王明惠?秦毅?王猛

摘 要：作為民族進(jìn)步的靈魂和國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力，創(chuàng)新的范圍滲透到各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)方面。在信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)的情況下，檔案管理工作面臨著機(jī)遇的同時(shí)也遭受到巨大的挑戰(zhàn)。本文就檔案管理創(chuàng)新的必要性和電子檔案的優(yōu)越性，探討我國(guó)檔案管理工作存在的問(wèn)題以及改善方法。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理；創(chuàng)新方法

檔案管理又稱檔案工作，是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分，由檔案館或者檔案室管理檔案實(shí)體和檔案信息，為檔案利用者提供服務(wù)，具有管理性、服務(wù)性和政治性。做好檔案管理工作，要堅(jiān)持便于利用的原則，集中統(tǒng)一管理國(guó)家檔案，維護(hù)檔案的完整與安全。而先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，給檔案管理工作帶來(lái)極大的便利，使得檔案利用者能夠簡(jiǎn)單迅速地查找檔案資料，獲得有用的檔案信息，同時(shí)通過(guò)創(chuàng)新管理，準(zhǔn)確的加工和處理檔案信息，可以增加群眾的知識(shí)，實(shí)現(xiàn)檔案管理為群眾服務(wù)的目的。

1 檔案管理創(chuàng)新的必要性和電子檔案的優(yōu)越性。

在信息技術(shù)的推動(dòng)下，檔案管理工作逐漸走向了數(shù)字化和現(xiàn)代化，實(shí)現(xiàn)了電子文件的自動(dòng)上傳與收集，在突破了傳統(tǒng)的管理模式的同時(shí)開(kāi)啟了現(xiàn)代化的服務(wù)模式。運(yùn)用先進(jìn)的服務(wù)手段，根據(jù)相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)頁(yè)面和計(jì)算機(jī)程序，編制能夠自動(dòng)上傳的工作程序，利用高效運(yùn)行的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)電子文件的自動(dòng)歸檔，有效的確保工作人員以及檔案利用者及時(shí)獲得準(zhǔn)確的檔案信息【1】。另外，檔案管理工作的創(chuàng)新，順應(yīng)了信息時(shí)代發(fā)展的潮流。例如，開(kāi)通在線服務(wù)功能，滿足人們對(duì)信息環(huán)境的需求，方便人們的學(xué)習(xí)、工作和生活，突出了信息時(shí)效性的特點(diǎn)。先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，為網(wǎng)上查詢、閱讀等提供了便捷的途徑，滿足人們對(duì)大量的知識(shí)信息的需要。這種創(chuàng)新型的服務(wù)手段，大大提高了工作效率，縮減了工作時(shí)間，節(jié)約了大量的人力、物力。

檔案管理的創(chuàng)新，使電子檔案本身具有方便及時(shí)的特點(diǎn)，也給檔案管理工作帶來(lái)極大的好處。傳統(tǒng)的檔案管理要經(jīng)過(guò)工作者的細(xì)心收集和整理，然后進(jìn)行準(zhǔn)確的核對(duì)分類，最后放在固定的檔案儲(chǔ)存地，檔案利用者在查找相關(guān)的檔案時(shí)，要一步一步的慢慢搜查，中間環(huán)節(jié)出錯(cuò)就可能要重新查找，而網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)不僅可以自動(dòng)歸檔，還可以在大量的檔案資料里快速檢索到有用的檔案，減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。另外，檔案管理人員可以利用自動(dòng)化的辦公設(shè)備，監(jiān)控歸檔工作的運(yùn)行，隨時(shí)查缺補(bǔ)漏，使得文檔能夠及時(shí)得到處理，避免形成積存過(guò)多的現(xiàn)象。由于電子檔案會(huì)設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，并且提供有關(guān)的檔案內(nèi)容給查閱者，所以其安全性、保密性會(huì)得到保障。而利用者在查閱紙質(zhì)版的檔案時(shí)，可能會(huì)翻閱整卷檔案，看到隱秘的檔案內(nèi)容，使得檔案信息泄漏。而電子檔案則避免了這種問(wèn)題的出現(xiàn)，甚至杜絕了檔案丟失和篡改的現(xiàn)象。

2 檔案管理工作存在的問(wèn)題

1、管理觀念陳舊，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)。受傳統(tǒng)的檔案管理工作的影響，檔案管理工作人員思想陳舊，不能適應(yīng)時(shí)代的需求，接受新的檔案管理方式，無(wú)法利用先進(jìn)的信息技術(shù)充分發(fā)揮檔案的有效作用。由于缺乏服務(wù)意識(shí)，檔案管理工作面臨著嚴(yán)峻的形勢(shì)，不能緊跟時(shí)代步伐，難以邁進(jìn)新的臺(tái)階。2、檔案編輯工作繁瑣，查找困難。實(shí)體檔案需要工作人員認(rèn)真填寫(xiě)和審核，一旦出現(xiàn)少量的的錯(cuò)誤就要重新開(kāi)始，隨著實(shí)體檔案數(shù)量的增加，工作人員的工作負(fù)擔(dān)也逐漸加重，檔案的分類、歸檔，也會(huì)浪費(fèi)大量的精力的時(shí)間，繁瑣的工作給檔案工作人員帶來(lái)極大的不便。另外，在卷帙浩繁的實(shí)體檔案里查找相關(guān)一份檔案，要投入大量的人力，降低了檔案的利用效率。3、規(guī)劃不整齊，管理速度緩慢。政府和企業(yè)是檔案的管理機(jī)構(gòu)，存放著多種多樣的檔案。由于不同單位的經(jīng)濟(jì)條件、工作內(nèi)容等方面存在著差異，檔案管理工作也不盡相同，軟件的使用上也出現(xiàn)混雜錯(cuò)亂的狀況，檔案管理工作不能統(tǒng)一、規(guī)范的運(yùn)行。加上系統(tǒng)本身的局限性，檔案的信息化程度未能提高，造成信息管理遲緩，信息內(nèi)容陳舊，不利于共享檔案信息。

3 檔案管理工作創(chuàng)新方法

1、轉(zhuǎn)變思想觀念，創(chuàng)新管理體制。

意識(shí)的主觀能動(dòng)性，對(duì)于事物發(fā)展有著指導(dǎo)作用，轉(zhuǎn)變思想觀念，促進(jìn)檔案管理工作的發(fā)展有著重要的影響。重視檔案管理工作的重要性，突破工作環(huán)境的局限，運(yùn)用創(chuàng)新的思想觀念，擴(kuò)大檔案管理工作的范圍，增強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新能力，與時(shí)俱進(jìn)，充分發(fā)揮檔案管理工作的功能和作用。解放思想，勇于嘗試，在探索中不斷地發(fā)展前進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作更加完善和全面。加強(qiáng)管理力度完善檔案信息系統(tǒng)，讓檔案管理與信息技術(shù)高度結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的自動(dòng)化，規(guī)范技術(shù)操作和軟硬件的選擇。

2、提高管理人員的管理水平

檔案具有服務(wù)性，是為檔案利用者提供便利而創(chuàng)立的，因此，檔案管理工作者要樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，本著服務(wù)的原則，幫助查閱者及時(shí)準(zhǔn)確的找到相關(guān)信息。檔案管理工作人員要有良好的職業(yè)道德，認(rèn)真責(zé)任，愛(ài)崗敬業(yè)，主動(dòng)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，提出創(chuàng)新性的解決方法。利用豐富的知識(shí)武裝自己的頭腦，正確判斷當(dāng)前形勢(shì)，打破傳統(tǒng)的管理模式。綜合整理和分析有用的信息，及時(shí)上傳文件、收集和整理文件，運(yùn)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)把電子文件自動(dòng)歸檔，以方便查詢。具有創(chuàng)新思維能力，善于發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，獨(dú)立思考，積極主動(dòng)的提出創(chuàng)新性措施。

3、做好信息錄入和數(shù)據(jù)管理

我國(guó)還處于文件的處理向信息化管理過(guò)渡的階段，因此，要建設(shè)創(chuàng)新性的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫(kù)。信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立離不開(kāi)信息的錄入和數(shù)據(jù)的管理，要做好完備的信息數(shù)據(jù)庫(kù)，就需要制定出詳細(xì)的建設(shè)方案，仔細(xì)認(rèn)真的完善信息數(shù)據(jù)庫(kù)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，及時(shí)準(zhǔn)確的豐富信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容，發(fā)揮其巨大的功能，配合管理工作，彌補(bǔ)檔案管理的缺陷。例如，在建設(shè)過(guò)程中將檔案管理工作與計(jì)算機(jī)信息技術(shù)結(jié)合起來(lái)，協(xié)調(diào)合作，讓綜合數(shù)據(jù)庫(kù)和各個(gè)檔案的目錄庫(kù)結(jié)合起來(lái)，形成網(wǎng)絡(luò)開(kāi)發(fā)式、分布式的數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案管理工作的效率。

4、共享檔案信息

檔案管理工作的核心是服務(wù)群眾，為群眾提供便利。然而，由于目前缺乏標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，我國(guó)的檔案管理現(xiàn)狀存在著嚴(yán)重的問(wèn)題。軟件使用的混亂以及硬件上的利用不當(dāng)，造成檔案信息資源的浪費(fèi)。因此，要明確檔案管理的內(nèi)容和范圍，規(guī)范檔案管理的各項(xiàng)工作和各個(gè)環(huán)節(jié)，形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一個(gè)規(guī)范的系統(tǒng)工程，確保檔案信息資源共享渠道的暢通【2】，，以方便群眾的查找和閱讀。

5、拓寬服務(wù)領(lǐng)域

社會(huì)信息化的不斷變革，公民或出于自身利益的需要，或者投資方向的需要，或者想要了解新出的法律法規(guī)等，到檔案室查詢資料的人員也在逐漸增多。為了適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，檔案管理工作必須拓寬其服務(wù)領(lǐng)域，創(chuàng)新服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理部門，要針對(duì)不同的專業(yè)類別，建立專門的檔案資料，擴(kuò)大服務(wù)范圍的同時(shí)，充分發(fā)掘有價(jià)值的檔案信息，經(jīng)過(guò)科學(xué)的加工處理，方便廣大讀者的閱讀。建立網(wǎng)絡(luò)互動(dòng)平臺(tái)，加強(qiáng)與群眾的交流互動(dòng)，改善工作環(huán)境，把枯燥無(wú)味的檔案管理工作，變得妙趣橫生。積極聽(tīng)取廣大群眾的意見(jiàn)和建議，及時(shí)調(diào)整工作方向，使各界群眾成為檔案管理的主角，充分發(fā)揮檔案管理工作的服務(wù)性，以促進(jìn)人們知識(shí)水平的提高。

4 總結(jié)

傳統(tǒng)的檔案管理工作以人力為主，主要是針對(duì)實(shí)體檔案進(jìn)行管理，耗費(fèi)許多的資金、人力，具有明顯的缺點(diǎn)和不足，給檔案的歸類和查詢帶來(lái)諸多麻煩。在科學(xué)技術(shù)的影響下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代潮流，因此，檔案管理工作人員應(yīng)及時(shí)創(chuàng)新，緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量【3】。

參考文獻(xiàn)

[1]莉偉.信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].黑龍江史志，2013，09：78+94.

[2]趙晏.探討信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2012，35：195.

[3]張彥.信息時(shí)代檔案管理工作的創(chuàng)新研究[J].赤子（上中旬），2015，10：151.

作者簡(jiǎn)介

王明惠（1980—），女，安徽省池州市人，工作單位：國(guó)網(wǎng)安徽省池州供電公司，職務(wù)：檔案館員，研究方向：檔案學(xué)。