趙志強(qiáng) 鄭 麗 王 喆 張 偉 吳 兵

[文章編號(hào)] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中圖分類號(hào)] R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

醫(yī)學(xué)院校試劑耗材信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建與實(shí)踐

趙志強(qiáng)①鄭 麗①王 喆①?gòu)?偉①吳 兵①

[文章編號(hào)] 1672-8270(2015)09-0112-03 [中圖分類號(hào)] R197.324 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A

目的：基于試劑耗材信息化管理平臺(tái)的構(gòu)建與實(shí)踐，實(shí)現(xiàn)醫(yī)學(xué)院校試劑耗材信息化管理水平的提升。方法：以規(guī)范化管理為導(dǎo)向，以高效服務(wù)為宗旨，以信息技術(shù)手段為依托，建設(shè)信息化的管理平臺(tái)，規(guī)范試劑耗材的采購(gòu)、供應(yīng)與報(bào)銷。結(jié)果：試劑耗材信息化管理平臺(tái)改變了其粗放式管理的傳統(tǒng)做法，極大提高了科研教學(xué)的工作效率和科研經(jīng)費(fèi)的使用經(jīng)濟(jì)效率。結(jié)論：試劑耗材信息化管理平臺(tái)加強(qiáng)了試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化及專業(yè)化，建立了科學(xué)完善的管理體制，提升了服務(wù)保障功能。

試劑耗材；管理平臺(tái)；信息化管理

[First-author’s address] Department of Equipment and Laboratory Management, Capital Medical University, Beijing 100069, China.

試劑耗材是高等醫(yī)學(xué)院校開展教學(xué)和科研工作的重要物質(zhì)基礎(chǔ)和保障，隨著政府對(duì)高?？蒲薪?jīng)費(fèi)投入的不斷增加，以及高?？茖W(xué)研究的日趨發(fā)展，對(duì)試劑耗材的需求越來越大[1]。試劑耗材具有品種型號(hào)繁多、應(yīng)用量大、易于損耗、專業(yè)性強(qiáng)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格以及價(jià)值涵蓋寬等特點(diǎn)，因此高校對(duì)這類物資的管理較為薄弱，存在一些管理漏洞[2]。為了規(guī)范試劑耗材的采購(gòu)、供應(yīng)與報(bào)銷，以規(guī)范化管理為導(dǎo)向，以高效服務(wù)為宗旨，應(yīng)以信息技術(shù)手段為依托，建設(shè)信息化的管理平臺(tái)，從而實(shí)現(xiàn)試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化、專業(yè)化及高效化，達(dá)到統(tǒng)一管理、安全使用、專業(yè)服務(wù)和支出透明的目標(biāo)[3]。

1 傳統(tǒng)管理模式存在的問題

醫(yī)學(xué)高校中無論是科研或教學(xué)，實(shí)驗(yàn)室數(shù)量眾多，所涉及專業(yè)多，所需試劑耗材涵蓋生物、化學(xué)及電子元器件等多種領(lǐng)域，與其他學(xué)科比較具有種類型號(hào)繁多、應(yīng)用量大、易于損耗、采購(gòu)周期短、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格、存放條件要求高以及價(jià)值涵蓋寬等特點(diǎn)。因此，長(zhǎng)期以來試劑耗材的管理成為醫(yī)學(xué)高校的一個(gè)難點(diǎn)[4]。傳統(tǒng)的試劑耗材管理采用分散采購(gòu)、分散到貨及分散付款模式，即使用人員自行聯(lián)系供應(yīng)商采購(gòu)所需試劑耗材，供應(yīng)商直接將貨物送到實(shí)驗(yàn)室中，再由采購(gòu)人員自行到財(cái)務(wù)處報(bào)銷。這種分散管理模式不僅大幅增加了使用人員在采購(gòu)報(bào)銷過程中的時(shí)間與精力，同時(shí)也存在采購(gòu)盲目性、失范性，而且易造成經(jīng)費(fèi)的流失，也易滋生腐敗問題，給學(xué)校的發(fā)展帶來不必要的經(jīng)濟(jì)損失及負(fù)面影響。因此，創(chuàng)新采購(gòu)管理模式，建立醫(yī)學(xué)院校試劑耗材的信息化平臺(tái)勢(shì)在必行。

2 信息化采購(gòu)平臺(tái)創(chuàng)新管理模式

建立并逐漸完善醫(yī)學(xué)試劑耗材信息化采購(gòu)平臺(tái)，利用信息化創(chuàng)新管理模式將該行業(yè)的供應(yīng)商通過招標(biāo)，遴選出一批符合需求的入圍，再將入圍的供應(yīng)商信息集中整合，供應(yīng)商所生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)的產(chǎn)品目錄導(dǎo)入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，試劑耗材的使用人員可以根據(jù)各自的需要在平臺(tái)中查找所需購(gòu)買的產(chǎn)品，比較優(yōu)劣，選定后加入購(gòu)物車下單，經(jīng)三級(jí)審核后，訂單生成進(jìn)入供貨環(huán)節(jié)。供應(yīng)商憑單供貨，貨物由管理人員，采購(gòu)人員和供應(yīng)商三方驗(yàn)收方可出庫(kù)使用。平臺(tái)管理人員集中統(tǒng)一到財(cái)務(wù)處辦理報(bào)銷業(yè)務(wù)，試劑耗材信息化采購(gòu)平臺(tái)流程如圖1所示。

與傳統(tǒng)的采購(gòu)模式相比，信息化采購(gòu)平臺(tái)大幅降低了采購(gòu)人員花在試劑耗材采購(gòu)報(bào)銷上的時(shí)間與精力，并可通過價(jià)值質(zhì)量比對(duì)，進(jìn)行擇優(yōu)選擇。利用信息化采購(gòu)平臺(tái)進(jìn)行試劑耗材的供應(yīng)，從供應(yīng)商準(zhǔn)入資質(zhì)審核到實(shí)驗(yàn)人員的采購(gòu)需求及財(cái)務(wù)部門支付，全過程監(jiān)控，實(shí)現(xiàn)公開、公正及透明，從根本上杜絕了腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生，也極大的提高了科研經(jīng)費(fèi)的使用效益。信息化采購(gòu)平臺(tái)的應(yīng)用建立，實(shí)現(xiàn)了試劑耗材管理工作流程的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化及透明化，提高工作效率和采購(gòu)資金使用效益的同時(shí)，也將極大提升醫(yī)學(xué)試劑耗材管理水平。

3 提升服務(wù)保障功能

圖1 試劑耗材信息化采購(gòu)平臺(tái)流程圖

做好醫(yī)學(xué)高校試劑耗材的管理，必須要進(jìn)一步建立和不斷完善內(nèi)部的管理機(jī)制[4]。通過建立結(jié)構(gòu)合理、配置科學(xué)、程序嚴(yán)密以及制約有效的運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)管理人員對(duì)試劑耗材安全管理知識(shí)的學(xué)習(xí)與培訓(xùn)，提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，為學(xué)校教學(xué)科研的有序開展提供有效的支持和保障。

3.1 加強(qiáng)管理 規(guī)范制度

管理制度的規(guī)范化是實(shí)施有效管理的前提[5]。為了使醫(yī)學(xué)院校教學(xué)科研的物資質(zhì)量得到有效的保障，首先要建立完善的試劑耗材的相關(guān)管理制度[6-7]。供應(yīng)中心根據(jù)國(guó)家有關(guān)的法律法規(guī)建立和完善試劑耗材的采購(gòu)規(guī)章制度，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》限定非政府采購(gòu)項(xiàng)目下的自采產(chǎn)品，通過完善“實(shí)驗(yàn)室安全管理制度”和“化學(xué)危險(xiǎn)品管理辦法”限制易制毒和毒麻品的采購(gòu)，建立試劑耗材信息化采購(gòu)平臺(tái)的使用制度，規(guī)范管理流程，保證試劑耗材從采購(gòu)到使用的各環(huán)節(jié)均有章可循有法可依，實(shí)現(xiàn)全過程監(jiān)控、公開、公正及透明化，減少腐敗行為及浪費(fèi)現(xiàn)象，構(gòu)建學(xué)校對(duì)試劑耗材規(guī)范化管理的長(zhǎng)效機(jī)制，全面提升學(xué)校對(duì)試劑耗材綜合管理的水平[8]。

3.2 完善用人制度 強(qiáng)化人員素質(zhì)

管理人員是物資管理的主體，試劑耗材管理需要由管理人員貫徹落實(shí)，因此建立一支業(yè)務(wù)素質(zhì)高、結(jié)構(gòu)合理、服務(wù)態(tài)度好及精干高效的團(tuán)隊(duì)，是提高管理服務(wù)水平的重要保障?；诠芾砣藛T在試劑耗材管理工作中的重要性，對(duì)管理部門人員進(jìn)行制度化管理建設(shè)與創(chuàng)新尤為必要[9-10]。人員管理制度實(shí)施好壞取決于管理人員的個(gè)人道德品質(zhì)、工作素養(yǎng)及管理意識(shí)等因素。試劑耗材管理工作是一項(xiàng)技術(shù)性、專業(yè)性很強(qiáng)的工作，因此要求管理人員在工作過程中不僅要有強(qiáng)大的理論專業(yè)知識(shí)作為基礎(chǔ)，還應(yīng)熟悉業(yè)務(wù)管理環(huán)節(jié)，具有一定的業(yè)務(wù)知識(shí)，并具備一定的責(zé)任感，在工作中各司其職，發(fā)揮其在試劑耗材管理中的作用，加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)力度，調(diào)動(dòng)員工的工作積極性。

3.3 強(qiáng)化服務(wù)意識(shí) 提高服務(wù)功能

服務(wù)管理部門應(yīng)更好地服務(wù)和保障學(xué)校教學(xué)及科研活動(dòng)的順利開展，不斷提高服務(wù)意識(shí)，改進(jìn)服務(wù)方式，增加服務(wù)內(nèi)容[11]。在工作中應(yīng)加強(qiáng)與科研人員、教職人員的溝通和聯(lián)系，聽取其對(duì)試劑耗材信息化采購(gòu)平臺(tái)的意見和建議，全面優(yōu)化系統(tǒng)功能并加以反饋[12-13]。監(jiān)督供應(yīng)商按照學(xué)校要求做好產(chǎn)品信息完善，嚴(yán)格依照合同條款做好產(chǎn)品供應(yīng)工作，考察其服務(wù)質(zhì)量及信譽(yù)度，維護(hù)買賣雙方的和諧關(guān)系，提高供應(yīng)效率，滿足采購(gòu)人員的多樣性、個(gè)性化需求。同時(shí)，嚴(yán)格把握驗(yàn)收工作，確保采購(gòu)產(chǎn)品的質(zhì)量安全、以保障教學(xué)和科研工作的順利開展。明確科研經(jīng)費(fèi)的開支范圍、審批權(quán)限和報(bào)銷規(guī)定，方便項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及時(shí)了解項(xiàng)目的支出情況，同時(shí)指導(dǎo)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人及采購(gòu)人員按照相關(guān)法律法規(guī)開展科研活動(dòng)，依照預(yù)算合理使用經(jīng)費(fèi)，并敦促供應(yīng)商及時(shí)送交發(fā)票，統(tǒng)一做好財(cái)務(wù)報(bào)銷工作，以保障科研經(jīng)費(fèi)的使用效益[14-15]。

4 結(jié)語

通過建立試劑耗材信息化管理平臺(tái)，加強(qiáng)了試劑耗材管理的信息化、規(guī)范化及專業(yè)化，改變了粗放式管理的傳統(tǒng)做法，建立了科學(xué)完善的管理體制，提升了服務(wù)保障功能，為保障學(xué)校科研與教學(xué)的物質(zhì)基礎(chǔ)、提高實(shí)驗(yàn)室使用的安全性和科研教學(xué)的工作效率，為科研經(jīng)費(fèi)使用的經(jīng)濟(jì)效益提供可靠保證。

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Establishment and practice of reagent and consumables information management platform in medical colleges and universities/ZHAO Zhi-qiang, ZHENG Li, WANG Zhe, et al// China Medical Equipment,2015,12(9)∶112-114.

Objective∶ To achieve greatly promote the level of our reagent and consumables management. Methods∶ To build information management platform in order to normalize reagent and consumables procurement, supply and reimbursement, which have been taking standardized management as to lead to, taking efficient service as an aim, and taking information technique means as the basis. Results∶ Reagent and consumables information management platform has set up to change its traditional extensive management, and greatly improve the efficiency of scientific research as well as the usage efficiency and economic benefit on funds in scientific research. Conclusion∶ Reagent and consumables information management platform strengthened the management with informatization, standardization, specialization and high-efficiency, meanwhile established a scientific and perfect management system and enhanced the service function.

Reagent and consumables; Management platform; Information management

趙志強(qiáng),男,(1979- ),博士, 副研究員, 首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，從事設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理工作。

2015-05-25

①首都醫(yī)科大學(xué)設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處 北京 100069

DOI∶ 10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.09.036