王鑫

摘 要：本人結(jié)合參加的水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實際工程建設(shè)中檔案管理重點內(nèi)容兩個方面探討工程建設(shè)過程中檔案管理工作的要點。

關(guān)鍵詞：檔案；文檔編碼體系

1 前言

檔案是記錄工程建設(shè)過程中發(fā)生的重要事項的載體，完整、清晰、準(zhǔn)確的檔案既是對工程自身的總結(jié)，更是今后其他建設(shè)工程的參考資料。本人結(jié)合參加的某水務(wù)工程建設(shè)檔案管理工作，從檔案管理文檔編碼體系的建立和實際工程建設(shè)中檔案管理重點內(nèi)容兩個方面探討工程建設(shè)過程中檔案管理工作的要點。

2 檔案管理文檔編碼體系的建立

在工程建設(shè)的過程中，每日都會產(chǎn)生大量需要存檔的文件材料，真實、完整、系統(tǒng)、高效的管理在建工程的文件檔案就顯得尤為重要。本人在工作中探索出文檔編碼體系，用于管理項目文件檔案。所謂文檔編碼體系就是制定一個原則，對存檔的每份資料都編排了唯一的編碼，使得檔案存之能夠“有章有法”，用之能夠“按圖索驥”。以下就文檔編碼體系做簡要說明。

1、分類原則

1.1本工程文件材料共分八個目錄，每個目錄以字母縮寫標(biāo)識（即案卷題名代字）；每個目錄下設(shè)多個一級子目錄，一級子目錄下設(shè)多個二級子目錄，二級子目錄下可依據(jù)實際需求下設(shè)三件子目錄。一、二、三級子目錄均以兩位數(shù)的阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識，一級子目錄的劃分結(jié)合工程實際確定分類編碼，二、三級子目錄為流水編碼。

例如，本工程八個目錄分別為政府批文、合同、招投標(biāo)、技術(shù)資料文件、造價管理文件、項目管理文件、施工管理文件、圖像資料。其中“招投標(biāo)”目錄中，其一級子目錄包括“咨詢類招投標(biāo)”、“施工類招投標(biāo)”、“設(shè)備材料招投標(biāo)”等；“施工類招投標(biāo)”的二級子目錄又分為“商務(wù)文件”、“施工組織設(shè)計”等；每項二級子目錄下又分為“第一標(biāo)段”、“第二標(biāo)段”等多個三級子目錄。

1.2二、三級子目錄中的編號可根據(jù)項目實際情況調(diào)整先后順序。

1.3各級子目錄可按需要往后順序增加。

1.4編碼標(biāo)識于存檔文件的右上角。

1.5存檔文件編碼后應(yīng)及時錄入至“資料文檔編碼體系”數(shù)據(jù)庫中。

2、檔案的組卷要求

2.1文件材料立卷厚度在200頁左右，以不超過3cm為宜。

2.2案卷內(nèi)不應(yīng)有重復(fù)文件，不同載體的文件分別組卷。

2.3組卷方法：

2.3.1本工程將八個目錄分別共組八個大卷，大卷下再設(shè)多個小卷，每個小卷內(nèi)均附有卷內(nèi)目錄，以便查找。

2.3.2同一事項文件材料的請示與批復(fù)、主件與附件不能分開，并按批復(fù)在前，請示在后，主件在前、附件在后的順序排列。

3、檔案編碼

檔案編碼由工程項目代字、案卷題名代字、一級子目錄編碼、二級子目錄編碼、三級子目錄編碼等五部分組成。如本工程施工一標(biāo)商務(wù)文件的招投標(biāo)材料，其編碼為：

XXX—ZTB—02—05—01。

3 實際工程建設(shè)中檔案管理重點內(nèi)容

本工程在建設(shè)過程中，為確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，根據(jù)《檔案法》、《重大建設(shè)項目檔案驗收辦法》、《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》、《XX區(qū)水務(wù)局水利工程檔案管理規(guī)范》和檔案工作的各項方針、政策、規(guī)范并結(jié)合工程開展實際情況，確定了檔案管理工作重點，并制定了檔案管理工作計劃。

1、建立健全項目檔案工作各項規(guī)章制度。

建立工程檔案管理專項制度，將項目檔案工作納入項目建設(shè)管理程序，與項目建設(shè)實行同步管理，建立項目檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和相關(guān)人員崗位責(zé)任制。

2、配備專職檔案管理人員，滿足檔案管理工作需要。

配備專職檔案管理人員，對工程檔案進(jìn)行管理；收集和整理建設(shè)單位基建文件，并應(yīng)進(jìn)行立卷歸檔；監(jiān)督、檢查監(jiān)理單位監(jiān)理文件的形成、積累和立卷歸檔工作；委托監(jiān)理單位監(jiān)督、檢查施工文件的形成、積累和立卷歸檔工作，并對監(jiān)理單位的工作進(jìn)行督察。

3、檔案驗收、移交工作。

3.1 檔案驗收前組織開展全面自查工作。

項目檔案驗收前，應(yīng)組織項目設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面負(fù)責(zé)人以及有關(guān)人員，根據(jù)檔案工作的相關(guān)要求，依照《重大建設(shè)項目檔案驗收內(nèi)容及要求》、《城市建設(shè)檔案管理規(guī)定》、《北京市城市建設(shè)檔案管理辦法》等規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行全面自查工作，針對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時完成整改。

3.2 提請北京市城建檔案館對工程檔案進(jìn)行預(yù)驗收。

3.3 提請北京市檔案局對工程檔案進(jìn)行驗收。

4 結(jié)束語

檔案工作是建設(shè)工程中一項“功在當(dāng)代、利在千秋”的重要內(nèi)容，檔案管理人員必須要做到不斷的探索總結(jié)新方法，增強(qiáng)管好檔案的自覺性、提高規(guī)范化、科學(xué)化管理檔案的技術(shù)水平。使得檔案這種信息資源作為工程建設(shè)的真實記錄在各方面發(fā)揮其重要的作用。