摘 要：由于單子檔案管理工作具有信息化手段介入、周期長(zhǎng)、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點(diǎn)，電子檔案管理雖投入大量人力物力，但要滿足檔案使用部門的需要，準(zhǔn)確、快捷、安全地將檔案?jìng)鬏敵鋈?，并不斷完善，也不是一件容易的事。因此，需要從集中式管理和分布式管理兩方面做好工作?/p>

關(guān)鍵詞：電力系統(tǒng)；電子檔案；集中式存儲(chǔ)；分布式存儲(chǔ)

《徐州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》中明確指出：

“為保證歸檔電子文件的完整、真實(shí)和有效利用，從電子文件產(chǎn)生時(shí)就應(yīng)按照制度要求，妥善管理，以確保其不散失、不損毀、不失真”。

“歸檔的電子文件，應(yīng)與其他門類和載體的檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機(jī)讀”。

上述規(guī)定主要集中在檔案的長(zhǎng)期保存、管理上，缺乏對(duì)于跨單位的檔案交換和共享功能的專門要求。因此，有必要對(duì)電子檔案的集中式管理和分布式管理做出一些探討。

本文就目前電力系統(tǒng)檔案管理工作中所使用的集中式管理和分布式管理，提出一些多方面的思考，以供大家參考。

1 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式數(shù)據(jù)處理

1.電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于信息資源共享的需要。

信息資源共享是指在一定程度的開(kāi)放條件下，同一信息資源為不同用戶共同使用的服務(wù)方式。從信息共享的表象看，共享是信息的共同使用，但從信息共享的本質(zhì)特征上看，信息共享必須解決信息質(zhì)量最優(yōu)化，共享程度最高效等實(shí)質(zhì)問(wèn)題，其核心是需要對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對(duì)使用規(guī)則進(jìn)行共同約定。因此，電力檔案信息資源共享不僅包括電力檔案信息資源的交換、共享訪問(wèn)，而且還應(yīng)包括為提高電力檔案信息資源質(zhì)量的著錄管理過(guò)程。

電力檔案信息資源共享功能需求主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

本單位內(nèi)部員工能夠按照權(quán)限進(jìn)行本部門電力檔案信息資源的著錄、歸檔、管理，對(duì)本單位電力檔案信息資源進(jìn)行檢索和按權(quán)限的訪問(wèn)、查閱。

電力企業(yè)上級(jí)部門需要查看到下級(jí)單位電力檔案信息資源的目錄及元數(shù)據(jù)信息，以便能夠全面準(zhǔn)確地了解、掌握下級(jí)單位電力檔案信息資源的狀況，方便對(duì)下級(jí)單位電力檔案工作的監(jiān)督和檢查。

下級(jí)單位也希望能夠?qū)崟r(shí)接收到上級(jí)單位相關(guān)的電力檔案信息資源，特別是文書(shū)檔案。

電力系統(tǒng)不同區(qū)劃的同級(jí)單位也存在相互調(diào)閱電力檔案信息資源的需求，特別是開(kāi)展跨區(qū)域的合作研究、發(fā)生跨區(qū)域環(huán)境污染事故時(shí)，希望能夠快速調(diào)閱相關(guān)的檔案信息。

政府相關(guān)部門或社會(huì)公眾希望能夠查看對(duì)外公開(kāi)的電力檔案信息資源。

2. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源管理功能的需要。

當(dāng)前，國(guó)家電網(wǎng)各省公司、市公司采用的電力檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一，甚至于在縣、市層面大部分還沒(méi)有對(duì)電力檔案進(jìn)行信息化管理，更缺乏與共享系統(tǒng)一體化的管理系統(tǒng)。因此，想要開(kāi)展全國(guó)一盤棋的電力檔案共享，首先要解決電力檔案信息資源管理的問(wèn)題。

電力檔案信息資源管理的功能需求主要包括：

電力檔案著錄歸檔管理權(quán)限設(shè)置。對(duì)電力檔案信息資源著錄、歸檔、管理的人員及其權(quán)限進(jìn)行分配。

電力檔案著錄模板設(shè)置。對(duì)不同級(jí)別（文件級(jí)、卷宗級(jí)等）或不同類別（文書(shū)、科技、多媒體等）的電力檔案的著錄元數(shù)據(jù)項(xiàng)進(jìn)行設(shè)置。

電力檔案著錄。利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)錄入分類、分級(jí)的電力檔案元數(shù)據(jù)信息，以及檔案全文原件及其附件信息?？梢詥螚l記錄錄入，也可以批量導(dǎo)入（如自動(dòng)接收電子政務(wù)平臺(tái)或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已有的文書(shū)或業(yè)務(wù)文件信息）。

電力檔案歸檔。對(duì)已著錄的檔案進(jìn)行完整性、規(guī)范性、安全性等方面的審查，確定保管期限進(jìn)行歸檔。

電力檔案查詢借閱。按權(quán)限進(jìn)行電力檔案的查詢檢索，在線瀏覽或離線借閱等。

電力檔案統(tǒng)計(jì)分析?？梢园凑疹悇e、年度、處室等對(duì)電力檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

3. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源共享安全的需要。

電力檔案作為對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，涉及國(guó)家安全、民生民計(jì)和社會(huì)穩(wěn)定。因此，在電力檔案信息資源共享利用過(guò)程中，必須要處理好安全的問(wèn)題，要做到內(nèi)外有別，對(duì)未公開(kāi)檔案一定要把好關(guān)，嚴(yán)格掌握。以維護(hù)國(guó)家的根本利益。電力部門保存的檔案主要供本部門利用。其他系統(tǒng)或部門的工作人員查閱檔案時(shí)，需持本單位介紹信，說(shuō)明利用目的和范圍，并經(jīng)電力部門有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱涉及黨和國(guó)家秘密的電力保護(hù)檔案必須經(jīng)過(guò)分管檔案工作的行政領(lǐng)導(dǎo)及保密部門批準(zhǔn)；查閱未公開(kāi)的檔案，必須經(jīng)過(guò)有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；摘錄和復(fù)制檔案，必須經(jīng)過(guò)電力檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。因此，本單位內(nèi)部員工根據(jù)授權(quán)的用戶名和密碼及權(quán)限，可以查看檔案目錄及相應(yīng)的全文及附件信息。用戶名和密碼僅在本單位局域網(wǎng)中使用，在公網(wǎng)上不可以使用。

電力行政主管部門上下級(jí)之間的檔案信息資源交換只進(jìn)行目錄級(jí)、元數(shù)據(jù)的交換。根據(jù)“電力檔案信息資源交換管理辦法”（需要電力主管部門制定）各單位可以控制交換哪些檔案目錄和元數(shù)據(jù)，其他單位只能看到檔案目錄和元數(shù)據(jù)，而不能瀏覽檔案全文。電力系統(tǒng)檔案信息資源的交換基于電力政務(wù)專網(wǎng)進(jìn)行。

對(duì)于沒(méi)有到開(kāi)放期限的電力檔案，只公開(kāi)檔案的目錄。合法公民和組織經(jīng)系統(tǒng)身份驗(yàn)證后可查詢未開(kāi)放的檔案目錄，以及已經(jīng)開(kāi)放的電力檔案全文信息。電力檔案信息資源的公開(kāi)，需要單獨(dú)設(shè)置公開(kāi)庫(kù)，電力檔案公開(kāi)庫(kù)與電力檔案內(nèi)部全集庫(kù)要進(jìn)行物理上的隔離，公開(kāi)庫(kù)放置在外網(wǎng)，電力檔案庫(kù)放置在內(nèi)網(wǎng)或?qū)＞W(wǎng)上。

集中式數(shù)據(jù)存儲(chǔ)的主要特點(diǎn)是能把所有數(shù)據(jù)保存在一個(gè)地方，各地辦公室的遠(yuǎn)程終端通過(guò)電纜同中央計(jì)算機(jī)（主機(jī)）相聯(lián)，保證了每個(gè)終端使用的都是同一信息。備份數(shù)據(jù)容易，因?yàn)樗麄兌即鎯?chǔ)在服務(wù)器上，而服務(wù)器是唯一需要備份的系統(tǒng)。

這類網(wǎng)絡(luò)不利的一面是來(lái)自所有終端的計(jì)算都由主機(jī)完成，這類網(wǎng)絡(luò)處理速度可能有些慢。另外，如果用戶有各種不同的需要，在集中式計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上滿足這些需要可能是十分困難的，因?yàn)槊總€(gè)用戶的應(yīng)用程序和資源都必須單獨(dú)設(shè)置，而讓這些應(yīng)用程序和資源都在同一臺(tái)集中式計(jì)算機(jī)上操作，使得系統(tǒng)效率不高。還有，因?yàn)樗杏脩舳急仨氝B接到一臺(tái)中央計(jì)算機(jī)，集中連接可能成為集中式網(wǎng)絡(luò)的一個(gè)大問(wèn)題。

由于以上限制，如今的大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)都采用了分布式和協(xié)作式網(wǎng)絡(luò)計(jì)算模型。

2 電力系統(tǒng)電子檔案的分布式數(shù)據(jù)處理

由于個(gè)人計(jì)算機(jī)使用的普及及其性能得到極大的提高，使信息處理分布到網(wǎng)絡(luò)上的所有計(jì)算機(jī)成為可能。分布式處理是和集中式處理相對(duì)立的概念，分布式處理的數(shù)據(jù)可以分布在很大區(qū)域。

分布式存儲(chǔ)系統(tǒng)，是將電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)分散存儲(chǔ)在多臺(tái)獨(dú)立的設(shè)備上。傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)采用集中的存儲(chǔ)服務(wù)器存放所有數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)服務(wù)器成為系統(tǒng)性能的瓶頸，也是可靠性和安全性的焦點(diǎn)，不能滿足大規(guī)模存儲(chǔ)應(yīng)用的需要。分布式網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)系統(tǒng)采用可擴(kuò)展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，利用多臺(tái)存儲(chǔ)服務(wù)器分擔(dān)存儲(chǔ)負(fù)荷，利用位置服務(wù)器定位存儲(chǔ)信息，它不但提高了系統(tǒng)的可靠性、可用性和存取效率，還易于擴(kuò)展。

分布式處理的一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是增強(qiáng)處理功能。分布式網(wǎng)絡(luò)中，電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)和處理都是在本地工作站上進(jìn)行的。數(shù)據(jù)輸出可以打印，也可保存在U盤上。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)主要是得到更快、更便捷的數(shù)據(jù)訪問(wèn)。因?yàn)槊颗_(tái)計(jì)算機(jī)都能夠存儲(chǔ)和處理數(shù)據(jù)。這種類型的網(wǎng)絡(luò)可以適應(yīng)供電部門及用戶的各種需要，同時(shí)允許他們共享網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、資源和服務(wù)。在分布式網(wǎng)絡(luò)中使用的計(jì)算機(jī)既能夠作為獨(dú)立的系統(tǒng)使用，也可以把它們連接在一起得到更強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)功能。

分布式處理的另一個(gè)優(yōu)點(diǎn)是可以快速訪問(wèn)、多用戶使用。每臺(tái)計(jì)算機(jī)可以訪問(wèn)系統(tǒng)內(nèi)其他計(jì)算機(jī)的信息文件；系統(tǒng)設(shè)計(jì)上具有更大的靈活性，既可為獨(dú)立的計(jì)算機(jī)的地區(qū)用戶的特殊需求服務(wù)，也可為聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)需求服務(wù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)不同計(jì)算機(jī)之間的通信；每臺(tái)計(jì)算機(jī)都可以擁有和保持所需要的最大數(shù)據(jù)和文件；減少了數(shù)據(jù)傳輸?shù)某杀竞惋L(fēng)險(xiǎn)。為分散地區(qū)和中心辦公室雙方提供更迅速的信息通信和處理方式，為每個(gè)分散的數(shù)據(jù)庫(kù)提供作用域，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)于許多存儲(chǔ)單元中，但任何用戶都可以進(jìn)行全局訪問(wèn)，使故障的不利影響最小化，以較低的成本來(lái)滿足企業(yè)的特定要求。

分布式計(jì)算的缺點(diǎn)也是顯而易見(jiàn)的。

首先是對(duì)病毒比較敏感。任何用戶都可能引入被病毒感染的文件，并將病毒擴(kuò)散到整個(gè)網(wǎng)絡(luò)。

其次是備份困難。如果用戶將數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在各自的系統(tǒng)上，而不是將他們存儲(chǔ)在中央系統(tǒng)中，難于制定一項(xiàng)有效的備份計(jì)劃。這種情況還可能導(dǎo)致用戶使用同一文件的不同版本。為了運(yùn)行程序要求性能更好的PC機(jī)；要求使用適當(dāng)?shù)某绦?；不同?jì)算機(jī)的文件數(shù)據(jù)需要復(fù)制；對(duì)某些PC機(jī)要求有足夠的存儲(chǔ)容量，形成不必要的存儲(chǔ)成本；管理和維護(hù)比較復(fù)雜；設(shè)備必須要互相兼容。

再次是免災(zāi)性能差。

隨著電力系統(tǒng)信息化程度的深入發(fā)展，我國(guó)電力數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)量在以指數(shù)方式增長(zhǎng)，大量的數(shù)據(jù)在帶給檔案管理與應(yīng)用工作便捷的同時(shí)，電力檔案數(shù)據(jù)丟失帶來(lái)的損失也越來(lái)越大，災(zāi)難備份則顯現(xiàn)出重要性。2010年國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)在全國(guó)檔案局（館）長(zhǎng)會(huì)議上要求，“切實(shí)落實(shí)異地備份制度，對(duì)所有多套檔案或檔案復(fù)制件，一定要異地存放至少一套，以防重大災(zāi)害對(duì)檔案造成毀滅性損失?！庇捎诖箢~的硬件投資和軟件以與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性等原因，異地備份仍然進(jìn)展緩漫，存在不少問(wèn)題。

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作者簡(jiǎn)介

董梅（1968-），畢業(yè)于江蘇電大，本科， 中級(jí)職稱，現(xiàn)供職于國(guó)家電力公司徐州分公司，從事檔案管理工作，主要研究電子檔案的存儲(chǔ)與安全。