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淺談會計原始憑證電子化在國網(wǎng)公司的實踐

福建省電力公司福州黃莉

北京中電普華信息技術有限公司王東鋒

摘要:實現(xiàn)原始憑證的電子化已是當前大型企業(yè)信息化管理的必然趨勢，國網(wǎng)福建公司認識到開展原始憑證電子化工作的必然性和可行性，率先開展此項工作且實施成效良好，不僅從源頭加強送變電單位原始憑證規(guī)范化管理，提高了基礎會計工作及財務管理工作的效率與效能，同時也提升了業(yè)務的監(jiān)督檢查力度，為國網(wǎng)公司實現(xiàn)原始憑證電子化的工作目標，提供了有意義的探索和有價值的經(jīng)驗。

關鍵詞:原始憑證電子化國網(wǎng)福建公司

一、開展會計原始憑證電子化工作的背景和意義

隨著我國三十多年的經(jīng)濟建設，成就了一大批跨國家、跨地區(qū)、跨行業(yè)的綜合性集團化企業(yè)。這些企業(yè)內(nèi)部錯綜復雜的業(yè)務線條、經(jīng)營模式、流程應用、考核方式，逼迫企業(yè)管理者必須通過各種信息化手段提高信息傳遞的質(zhì)量和效率，克服地理空間的限制，提高集約化管理水平。

目前相關政策對會計原始憑證的嚴謹性要求與現(xiàn)有法律性規(guī)范制約了企業(yè)將會計原始憑證電子化的進程，而很多企業(yè)在原始憑證或文檔電子化方面的發(fā)展，事實上領先了一步，這就導致業(yè)務部門需要將已電子化的文檔再轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件送交財務部門這種低效高碳工作依舊存在。另外，大量紙質(zhì)原始憑證的存在不僅耗費了大量的紙質(zhì)資源，在其保管上也占用了大量的人力、物力和財力。因此隨著信息化和財務觀念的進一步發(fā)展，取代紙質(zhì)的電子化文件已經(jīng)成為一個必然的趨勢。

近幾年來，國家電網(wǎng)公司信息化進程大步前進，已基本實現(xiàn)了ERP系統(tǒng)全網(wǎng)覆蓋，企業(yè)管理水平和資產(chǎn)運營效率得到明顯提升，然而，會計原始憑證卻一直游離于國網(wǎng)信息化的大潮之外，基本上沒有脫離紙質(zhì)的載體，即使存在部分已經(jīng)“電子化”的原始憑證，其會計處理方式與手工會計處理也沒有明顯區(qū)別，會計人員依然將收到的電子原始憑證打印下來再以傳統(tǒng)方式進行處理：簽字，蓋章，保存，再編制記賬憑證，最后錄入會計信息系統(tǒng)。如能推進將會計原始憑證電子化的工作，則不僅使會計人員的工作量得到較大改善，同時也可有效減少手工記錄和計算錯誤的發(fā)生概率。

二、國網(wǎng)公司開展原始憑證電子化工作的必要性分析

在前述背景下，國網(wǎng)公司財務資產(chǎn)部積極思變，組織調(diào)研了各網(wǎng)省公司財務部門在會計原始憑證處理上所存在的各類難點和不便之處，總結(jié)下來，各網(wǎng)省財務部門至少存在以下幾個“痛點”：

(一)檔案查閱不便

會計憑證、賬簿打印造成紙張浪費、耗時且利用率不高，查閱時極不方便，先進的ERP系統(tǒng)擁有多維度的查詢、搜索、調(diào)閱功能，如果能對打印歸檔后的原始憑證實時進行電子化查閱，則完全可以取代現(xiàn)行的翻賬本查憑證的落后方式。

(二)審批工作繁重，需線上線下兩遍審批

國網(wǎng)大多數(shù)單位基本上都已使用了員工報銷系統(tǒng)，但由于審批過程不能脫離紙質(zhì)文檔，造成線下紙質(zhì)走一遍審批簽字，線上再走一遍電子審批，不僅造成工作效率低下，也造成大量紙質(zhì)資源的浪費。

(三)部分政策難以落實

國網(wǎng)公司總部前后歷時兩年完成的《國網(wǎng)原始憑證管理辦法》，下發(fā)之后應用情況不顯著，因為缺乏安全有效的電子化手段和工具，政策的執(zhí)行情況并不樂觀。

(四)不能滿足財務集約化管理需要

隨著經(jīng)濟市場對監(jiān)管要求的不斷提升，財務集約化已經(jīng)成為了大型財務企業(yè)管理的發(fā)展趨勢，然而在實現(xiàn)財務集約化的過程中電子化結(jié)算則是條必經(jīng)之路。資金的集中管理意味著資金要由傳統(tǒng)的分散形式向集中形式轉(zhuǎn)變、被動報告向主動審批轉(zhuǎn)變、事后跟蹤向事前預算轉(zhuǎn)變。

因此，根據(jù)國家電網(wǎng)公司“三集五大”的工作目標及財務信息化建設要求，為進一步加強信息化對會計基礎工作及深化財務管理工作的支撐作用，同時積極響應國家財政部號召，國家電網(wǎng)公司提出了“應用原始憑證電子化數(shù)據(jù)中心影像信息存儲功能，通過掃描等方式將原始憑證納入信息存儲系統(tǒng)，實施電子化管理”的工作思路，積極推進原始憑證電子化管理系統(tǒng)的建設與應用，以逐步實現(xiàn)規(guī)范化操作、無紙化辦公，自動化處理，智能化分析等先進的財務管理模式，全面提高基礎會計工作及財務管理工作的效率與效能。

三、國網(wǎng)福建公司實現(xiàn)原始憑證電子化的的探索與實踐

原始憑證電子化絕不可能一蹴而就，一方面受政策、法律、用戶接受觀念的影響，如我國經(jīng)濟發(fā)展不平衡，落后地區(qū)的網(wǎng)絡、電腦、影像采集設備應用基礎薄弱，企業(yè)管理者與財務用戶一時無法接受脫離紙質(zhì)的業(yè)務操作，審計法并未明確規(guī)定何種原始憑證可電子化，何種必須保留紙質(zhì)文檔；另一方面受市場與技術成熟度的制約，如發(fā)票、合同等外部資料仍不能脫離紙質(zhì)，影像識別技術不能達到100%識別準確率等。

國網(wǎng)福建公司自2014年8月起，結(jié)合本單位業(yè)務管理特點其他行業(yè)實踐經(jīng)驗，成立專項工作組，選擇福建送變電公司及漳州、寧德地區(qū)供電單位為原始憑證電子化工作的試點，全面推進落實國網(wǎng)公司原始憑證電子化管理工作要求。

經(jīng)過兩個月業(yè)務梳理和方案設計上的論證，國網(wǎng)福建公司在參考了行業(yè)內(nèi)外多家公司的解決方案，結(jié)合公司內(nèi)各部門的調(diào)研結(jié)果，最終形成了適合自身信息化建設情況的一套工作思路和系統(tǒng)邏輯架構(gòu)的設計（見圖1）。對系統(tǒng)架構(gòu)的思考和業(yè)務方案的設計是國網(wǎng)福建能否成功推進原始憑證電子化工作的關鍵，尤其在以下幾個關鍵環(huán)節(jié)上，國網(wǎng)福建都進行了周密的考慮和細致的研究：

(一)憑證電子化采集的實現(xiàn)

通過采集原始憑證的影像信息，形成電子化文件，是操作最為便捷的解決方案之一。為了實現(xiàn)憑證影像從采集到流轉(zhuǎn)、審批、入賬等各環(huán)節(jié)的管理應用，國網(wǎng)福建公司自主研發(fā)出原始憑證影像智能管理模塊，通過靈活運用原始憑證采集、業(yè)務全流程管理、實時查詢等功能，并結(jié)合系統(tǒng)邏輯，打造以業(yè)務系統(tǒng)為核心并逐步與集成系統(tǒng)結(jié)合的全過程業(yè)務管理平臺，形成“流程優(yōu)化、標準統(tǒng)一、記錄規(guī)范、易用靈活、過程受控、永久追溯”的原始憑證電子化管理體系。

經(jīng)過對前期調(diào)研結(jié)果的分析，認為目前存在著原始憑證不齊全、采用原始憑證復印件記賬、收款人身份不清晰、備用金管理混亂等現(xiàn)象，而自主研發(fā)的影像智能管理模塊可以持原始憑證獲取時在線對業(yè)務人員進行正確引導并加以控制；而且還可以通過與財務核算系統(tǒng)集成，實現(xiàn)財務對原始憑證的實時查看、統(tǒng)計分析。另外，上級單位有借助原始憑證電子化手段實時掌握其下屬單位財務信息的需求，也可以利用影像智能模塊通過管理杠桿降低權責范圍內(nèi)的財務風險。（如圖1）

(二)業(yè)務系統(tǒng)異構(gòu)問題

福建公司在歷年持續(xù)不斷的信息化建設過程中，形成了多個承擔不同主要功能的業(yè)務處理系統(tǒng)，原始憑證電子化要落地，就先要消除各個業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)冗余現(xiàn)象和對數(shù)據(jù)做重復處理的問題，提高各業(yè)務系統(tǒng)的的數(shù)據(jù)傳輸能力和數(shù)據(jù)共享能力。然而，由于各個專業(yè)子系統(tǒng)本身業(yè)務特性、系統(tǒng)構(gòu)建時間不統(tǒng)一等因素，“異構(gòu)系統(tǒng)”現(xiàn)象一直存在且難以在短期內(nèi)消除，福建公司在解決該項困難時的思路是：集成并非是要消滅“異構(gòu)系統(tǒng)”，而是要在承認“異構(gòu)系統(tǒng)”的基礎上，通過增加數(shù)據(jù)接口和必要優(yōu)化，構(gòu)建企業(yè)級的信息交換平臺。事實證明，福建公司的思路是安全和有效的，在其他網(wǎng)省公司處理同類問題時有很高的推廣價值。

(三)電子化憑證的審核環(huán)節(jié)

電子化的原始憑證是會計處理的數(shù)據(jù)源，其確認、審核環(huán)節(jié)的設計十分重要。原始憑證電子化以后，財務人員審核一份企業(yè)交易的電子化數(shù)據(jù)時，辨識難度會增加，不再僅僅是按照傳統(tǒng)會計方式去調(diào)閱紙質(zhì)證件，還要有業(yè)務經(jīng)辦人、批準人、簽約人等人員的電子簽字來保證有關責任人對記錄的完整性負責，同時還要考慮到電子原始數(shù)據(jù)生成的確認，數(shù)據(jù)存儲的管理控制以及傳遞過程和方法的可靠性。所以，電子憑證的應用特點對憑證的可信性的確提出了較高的要求，那么，如何保證電子簽字的有效性呢？解決電子簽名有效性的通常做法是采用電子加密碼簽名，福建公司上率先實現(xiàn)了這一功能設計，以確保進入電子化時代的憑證也能經(jīng)得起檢驗。

圖1　原始憑證電子化解決方案邏輯架構(gòu)

(四)原始憑證電子化的會計處理環(huán)節(jié)

從取得原始憑證到電子化的原始憑證成為會計信息進入財務系統(tǒng)，要經(jīng)過“影像與業(yè)務信息掛接—審核—記賬”的過程。其業(yè)務流程是：前端業(yè)務人員按照原始憑證管理辦法的要求獲取相應的紙質(zhì)或電子的原始憑證，并采集原始憑證影像，按要求錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)與業(yè)務信息的掛接。伴隨著業(yè)務流程的流轉(zhuǎn)，原始憑證的影像作為各個審核崗對業(yè)務審核的依據(jù)，同時也是審核崗審核的重要內(nèi)容。經(jīng)過審核的原始憑證影像作為會計記賬的重要依據(jù)，且系統(tǒng)支持多種維度下對原始憑證影像的實時查詢及統(tǒng)計分析。

原始憑證實現(xiàn)電子化管理預期成效讓試點單位業(yè)務人員在第一時間便有了直觀體會。不僅促進了人、財、物、生產(chǎn)等各個環(huán)節(jié)的協(xié)同，更完善了企業(yè)內(nèi)部控制，同時加強了各業(yè)務部門之間的信息溝通，實現(xiàn)信息共享程度再上一個臺階。以供電所日常報銷流程為例，以前跨單筆費用自發(fā)起至完成支付耗時僅需約25分鐘，有效克服地理空間隔離、紙質(zhì)傳遞、見單操作所帶來的業(yè)務處理滯后性。

總結(jié)國網(wǎng)福建公司原始憑證電子化試點工作，主要在以下幾方面表現(xiàn)出較為顯著的成效：

1、強化業(yè)務規(guī)范執(zhí)行

通過集成方式實現(xiàn)業(yè)務流程事前控制，將《國家電網(wǎng)公司原始憑證管理辦法》植入影像管理模塊，并嵌入前端業(yè)務系統(tǒng)，指導業(yè)務部門按規(guī)范提交憑證、辦理經(jīng)濟業(yè)務，提升會計基礎工作質(zhì)量，加強總部及各網(wǎng)省公司對各級業(yè)務、財務部門的集中管控能力。

國網(wǎng)財務原始憑證種類多，對各方面規(guī)范化程度要求較高，集中管控能力受到獲取合規(guī)性、管理滯后性兩個方面的因素制約。獲取合規(guī)性，財務原始憑證的規(guī)范化水平是非財務人員難以全面有效掌握的，前端業(yè)務人員獲取原始憑證時難以保證完全符合國網(wǎng)相關財務規(guī)定。管理滯后性，絕大部分原始憑證由前端業(yè)務部門獲取，財務人員在經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生后對其進行歸集復核，原始憑證在業(yè)務財務部門之間反復傳遞和溝通，加大財務管控難度，降低工作效率。

2、整合業(yè)務財務流程

國網(wǎng)絕大部分單位存在紙質(zhì)審批與電子審批同步進行的情況，原始憑證電子化可以促進企業(yè)調(diào)整審批流程，提高審批效率。如，合同是財務重要原始憑證，以往需業(yè)務部門提供蓋章紙質(zhì)合同、甚至合同匯簽材料做為入賬依據(jù)，建立財務原始憑證影像管理模塊，實施原始憑證電子化可以有效解決這兩個方面的制約因素。首先，業(yè)務人員將外來紙質(zhì)原始憑證的影像文件上傳入影像管理系統(tǒng)，影像文件在業(yè)務財務操作流程中實現(xiàn)審核過程中的在線查看，節(jié)省紙質(zhì)憑證的傳遞時間，提高財務部門及相關崗位審核效率，降低財務風險，保證資金安全。如：財務人員查詢記賬憑證時直接穿透查詢影像化原始憑證，領導在線審批費用報銷和資金支付時，可在線查看發(fā)票、合同等原件的影像信息。其次，隨著信息技術和業(yè)務規(guī)范度的深化，逐步將原始憑證的規(guī)范要求深入固化在各業(yè)務系統(tǒng)中，實現(xiàn)對原始憑證的內(nèi)容、格式、種類、數(shù)量及操作流程等方面的合規(guī)性進行實時自動監(jiān)控。相關業(yè)務人員在原始憑證采集時，通過信息系統(tǒng)中預設的原始憑證的規(guī)范要求對合規(guī)性進行初次判斷，通過服務前移的方式將財務管控要求前置于業(yè)務部門，從而提高規(guī)范化水平和財務集中管控能力。

3、分離電子/紙質(zhì)流轉(zhuǎn)

原始憑證電子化的發(fā)展將促使紙質(zhì)原始憑證與電子化影像分開流

轉(zhuǎn)，支撐審批效率提高和紙質(zhì)文檔流轉(zhuǎn)安全。如圖2所示：電子影像由業(yè)務發(fā)起人采集，在業(yè)務部門確認影像與紙質(zhì)一致性后開始分離流轉(zhuǎn)。電子影像按序走入業(yè)務審批、財務審批、財務制證、財務付款等環(huán)節(jié)，而紙質(zhì)原始憑證在確認一致性后直接流轉(zhuǎn)到制證或付款環(huán)節(jié)歸檔。

4、轉(zhuǎn)變財務監(jiān)督職能

隨著電子化原始憑證日趨緊密的與企業(yè)核算、流程審批、合同管理等系統(tǒng)集成，不斷推動業(yè)務前端部門觸發(fā)自動生成會計憑證，既提高會計憑證準確性與精細化程度，又使財務人員從低效率的基礎工作中分離出來，有更多精力運用信息系統(tǒng)行使監(jiān)督權力，從而促進財務由核算向監(jiān)督職能的轉(zhuǎn)變。

四、未來之路

盡管成效立現(xiàn)，但會計憑證電子化的工作，尚未到此而止。未來要做到完全的無紙化和信息共享，還有較長的路要去探索。憑證電子化后，配套的管理工作也要到位，例如內(nèi)部監(jiān)管制度、系統(tǒng)監(jiān)控措施、權限管理規(guī)范、數(shù)據(jù)部分與恢復制度等等。

國網(wǎng)福建公司在未來將繼續(xù)深化會計憑證電子化之路，不能夠?qū)⒋竽懱剿骱头e極求證會計檔案電子化的可行性空間，積累實踐經(jīng)驗，鞏固前期建設成果的同時，在國網(wǎng)公司和行業(yè)內(nèi)也成為后ERP時代信息化工作的“探路者”。

圖2　影像電子流與紙質(zhì)流分離

參考文獻:

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