文／昌吉州農(nóng)牧機(jī)械化技術(shù)推廣站　盛楊華

淺談電子文檔對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策

文／昌吉州農(nóng)牧機(jī)械化技術(shù)推廣站盛楊華

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，我國的檔案工作也受到了前所未有的挑戰(zhàn)，在檔案工作的過程中，電子文檔越來越多的運(yùn)用于其中。本文主要就電子文檔對(duì)檔案工作的影響進(jìn)行分析，并探討如何更好的將電子文檔運(yùn)用于檔案工作。

檔案工作；電子檔案；電子文檔

一、前言

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展及信息化時(shí)代的到來，傳統(tǒng)的檔案工作也受到了前所未有的挑戰(zhàn)。而電子文檔正是依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及計(jì)算機(jī)手段的一種新型的檔案管理方式，目前電子文檔在檔案工作的應(yīng)用也越來越廣泛。本文主要就電子文檔對(duì)檔案工作的影響進(jìn)行分析，并探討如何更好的將電子文檔運(yùn)用于檔案工作，為以后電子文檔在檔案中的廣泛應(yīng)用提供一點(diǎn)理論依據(jù)。

二、電子文檔的特點(diǎn)

以光盤、磁盤和計(jì)算機(jī)盤片等化學(xué)磁性材料為載體，人們工作生活中出現(xiàn)的文字檔案材料稱之為電子文檔。電子文檔包括電子圖紙、電子報(bào)表、電子信件、電子文書等等。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔相比，電子文檔的特點(diǎn)有以下幾個(gè)方面：電子文檔的環(huán)境要求和保存條件與紙質(zhì)檔案也有很大的差別，電子文檔要求的保存場(chǎng)地面積不大，但是對(duì)環(huán)境的防磁性、溫濕度等要求很高；通過計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代辦公設(shè)備的輔助，電子文檔可以隨時(shí)隨地進(jìn)行快速的處理和傳遞；與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔不同，電子文檔需要在不同的現(xiàn)代辦公設(shè)備輔助下才能夠進(jìn)行閱讀；電子文檔不受距離、時(shí)間的影響，共享性高。

三、電子文檔對(duì)檔案工作的影響

隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文檔對(duì)檔案工作的影響也越來越大，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）影響檔案管理的保存環(huán)境。電子文檔的環(huán)境要求和保存條件紙質(zhì)檔案也有很大的差別，電子文檔要求的保存場(chǎng)地面積不大，但是對(duì)環(huán)境的防磁性、溫濕度等的要求很高，主要是因?yàn)楸４骐娮游臋n的載體材料比較特殊，因此其電子靜電、存放環(huán)境、磁性干擾、濕度、擠壓碰撞和溫度等均有比較高的要求。

（二）影響檔案管理的安全性。網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)是處理電子文檔的主要手段，但是網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等很容易存在安全隱患，因此在處理電子文檔時(shí)要特別注意電子文檔的處理過程的完整和安全性。電子文檔由于其可以隨意復(fù)制、粘貼，因此其原始性、完整性以及保密性很容易受到影響。除此之外，很多電子文檔的傳輸需要網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行傳播，因此電子文檔的網(wǎng)絡(luò)傳播安全性成為困擾檔案工作管理人員工作的主要問題，特別是黑客的攻擊、病毒的侵襲，如果受到黑客的攻擊、病毒的侵襲，用于電子文檔傳播的載體如計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備等也可能受到損害。因此，將電子文檔應(yīng)用于檔案工作時(shí)還要注意網(wǎng)絡(luò)安全性。

（三）影響檔案的管理方式。雖然當(dāng)前電子檔案已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案工作，但是并沒有完全覆蓋，很多地方的檔案管理工作還是根據(jù)傳統(tǒng)的檔案管理方式來實(shí)現(xiàn)的。因此，當(dāng)前很多企業(yè)或者單位檔案的管理方式都是以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和電子文檔管理相結(jié)合的管理方式。也就是說當(dāng)前的檔案管理工作人員在管理檔案時(shí)，要做好紙質(zhì)檔案管理到電子文檔檔案管理的過渡，以建立更安全、更快速的檔案管理方式。

四、在檔案工作中應(yīng)用電子文檔的對(duì)策分析

（一）完善電子文檔的保存環(huán)境。從理論上來講，電子文檔是可以長期保存的。電子文檔對(duì)存放環(huán)境中電子靜電、存放環(huán)境、磁性干擾、濕度、擠壓碰撞和溫度等均有比較高的要求，因此在檔案工作中要加強(qiáng)這方面的建立，從而更有利于電子文檔的長久保存。除此之外，由于電子文檔的可刪除性，因此對(duì)于需要長期保存的電子文檔，應(yīng)采取定期復(fù)制或?qū)㈦娮游募臑橹蛔x性文件，從而避免信息的損失，使電子文檔能夠長期保存。

（二）加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)支持。電子文檔的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)，因此加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)和技術(shù)支持是將電子文檔應(yīng)用于檔案工作的重要前提。企業(yè)或單位除了要培養(yǎng)檔案工作人員，還應(yīng)招聘一些網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲對(duì)檔案工作的影響，定期維護(hù)電子的電腦設(shè)備等。

（三）建立立體式的檔案管理方式。當(dāng)前很多企業(yè)或者單位檔案的管理方式都是以傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和電子文檔管理相結(jié)合的管理方式，因此要建立一個(gè)立體式的檔案管理方式。立體式的檔案管理方式主要是指?jìng)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案管理、電子文檔管理、傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子文檔管理聯(lián)合管理的檔案管理方式。立體式的檔案管理方式，有利于檔案管理工作人員在工作中選擇適宜的檔案管理方式對(duì)檔案進(jìn)行管理。

五、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，在檔案工作的過程中，電子文檔越來越多的運(yùn)用于其中。隨著電子文檔的出現(xiàn)，檔案工作文檔的保存環(huán)境、檔案管理的安全性、檔案管理的管理方式均受到一定的影響。因此在檔案工作中應(yīng)用電子文檔，就要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、完善電子文檔的保存條件、建立立體式的檔案管理方式，從而有利于檔案工作中電子文檔更長遠(yuǎn)的保存。

[1]安春.電子文件對(duì)檔案工作的影響及對(duì)策[J].科技創(chuàng)業(yè)家,2013,11(02): 249-250.

[2]許巍.淺談電子文檔對(duì)檔案管理工作的影響[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào),2013 (12).