文/彭 皓
論信息化環(huán)境下事業(yè)單位內(nèi)部控制的加強(qiáng)策略
文/彭 皓
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,信息化的管理方式在企事業(yè)單位中廣為應(yīng)用。與傳統(tǒng)依靠人力來實現(xiàn)管理的方法進(jìn)行比較,信息化管理體現(xiàn)出來了它的高效性和準(zhǔn)確性。面對信息化的社會環(huán)境,事業(yè)單位也在逐步摸索適合該環(huán)境下的內(nèi)控管理方法。本文圍繞事業(yè)單位的內(nèi)部控制因素,分析信息化環(huán)境對內(nèi)部控制的影響,并提出加強(qiáng)事業(yè)單位內(nèi)部控制適應(yīng)當(dāng)前信息化環(huán)境的方法和策略。
信息化;事業(yè)單位;內(nèi)部控制
隨著電子計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用,信息化給我們的生活帶來了翻天覆地的變化。管理方法和手段在信息化環(huán)境下實現(xiàn)了很大的進(jìn)步,主要表現(xiàn)在整個管理流程上緊跟計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用做變革性的自我完善。我國事業(yè)單位在內(nèi)部控制的自我完善過程中,通過結(jié)合信息化環(huán)境下業(yè)務(wù)流程和實施方式的改變,在內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè),資金使用,資產(chǎn)管理,財務(wù)報告等內(nèi)部管理活動方面提高單位的適應(yīng)能力。隨著我國行政事業(yè)單位改革的不斷深入,社會公眾對于行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理和服務(wù)水平提出了更高的要求,事業(yè)單位管理者應(yīng)該通過加強(qiáng)和完善信息化環(huán)境下的內(nèi)部控制來實現(xiàn)國家的管理和服務(wù)目標(biāo),推動事業(yè)單位的健康發(fā)展。
(一)需要更多工作人員了解信息化的內(nèi)容,支持并且執(zhí)行內(nèi)部控制制度
信息化技術(shù)下需要對電子計算機(jī)和應(yīng)用程序有很好的了解并且能正確使用。我國事業(yè)單位人員結(jié)構(gòu)復(fù)雜,由于體制和用人機(jī)制的原因,事業(yè)單位中存在很多年齡偏大的員工,在接受計算機(jī)應(yīng)用上,存在很多抵觸情緒。在軟件使用上,雖然積極學(xué)習(xí)軟件操作,但是接受消化能力有限,不能很快的熟練應(yīng)用或者長期堅持使用。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對于在單位的內(nèi)部管理中使用信息技術(shù)也不持支持態(tài)度,對于結(jié)合信息技術(shù)的內(nèi)部控制程序所帶來的變化更有抵觸情緒,會因為嫌麻煩或者以影響效率等借口阻礙內(nèi)部控制制度的推行。這種在人員思想意識上與信息化建設(shè)觀點的不一致會十分影響信息化環(huán)境下的事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的制定和執(zhí)行。
(二)對業(yè)務(wù)流程需要重新梳理,結(jié)合信息化環(huán)境查找控制點
信息化對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程和具體業(yè)務(wù)實施有重要性的影響。事業(yè)單位內(nèi)部控制設(shè)計者應(yīng)該重新對本單位的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理,查找關(guān)鍵點。我國財政部門在預(yù)算、決算、政府采購,資金撥付等環(huán)節(jié)通過信息化技術(shù)的應(yīng)用提高了監(jiān)管的能力。比如,在財政資金的撥付過程中,充分利用了國庫集中支付制度改變了傳統(tǒng)的財政撥付方式。在使用過程中極大的發(fā)揮了財政部門對于基層事業(yè)單位使用財政資金的合法性、合規(guī)性的監(jiān)督作用。在采購方式上加大了對政府集中采購的推廣力度,規(guī)范了采購行為。這些新政對事業(yè)單位的業(yè)務(wù)流程產(chǎn)生了很大的影響。在遵從新變化和要求的同時,事業(yè)單位需要通過重新設(shè)置崗位責(zé)任制和內(nèi)部審批結(jié)構(gòu),來適應(yīng)信息化環(huán)境下的內(nèi)控要求。
(三)信息化環(huán)境有利于降低內(nèi)控風(fēng)險,提升內(nèi)控水平
信息化的一個特點就是可以應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)提高工作效率,降低人為原因帶來的內(nèi)控風(fēng)險。首先單位相關(guān)人員通過使用財務(wù)等相關(guān)管理軟件可以提升會計數(shù)據(jù)處理能力,提高會計信息質(zhì)量;其次可通過管理軟件即時了解單位資產(chǎn)情況,把握本單位的預(yù)算規(guī)模與可使用額度余額,合理科學(xué)的安排資金使用進(jìn)度,充分利用資金并防止超范圍的使用資金造成單位資金使用效率低下;最后通過信息系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的及時處理,實現(xiàn)業(yè)務(wù)和信息的完美統(tǒng)一,提高信息的處理時限,為單位領(lǐng)導(dǎo)的決策提供高質(zhì)量的信息保障。
(四)信息化環(huán)境下需要更多的監(jiān)督檢查,保證信息安全
信息化環(huán)境給事業(yè)單位內(nèi)部控制制度的設(shè)計和執(zhí)行提供了強(qiáng)大的技術(shù)優(yōu)勢,使得內(nèi)控活動從繁重的人工操作中解放出來,但是計算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)帶來便利的同時,計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)安全不容忽視,由于計算機(jī)硬件損壞或者由于網(wǎng)絡(luò)病毒引發(fā)的財務(wù)等管理信息丟失的案例不勝枚舉,集團(tuán)集中管理系統(tǒng)也在網(wǎng)絡(luò)的黑客病毒的威脅中如履薄冰的發(fā)展。因此,加強(qiáng)信息化安全檢查是事業(yè)單位內(nèi)部控制活動的一項新任務(wù),目的在于保障事業(yè)單位內(nèi)部控制系統(tǒng)的安全平穩(wěn)的運(yùn)行。
(一)提高事業(yè)單位全員的信息化意識,促進(jìn)全員熟悉軟硬件設(shè)備
推動信息化建設(shè)在事業(yè)單位中的實行,思想觀念的認(rèn)同和遵守是關(guān)鍵。事業(yè)單位應(yīng)該加大宣傳信息化優(yōu)勢的力度,使得全體職工在思想觀念上能夠接受和認(rèn)同本單位的信息化建設(shè)。特別是單位負(fù)責(zé)人,一定要深刻理解并能夠支持內(nèi)部控制的信息化建設(shè)。在行動上給予最大的支持,這樣才會幫助內(nèi)部控制制度的順利執(zhí)行。其他員工也要加快了解信息化的內(nèi)容,單位可以通過增設(shè)培訓(xùn)班和交流會,
在思想交流和動手實踐中,加快全員對內(nèi)部控制制度的熟悉和執(zhí)行的熟練程度。
(二)提高會計信息質(zhì)量,適應(yīng)信息化環(huán)境下的財政管理要求
事業(yè)單位設(shè)計本單位的內(nèi)部控制制度要結(jié)合財政信息化建設(shè)的特點,重點在預(yù)算,決算和政府采購等方面遵照財政的有關(guān)規(guī)定設(shè)計本單位的內(nèi)控制度。主要在流程和關(guān)鍵控制點的權(quán)力運(yùn)用和授權(quán)審批環(huán)節(jié)實現(xiàn)相互制約、相互制衡的內(nèi)部控制目標(biāo)。針對預(yù)算、國庫集中支付系統(tǒng)與決算之間的相互聯(lián)系,在設(shè)置財務(wù)賬套的過程中,要按照政府支出分類科目的要求設(shè)置科目表,以方便財務(wù)主管對于日常會計核算準(zhǔn)確性的檢查,及時發(fā)現(xiàn)錯填,漏填預(yù)算項目的情況,保證預(yù)決算數(shù)據(jù)的一致性。在政府采購等重點活動的審批流程上,對采購、簽訂合同、驗收入庫等不相容職位的崗位進(jìn)行重新設(shè)置,通過訪問權(quán)限的設(shè)置防止由一個人操作全過程,造成由于監(jiān)督缺失而引發(fā)徇私舞弊等行為。
(三)重視信息化建設(shè),充分利用信息化手段,提高內(nèi)控管理效率,提升內(nèi)控管理水平
事業(yè)單位信息化建設(shè)重點是實現(xiàn)資金的嚴(yán)格管控和管理效率的提高。所以在設(shè)計信息化系統(tǒng)的過程中,既要實現(xiàn)既定目標(biāo),也要兼顧成本效益原則,從實際工作出發(fā),對傳統(tǒng)工作流程進(jìn)行梳理,區(qū)分業(yè)務(wù)的重要程度和復(fù)雜程度,與內(nèi)控措施相結(jié)合設(shè)計出適合本單位的信息系統(tǒng)。一方面充分利用計算機(jī)的準(zhǔn)確性提高管理效率。事業(yè)單位內(nèi)控制度關(guān)鍵在于對資金和資產(chǎn)的管理,通過使用計算機(jī)技術(shù)代替人工,防止過多的人為操作造成差錯或者舞弊。另一方面也不能過分依賴計算機(jī),在信息輸入等方面放松對人為操作的核對檢查工作,造成數(shù)據(jù)庫信息錯誤,影響系統(tǒng)的工作質(zhì)量??傊?,信息化建設(shè)中協(xié)調(diào)內(nèi)部控制制度和信息系統(tǒng)的統(tǒng)一關(guān)系,是充分利用信息化的優(yōu)勢,提高工作效率,提升內(nèi)控管理水平的核心。
(四)定期檢查內(nèi)控的安全措施,保障信息安全
網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)安全給信息化環(huán)境下的事業(yè)單位內(nèi)控檢查提出了新的要求。事業(yè)單位應(yīng)該定期組織計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)專業(yè)人員對本單位的信息化硬件和軟件進(jìn)行檢查,及時對網(wǎng)絡(luò)漏洞進(jìn)行維護(hù),對于硬件也應(yīng)該定期查看,防止存在僥幸心理使用老化落后的計算機(jī)硬件,重視財務(wù)信息等重要管理信息的備份工作,保障信息安全。事業(yè)單位內(nèi)審部門在檢查本單位內(nèi)控效率的同時關(guān)注內(nèi)控的信息安全,保障事業(yè)單位內(nèi)部控制能夠有效平穩(wěn)安全的運(yùn)行。
事業(yè)單位應(yīng)該結(jié)合國家財政體制改革和國家信息化建設(shè)的背景,借助信息化環(huán)境給事業(yè)單位擴(kuò)展管理理念和提高管理水平提供的機(jī)會,努力提高自身的內(nèi)部控制有效性,實現(xiàn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展,為社會提供更加優(yōu)質(zhì)的公共服務(wù)。
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(作者單位:湖南省特種設(shè)備檢驗檢測研究院)