李艷華

摘 要：人事檔案包含了一個(gè)人的政治面貌、學(xué)習(xí)教育經(jīng)歷、德才水平、工作表現(xiàn)等證明個(gè)人情況的材料，是個(gè)人參加工作、職稱評(píng)定和各種福利保險(xiǎn)的重要依據(jù)。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)逐漸運(yùn)用到人事檔案的管理工作中，對(duì)于檔案的及時(shí)查詢和實(shí)時(shí)跟蹤起到了積極幫助。本文針對(duì)目前我國高等院校人事檔案信息管理的現(xiàn)狀，提出了幾點(diǎn)有待改進(jìn)的創(chuàng)新建議，希望能對(duì)完善人事檔案的管理起到一定的幫助。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理創(chuàng)新；信息技術(shù)；應(yīng)用現(xiàn)狀

我國目前正處于經(jīng)濟(jì)和體制改革的轉(zhuǎn)型期，各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)事業(yè)和舊有的體制亟待進(jìn)行完善和優(yōu)化。傳統(tǒng)的院校人事檔案的管理一直以來都是通過人工操作、機(jī)械化方式進(jìn)行查詢和調(diào)用，隨著近年來人口流動(dòng)性的加劇，頻繁的人事檔案調(diào)動(dòng)給管理工作帶來很大不便，傳統(tǒng)的管理技術(shù)顯然不能夠適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，必須對(duì)人事檔案的管理進(jìn)行創(chuàng)新和變革。

1 加強(qiáng)檔案專業(yè)人才和工作者的培養(yǎng)，是人事檔案管理創(chuàng)新的根本舉措

1、要根據(jù)實(shí)際需要，增強(qiáng)檔案專業(yè)人才培養(yǎng)的實(shí)效性

人事檔案記錄了個(gè)人的重要信息，具有高度的機(jī)密性和安全性，做好對(duì)人事檔案的管理工作需要具有較高水平的專業(yè)型人才。尤其是在當(dāng)下，人才競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，做好對(duì)高質(zhì)量人才的引進(jìn)和保護(hù)工作，對(duì)于高校的發(fā)展有極為重要的意義。信息技術(shù)是把雙刃劍，在給人事檔案的管理帶來方便與快捷的同時(shí)，也容易遭到不法分子的攻擊，導(dǎo)致個(gè)人信息的泄露和高素質(zhì)人才的流失。因此，建立起一支專業(yè)管理水平高、信息技術(shù)技能強(qiáng)、綜合素質(zhì)過硬的人事檔案管理人才隊(duì)伍，不僅對(duì)于方便檔案的查詢工作有良好幫助，對(duì)于檔案的保密性和安全性也有重要作用。高校應(yīng)該結(jié)合自身的實(shí)際情況和需要，制定出明確的人才培養(yǎng)目標(biāo)，通過定期開展技能培訓(xùn)和不定期考核的方式，不斷提高業(yè)務(wù)水平，逐步建立健全專業(yè)檔案管理制度。

2、要加大扶持力度，為其營造一個(gè)良好的培養(yǎng)環(huán)境

培養(yǎng)和建立一支優(yōu)秀的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，僅靠專業(yè)技能的加強(qiáng)很難取得良好的效果，還需要營造優(yōu)秀的培養(yǎng)環(huán)境。對(duì)于專業(yè)知識(shí)的訓(xùn)練，可能只需要聘請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富的教授就能實(shí)現(xiàn)教學(xué)目的，但是優(yōu)秀環(huán)境的建立絕非一朝一夕就能完成，它需要各方的共同努力、協(xié)調(diào)運(yùn)作。成功的培養(yǎng)環(huán)境建立需要三個(gè)步驟：第一，高校要為檔案管理人員提供外出深造的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，提高他們的管理能力，學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理理念和制度建設(shè)。第二，對(duì)于成功完成學(xué)習(xí)考察任務(wù)回校的檔案管理人員，要根據(jù)實(shí)際情況安排到專業(yè)崗位，將新的管理理念和技能應(yīng)用于實(shí)際，并通過結(jié)合本校的發(fā)展需要進(jìn)行不斷完善。第三，將自身的管理心得與其他工作人員進(jìn)行交流分享，查缺補(bǔ)漏，優(yōu)化本校的人事檔案管理系統(tǒng)。

3、要加強(qiáng)檔案工作者創(chuàng)新學(xué)習(xí)，管理方法與時(shí)俱進(jìn)

社會(huì)的進(jìn)步和教育事業(yè)的發(fā)展，使得人事檔案的傳統(tǒng)管理模式不得不做出革新。高校想要做到更好的適應(yīng)這種變化發(fā)展，就必須進(jìn)行內(nèi)部的自我創(chuàng)新。

首先，意識(shí)要?jiǎng)?chuàng)新。創(chuàng)新意識(shí)，就是根據(jù)特定事物的發(fā)展規(guī)律和未來趨勢(shì)，進(jìn)行大膽的預(yù)測(cè)和設(shè)想，并在創(chuàng)造活動(dòng)中表現(xiàn)出主觀的意向、愿望。通過這種創(chuàng)新意識(shí)的培養(yǎng)，不斷豐富人事檔案的管理理念，完善管理內(nèi)容的知識(shí)結(jié)構(gòu)，以改革與創(chuàng)新的精神不斷探尋人事檔案管理的新路徑，運(yùn)用發(fā)展的眼光解決檔案管理中存在的問題，構(gòu)建新型管理模式。

其次，知識(shí)要?jiǎng)?chuàng)新。知識(shí)創(chuàng)新是指通過工作的實(shí)踐，科學(xué)的研究來獲得新的知識(shí)的過程。它為人們改善工作方法、開拓工作思路、提高工作能力提供了不竭動(dòng)力，是其它一切創(chuàng)新活動(dòng)的源泉和動(dòng)力。知識(shí)的創(chuàng)新給檔案管理工作人員提出了更高的要求，需要他們具有較高的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備，并能夠結(jié)合院校的實(shí)際發(fā)展需要進(jìn)行實(shí)踐。

最后，要進(jìn)行能力創(chuàng)新。創(chuàng)新能力是指運(yùn)用知識(shí)和理論，在各個(gè)領(lǐng)域提供有價(jià)值的發(fā)明和創(chuàng)造的能力。創(chuàng)新能力是對(duì)人事檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新中的最重要部分，是檔案管理的核心所在，同時(shí)又是一切創(chuàng)新活動(dòng)進(jìn)行的根本條件，關(guān)系到整個(gè)的檔案管理工作質(zhì)量及服務(wù)水平，只有不斷創(chuàng)新能力，提升其業(yè)務(wù)素質(zhì)水平，才能夠適應(yīng)現(xiàn)代化、信息化建設(shè)發(fā)展的需要。

2 豐富檔案管理資源，是人事檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)舉措

1、要加強(qiáng)檔案管理硬件建設(shè)

隨著學(xué)校培養(yǎng)人才數(shù)量的增加，對(duì)于需要管理的檔案也會(huì)越來越多，間接增加了檔案的管理和查詢難度。同時(shí)由于檔案管理工作的特殊性與重要性，不允許管理工作有半點(diǎn)疏忽，因此就需要加大對(duì)檔案管理硬件的建設(shè)力度。我國大部分高校的檔案管理由于館室和設(shè)備的落后，功能比較單一，很多情況下只負(fù)責(zé)檔案的保存工作，很難適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新需要和新要求。通過對(duì)檔案管理硬件的現(xiàn)代化建設(shè)，能夠減少傳統(tǒng)的人工工序，給檔案的管理帶來極大便利，更好地提供利用，提高人事檔案管理的服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。

2、要強(qiáng)調(diào)檔案材料的個(gè)性化和辨識(shí)度

人事檔案要被利用，首先就要為每個(gè)人貼上標(biāo)簽。現(xiàn)代人力資源管理更強(qiáng)調(diào)掌握個(gè)人的個(gè)性化信息，這樣才給能決策者提供選人的信息。在人事檔案中存在大量陳舊的經(jīng)歷性材料，尤其是一些和當(dāng)事人現(xiàn)在沒有多大關(guān)系的經(jīng)歷，并不能真正反映個(gè)人素質(zhì)，而且很多都是雷同的，沒有多少參考價(jià)值。因此，必須充實(shí)材料，將員工的工作狀態(tài)、業(yè)績(jī)、學(xué)術(shù)成果、參加的重大活動(dòng)等作為檔案的可辨識(shí)部分納入。人事檔案需要更實(shí)際有用的內(nèi)容，提高材料的可辨識(shí)度，建立個(gè)性檔案和業(yè)績(jī)檔案等可以滿足不同的需求。

3、檔案信息要擴(kuò)充新內(nèi)容

要及時(shí)調(diào)整人事檔案的歸檔范圍，對(duì)一些作用不大的參考性材料進(jìn)行刪除，精簡(jiǎn)檔案，將檔案的重點(diǎn)從個(gè)人經(jīng)歷和基本情況向個(gè)人技能和業(yè)績(jī)，技術(shù)方向轉(zhuǎn)變，還應(yīng)包含許多其他關(guān)于當(dāng)事人的材料，比如能真實(shí)反映個(gè)人能力、特長的內(nèi)容，關(guān)于個(gè)人信用的記錄，隨著國家養(yǎng)老制度的改革，涉及養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)的內(nèi)容也應(yīng)納入人事檔案之中，以適應(yīng)新形勢(shì)、新需求，使人事管理部門成為重要的人才信息資源庫。

3 拓展檔案管理開發(fā)利用，是人事檔案管理創(chuàng)新的目標(biāo)舉措

1、要堅(jiān)持新型的工作原則

舊有的人事檔案管理方法已經(jīng)很難適應(yīng)高校對(duì)于新時(shí)代檔案管理的需求。人事檔案的建立，是一項(xiàng)長時(shí)間的系統(tǒng)性工作，檔案管理只是其中的一部分，還有檔案信息的收集、開發(fā)，更主要的是提供利用，使檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合。

2、有效的實(shí)現(xiàn)人事檔案信息共享

利用現(xiàn)代人事檔案信息化管理系統(tǒng)信息共享，實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理工作效率的大大提高，拓展檔案管理開發(fā)利用。首先，信息的共享性可發(fā)在單位或行業(yè)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)信息共享，避免多部門重復(fù)的錄入和存儲(chǔ)信息；其次，當(dāng)信息出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，可以第一時(shí)間對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)一更新管理，保證信息同步，為管理工作的創(chuàng)新提供強(qiáng)有力的保證。

4 人事檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用

1、引入數(shù)字化技術(shù)，提升檔案管理標(biāo)準(zhǔn)性

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，將信息技術(shù)引入人事檔案管理當(dāng)中，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然選擇，是提高人事檔案管理水平的必由之路。目前，在部分條件比較優(yōu)越的高校內(nèi)，已經(jīng)建立了人事檔案的數(shù)字化管理，但是由于尚處于探索階段，出現(xiàn)了許多問題。其中最突出的就是數(shù)字化處理軟件質(zhì)量參差不齊，人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，各大高校之間有相互獨(dú)立的人事檔案管理系統(tǒng)各自為政，各取所需，給相互間的信息傳遞造成了阻礙。因此，在今后的人事檔案信息化建設(shè)過程中，要做好各系統(tǒng)之間的配合性，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、協(xié)調(diào)運(yùn)作，充分發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)越性，使其更好的服務(wù)于人事檔案的信息化管理。

2、有效提升系統(tǒng)整體水平，著重建設(shè)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)

人事檔案今后的發(fā)展趨勢(shì)將會(huì)實(shí)行大范圍內(nèi)的集中管理模式，促成我國國內(nèi)各大高校，甚至包括其他單位的檔案統(tǒng)一數(shù)字化管理。面對(duì)如此龐大的檔案信息量，就需要構(gòu)建容量大、覆蓋廣的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。其優(yōu)點(diǎn)是避免了系統(tǒng)內(nèi)人事檔案的銜接不對(duì)等、信息溝通不暢問題，最大限度的解決了同一高?；騿挝粌?nèi)人事檔案的差異性，實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的最大價(jià)值。

5 結(jié)語

面對(duì)日益繁重的工作任務(wù)，提高工作效率、改進(jìn)工作方法是處理各種問題、更好適應(yīng)社會(huì)的重要途徑。實(shí)現(xiàn)對(duì)傳統(tǒng)人事檔案管理模式的創(chuàng)新，利用先進(jìn)的信息技術(shù)將檔案管理人員從繁瑣的工作中解放出來，不僅對(duì)于提高工作效率有極大幫助，更是實(shí)現(xiàn)社會(huì)發(fā)展的需要，對(duì)于創(chuàng)造更高的經(jīng)濟(jì)與社會(huì)價(jià)值也有很大幫助。

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