李彥秋

摘 ?要：數(shù)字化檔案建設是隨著社會的發(fā)展，科技的進步，傳播媒體的不斷更新，是適應社會發(fā)展。檔案在記錄社會發(fā)展、傳承社會文明、提供社會服務等方面的重要性正日益凸顯出來，新世紀檔案工作人員應該逐步掌握數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，利用信息技術為新時代檔案工作服務，為日益發(fā)展的社會主義經濟建設服務。

關鍵詞：數(shù)字化檔案;管理;作用

傳統(tǒng)的檔案一般是采用以紙質為主，以案卷的形式存放于檔案庫房中，一般來說檔案利用率不高。而新形勢下的高校數(shù)字化檔案是通過計算機、掃描儀等多媒體科技來實現(xiàn)檔案的采集、記錄、錄入、管理、利用，是一種通用性強、操作性高、實時性好、利用率高的新型檔案管理方式。通過這種方式可以實現(xiàn)高校各個部門網絡資源的共享性，改變傳統(tǒng)紙質檔案每一次利用查閱都要把紙質檔案借閱出來，利用完后再歸還，多次借閱造成紙質檔案的破碎、丟失等不安全因素，既實現(xiàn)了檔案的共享，又保證了檔案的安全，大大提高了文檔服務，從而達到檔案信息資源共享。通過這種數(shù)字化檔案管理，提高了檢索速度，提高了效率，擴大了查詢范圍，同時還可采用電子加密技術、網絡防火墻等技術對檔案進行機密處理，大大提高了檔案的利用率和保密性。

一、高校檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展、科技發(fā)展、高校發(fā)展的必然

第一檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，就是把紙質文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中，最終實現(xiàn)檔案的快速檢索、同時設備技術操作簡單，存儲空間小，維護方便，安全有效，并且可以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的實時備份，這將大大提高了檔案的安全性和完整性。第二建立了數(shù)字化檔案管理，可以把高校的校園網、黨政網、互聯(lián)網、檔案管理系統(tǒng)、高校圖書管理系統(tǒng)等進行聯(lián)網就可以充分利用高校各個部門的多方資源，達到資源共享，更好的為高校師生服務，真正做到了讓檔案滲入到高校發(fā)展的領域，使廣大師生更好的認識檔案、管理檔案、利用檔案。第三高校一直以來都是是社會科技發(fā)展的前沿領域，各種新技術、新科技、新設備都在這里可以很好的利用，高校的師資隊伍也是有著良好的教育和學歷背景，所以高校在接觸新知識，獲取新信息方面，有著得天獨厚的優(yōu)越條件，這給需要技術、需要計算機的數(shù)字化檔案管理提供了很好的產生背景。

二、數(shù)字化檔案管理對高校檔案產生的影響

第一，對高校檔案利用產生的影響。由于數(shù)字化檔案管理是通過計算機等多媒體來進行檔案的管理，所以每一位查詢利用者只要有一臺計算機就可以不受任何時間、空間的限制，只要不是涉及加密文件就都可以進入檔案管理系統(tǒng)查閱檔案信息，這就大大改變了傳統(tǒng)手工翻閱查詢檔案，費時、且不容易查到等缺點，提高的檔案的利用率和減少了查閱檔案時間。第二，對高校檔案業(yè)務工作的影響。檔案要想規(guī)范管理、有效利用，最重要就是要加強對檔案的收集。

那么，怎么才能有效開展數(shù)字化檔案管理工作？筆者認為可以從以下幾個方面著手：

第一、加強對檔案人員的各項培訓。這個培訓既包括檔案知識業(yè)務培訓又包括計算機應用技術的培訓。信息化背景下檔案信息化建設需要既懂檔案業(yè)務管理，又了解自動化、網絡化技術等現(xiàn)代信息技術的復合型人才。而傳統(tǒng)的檔案管理只是注重保存，不注重利用的思想。要努力提高檔案工作人員的工作積極性，要在工作中調動他們愿意學習新的技術、新的科技手段來加強檔案的利用的思想，首先思想上要引起重視。第二、加強檔案工作者對信息技術應用能力的培訓。數(shù)字化檔案工作是一項新技術、新信息的工作，要想開展好這項新的檔案管理模式就必須學習除了必要的常規(guī)高校檔案管理制度和檔案管理辦法外，還要學習適應新形勢下的檔案信息化相關的知識，只有學習了必要的檔案知識，也掌握了信心化技術以后才能適應檔案信息化的發(fā)展。再次基礎上還應該對檔案管理人員進行有關檔案鑒別的學習，數(shù)字化檔案在保存過程中受著磁盤、光盤等載體的影響，必須通過計算機進行轉換，雖然這種方式速度快、節(jié)省時間空間，但是也要考慮到在實際工作中收到技術的不同影響，有可能會產生信息的不全或者錯誤，這就要求我們檔案管理人員對檔案的真實性有一定的鑒別能力。第三、加大對檔案資金的投入。高校的領導，尤其是負責分管檔案的主要領導要定期了解檔案工作，聽取相關檔案負責人的工作匯報，學校要制定本校檔案管理辦法，用制度要管理檔案、用科技要提高檔案管理水平。其次要提供檔案的必要物質支持，為學校檔案管理配置先進設備，還要積極培養(yǎng)、選拔高素質的專業(yè)人才作為檔案管理人員。充分認識到檔案工作的重要性，把加快學校數(shù)字化檔案工作作為一項重要的工作來開展。第四、及時調整更新檔案信息。高校一般學生多、教師多、學校檔案類別多，一般包括行政、黨群、教學、科研、設備、基建、外事、人事等，所以學校管理對象、管理類別也是很繁多，每年學生招生人數(shù)、畢業(yè)人數(shù)，教職工的新近與退休、教學課程的增減、財務信息的更新、基建維修項目的增加、行政事務的開展等，各項類別要想統(tǒng)計清楚，完整的了解這些情況，按照傳統(tǒng)的紙質檔案是每年各個部門上交檔案室后，通過查閱才能了解這些情況，而現(xiàn)在數(shù)字化檔案，各部門主要涉及的情況有所改變，通過計算機查詢就可以反映當前的情況，但這就要求各部門要及時把更新改變后的情況及時更改。第五、加強檔案數(shù)字化保密保管。由于檔案的數(shù)字化載體的不同，它同傳統(tǒng)的紙質檔案保管條件，保密要求都有著不同的要求。一般傳統(tǒng)的紙質檔案要求檔案室有防霉、防蟲、溫濕度計等要求，而且保密性一般是指檔案借閱要有登記、檔案管理人員要遵守相關的檔案保密法，不得隨便把檔案借閱給外人，超過檔案借閱期限必須歸還等等。而數(shù)字化檔案往往可能及時磁盤、光盤等等這些占用空間小、存儲空間大的數(shù)字文件，要對他們保管，一般就要更多的考慮系統(tǒng)的安全，系統(tǒng)的備份等。此外，由于數(shù)字化檔案可以在計算機上進行查閱，所以就更應該加大網絡的安全性，在錄入檔案的同時，要確保檔案信息不丟失、不能被非法篡改等。

隨著技術的發(fā)展、科技的創(chuàng)新，高校的不斷發(fā)展，數(shù)字化檔案建設在今后的高校檔案管理中的作用一定是會日益增加，檔案本身就是記錄歷史發(fā)展，是我們保存歷史、傳承歷史、證明歷史的依據(jù)，傳統(tǒng)的紙質檔案存在不容易收集、不利于保存、不方便查閱等缺點，已經不能適應于歷史的發(fā)展了，而數(shù)字檔案有著空間小、存儲多、查閱方便快速等優(yōu)點也被越來越多的高校所接受。但是這種新技術也對檔案管理人員的水平提出了新的要求。如何利用好這種新技術把檔案利用價值發(fā)揮的更好，如何提高信息檔案部門信息管理和使用的自動化水平，提高辦公效率，更好地發(fā)揮檔案資料的作用已成為檔案部門實現(xiàn)信息現(xiàn)代化管理的主要問題，這就要求高校檔案管理人員更要努力學習新知識、新技術，不斷積累工作經驗，使檔案管理工作適應時代要求，適應檔案管理現(xiàn)代化和自動化的需要，為社會發(fā)展提供良好的服務。

參考文獻：

[1] 《高等學校檔案管理辦法》（教育部、國家檔案局令[2008]第27號）

[2] 國家檔案局檔案館室司綜合調查組：跟上時代發(fā)展的大潮提高檔案服務質量-深圳市數(shù)字檔案館調查報告。中國檔案，2001，12