文／華能酒泉風電有限責任公司　閆文禮

淺談如何加強新時期辦公室業(yè)務建設

文／華能酒泉風電有限責任公司閆文禮

隨著改革開放大潮的推進，我國開放式發(fā)展在加入世界經(jīng)濟貿(mào)易組織以后隆重的拉開了新的序幕，在市場經(jīng)濟不斷迅猛發(fā)展的今天，各種企業(yè)，無論規(guī)模大小正如雨后的春筍迅速崛起，對于國家發(fā)改委提出的加強新時期辦公室業(yè)務建設已經(jīng)得到了全面的響應以及迅速的落實。辦公室內(nèi)部工作結(jié)構(gòu)，職能體系的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)發(fā)展是加強新時期辦公室建設的首要基礎。辦公室的工作效率直接影響到企業(yè)的發(fā)展前景和發(fā)展走向，本文就對于加強新時期辦公室業(yè)務建設這一論點進行分析討論。

加強管理；新時期；辦公室；業(yè)務建設

一、前言

辦公室作為一個對外交流與內(nèi)部協(xié)調(diào)的的綜合性服務機構(gòu)，存在于各個國營單位與私營單位的每個分支里，作為單位管理工作的核心部門，辦公室有著不可或缺的作用。作為職能部門的辦公室對內(nèi)執(zhí)行上級命令，負責上下級信息的傳遞轉(zhuǎn)換，是進行監(jiān)督管理的中轉(zhuǎn)機構(gòu)；對外進行協(xié)調(diào)溝通，負責接待外來人員的問詢，解決外來人員與本單位存在的問題，做好來訪紀錄，以及相應事件的梳理。辦公室作為一個單位，企業(yè)的基本組成部分，在企業(yè)單位進行決策時發(fā)揮著積極的作用，各個辦公室分擔著不同的角色，分管不同的項目，相互間的統(tǒng)籌兼顧，協(xié)調(diào)溝通，最終達成一致，推行出最好的決策。新形勢下市場經(jīng)濟的公平競爭，帶來了前所未有的經(jīng)濟發(fā)展競爭，只有把企業(yè)單位核心組成部分辦公室的工作效率發(fā)揮到極致，才能為企業(yè)單位的健康蓬勃發(fā)展做好后勤保障作用。

二、新時期辦公室建設存在的實際問題

（一）辦公室建設存在信息傳遞時人為遲緩。有很多人員組成，但是人員不能合理明確分工，存在惰性心理，對于行管責任相互推諉，存在“混日子”的行為，8小時工作制，存在上班盼午飯，下午盼下班的惡劣行為，內(nèi)部核心無人真正涉及，所有決策流于形式，傳遞信息遲緩，并且不能充分認識自己的位置，無法保證辦公室在企業(yè)單位的基本效能。辦公室作為企業(yè)單位綜合性辦事的核心組成部分，在進行調(diào)研的時候必須對信息有著明確的把握，這樣才能使信息更加及時準確，才能更好地保障企業(yè)的經(jīng)濟效益，遲緩的信息傳遞不僅僅耽誤了企業(yè)人員對新信息的認知錄入，更是阻礙了企業(yè)正常向前發(fā)展需要。

（二）辦公室人員對于外來人員的信息采集錄入不能完全掌握。任何一個企業(yè)單位都不可避免與外來企業(yè)人員的溝通，經(jīng)濟飛速發(fā)展的今天，為了把自身的成本降到最低，把利潤提升到最大化，不可避免各個企業(yè)間的通力合作，揚長避短進行合作共贏。對于外來人員的來訪，辦公室人員不能夠及時錄入信息，并且對于外來人員來本企業(yè)學習交流時不能盡到地主之誼，辦公室人員的綜合素質(zhì)亟待加強，工作熱情亟待提高。

（三）辦公室人員惰性心理嚴重。在新浪潮社會發(fā)展中，辦公室人員的創(chuàng)新意識較差，對待新問題不能及時提出新的解決辦法，而是紙上談兵的流于形式，在解決方案最終敲定時，不能從企業(yè)單位健康發(fā)展，利益最大化的角度出發(fā)。平日里，不善于學習新思路，新方法，在工作中開小差，利用辦公室自動化的便利條件，玩網(wǎng)絡游戲，網(wǎng)絡購物，刷新博客等，松散的心理狀態(tài)不利于企業(yè)的發(fā)展，不能充分發(fā)揮主人翁意識。

（四）辦公室人員明爭暗斗，心胸不夠?qū)拸V。日常工作中的氛圍不夠和諧，相互間合作意識不夠，遇到需要承擔責任時相互推諉扯皮，工作態(tài)度不夠端正，在工作時間辦理私人問題，長時間的接打電話，并且個別部門存在灰色收入，存在背后搞小動作，挑撥離間，不能履行一名辦公室人員的職能，對于辦公室里的相關規(guī)章制度不能全部遵守，存在遲到早退現(xiàn)象，辦事效率低下，思想意識落后，對待新文件，新精神不能全部領悟。

三、針對辦公室存在的問題，提出的解決方案

（一）對于外來人員態(tài)度端正，熱情接待。二十一世紀提出的新理念就是合作共贏，自中國加入世界經(jīng)濟貿(mào)易組織以來，對外合作逐漸密切，市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，發(fā)揮市場的自身調(diào)節(jié)作用，克服市場的自發(fā)性、投機性尤為重要，對于外來人員的來訪與相互間交流學習，本企業(yè)單位，辦公室人員必須樹立好正確熱情的接待態(tài)度，維護好本企業(yè)單位的對外形象，辦公室內(nèi)營造良好的接待氛圍。對于交流好的調(diào)研要及時進行跟蹤回訪，及時進行消息的錄入。

（二）對于上級下發(fā)的指示命令，立刻執(zhí)行。在對辦公室人員業(yè)務建設方面要有一個明確的指示規(guī)定，對上級下發(fā)的指示命令要立刻執(zhí)行；對于同一級別間的信息傳遞，在保證快速的同時確保信息的準確性，在對新信息進行相關調(diào)研時要按照上級指令進行內(nèi)部溝通，將利益達到最大化，統(tǒng)籌兼顧，相互溝通。辦公室業(yè)務建設方面遵循以下四個基本點：1.隨時聽令；2.迅即出動；3.全程保通；4.信息致勝。

（三）克服辦公室人員的惰性心理，加強辦公室業(yè)務建設。好的氛圍直接影響到企業(yè)單位是否可以健康蓬勃發(fā)展，要想提高辦公室業(yè)務建設的程度，必須克服辦公室人員的惰性心理，調(diào)動廣大辦公室工作人員的積極性，對于上級下達的新問題必須立刻執(zhí)行，嚴禁在工作中辦理私人問題，長時間的接打電話，明確相關規(guī)章制度，俗話說“沒有規(guī)矩不成方圓”，嚴格落實相關的獎懲制度。

（四）營造和諧健康的辦公室工作氛圍?，F(xiàn)在辦公室業(yè)務建設方面存在的問題不僅僅表現(xiàn)在對外的溝通交流方面，辦公室內(nèi)部氛圍也非常重要，8小時的工作制，每天三分之二的時間都在辦公室里，每一名辦公室人員的心情直接影響到每個人分管項目的工作效率。同事間勤于溝通，增強團隊意識，樹立創(chuàng)新精神，對待新問題進行分組研討，確保企業(yè)單位利益最大化，為企業(yè)健康發(fā)展充分發(fā)揮主觀能動性。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟社會的高速發(fā)展，企業(yè)擁有巨大經(jīng)營機遇的同時，也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，辦公室作為企業(yè)綜合性的職能部分，涉及范圍尤為廣泛，所處地位尤為重要，所以加強新時期辦公室業(yè)務建設尤為重要，只有辦公室業(yè)務建設健康和諧，才能確保企業(yè)利益的最大化，不斷地向前發(fā)展，立于不敗之地。