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        淺談檔案信息化建設(shè)中數(shù)字檔案信息的安全問(wèn)題與對(duì)策

        2015-12-19 00:31:14高桐胡艷
        卷宗 2015年11期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案安全檔案管理

        高桐?胡艷

        摘 要:檔案信息化已經(jīng)成為檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。在檔案信息化過(guò)程中,數(shù)字檔案的信息安全問(wèn)題是保證檔案信息化工作正常持續(xù)發(fā)展的重中之重。本文對(duì)檔案信息化建設(shè)中數(shù)字檔案信息安全可能面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析,并提出相應(yīng)的對(duì)策。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字檔案;安全;檔案管理

        數(shù)字檔案信息是指在檔案信息化建設(shè)中形成的以數(shù)字化形式記錄的檔案。數(shù)字檔案信息主要以硬盤(pán)為存儲(chǔ)載體,通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、移動(dòng)存儲(chǔ)為介質(zhì)傳播,在大大提高信息存儲(chǔ)量的前提下,有效的提高了檔案的利用率和檔案工作效率,同時(shí)在檔案信息安全問(wèn)題方面也出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案所無(wú)需承擔(dān)的風(fēng)險(xiǎn)。本文從數(shù)字檔案安全可能面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析,并粗淺的提出相應(yīng)的對(duì)策。

        1 影響數(shù)字檔案信息安全的因素和數(shù)字檔案信息安全所面臨的問(wèn)題

        1、數(shù)字檔案信息的存儲(chǔ)載體因素。現(xiàn)階段數(shù)字檔案信息主要以光盤(pán)和硬盤(pán)位存儲(chǔ)載體,光盤(pán)和硬盤(pán)對(duì)溫度、濕度、磁場(chǎng)等因素的要求要高于紙質(zhì)檔案,并且保存壽命也沒(méi)有紙質(zhì)檔案時(shí)間長(zhǎng)。

        2、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境對(duì)數(shù)字檔案信息安全的影響。檔案信息化后,主要通過(guò)網(wǎng)絡(luò)訪(fǎng)問(wèn)來(lái)利用檔案信息。網(wǎng)絡(luò)安全直接威脅數(shù)字檔案信息的安全。用戶(hù)通過(guò)終端訪(fǎng)問(wèn)服務(wù)器,終端如果有病毒,是否會(huì)感染服務(wù)器;網(wǎng)絡(luò)防火墻是否存在安全漏洞,能否擋住黑客的攻擊等。

        3、管理制度對(duì)數(shù)字檔案信息安全的影響。健全的管理制度,是數(shù)字檔案信息安全的前提保障?,F(xiàn)階段數(shù)字檔案的管理,很多單位都是各自為政,沒(méi)有對(duì)數(shù)字檔案信息從生成、歸檔、保存、利用整個(gè)流程的科學(xué)管理。網(wǎng)絡(luò)安全、數(shù)字檔案加密等方面沒(méi)有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和行之有效的方法。

        4、檔案工作人員需要專(zhuān)門(mén)人才。檔案管理工作缺乏既懂檔案的專(zhuān)業(yè)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全的專(zhuān)門(mén)人才,直接影響到在利用檔案管理系統(tǒng)時(shí)操作不規(guī)范,不能按照規(guī)定定期檢查、升級(jí)服務(wù)器的軟、硬件,導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行緩慢,甚至系統(tǒng)崩潰,數(shù)據(jù)丟失。

        2 數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題對(duì)策

        1、加強(qiáng)檔案信息化工作中的軟、硬件投入,提供物質(zhì)保障。數(shù)字檔案載體的難保存性,可以通過(guò)連續(xù)備份的方法來(lái)解決,并實(shí)現(xiàn)異地存儲(chǔ)。服務(wù)器上的數(shù)據(jù)應(yīng)該定期備份,并保證異地備份。這樣在碰到人為或非人為的安全問(wèn)題時(shí),可以通過(guò)異地的備份來(lái)恢復(fù)數(shù)據(jù)。

        2、數(shù)字檔案的信息安全要有專(zhuān)業(yè)的技術(shù)作保障。訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限控制和防火墻技術(shù)的應(yīng)用,可以有效的降低病毒和黑客攻擊的風(fēng)險(xiǎn)。一般單位的檔案利用只限于局域網(wǎng)內(nèi)或者固定的IP范圍,因此服務(wù)器的端口當(dāng)然是不能放開(kāi),這樣可以起到一定的保護(hù)作用。防火墻也是一種訪(fǎng)問(wèn)控制的技術(shù),它可以將網(wǎng)絡(luò)劃分開(kāi),防止越權(quán)訪(fǎng)問(wèn)。還有一些其他的網(wǎng)絡(luò)安全普遍使用的技術(shù),如入侵檢測(cè)、加密技術(shù)等。在內(nèi)部控制中,檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該將系統(tǒng)用戶(hù)的角色細(xì)化,如管理員、錄入角色、查詢(xún)角色等。錄入角色和查詢(xún)角色可以按照部門(mén)或權(quán)限再進(jìn)行細(xì)化,比如一個(gè)部門(mén)的查詢(xún)角色只能查詢(xún)本部門(mén)的檔案信息,不能查閱其他部門(mén)的信息。一些保密級(jí)別高的檔案不進(jìn)行數(shù)字化或高級(jí)別加密,只能管理員查詢(xún)。對(duì)于可以公開(kāi)的檔案,可以所有查詢(xún)者都能檢索到。可以控制只能瀏覽不能下載或在規(guī)章制度中規(guī)定其他細(xì)節(jié)。

        3、數(shù)字檔案信息安全的規(guī)章制度建設(shè)。國(guó)家檔案局從2002 年開(kāi)始制定實(shí)施了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等一系列標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范,全國(guó)各省市也加強(qiáng)了電子文件歸檔管理的制度規(guī)范建設(shè)。2005年4月發(fā)布了《紙制檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》,其中對(duì)電子檔案的安全性提出了明確的要求。數(shù)字檔案信息安全問(wèn)題已經(jīng)引起檔案管理部門(mén)的重視,但在具體的實(shí)施階段卻還沒(méi)有成熟的經(jīng)驗(yàn)。

        本單位應(yīng)制定符合本單位實(shí)際情況的規(guī)章制度和實(shí)施細(xì)則。以國(guó)家檔案局,各省、市檔案局制定的一系列標(biāo)準(zhǔn)、制度和規(guī)范為依據(jù),制定詳細(xì)的數(shù)字檔案歸檔制度、數(shù)字檔案利用制度和數(shù)字檔案工作流程。這樣既在根源上保證了數(shù)字檔案的完整性和準(zhǔn)確性又可以在管理和利用上起到控制作用。

        4、檔案人才的培養(yǎng)。電子檔案管理的特殊性,要求電子檔案管理人員既要具備檔案管理業(yè)務(wù)及理論知識(shí),又要掌握計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)安全的相關(guān)知識(shí),還要有敏感的安全意識(shí),這樣才能對(duì)電子文件及電子文件歸檔后形成的電子檔案進(jìn)行有效的安全管理。檔案的信息化,是檔案管理的一種手段。先進(jìn)科學(xué)的檔案管理系統(tǒng),只是檔案管理的輔助工具,必須有懂管理懂技術(shù)的工作人員才能發(fā)揮作用。數(shù)字檔案的安全工作,需要?dú)w檔人員、使用人員和檔案工作人員共同來(lái)維護(hù)。加強(qiáng)電子檔案的安全培訓(xùn),普及基本的安全基本知識(shí),從檔案管理的各各環(huán)節(jié)把關(guān),并做到明確職責(zé),共同做好數(shù)字檔案的安全工作。

        網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案安全應(yīng)當(dāng)充分考慮到環(huán)境、設(shè)備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)和管理綜合條件,從計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、檔案管理理論與業(yè)務(wù)知識(shí)、人員的安全教育、各項(xiàng)管理制度等入手,構(gòu)建電子檔案安全體系,保障電子檔案安全,使檔案在統(tǒng)計(jì)、參考、憑證、編研等方面發(fā)揮更大的作用。

        參考文獻(xiàn)

        [1]祝鑫一.淺析數(shù)字檔案信息的安全保障策略[J].蘭臺(tái)世界,2013(3)

        [2]王俊紅.電子檔案安全管理模式研究[J].蘭臺(tái)世界,2014(6).

        [3]李芳芳.數(shù)字檔案信息安全保障體系的構(gòu)建[J].檔案,2012(2).

        [4]李挺.計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理與安全技術(shù)[M].北京:高等教育出版社,2013.

        作者簡(jiǎn)介

        高桐(1982-),男,2004年畢業(yè)于遼寧師范大學(xué),館員,沈陽(yáng)藥科大學(xué)綜合檔案室,遼寧省沈陽(yáng)市文化路103號(hào)沈陽(yáng)藥科大學(xué)。

        胡艷(1982-),女,2005年畢業(yè)于東北師范大學(xué),館員,沈陽(yáng)藥科大學(xué)綜合檔案室,遼寧省沈陽(yáng)市文化路103號(hào)沈陽(yáng)藥科大學(xué)。

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