文／楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院　姚萍

高校檔案管理工作中的電子檔案管理

文／楊凌職業(yè)技術(shù)學(xué)院姚萍

高校檔案管理工作中要加強電子檔案管理，在電子檔案管理的過程中要關(guān)注紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理。檔案管理員要不斷規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作，讓電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化，并加強現(xiàn)代化檔案管理方式，提高檔案信息化管理水平，充分認識高校教學(xué)檔案的重要性，加強教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作。

高校檔案管理；電子檔案；管理

在高校檔案管理工作中，電子檔案管理已經(jīng)與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理并駕齊驅(qū)。電子檔案管理以其借助現(xiàn)代化信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢有著更為強大的信息轉(zhuǎn)換存儲功能，不但能在一定程度上提高工作效率，而且高校電子檔案的使用能夠更好地適應(yīng)高校擴招等高校大量的檔案處理需求。作為高校教學(xué)檔案管理人員，要善于運用電子檔案系統(tǒng)管理軟件，讓電子教學(xué)檔案真正為院校教學(xué)科研服務(wù)。

一、在電子檔案管理的過程中，也要關(guān)注紙質(zhì)教學(xué)檔案的管理

（一）電子檔案管理與紙質(zhì)教學(xué)檔案管理要形成優(yōu)勢互補。隨著信息時代的到來，在高校教學(xué)檔案管理的過程中，電子檔案管理已經(jīng)占據(jù)了非常重要的位置。但是不可否認的是，單純的電子檔案具有著一定的缺憾，如原始性真實性安全性存在爭議，電子教學(xué)檔案的原始性和權(quán)威性受到質(zhì)疑。而且電子教學(xué)檔案的易復(fù)制、修改、刪除的特點，使得電子檔案的穩(wěn)定性以及電子文件的價值大打折扣，而電子檔案的設(shè)備依賴性也使得電子檔案在某種程度上造成了提檔的不方便。而紙質(zhì)檔案的原始性以及穩(wěn)定性使得檔案更為真實、直觀和安全。但是紙質(zhì)檔案的增長速度大于銷毀速度使得教學(xué)空間的利用更為緊張，紙質(zhì)檔案的存放也受保管條件的限制，如果時間過長，難免會有蟲蛀、字跡褪變等情況發(fā)生。而電子檔案易存放，節(jié)約空間的特點正好解決了紙質(zhì)檔案管理的問題。因此，要想保證教學(xué)檔案管理的真實性、重復(fù)利用性，就要讓電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理形成優(yōu)勢互補。對于儲存價值一般的可以只采用電子文檔，而對于重要的檔案資料可以電子文檔和紙質(zhì)文檔兩種文檔一起備份，即可以保證文檔的真實性，又可以確保重要檔案資料的儲存。

（二）加強電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理。電子檔案和紙質(zhì)檔案對保存的環(huán)境都有一定的要求。紙質(zhì)檔案對保存空間的溫濕度以及空間大小有所要求；而電子檔案對存儲介質(zhì)載體也有要求，不適宜的磁場環(huán)境會對電子教學(xué)檔案造成部分損傷，甚至?xí)斐蓴?shù)據(jù)丟失，因此作為檔案管理人員首先要確保電子檔案以及紙質(zhì)檔案的管理環(huán)境，保證檔案的保存良好。其次檔案管理人員要做好內(nèi)部案卷級和文件級的目錄編制，要在統(tǒng)計與檢索等基礎(chǔ)性管理上，強化專業(yè)性的教學(xué)檔案管理，確保教學(xué)檔案能夠真正為院校的教學(xué)科研工作服務(wù)。檔案管理人員要關(guān)注電子教學(xué)檔案的優(yōu)點，從文件的擬定、整理到歸檔再利用要在基本保密性原則的基礎(chǔ)上實現(xiàn)院校教職員工的共享性和復(fù)制性，方便教學(xué)檔案被需要調(diào)檔的教職員工使用，促進教學(xué)檔案的信息利用率。當(dāng)然，電子教學(xué)文檔在被教師共享的時候，檔案管理人員要設(shè)置閱讀權(quán)限，既保證電子教學(xué)文檔的隱私性，又保證電子文檔的可利用性。最后檔案管理人員要運用電子文檔快速靈活的特點，關(guān)注電子文檔的形象性和趣味性，在電子教學(xué)文檔中加入圖像、音頻以及視頻資料。如在檔案管理中，教師的課堂視頻錄像就可以用專門的文件夾進行保存，讓教師在進行教學(xué)科研以及評職稱等方便調(diào)取。

二、規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作，讓電子檔案管理系統(tǒng)規(guī)范化

（一）規(guī)范電子教學(xué)檔案管理工作。高校電子檔案管理工作要規(guī)范化、系統(tǒng)化才能讓電子檔案真正為教學(xué)科研服務(wù)。因此電子檔案管理要建立真實、有效的電子教學(xué)檔案管理制度，不管是一級院校還是二級院校在電子檔案建立的過程中都要嚴格按照相關(guān)的法律法規(guī)開展檔案管理工作。而作為檔案管理人員，也要強化電子教學(xué)檔案管理意識，重視電子檔案管理工作，避免因人為損壞導(dǎo)致的電子教學(xué)檔案出現(xiàn)缺失或者遺漏。高校每年都要有大量的教學(xué)檔案需要變動，其維護、更改、保存以及遷動等相關(guān)流程造成檔案管理工作量十分龐大，電子教學(xué)檔案要根據(jù)《檔案法》和《大學(xué)檔案管理辦法》將教學(xué)檔案管理過程系統(tǒng)規(guī)范化，從收集、整理、鑒定、保護、統(tǒng)計、編制等六個方面提高教學(xué)檔案的研究和利用水平。

（二）提高安全管理意識，確保文檔的及時準確性。在教學(xué)檔案管理工作中，有一些高價值的基層教學(xué)單位、教師的教學(xué)檔案如果未能及時歸檔，將會對未來的教學(xué)科研工作造成極為慘痛的損失；而價值不高的教學(xué)檔案不經(jīng)選擇地進行保存，減少了檔案使用的價值。因此作為高校教學(xué)檔案管理人員，要提高安全管理意識，運用計算機檔案管理軟件系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，并在這個基礎(chǔ)上建立電子教學(xué)檔案目錄數(shù)據(jù)庫，利用數(shù)據(jù)庫分類技術(shù)將師生提交上來的電子教學(xué)檔案的目錄數(shù)字化。檔案管理人員可以根據(jù)檔案管理的要求，發(fā)動全校師生積極投入檔案建設(shè)中來，確保有價值的教學(xué)檔案資料及時歸檔，并根據(jù)保密性原則實現(xiàn)教學(xué)檔案的資源共享，讓教學(xué)檔案真正成為推動教師相互學(xué)習(xí)，提高高校教學(xué)水平的重要資料。同時，針對電子檔案管理錯誤刪除、磁盤硬盤損壞、易被竊取拷貝、數(shù)據(jù)中毒等缺點，可以建立安全防范機制，定時更新病毒庫，平衡公開和保密兩者之間的尺度，設(shè)置檔案資料需要調(diào)閱人員的數(shù)據(jù)調(diào)閱權(quán)限以及調(diào)閱方式，避免檔案資料被刪除或者更改。在這個基礎(chǔ)上，檔案管理人員要養(yǎng)成文檔備份的習(xí)慣，還可以采用云文檔備份的形式，讓重要的檔案資料安全保存。

三、加強現(xiàn)代化檔案管理方式，提高檔案信息化管理水平

（一）增加經(jīng)費投入，實現(xiàn)電子檔案的現(xiàn)代化管理。在電子檔案管理過程中，最重要的是電子檔案管理需要的計算機以及電子設(shè)備。在高校的電子檔案管理中，設(shè)備的投入是非常重要的。因此高校要做好預(yù)算，增加經(jīng)費投入，真正實現(xiàn)電子檔案的現(xiàn)代化管理。同時，在每臺電腦上要安裝電子檔案管理系統(tǒng)軟件，確保教學(xué)檔案的電子化，增加電子教學(xué)檔案的利用率。信息化管理以及辦公自動化可以使電子教學(xué)檔案以便捷的優(yōu)勢實現(xiàn)資源共享，也能防止教學(xué)檔案的不必要的流失。在這個基礎(chǔ)上，要加強對電子檔案管理人員的電子檔案管理的技能培訓(xùn)，提高管理人員專業(yè)技能，強化管理人員隊伍建設(shè)。首先，院校要為電子檔案管理人員提供繼續(xù)教育的平臺，讓檔案管理人員通過一系列的培訓(xùn)、檢查、評比活動提高檔案管理工作能力。其次，要將檔案管理人員的檔案管理質(zhì)量納入績效考核項目，確保相關(guān)管理人員必須具備必要的專業(yè)知識，提高自身相關(guān)的素質(zhì)。最后，檔案管理人員要從技術(shù)性角度和專業(yè)性角度不斷的學(xué)習(xí)相關(guān)知識來提升自己的專業(yè)技能，以完成電子教學(xué)檔案管理工作。在這個基礎(chǔ)上，可以開展檔案管理人員技能大賽，組織檔案管理人員針對檔案管理系統(tǒng)知識和基本的電腦操作，以及是否熟練靈活運用文件管理系統(tǒng)軟件進行電子檔案的歸檔進行訓(xùn)練。

（二）提高檔案信息化管理水平，變被動服務(wù)為主動服務(wù)。在電子教學(xué)檔案中涵蓋著每個專業(yè)課程的教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程標準、教學(xué)質(zhì)量評估報告，每個學(xué)院和教師的科研成果、畢業(yè)班學(xué)生的實習(xí)報告、畢業(yè)論文、實驗實訓(xùn)計劃和項目運行、教案等各種圖紙、表格、聲像以及文字文件，電子檔案管理借助強大的信息儲存功能以及快捷的信息轉(zhuǎn)換功能，將檔案規(guī)范化、系統(tǒng)化，不僅提高了工作效率，增加了檔案的可讀性、可視性、可靠性，豐富了檔案的內(nèi)容，強化了歸類、排序以及搜索功能，儲存也變得更為便利。但是教學(xué)檔案如果僅是簡單的電子歸檔，就失去了建立教學(xué)檔案的學(xué)術(shù)價值。院校檔案管理人員在檔案管理過程中，要提高檔案信息化管理水平，通過對電子教學(xué)文檔的歸類、積累、貯存和開發(fā)利用，使電子教學(xué)文檔能夠更好地為教學(xué)服務(wù)。首先，高校檔案部門要根據(jù)院校自身的情況設(shè)計適合本院校的電子檔案管理系統(tǒng)，通過對電子教學(xué)檔案立卷、歸檔、訪問等方面設(shè)置相應(yīng)的命令來實現(xiàn)電子記錄存儲、管理和使用，對于具有一定學(xué)術(shù)價值的電子教學(xué)文檔，不但要滿足教師員工的正常提檔，而且檔案管理人員要善于與相關(guān)的教職員工進行溝通，將有價值的教學(xué)文檔推薦給相關(guān)的教育教學(xué)人員進行備用，促使檔案的再利用，讓教學(xué)檔案能夠在教育教學(xué)管理工作中以及教育科研工作中發(fā)揮出更大的價值。在這個基礎(chǔ)上，推進現(xiàn)代化管理手段，利用檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)等將檔案信息實現(xiàn)資源共享，最大限度滿足利用者為教學(xué)檔案的需求，既減少了檔案管理人員的工作量，也提高了檔案運用的實效。

四、充分認識高校教學(xué)檔案的重要性，加強教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作

在高校電子檔案管理的過程中，檔案管理人員要充分認識到高校教學(xué)檔案的重要性。在高校教育教學(xué)管理工作中，教學(xué)檔案作為記錄教學(xué)過程的客觀依據(jù)，不僅是教學(xué)過程、教學(xué)水平的歷史再現(xiàn)，更重要的是教學(xué)檔案的有效利用可以幫助教學(xué)活動深入開展，讓教師在相互觀摩中提高自身的教學(xué)水平和教學(xué)質(zhì)量。同時，教學(xué)檔案記錄了教師在教學(xué)過程中的收獲與失敗，為進一步進行教學(xué)科研，開展課題研究提供了非常好的佐證。在這種情況下，電子教學(xué)檔案的有效利用不僅可以使同一所院校內(nèi)的教師直觀感受到教學(xué)水平以及教學(xué)管理水平的高度，幫助教師加強教學(xué)管理、進行教育科研，而且在教學(xué)評估的過程中教學(xué)檔案也是重要的依據(jù)，是規(guī)范科學(xué)辦學(xué)的重要依據(jù)材料。在教學(xué)評估的過程中只有豐富詳實、真實可靠的檔案材料作為支撐，才能讓教育評估順利展開。因此，高校教學(xué)管理人員要充分認識到高校教學(xué)檔案的重要性，加強教學(xué)檔案管理的創(chuàng)新工作。管理人員要開拓思路，把握為教學(xué)這個中心工作服務(wù)的切入點，實現(xiàn)計算機文件檢索、重要檔案全文存儲檢索，采取多種形式，讓“死”檔案變成“活”材料，為教學(xué)科研服務(wù)。

五、結(jié)論

總之，在高校檔案管理過程中，電子檔案的管理作為信息化時代的產(chǎn)物，已經(jīng)成了高校教學(xué)檔案管理的重要方式。作為高校教學(xué)檔案管理人員，要注重發(fā)揮現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，實施檔案電子信息化管理，并積極拓寬服務(wù)領(lǐng)域。檔案管理人員不但要做好檔案的搜集整理以及歸檔工作，還要善于創(chuàng)新電子檔案的管理，變被動服務(wù)為主動服務(wù)，讓教學(xué)檔案管理真正為院校的教學(xué)科研工作服務(wù)。

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