專門人才，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)力度。

1.樹立創(chuàng)新意識(shí)，強(qiáng)化終身學(xué)習(xí)理念。作為一名合格的會(huì)計(jì)專業(yè)人員，要主動(dòng)適應(yīng)形勢(shì)需要，更新知識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念，不要錯(cuò)誤地認(rèn)為電算化只是由“計(jì)算機(jī)代替手工記賬”，應(yīng)當(dāng)在熟悉傳統(tǒng)檔案管理的前提下，掌握會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)檔案管理方法。這樣才能發(fā)揮出會(huì)計(jì)電算化對(duì)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的預(yù)測(cè)、決策和控制的功能，從而全面認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)電算化會(huì)計(jì)檔案管理的重要意義，自覺地進(jìn)行業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。

2.重視人員培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)。會(huì)計(jì)電算化是隨著時(shí)代進(jìn)步而不斷發(fā)展變化的，我們的財(cái)務(wù)工作對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理也不斷提出新要求。檔案管理人員也要不斷學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)。各企事業(yè)單位必須大力加強(qiáng)人才培訓(xùn)的力度。對(duì)會(huì)計(jì)人員、系統(tǒng)維護(hù)人員、系統(tǒng)管理人員、會(huì)計(jì)檔案專（兼）職管理人員，應(yīng)按不同要求、不同內(nèi)容進(jìn)行有針對(duì)性地培訓(xùn)。第一、因地制宜地開展分層次培訓(xùn)。針對(duì)在職會(huì)計(jì)人員的文化程度和年齡存在差異，我們可以考慮實(shí)際情況而進(jìn)行各個(gè)層次有不同的業(yè)務(wù)要求的培訓(xùn)；也可利用互聯(lián)網(wǎng)資源參加遠(yuǎn)程教育或到周邊會(huì)計(jì)檔案管理有特色的兄弟單位取經(jīng)等多種形式，多種途徑，實(shí)行多層次的培訓(xùn)，引進(jìn)或開發(fā)先進(jìn)的電算化會(huì)計(jì)檔案管理軟件。第二、聘用計(jì)算機(jī)專業(yè)人員來擔(dān)任工作。因?yàn)闀?huì)計(jì)電算化檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的工作，只有專業(yè)化人才才能高效率完成檔案管理工作。

3.加強(qiáng)道德教育，提高業(yè)務(wù)綜合素質(zhì)。職業(yè)道德是會(huì)計(jì)人員做好會(huì)計(jì)工作的重要保障。電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作具有特殊性，檔案管理人員不僅要面對(duì)各種數(shù)據(jù)并對(duì)其進(jìn)行歸類、處理、存檔，更重要的是讓這些數(shù)據(jù)為今后的財(cái)務(wù)工作提供借鑒，保管好這些具有非常高的利用價(jià)值的數(shù)據(jù)意義重大。因?yàn)閿?shù)據(jù)檔案的價(jià)值高，容易出現(xiàn)紕漏，所以要求檔案管理人員一定要有高度的道德意識(shí)和強(qiáng)烈的責(zé)任感。

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