文 /欒茗鈞 大慶油田有限責(zé)任公司技術(shù)監(jiān)督中心 黑龍江省 163412
合同工作中的風(fēng)險(xiǎn)管理方法淺析
文 /欒茗鈞 大慶油田有限責(zé)任公司技術(shù)監(jiān)督中心 黑龍江省 163412
合同是市場交易的載體,是雙方交易權(quán)利義務(wù)的約定表,因此交易風(fēng)險(xiǎn)貫穿于合同管理的各個(gè)環(huán)節(jié)。本文從合同管理的風(fēng)險(xiǎn)存在評估入手,對合同風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行提示,同時(shí)提出相應(yīng)的管理和預(yù)防措施。
合同管理;風(fēng)險(xiǎn)評估;防范
在市場經(jīng)濟(jì)體制不斷完善和發(fā)展中,交易事項(xiàng)不斷豐富,交易風(fēng)險(xiǎn)的數(shù)量分布與等級也在不斷擴(kuò)大和攀升。合同管理的好壞直接體現(xiàn)一個(gè)企業(yè)的管理水平的高低,對企業(yè)今后的生存和發(fā)展至關(guān)重要。增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí)在企業(yè)經(jīng)營管理中,具有重要的意義。因?yàn)樵诮?jīng)濟(jì)環(huán)境中,受利益影響和驅(qū)動(dòng),沒有風(fēng)險(xiǎn)的合同是絕對沒有的,如果企業(yè)不重視合同管理,在合同談判和簽訂中,對合同風(fēng)險(xiǎn)的防范意識(shí)不強(qiáng),而對合同條款分析、審核不嚴(yán),從而掉入一些合同陷阱,將給企業(yè)造成了以挽回的損失。為此,必須增強(qiáng)合同風(fēng)險(xiǎn)防范意識(shí),防范合同風(fēng)險(xiǎn)。
在前合同義務(wù)階段。合同承辦人員要對合同簽訂背景與需求仔細(xì)充分了解,有效行使前合同義務(wù)。首先要對合同相關(guān)需求進(jìn)行充分了解,確定彈性環(huán)節(jié)和剛性環(huán)節(jié),從而對不同的階段和環(huán)節(jié)區(qū)分進(jìn)行準(zhǔn)備和讓步。第二,要對潛在合作方進(jìn)行充分的調(diào)查摸底工作,對其市場準(zhǔn)入情況、資質(zhì)情況、業(yè)績情況等進(jìn)行一定了解,從而降低交易風(fēng)險(xiǎn)。第三,要對合同涉及的法律背景知識(shí)進(jìn)行充分的準(zhǔn)備工作,在不違背法律規(guī)定與公平正義、誠實(shí)守信等原則的基礎(chǔ)上,盡量選擇對我方有利的條件,同時(shí)注意對方設(shè)置的義務(wù)和責(zé)任陷阱,在必要情況下,邀請公司法律人員參與相關(guān)重大項(xiàng)目論證與相關(guān)環(huán)節(jié)談判,做好相關(guān)環(huán)節(jié)法律風(fēng)險(xiǎn)提示工作。
在合同審批階段。一份合同的簽訂往往要涉及計(jì)劃部門、財(cái)務(wù)部門、法律部門、技術(shù)部門等,因此各部門應(yīng)嚴(yán)格履行審批職責(zé),對于合同簽訂的計(jì)劃下達(dá)、資金來源與保障、法律風(fēng)險(xiǎn)情況的存在與規(guī)避、技術(shù)實(shí)現(xiàn)能力與可能性、成本等進(jìn)行充分的考量,要對自身的履行能力進(jìn)行充分的預(yù)估,避免將來發(fā)生因履約不能而帶來的違約賠償風(fēng)險(xiǎn)。
對合同條款的具體審查。法律部門要對合同條款的完備性、合法性、適當(dāng)性進(jìn)行審查。合同條款的完備性審查是指審查合同中雙方當(dāng)事人信息是否完備準(zhǔn)確,權(quán)利義務(wù)關(guān)系是否明確,合同履行時(shí)間、地點(diǎn)是否確定,履行方式、爭議解決方式、違約條款等是否齊全完備,以防止因合同主要條款因約定不明而導(dǎo)致雙方權(quán)利義務(wù)不清,影響交易行為進(jìn)行,甚至產(chǎn)生糾紛訴訟,增加企業(yè)成本;合法性審查是指,合同法律審查人員應(yīng)當(dāng)對合同條款中涉及到的法律問題進(jìn)行審查,對于違反法律強(qiáng)制性規(guī)定的內(nèi)容要進(jìn)行及時(shí)的刪除修改,保證合同簽訂內(nèi)容的合法性,避免因合同違法導(dǎo)致合同無效進(jìn)而帶來的相關(guān)糾紛與損失;適當(dāng)性檢查是指合同法律審查和專業(yè)審查人員密切配合,對合同條款約定的權(quán)利義務(wù)分配進(jìn)行仔細(xì)研究和爭取,盡量最大化地保證企業(yè)利益的實(shí)現(xiàn)。
一是加強(qiáng)合同管理的人員素質(zhì)提升。提高合同管理人員的素質(zhì),一切管理工作的實(shí)施是以人為本的,合同風(fēng)險(xiǎn)管理沒有合同管理人員和全員的參與、主動(dòng)配合就無從談起,合同管理人員能動(dòng)性的發(fā)揮和素質(zhì)的高低極大地制約著合同管理的績效。如何將兩者有效地結(jié)合起來,最大限度地發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性,降低企業(yè)成本,使企業(yè)利益最大化,是合同管理乃至企業(yè)經(jīng)營管理中,擺在我們面前的重要課題。
二是加強(qiáng)企業(yè)合同管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置。合同是一項(xiàng)系統(tǒng)性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作,企業(yè)在管理中應(yīng)當(dāng)充分重視,在機(jī)構(gòu)搭建上,要充分考慮綜合性管理職能與專業(yè)性職責(zé)的行使分配。首先要設(shè)立專門的合同管理機(jī)構(gòu),進(jìn)行合同事項(xiàng)的綜合管理,如合同規(guī)章制度的制定、宣貫,合同專用章管理、合同表單的制作與保管、合同標(biāo)準(zhǔn)條款的修訂、合同相應(yīng)人員的培訓(xùn)、合同基礎(chǔ)信息資料、臺(tái)賬的管理等。同時(shí)在專業(yè)部門中也要設(shè)立專職或者兼職的合同業(yè)務(wù)人員,負(fù)責(zé)具體的合同談判、內(nèi)容商談、信息傳遞、表單審批、工作匯報(bào)、履行驗(yàn)收等內(nèi)容。在這些具體業(yè)務(wù)部門中要注意加強(qiáng)合同承辦工作的一貫性管理,即一項(xiàng)合同內(nèi)容,要由同一人員負(fù)責(zé)談判、簽訂、履行,或者做好合同各環(huán)節(jié)的資料轉(zhuǎn)移與交接工作,避免“四不”情況出現(xiàn),即談判人員不知合同背景、簽訂人員不知談判內(nèi)容、驗(yàn)收人員不知合同標(biāo)的、履行人員不知合同約定、等情況。
三是加強(qiáng)企業(yè)合同管理隊(duì)伍建設(shè)。合同管理工作是企業(yè)日常經(jīng)營管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容,也是一項(xiàng)常規(guī)工作,因此要不斷加強(qiáng)合同管理工作隊(duì)伍的日常建設(shè),保證隊(duì)伍的適當(dāng)規(guī)模,保證人員的接替行,盡量避免隊(duì)伍中出現(xiàn)年齡結(jié)構(gòu)斷層、知識(shí)水平倒退等情況。
合同管理是一項(xiàng)牽涉經(jīng)濟(jì)往來和利益關(guān)系的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng),涉及到選商、審批、簽訂、履行等多個(gè)環(huán)節(jié),每個(gè)環(huán)節(jié)又經(jīng)過相關(guān)性輻射,與多個(gè)業(yè)務(wù)領(lǐng)域發(fā)生關(guān)系,因此企業(yè)若想保證自身的交易安全,保證經(jīng)濟(jì)運(yùn)行質(zhì)量和經(jīng)營管理水平,就必須加強(qiáng)合同相關(guān)規(guī)章制度的建設(shè)管理工作。首先要制定合同管理的基本辦法,對于合同管理的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員安排、任職資格及合同管理規(guī)章制度的管理范圍與半徑進(jìn)行適當(dāng)劃定。對合同的簽訂、履行、審批等各環(huán)節(jié)進(jìn)行基本要求的規(guī)定,明確各部門在各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工,以及違規(guī)的法律責(zé)任等。其次,要保證規(guī)章制度的可操作性和要求的明確性,應(yīng)當(dāng)是各單位的管理情況制定合同管理辦法的實(shí)施細(xì)則,對于合同管理中的重要環(huán)節(jié),和內(nèi)容復(fù)雜性較高的部分,進(jìn)行補(bǔ)充明確指導(dǎo)和說明,如審批標(biāo)準(zhǔn)、履行表單要求等內(nèi)容。同時(shí),各專業(yè)領(lǐng)域也應(yīng)當(dāng)制定部門制度和專業(yè)制度,對本專業(yè)領(lǐng)域內(nèi),涉及到合同的辦理或者審批、履行等內(nèi)容的事項(xiàng),進(jìn)行技術(shù)性或者管理性規(guī)定,或者通過在部門專項(xiàng)管理規(guī)范中制定相應(yīng)的合同內(nèi)容條款,進(jìn)而可以保證合同管理的橫向縱向交叉與范圍全覆蓋。
市場經(jīng)濟(jì)條件下,頻繁的經(jīng)濟(jì)交往活動(dòng)帶來了高發(fā)的合同風(fēng)險(xiǎn),企業(yè)不能因?yàn)轱L(fēng)險(xiǎn)的存在而桎梏自己的手腳,影響經(jīng)濟(jì)效益,錯(cuò)失交易機(jī)會(huì),也不能盲目冒進(jìn),枉顧風(fēng)險(xiǎn)存在。因此,在選擇交易機(jī)會(huì)時(shí),要綜合評價(jià)風(fēng)險(xiǎn)等級和收益可能性,在絕對避免刑事責(zé)任和行政處罰法律風(fēng)險(xiǎn)的情況下,盡量降低民事風(fēng)險(xiǎn),并選擇合理方式,如通過購買保險(xiǎn)等方式,轉(zhuǎn)移風(fēng)險(xiǎn)。