繆 莉

(江蘇鳳凰少年兒童出版社，南京 210009)

談ERP系統(tǒng)及在圖書成本控制中的應(yīng)用

繆 莉

(江蘇鳳凰少年兒童出版社，南京 210009)

隨著市場化和數(shù)字化的不斷深入，ERP系統(tǒng)的建設(shè)與實(shí)施已成為現(xiàn)代出版企業(yè)在當(dāng)代生存與發(fā)展的基礎(chǔ)，成為圖書出版成本控制的重要手段。本文闡述了出版企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)的必要性，多維度地探討了ERP在圖書成本控制中的應(yīng)用。期望有更多的出版企業(yè)從中獲益，更好地控制圖書成本，實(shí)現(xiàn)提升整體績效和可持續(xù)發(fā)展的目標(biāo)。

出版企業(yè)；圖書成本；成本控制；ERP應(yīng)用

近年來，我國出版企業(yè)面臨著市場化和數(shù)字化雙重壓力。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，圖書成本是一個足以影響企業(yè)市場命運(yùn)的關(guān)鍵因素。有效的成本控制在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中處于極為重要的地位。雖然我國出版企業(yè)在預(yù)算與成本控制管理方面積累了許多好的經(jīng)驗和做法，但許多出版企業(yè)由于缺乏先進(jìn)的管理思想和技術(shù)手段，實(shí)務(wù)中過于粗放和簡化，嚴(yán)重地影響了企業(yè)的利潤獲取能力和市場的競爭力，不能適應(yīng)現(xiàn)代出版企業(yè)發(fā)展的需要。

ERP系統(tǒng)是數(shù)字時代的產(chǎn)物，它能為數(shù)字出版搭建一個統(tǒng)一的基礎(chǔ)平臺，其強(qiáng)大、靈活、高效的軟件助推出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新和升級，成為出版企業(yè)參與市場競爭的核心利器，成為圖書出版成本控制的重要手段。因此，研究ERP及其在圖書成本控制中的應(yīng)用具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

1 出版企業(yè)建設(shè)ERP系統(tǒng)的必要性

ERP是EnterpriseResourcePlanning的縮寫，直譯為企業(yè)資源計劃，它由美國GartnerGroup咨詢公司首先提出，后被廣泛采用。經(jīng)過20年的推廣應(yīng)用，逐漸走向成熟，現(xiàn)在大體具有以下三大特點(diǎn)：一是先進(jìn)性。ERP系統(tǒng)是以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，遵循系統(tǒng)化的管理思想，將先進(jìn)的管理理念和數(shù)字信息技術(shù)融合于一體。二是自主性。ERP系統(tǒng)能按照企業(yè)“自主”的要求，靈活地提出符合企業(yè)特點(diǎn)和現(xiàn)狀的最佳發(fā)展模式和操作方法，可以為不同規(guī)模的企業(yè)提供全面的解決方案。三是高效性。ERP系統(tǒng)能將企業(yè)內(nèi)、外部所有資源完整地集合于同一體系中，為企業(yè)各項業(yè)務(wù)的順暢運(yùn)行提供管理平臺，帶來高效率和高效益，并為決策者提供信息支持。鑒于ERP系統(tǒng)的上述特性，使許多跨國公司紛紛投入巨資加以引進(jìn)。在我國，ERP系統(tǒng)在出版業(yè)中的應(yīng)用滯后于制造業(yè)，起步較晚，真正啟用全程ERP系統(tǒng)的出版企業(yè)還不太多，但它的推廣應(yīng)用勢在必行。

1.1 建設(shè)ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)轉(zhuǎn)型的需要

改革開放以后，我國出版單位開始推行以“事業(yè)單位企業(yè)化管理”為主線的轉(zhuǎn)換機(jī)制改革。到2010年底，全國所有經(jīng)營性出版社僅用三年的時間完成了轉(zhuǎn)企改制。此舉打破了實(shí)行長達(dá)半個多世紀(jì)的傳統(tǒng)僵化的事業(yè)體制，實(shí)行由國家事業(yè)單位一步到企業(yè)的跨越。目前，轉(zhuǎn)企后的出版企業(yè)正在深化改制，著力提升市場化經(jīng)營水平，努力實(shí)現(xiàn)向現(xiàn)代出版企業(yè)轉(zhuǎn)型的目標(biāo)。在這種情況下，出版企業(yè)在謀劃、構(gòu)建發(fā)展模式時，必然要選擇適合自身發(fā)展要求的科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、高效、完整的管理體系，以此幫助企業(yè)在最短的時間完成市場化轉(zhuǎn)型。ERP系統(tǒng)的存在，正好適應(yīng)出版企業(yè)的需要。

1.2 建設(shè)ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)適應(yīng)數(shù)字化時代發(fā)展的需要

近年來，數(shù)字出版發(fā)展迅猛。它改變了出版產(chǎn)業(yè)鏈，動搖了傳統(tǒng)出版企業(yè)的內(nèi)容優(yōu)勢地位；改變了出版經(jīng)營業(yè)務(wù)流程，對圖書“從搖籃到墳?zāi)埂?全部流程的各個環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了重大影響，出現(xiàn)了“一次制作，多元發(fā)布” 全新的出版模式；在印刷上，直接制版技術(shù)和按需出版的出現(xiàn)；在發(fā)行上，全新的渠道——網(wǎng)上書店的風(fēng)行；還有新型的數(shù)字出版新業(yè)態(tài)，如互聯(lián)網(wǎng)出版、手機(jī)書、便攜式電腦、電子書，特別是以kindle電子閱讀器和ipad平板電腦為代表的新型移動終端的迅速漫延。這些都對傳統(tǒng)出版構(gòu)成了嚴(yán)重的威脅，對傳統(tǒng)出版企業(yè)形成了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。ERP系統(tǒng)是數(shù)字時代的產(chǎn)物，它能為數(shù)字出版搭建一個基礎(chǔ)平臺，其強(qiáng)大、靈活、高效的軟件助推出版企業(yè)實(shí)現(xiàn)技術(shù)創(chuàng)新和升級，成為出版企業(yè)在信息時代生存發(fā)展的基礎(chǔ)。

1.3 建設(shè)ERP系統(tǒng)是出版企業(yè)提升經(jīng)營管理水平的需要

ERP是一套軟件系統(tǒng)，它包含著先進(jìn)的管理思想，如系統(tǒng)化的管理思想、面向供應(yīng)鏈管理等。建設(shè)ERP系統(tǒng)有助于出版企業(yè)引進(jìn)現(xiàn)代企業(yè)管理思想和方法，改善企業(yè)的管理模式和員工的工作理念和工作方式，促進(jìn)管理創(chuàng)新，實(shí)現(xiàn)由傳統(tǒng)管理、經(jīng)驗式管理、粗放式管理向制度化、規(guī)范化、科學(xué)化管理轉(zhuǎn)變。

ERP能針對出版企業(yè)的特點(diǎn)和現(xiàn)狀，著力于業(yè)務(wù)流程的優(yōu)化和集成，把出版企業(yè)的編輯、存貨和生產(chǎn)、銷售和市場、財務(wù)、財務(wù)報告、內(nèi)容管理、知識管理、人力資源和公司網(wǎng)站等所有的子系統(tǒng)，進(jìn)行無縫整合，為企業(yè)決策層及員工提供決策、運(yùn)行手段的統(tǒng)一管理平臺。這個統(tǒng)一的信息管理平臺，能夠幫助出版企業(yè)對企業(yè)內(nèi)部所有資源進(jìn)行整體規(guī)劃和安排，并對計劃進(jìn)行動態(tài)的管理和控制，消解出版企業(yè)在經(jīng)營管理中出現(xiàn)的難題，從而有效提升出版企業(yè)的經(jīng)營管理水平，提高企業(yè)整體績效。

2 ERP在圖書成本控制中的應(yīng)用

成本是出版企業(yè)生產(chǎn)效率的綜合體現(xiàn)。在市場經(jīng)濟(jì)條件下，圖書成本是一個足以影響企業(yè)市場命運(yùn)的關(guān)鍵因素。因為如果成本控制不好，勢必壓縮圖書定價空間和市場潛力，隨之帶來的是企業(yè)現(xiàn)金流動和資金周轉(zhuǎn)的困難，進(jìn)而直接影響企業(yè)的利潤獲取能力和市場的競爭力。

因此，有效的成本控制己經(jīng)成為出版企業(yè)參與市場競爭的核心利器，在企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略中處于極為重要的地位[1]。國內(nèi)外出版企業(yè)ERP先行者的實(shí)踐證明，ERP己經(jīng)成為圖書成本控制的主要手段，其降低成本的作用是傳統(tǒng)方法無法比擬的。

2.1 建立財務(wù)與業(yè)務(wù)一體化集成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享

近幾年數(shù)字化浪潮洶涌，出版企業(yè)引進(jìn)計算機(jī)軟件，在圖書出版流程的一些環(huán)節(jié)建立了大大小小的計算機(jī)系統(tǒng)，無論財務(wù)、出版或發(fā)行等管理系統(tǒng)，都是針對原始數(shù)據(jù)進(jìn)行基礎(chǔ)管理，著重解決數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、匯總和日常單表的編制，提高了使用部門的工作效率和數(shù)據(jù)的可用性。但由于缺乏統(tǒng)一運(yùn)籌，這些信息系統(tǒng)異源、異構(gòu)，技術(shù)差別很大，系統(tǒng)之間存在信息區(qū)隔，無法溝通。導(dǎo)致這些相互獨(dú)立的信息系統(tǒng)猶如一個個信息“孤島”， 數(shù)據(jù)缺乏可比性、一致性，不能實(shí)現(xiàn)共享。從財務(wù)的角度上講，財務(wù)管理本是企業(yè)管控的核心，但由于缺乏與各部門相互溝通、高效的信息平臺，財務(wù)部門與編輯、出版和發(fā)行信息資源不能共享，財務(wù)系統(tǒng)對軟件的應(yīng)用僅限于基本會計核算，缺乏能夠加強(qiáng)財務(wù)管理職能的預(yù)算、控制、分析、資金管理等系統(tǒng)設(shè)置，使得財務(wù)管理和成本控制職能受到很大局限。

出版ERP建立企業(yè)統(tǒng)一的信息管理平臺，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)模塊和財務(wù)模塊的一體化集成，使財務(wù)管理真正成為企業(yè)管控的核心。同時，出版ERP統(tǒng)一的信息管理平臺，要求各子系統(tǒng)的信息符合標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，口徑保持一致，為數(shù)據(jù)共享及數(shù)據(jù)同步提供了可能[2]。從而為圖書成本控制提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐和先進(jìn)的管理工具。

2.2 加強(qiáng)成本核算，實(shí)現(xiàn)圖書生產(chǎn)經(jīng)營全部費(fèi)用的實(shí)時控制

一種圖書問世要經(jīng)過幾十道緊密銜接、互相聯(lián)系的工序，在出版企業(yè)的圖書生產(chǎn)經(jīng)營活動中，每一道工序都存在成本問題。從成本核算的目的出發(fā)，出版企業(yè)經(jīng)營活動的業(yè)務(wù)流程可劃分為編輯、出版、印刷和發(fā)行四個階段。具體點(diǎn)講主要包括策劃過程、編輯過程、采購過程、印刷（復(fù)制）過程和服務(wù)提供過程、發(fā)行過程、物流過程、售后服務(wù)過程、圖書廢棄處理過程、管理過程、后勤保障過程等。出版企業(yè)會計核算的對象應(yīng)該是包括上述四個階段各個環(huán)節(jié)的全部生產(chǎn)經(jīng)營活動和資金運(yùn)作。而目前我國出版企業(yè)對成本費(fèi)用的核算，由于歷史的慣性，過多地局限于生產(chǎn)領(lǐng)域，對圖書開發(fā)、銷售和售后服務(wù)等過程發(fā)生的成本費(fèi)用的核算有所忽視。這與當(dāng)今圖書買方市場和數(shù)字化為特征的變革引發(fā)的圖書成本結(jié)構(gòu)的變化，即生產(chǎn)性費(fèi)用所占的比重下降，圖書策劃和流通性成本比重大幅上升，形成很大的反差。ERP通過數(shù)據(jù)共享，強(qiáng)化了財務(wù)部門與各業(yè)務(wù)部門之間信息溝通和協(xié)同，能輕松地把企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營數(shù)據(jù)及時轉(zhuǎn)化為財務(wù)信息，從而增強(qiáng)了財務(wù)部門對圖書生產(chǎn)經(jīng)營全部費(fèi)用的核算和控制能力[3]。

另外，ERP可以破解出版企業(yè)財務(wù)核算中難以準(zhǔn)確及時的難題。它不僅能使對外采購、委托外印制和版稅稿酬等做到及時結(jié)賬；而且能通過靈活定義成本類別、成本項目、成本分?jǐn)偛襟E和分?jǐn)偡绞?，對相關(guān)會計科目進(jìn)行核算。不僅能通過出版物成本系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)估成本計算；而且能夠在獲得真實(shí)的費(fèi)用支出數(shù)據(jù)后，啟動“成本調(diào)整” 功能，即可將庫存成本和財務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)為真實(shí)成本；還可以在需要時追溯資金的來龍去脈，追溯所發(fā)生的相關(guān)業(yè)務(wù)活動，改變資金信息滯后于物料信息的情況，從而提高成本核算的準(zhǔn)確性和及時性。

2.3 加強(qiáng)圖書成本預(yù)測，實(shí)現(xiàn)全過程成本控制

圖書成本控制是指圖書出版企業(yè)內(nèi)部及其關(guān)聯(lián)方發(fā)生的圖書全部成本的控制。從圖書生產(chǎn)流程看，它是貫穿于全部業(yè)務(wù)流程的全過程。在實(shí)施全過程成本控制中，事先計劃、事中控制、事后考核，一個環(huán)節(jié)也不能少。要做到如此全方位、全過程的成本控制實(shí)屬難度很大，成為出版企業(yè)發(fā)展的一大癥結(jié)。出版ERP是一種可以實(shí)現(xiàn)跨地區(qū)、跨部門，甚至跨公司整合實(shí)時信息的企業(yè)管理信息系統(tǒng)，構(gòu)建了包括圖書生產(chǎn)計劃、原材料需求計劃、采購計劃、營銷計劃、利潤計劃、財務(wù)預(yù)算計劃和人力資源計劃等在內(nèi)的計劃體系，而且把上述計劃功能與成本控制的功能完全集成于統(tǒng)一的管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)了圖書生產(chǎn)經(jīng)營考核與圖書成本預(yù)算編制的有機(jī)融合，可以對圖書成本全程跟蹤、評估、分析和智能化決策。有效地克服了出版企業(yè)難以做到“事前、事中控制”， 無法進(jìn)行成本跟蹤，及時進(jìn)行差異分析，適時采取調(diào)整措施的弊端，從而實(shí)現(xiàn)全過程成本控制。

2.4 推進(jìn)出版企業(yè)管理方法創(chuàng)新，有效控制成本

2.4.1 推進(jìn)全面預(yù)算管理

全面預(yù)算管理是一種現(xiàn)代企業(yè)的管理模式。考察國際超級出版公司如美國培生集團(tuán)、麥格勞·希爾教育出版公司等的成功之路，我們可以發(fā)現(xiàn)其成功的重要因素之一，是以全面預(yù)算為核心的內(nèi)部管理控制體系的成功運(yùn)行，并做到預(yù)算前后銜接，互相融合?，F(xiàn)在全面預(yù)算管理在發(fā)達(dá)國家已經(jīng)成為企業(yè)管理控制的核心方法。

在我國實(shí)行計劃經(jīng)濟(jì)體制的年代，基于市場經(jīng)濟(jì)條件下的全面預(yù)算管理不可能出現(xiàn)。直到2000年，《國有大中型企業(yè)建立現(xiàn)代企業(yè)制度和加強(qiáng)企業(yè)管理的基本規(guī)范》提出了推廣這種管理模式，要求國有大中型企業(yè)要在企業(yè)內(nèi)部推行全面預(yù)算管理。此后，全面預(yù)算管理逐漸成為許多特大型、大型企業(yè)高層決策與管理的核心內(nèi)容。

2007年國資委頒布《中央企業(yè)財務(wù)預(yù)算管理暫行辦法》，這一辦法的出臺，標(biāo)志著財務(wù)預(yù)算制度化的開始，使全面預(yù)算管理在標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化上邁出了新的步伐。然而在實(shí)際操作中，許多出版企業(yè)對于預(yù)算管理認(rèn)識尚不夠全面，對于預(yù)算執(zhí)行的跟蹤調(diào)查、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算激勵作用以及在全過程權(quán)限的劃分和制衡未給予應(yīng)有的重視，全面預(yù)算管理仍處在初級階段，即停留在編制年度生產(chǎn)計劃和財務(wù)預(yù)算的水平上，影響了預(yù)算的執(zhí)行和效果。

全面預(yù)算內(nèi)容涉及業(yè)務(wù)、資金、財務(wù)、信息、人力資源、管理等眾多方面，要求預(yù)算管理全面地涵蓋資金管理、成本費(fèi)用管理、采購管理、銷售管理、利潤分配管理及資產(chǎn)管理等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。ERP集成了企業(yè)全部信息，能夠整合企業(yè)各方面的數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)流程，從預(yù)算編制到經(jīng)營活動，從會計核算到考核控制，都有機(jī)融合在統(tǒng)一的信息系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)出版企業(yè)全過程的控制和管理，充分體現(xiàn)了全面預(yù)算的基本內(nèi)涵，滿足全面預(yù)算管理的要求。特別應(yīng)該指出，出版ERP能夠在差異分析的基礎(chǔ)上進(jìn)行績效評估，對預(yù)算和實(shí)際完成的比較分析非常重要，這正是目前大部分國內(nèi)出版企業(yè)的短板。實(shí)踐證明，充分利用ERP豐富的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行差異分析，能夠從歷史變化、客觀環(huán)境和主觀因素等多方面分析找出預(yù)算和實(shí)際差別的原因，及時反饋給預(yù)算執(zhí)行主體，以便及時采取措施，保證預(yù)算目標(biāo)的順利實(shí)施，實(shí)現(xiàn)全面成本管理和控制。預(yù)算信息不僅是執(zhí)行過程中進(jìn)行管理監(jiān)控的基準(zhǔn)和參照，也是各級各部門績效考核的基礎(chǔ)和依據(jù)?？傊?，全面預(yù)算管理是將企業(yè)的決策目標(biāo)及資源配置以預(yù)算的方式加以量化，并使之得以實(shí)現(xiàn)的企業(yè)內(nèi)部管理活動，它的意義和作用十分重大。出版企業(yè)要進(jìn)行有效的成本控制管理有賴于建立和實(shí)施ERP系統(tǒng)。

2.4.2 破解單本書核算難題

實(shí)現(xiàn)單本書核算一直是出版企業(yè)成本控制的核心和難點(diǎn)。從技術(shù)層面上講，難就難在出版企業(yè)的編輯、出版、發(fā)行等各業(yè)務(wù)系統(tǒng)一般還沒有形成完整的信息對接。出版ERP是當(dāng)前出版企業(yè)財務(wù)管理信息化的重要手段。企業(yè)根據(jù)財務(wù)管理工作的實(shí)際，引進(jìn)ERP構(gòu)建統(tǒng)一的財務(wù)與業(yè)務(wù)信息一體化系統(tǒng)， 并賦予圖書單本書核算功能、預(yù)算管理功能、侖儲和發(fā)貨功能、回款結(jié)算功能等，就可以實(shí)現(xiàn)從選題策劃到發(fā)行回款整個過程的財務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)、連貫和準(zhǔn)確，及時反映出圖書在各出版環(huán)節(jié)中財務(wù)狀況的變化情況，有效監(jiān)控預(yù)算執(zhí)行情況，實(shí)現(xiàn)單品種圖書的動態(tài)分析，顯著提升財務(wù)管理的精細(xì)化水平。達(dá)到提高工作效率，降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益的目的。

目前，我國出版企業(yè)的預(yù)算與控制管理積累了許多好的經(jīng)驗和做法，但總的來看還是過于粗放和簡化，單本書核算也是如此。引進(jìn)ERP系統(tǒng)可以使單本書核算精細(xì)化，把成本控制做細(xì)做好。根據(jù)筆者到美國研修的見聞，并看過他們的圖書出版損益表可以發(fā)現(xiàn)“美國出版社對于出版成本的核算方式、單本圖書成本費(fèi)用核算，是非常細(xì)化的，預(yù)測因素也在相當(dāng)程度上通過數(shù)據(jù)分析來保證其準(zhǔn)確性?！痹诿绹?，每本圖書在出版前都有出版損益表，表中預(yù)算項目每一項都分得很細(xì)，包括退貨量都考慮在內(nèi)[4]。在我國退貨一般在預(yù)算時是不作考慮的，待書退回來后才算進(jìn)去。我國的圖書早已是買方市場，退書率又這么高，應(yīng)值得我們在做預(yù)算時借鑒。

另外，借助ERP進(jìn)行單本書核算還能為出版企業(yè)經(jīng)營管理提供有價值的數(shù)據(jù)信息。通過對這些數(shù)據(jù)和信息的分析，有利于控制成本支出，優(yōu)化成本結(jié)構(gòu)；有利于確定適合本企業(yè)特點(diǎn)的出書方向，將資源更好配置在增長領(lǐng)域，為投資決策提供科學(xué)依據(jù)；并通過目標(biāo)成本與實(shí)際完成的差異分析，為部門和個人的績效評估提供依據(jù)，以激勵全員參與成本控制，提升企業(yè)整體績效，達(dá)到企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

[1]王瑋，韓果．現(xiàn)代出版企業(yè)的成本分析與全員成本控制[J]．科技與出版，2008，（4）：26．

[2]李彬．出版社實(shí)施ERP任重道遠(yuǎn)[J]. 科技與創(chuàng)業(yè)月刊，2010，（3）：86．

[3]張彬，丁坤善．新形勢下出版社加強(qiáng)財務(wù)管理的實(shí)踐與思考[J]．科技與出版，2012，（12）：27．

[4]馮友仁，余艷．美國出版社的財務(wù)核算[J]．出版經(jīng)濟(jì)，2005，（1）：68-69．

（責(zé)任編輯：龍 蓉）

On ERP System and Its Application in Book Cost Control

MIAO Li
（Jiangsu Phoenix children's Publishing House，Nanjing 210009）

With the deepening of marketization and digitization, the construction and implementation of ERP system has become the basis for survival and development of modern publishing companies. This paper illustrates the necessity of construction of ERP system and explores its application in book cost control from many dimensions, with hope of more publishing companies getting profit from it, better controlling its book cost and achieving the goal of improving the overall performance and sustainable development.

Publishing companies; Book cost; Cost control; ERP application

G231-F

A

10.3969/j.issn1003-8256.2015.02.013

繆莉（1975-），女，山東濟(jì)南人，江蘇鳳凰少年兒童出版社，研究方向：數(shù)字化出版。