文／長沙城市公用設(shè)施建設(shè)開發(fā)公司　龔玲

芻議房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的管理與歸檔

文／長沙城市公用設(shè)施建設(shè)開發(fā)公司龔玲

近年來，房地產(chǎn)行業(yè)發(fā)展迅速，房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理在房地產(chǎn)企業(yè)管理中地位也越來越高，其中建設(shè)工程類檔案管理極為重要。本文主要分析房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，以及現(xiàn)階段存在的一些問題，并提出相應(yīng)的解決措施，以加快房地產(chǎn)企業(yè)的又好又快發(fā)展。

房地產(chǎn)企業(yè)；建設(shè)工程類檔案；檔案管理；檔案歸檔

隨著人民生活水平的提高，人民對住房的需求也不斷增加；隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)管理的信息化趨勢已不可抵擋。房地產(chǎn)企業(yè)實現(xiàn)檔案的有效管理是加快企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展，減少企業(yè)售房糾紛的重要舉措。如今，雖然房地產(chǎn)市場的繁榮帶動房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展，但是企業(yè)檔案管理卻嚴(yán)重落后于企業(yè)的發(fā)展步伐，并阻礙了房地產(chǎn)企業(yè)的發(fā)展。本文通過分析房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，以及在檔案管理中存在的一些問題，提出一些解決措施，以提高房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理水平，促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

一、房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的特點(diǎn)

房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案是指房地產(chǎn)企業(yè)在發(fā)展過程中，與工程建設(shè)相關(guān)的資料記錄。它包括工程建設(shè)的背景、過程、實施狀況，以及在工程實施過程中舉辦的相關(guān)活動。檔案根據(jù)國家對建設(shè)工程檔案的格式要求進(jìn)行統(tǒng)一制定，形成嚴(yán)格規(guī)范的實體檔案。房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案的特點(diǎn)如下：

（一）成套性。一個工程建設(shè)項目就是一整個檔案，它由主體項目和配套工程組成。從項目的規(guī)劃、申報、施工，一直到竣工都需要經(jīng)過相應(yīng)的程序，通過相應(yīng)的手續(xù)，因此會有對應(yīng)的材料。這些材料一環(huán)套一環(huán)，構(gòu)成了整個工程建設(shè)檔案。

（二）階段性。整個工程建設(shè)檔案室由一個個小的文檔構(gòu)成的，在工程的不同階段，都有不同的內(nèi)容記錄。因此建設(shè)工程檔案具有階段性的特點(diǎn)。在項目籌劃階段需要進(jìn)行市場調(diào)查、地理位置分析等一系列活動，這些材料信息需要?dú)w檔；在項目申報階段需要將申報材料進(jìn)行整理、準(zhǔn)備申報文檔等；在施工階段，需要有人員分配記錄，管理記錄、材料使用記錄等文檔資料；在工程竣工后，需要有工程質(zhì)量鑒定等材料。在項目的不同階段，一定要做好檔案記錄和整理工作，這是保證檔案真實性和有效性的關(guān)鍵。

（三）專業(yè)性。檔案管理不是單純的文檔裝箱過程，需要管理人員對文檔進(jìn)行整理，檢查文檔是否齊全，文檔是否有效，將文檔信息進(jìn)行科學(xué)的分類管理，并進(jìn)行必要的數(shù)據(jù)電子化記錄，以便于后續(xù)的分析和保存。

（四）完善性。隨著工程建設(shè)的開展，新的檔案信息需要建立新的文件檔案，其中有些是對原檔案的補(bǔ)充，有些是對原檔案的修正，這些都需要合理歸檔，保證檔案的真實性和一致性。為后續(xù)的審查工作提供方便。

二、房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理中存在的問題

（一）檔案管理人員素質(zhì)良莠不齊。檔案管理人員是檔案管理的重要組成部分，檔案管理人員的素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的質(zhì)量。目前，很多房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理不加重視，檔案管理人員嚴(yán)重不足，檔案管理人員的素質(zhì)更是良莠不齊。甚至有些房地產(chǎn)企業(yè)為節(jié)約資金，沒有設(shè)置檔案管理部門，更談不上管理人員了。有些企業(yè)的建設(shè)工程類檔案管理處于空白狀態(tài)，工程類檔案由行政部門代為管理。鑒于建設(shè)工程類檔案技術(shù)類文件多，對管理人員的知識儲備有較高的要求，因而普通行政人員無法正確識別這些文件的有效性，更談不上文件的分類存放和管理。因此在實際的檔案管理過程中，出現(xiàn)嚴(yán)重的管理不科學(xué)、檔案材料缺失等問題。

（二）檔案管理制度不完善。隨著房地產(chǎn)企業(yè)的快速發(fā)展，房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理速度相對滯后，無法跟上企業(yè)發(fā)展的步伐，因此檔案管理制度相對落后，管理程序復(fù)雜，管理出現(xiàn)嚴(yán)重漏洞。另外，企業(yè)人員的頻繁變動，導(dǎo)致很多資料沒有及時歸檔，檔案資料的丟失現(xiàn)象嚴(yán)重。對于檔案資料管理，企業(yè)管理者和檔案資料管理者都沒有給予足夠的重視，檔案歸檔工作開展困難，工作者行動怠慢遲緩，對工作不上心，造成了檔案歸檔工作的效率低下，而且檔案完整性、真實性也難以保證。

（三）房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理重視不夠。房地產(chǎn)企業(yè)為追求利益的最大化，往往投入大量的人力、物力在高收益部門，而對于短期效益不明顯的檔案管理部門重視不夠。企業(yè)在檔案管理方面，總是一省再省，看似節(jié)約了資金，但其實讓企業(yè)在長遠(yuǎn)發(fā)展的道路上步履維艱。房地產(chǎn)企業(yè)可以為談成了一筆交易大肆慶祝，卻舍不得購買進(jìn)行檔案管理的輔助設(shè)備，導(dǎo)致檔案管理工作進(jìn)行困難，很多資料的存儲不完善甚至無法存儲，為后期的資料調(diào)取查看形成阻礙。房地產(chǎn)企業(yè)對檔案管理的不重視態(tài)度導(dǎo)致企業(yè)檔案管理不能發(fā)揮出應(yīng)有的效能，這是企業(yè)的巨大損失。

（四）檔案材料不齊全。檔案材料的歸檔不及時是導(dǎo)致檔案材料不齊全的重要原因。隨著工作壓力的增加以及員工重視程度不夠，很多員工往往忘記定期對檔案資料進(jìn)行整理歸檔，這些材料常常被遺忘、丟失，造成檔案材料不齊全。員工認(rèn)為這些材料可有可無，卻看不到材料背后工作人員的艱辛努力。檔案管理者在存檔時，挑選材料出現(xiàn)偏差，或者是采用的存檔分類方法不科學(xué)也會導(dǎo)致材料的混亂存放，資料殘缺不齊。

（五）檔案管理混亂，信息化水平低?，F(xiàn)階段很多企業(yè)的檔案管理還停留在盒子、柜子、箱子、屋子階段，沒有做到信息化。這些檔案資料一般被封裝在黑屋子里，長期潮濕的環(huán)境會讓紙張破損，為以后的查找造成不便。另外，隨著檔案資料的日益增多，查找原始紙質(zhì)資料已經(jīng)相當(dāng)困難，因此對文檔實行電子化存儲極為重要。只有電子化的文檔，才能方便數(shù)據(jù)分析和前后對比，才能讓檔案更好的發(fā)揮作用。

（六）檔案泄露問題嚴(yán)重。由于企業(yè)管理者的不重視態(tài)度導(dǎo)致很多文件無法及時歸檔，或者是整理好的文件沒有得到加密處理，很容易被竊取。紙質(zhì)檔案一般被存放在特定的倉庫里，隨著文件檔案的日益增多，管理者往往忽視以前的檔案存儲，只是重視新存入的檔案。管理者的不重視往往影響到倉庫管理人員，導(dǎo)致他們工作怠慢，容易因為蠅頭小利而出賣公司機(jī)密，導(dǎo)致公司重要文件的泄露。對于電子檔文件，更是需要加密處理，這些材料里面可能包含公司的機(jī)密文件，這對公司的安全都產(chǎn)生了極大的威脅。

三、針對檔案管理問題的解決措施

（一）加強(qiáng)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)。檔案管理人員的整體素質(zhì)直接關(guān)系到檔案管理的水平。房地產(chǎn)企業(yè)管理者應(yīng)根據(jù)不同部門檔案管理的需求，對檔案管理人員進(jìn)行必要的培訓(xùn)，提高他們的專業(yè)水平，并定期開展管理技能的比拼活動，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予物質(zhì)和精神的獎勵，充分調(diào)動員工的積極性和參與熱情。讓員工在進(jìn)行檔案管理時有意識地積累心得體會，進(jìn)而在競賽的過程中與大家分享。這既能提高員工的實際管理能力，又增進(jìn)了大家的學(xué)術(shù)交流，促進(jìn)了大家的共同進(jìn)步。

（二）完善企業(yè)的檔案管理制度。完善的檔案管理制度是進(jìn)行檔案科學(xué)管理的保證。企業(yè)對于檔案管理部門一定要予以公平的態(tài)度，促進(jìn)其發(fā)展。要聘請專門的管理人員，制定科學(xué)的檔案管理制度，并頒布實施，在各個環(huán)節(jié)都要加強(qiáng)監(jiān)督，保證檔案及時歸檔，檔案資料規(guī)范、準(zhǔn)確。檔案存放安全，檔案加密工作順利實施。在進(jìn)行管理時，一定要對表現(xiàn)好的員工予以一定的物質(zhì)和精神獎勵，提高員工的待遇，促進(jìn)員工竭盡全力為公司謀發(fā)展，在企業(yè)中給予員工展示自我的平臺，促進(jìn)員工的自我實現(xiàn)。

（三）實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。房地產(chǎn)企業(yè)的檔案管理一定要改變裝箱存放的傳統(tǒng)檔案管理理念，實現(xiàn)檔案管理的信息化、現(xiàn)代化。在具體的實施過程中，企業(yè)需要引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備，配備專業(yè)人員對檔案資料進(jìn)行存檔，對數(shù)據(jù)進(jìn)行可視化存儲，可運(yùn)用攝像、掃描等多種方式，既實現(xiàn)對原文檔的存儲，又實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。在存儲過程中，既要保證數(shù)據(jù)的安全準(zhǔn)確，又要保證數(shù)據(jù)的查看方便、數(shù)據(jù)分析方便。加快數(shù)據(jù)的傳遞速度，解決數(shù)據(jù)流通慢、業(yè)務(wù)辦理周期長的問題。

（四）房地產(chǎn)企業(yè)管理者給予足夠重視。企業(yè)管理者的重視是檔案管理工作得以持續(xù)有效開展的關(guān)鍵。企業(yè)管理者定期對檔案管理工作進(jìn)行詢問，讓管理人員及時進(jìn)行工作匯報，能夠提高檔案管理人員的責(zé)任意識，感覺到受重視，能夠促進(jìn)其更好的開展檔案管理工作。另外，企業(yè)需要增加資金投入，確保檔案管理工作能夠順利開展，保證數(shù)據(jù)的真實性，有效性和數(shù)據(jù)存儲的高效性、方便性。

（五）加強(qiáng)保密工作，防止資料泄露。房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案是房地產(chǎn)企業(yè)的內(nèi)部機(jī)密資料，它決定著后期房屋質(zhì)量檢測、維護(hù)等各種配備設(shè)施的安排，對于公司在房屋建造方面的創(chuàng)新與工程安排有很好的指導(dǎo)和借鑒作用。另外，有些檔案是關(guān)乎公司長遠(yuǎn)發(fā)展的機(jī)密文件，因此，做好檔案的保密工作至關(guān)重要。首先，要選擇良好的文檔保存紙質(zhì)，對于工程圖紙等對精度要求較高的文件一定要用耐磨，抗潮的紙質(zhì)，存檔的文件一定要是原始文件，不能是復(fù)印件；在文檔信息化的過程中，也要設(shè)置密鑰，進(jìn)行加密處理，保證文件的安全性。而且在后期，一定要派專人進(jìn)行管理，避免檔案資料泄露。

四、結(jié)語

房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作對于房地產(chǎn)企業(yè)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有極其重要的作用。特別是建設(shè)工程類檔案的管理與歸檔，直接關(guān)系到房地產(chǎn)企業(yè)房屋建造質(zhì)量，以及后續(xù)的安居工程的開展。本文通過分析房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理的成套性、階段性、專業(yè)性等特點(diǎn)，并根據(jù)房地產(chǎn)企業(yè)建設(shè)工程類檔案管理存在的一些問題，提出相應(yīng)的解決措施，以加快房地產(chǎn)企業(yè)檔案管理安全化、信息化的發(fā)展進(jìn)程。

[1]陳麗宏.房地產(chǎn)檔案的精確化管理之我見[J].中小企業(yè)管理與科技(上旬刊),2009(04).

[2]馬志玲.太原中房地產(chǎn)開發(fā)公司召開《企業(yè)檔案工作規(guī)范》試點(diǎn)考察匯報會[J].山西檔案,2009(02).

[3]曾旺輝,黎永索.房地產(chǎn)檔案管理的問題及對策[J].全國商情(經(jīng)濟(jì)理論研究),2009(08).

[4]宋云飛.房地產(chǎn)檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建初探[J].玉溪師范學(xué)院學(xué)報, 2008(12).

[5]張鐵富,李麗杰.房地產(chǎn)開發(fā)企業(yè)建筑工程檔案的特點(diǎn)及管理[J].蘭臺內(nèi)外,2008(02).

[6]王鵬.黑龍江省城建項目聲像檔案管理的難點(diǎn)及對策[J].黑龍江史志,2009(07).