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        電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理和分布式存儲

        2015-12-19 14:49:46董梅
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:電子檔案電力系統(tǒng)

        摘 要:由于單子檔案管理工作具有信息化手段介入、周期長、環(huán)節(jié)多、內(nèi)外協(xié)作關(guān)系復(fù)雜等特點,電子檔案管理雖投入大量人力物力,但要滿足檔案使用部門的需要,準(zhǔn)確、快捷、安全地將檔案傳輸出去,并不斷完善,也不是一件容易的事。因此,需要從集中式管理和分布式管理兩方面做好工作。

        關(guān)鍵詞:電力系統(tǒng);電子檔案;集中式存儲;分布式存儲

        《徐州市電子文件歸檔與管理規(guī)范》中明確指出:

        “為保證歸檔電子文件的完整、真實和有效利用,從電子文件產(chǎn)生時就應(yīng)按照制度要求,妥善管理,以確保其不散失、不損毀、不失真”。

        “歸檔的電子文件,應(yīng)與其他門類和載體的檔案實行集中統(tǒng)一管理。檔案部門要確保電子文件能有效機(jī)讀”。

        上述規(guī)定主要集中在檔案的長期保存、管理上,缺乏對于跨單位的檔案交換和共享功能的專門要求。因此,有必要對電子檔案的集中式管理和分布式管理做出一些探討。

        本文就目前電力系統(tǒng)檔案管理工作中所使用的集中式管理和分布式管理,提出一些多方面的思考,以供大家參考。

        1 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式數(shù)據(jù)處理

        1.電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于信息資源共享的需要。

        信息資源共享是指在一定程度的開放條件下,同一信息資源為不同用戶共同使用的服務(wù)方式。從信息共享的表象看,共享是信息的共同使用,但從信息共享的本質(zhì)特征上看,信息共享必須解決信息質(zhì)量最優(yōu)化,共享程度最高效等實質(zhì)問題,其核心是需要對信息技術(shù)進(jìn)行不斷創(chuàng)新,對使用規(guī)則進(jìn)行共同約定。因此,電力檔案信息資源共享不僅包括電力檔案信息資源的交換、共享訪問,而且還應(yīng)包括為提高電力檔案信息資源質(zhì)量的著錄管理過程。

        電力檔案信息資源共享功能需求主要體現(xiàn)在以下幾個方面:

        本單位內(nèi)部員工能夠按照權(quán)限進(jìn)行本部門電力檔案信息資源的著錄、歸檔、管理,對本單位電力檔案信息資源進(jìn)行檢索和按權(quán)限的訪問、查閱。

        電力企業(yè)上級部門需要查看到下級單位電力檔案信息資源的目錄及元數(shù)據(jù)信息,以便能夠全面準(zhǔn)確地了解、掌握下級單位電力檔案信息資源的狀況,方便對下級單位電力檔案工作的監(jiān)督和檢查。

        下級單位也希望能夠?qū)崟r接收到上級單位相關(guān)的電力檔案信息資源,特別是文書檔案。

        電力系統(tǒng)不同區(qū)劃的同級單位也存在相互調(diào)閱電力檔案信息資源的需求,特別是開展跨區(qū)域的合作研究、發(fā)生跨區(qū)域環(huán)境污染事故時,希望能夠快速調(diào)閱相關(guān)的檔案信息。

        政府相關(guān)部門或社會公眾希望能夠查看對外公開的電力檔案信息資源。

        2. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源管理功能的需要。

        當(dāng)前,國家電網(wǎng)各省公司、市公司采用的電力檔案管理系統(tǒng)并不統(tǒng)一,甚至于在縣、市層面大部分還沒有對電力檔案進(jìn)行信息化管理,更缺乏與共享系統(tǒng)一體化的管理系統(tǒng)。因此,想要開展全國一盤棋的電力檔案共享,首先要解決電力檔案信息資源管理的問題。

        電力檔案信息資源管理的功能需求主要包括:

        電力檔案著錄歸檔管理權(quán)限設(shè)置。對電力檔案信息資源著錄、歸檔、管理的人員及其權(quán)限進(jìn)行分配。

        電力檔案著錄模板設(shè)置。對不同級別(文件級、卷宗級等)或不同類別(文書、科技、多媒體等)的電力檔案的著錄元數(shù)據(jù)項進(jìn)行設(shè)置。

        電力檔案著錄。利用計算機(jī)系統(tǒng)錄入分類、分級的電力檔案元數(shù)據(jù)信息,以及檔案全文原件及其附件信息??梢詥螚l記錄錄入,也可以批量導(dǎo)入(如自動接收電子政務(wù)平臺或業(yè)務(wù)系統(tǒng)中已有的文書或業(yè)務(wù)文件信息)。

        電力檔案歸檔。對已著錄的檔案進(jìn)行完整性、規(guī)范性、安全性等方面的審查,確定保管期限進(jìn)行歸檔。

        電力檔案查詢借閱。按權(quán)限進(jìn)行電力檔案的查詢檢索,在線瀏覽或離線借閱等。

        電力檔案統(tǒng)計分析??梢园凑疹悇e、年度、處室等對電力檔案進(jìn)行統(tǒng)計。

        3. 電力系統(tǒng)電子檔案的集中式管理是基于電力檔案信息資源共享安全的需要。

        電力檔案作為對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄,涉及國家安全、民生民計和社會穩(wěn)定。因此,在電力檔案信息資源共享利用過程中,必須要處理好安全的問題,要做到內(nèi)外有別,對未公開檔案一定要把好關(guān),嚴(yán)格掌握。以維護(hù)國家的根本利益。電力部門保存的檔案主要供本部門利用。其他系統(tǒng)或部門的工作人員查閱檔案時,需持本單位介紹信,說明利用目的和范圍,并經(jīng)電力部門有關(guān)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可查閱。查閱涉及黨和國家秘密的電力保護(hù)檔案必須經(jīng)過分管檔案工作的行政領(lǐng)導(dǎo)及保密部門批準(zhǔn);查閱未公開的檔案,必須經(jīng)過有關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn);摘錄和復(fù)制檔案,必須經(jīng)過電力檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。因此,本單位內(nèi)部員工根據(jù)授權(quán)的用戶名和密碼及權(quán)限,可以查看檔案目錄及相應(yīng)的全文及附件信息。用戶名和密碼僅在本單位局域網(wǎng)中使用,在公網(wǎng)上不可以使用。

        電力行政主管部門上下級之間的檔案信息資源交換只進(jìn)行目錄級、元數(shù)據(jù)的交換。根據(jù)“電力檔案信息資源交換管理辦法”(需要電力主管部門制定)各單位可以控制交換哪些檔案目錄和元數(shù)據(jù),其他單位只能看到檔案目錄和元數(shù)據(jù),而不能瀏覽檔案全文。電力系統(tǒng)檔案信息資源的交換基于電力政務(wù)專網(wǎng)進(jìn)行。

        對于沒有到開放期限的電力檔案,只公開檔案的目錄。合法公民和組織經(jīng)系統(tǒng)身份驗證后可查詢未開放的檔案目錄,以及已經(jīng)開放的電力檔案全文信息。電力檔案信息資源的公開,需要單獨設(shè)置公開庫,電力檔案公開庫與電力檔案內(nèi)部全集庫要進(jìn)行物理上的隔離,公開庫放置在外網(wǎng),電力檔案庫放置在內(nèi)網(wǎng)或?qū)>W(wǎng)上。

        集中式數(shù)據(jù)存儲的主要特點是能把所有數(shù)據(jù)保存在一個地方,各地辦公室的遠(yuǎn)程終端通過電纜同中央計算機(jī)(主機(jī))相聯(lián),保證了每個終端使用的都是同一信息。備份數(shù)據(jù)容易,因為他們都存儲在服務(wù)器上,而服務(wù)器是唯一需要備份的系統(tǒng)。

        這類網(wǎng)絡(luò)不利的一面是來自所有終端的計算都由主機(jī)完成,這類網(wǎng)絡(luò)處理速度可能有些慢。另外,如果用戶有各種不同的需要,在集中式計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上滿足這些需要可能是十分困難的,因為每個用戶的應(yīng)用程序和資源都必須單獨設(shè)置,而讓這些應(yīng)用程序和資源都在同一臺集中式計算機(jī)上操作,使得系統(tǒng)效率不高。還有,因為所有用戶都必須連接到一臺中央計算機(jī),集中連接可能成為集中式網(wǎng)絡(luò)的一個大問題。

        由于以上限制,如今的大多數(shù)網(wǎng)絡(luò)都采用了分布式和協(xié)作式網(wǎng)絡(luò)計算模型。

        2 電力系統(tǒng)電子檔案的分布式數(shù)據(jù)處理

        由于個人計算機(jī)使用的普及及其性能得到極大的提高,使信息處理分布到網(wǎng)絡(luò)上的所有計算機(jī)成為可能。分布式處理是和集中式處理相對立的概念,分布式處理的數(shù)據(jù)可以分布在很大區(qū)域。

        分布式存儲系統(tǒng),是將電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)分散存儲在多臺獨立的設(shè)備上。傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)采用集中的存儲服務(wù)器存放所有數(shù)據(jù),存儲服務(wù)器成為系統(tǒng)性能的瓶頸,也是可靠性和安全性的焦點,不能滿足大規(guī)模存儲應(yīng)用的需要。分布式網(wǎng)絡(luò)存儲系統(tǒng)采用可擴(kuò)展的系統(tǒng)結(jié)構(gòu),利用多臺存儲服務(wù)器分擔(dān)存儲負(fù)荷,利用位置服務(wù)器定位存儲信息,它不但提高了系統(tǒng)的可靠性、可用性和存取效率,還易于擴(kuò)展。

        分布式處理的一個優(yōu)點是增強(qiáng)處理功能。分布式網(wǎng)絡(luò)中,電力系統(tǒng)電子數(shù)據(jù)的存儲和處理都是在本地工作站上進(jìn)行的。數(shù)據(jù)輸出可以打印,也可保存在U盤上。通過網(wǎng)絡(luò)主要是得到更快、更便捷的數(shù)據(jù)訪問。因為每臺計算機(jī)都能夠存儲和處理數(shù)據(jù)。這種類型的網(wǎng)絡(luò)可以適應(yīng)供電部門及用戶的各種需要,同時允許他們共享網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)、資源和服務(wù)。在分布式網(wǎng)絡(luò)中使用的計算機(jī)既能夠作為獨立的系統(tǒng)使用,也可以把它們連接在一起得到更強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)功能。

        分布式處理的另一個優(yōu)點是可以快速訪問、多用戶使用。每臺計算機(jī)可以訪問系統(tǒng)內(nèi)其他計算機(jī)的信息文件;系統(tǒng)設(shè)計上具有更大的靈活性,既可為獨立的計算機(jī)的地區(qū)用戶的特殊需求服務(wù),也可為聯(lián)網(wǎng)的企業(yè)需求服務(wù),實現(xiàn)系統(tǒng)內(nèi)不同計算機(jī)之間的通信;每臺計算機(jī)都可以擁有和保持所需要的最大數(shù)據(jù)和文件;減少了數(shù)據(jù)傳輸?shù)某杀竞惋L(fēng)險。為分散地區(qū)和中心辦公室雙方提供更迅速的信息通信和處理方式,為每個分散的數(shù)據(jù)庫提供作用域,數(shù)據(jù)存儲于許多存儲單元中,但任何用戶都可以進(jìn)行全局訪問,使故障的不利影響最小化,以較低的成本來滿足企業(yè)的特定要求。

        分布式計算的缺點也是顯而易見的。

        首先是對病毒比較敏感。任何用戶都可能引入被病毒感染的文件,并將病毒擴(kuò)散到整個網(wǎng)絡(luò)。

        其次是備份困難。如果用戶將數(shù)據(jù)存儲在各自的系統(tǒng)上,而不是將他們存儲在中央系統(tǒng)中,難于制定一項有效的備份計劃。這種情況還可能導(dǎo)致用戶使用同一文件的不同版本。為了運行程序要求性能更好的PC機(jī);要求使用適當(dāng)?shù)某绦颍徊煌嬎銠C(jī)的文件數(shù)據(jù)需要復(fù)制;對某些PC機(jī)要求有足夠的存儲容量,形成不必要的存儲成本;管理和維護(hù)比較復(fù)雜;設(shè)備必須要互相兼容。

        再次是免災(zāi)性能差。

        隨著電力系統(tǒng)信息化程度的深入發(fā)展,我國電力數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)量在以指數(shù)方式增長,大量的數(shù)據(jù)在帶給檔案管理與應(yīng)用工作便捷的同時,電力檔案數(shù)據(jù)丟失帶來的損失也越來越大,災(zāi)難備份則顯現(xiàn)出重要性。2010年國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國檔案局(館)長會議上要求,“切實落實異地備份制度,對所有多套檔案或檔案復(fù)制件,一定要異地存放至少一套,以防重大災(zāi)害對檔案造成毀滅性損失?!庇捎诖箢~的硬件投資和軟件以與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的復(fù)雜性等原因,異地備份仍然進(jìn)展緩漫,存在不少問題。

        參考文獻(xiàn)

        [1] 黃愛芹. 淺談電力系統(tǒng)電子檔案管理的現(xiàn)狀及發(fā)展策略[J]. 中國信息化, 2013, (11) :54-55.

        [2] 李清濤.智能型客戶電子檔案系統(tǒng)開發(fā)項目管理研究 [J]. 華北電力大學(xué),2011,(6):12-18

        [3] 任昊.電力公司電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與實現(xiàn)[J].電子科技大學(xué),2012,(4):23-29

        作者簡介

        董梅(1968-),畢業(yè)于江蘇電大,本科, 中級職稱,現(xiàn)供職于國家電力公司徐州分公司,從事檔案管理工作,主要研究電子檔案的存儲與安全。

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