劉 揚(yáng)(北京航星機(jī)器制造有限公司,北京 100013)
LIU Yang (Beijing Hangxing Machine Manufacturing Company,Beijing 100013,China)
隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,合同作為反映交易的法律形式,其作用日顯突出。企業(yè)作為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的經(jīng)濟(jì)實(shí)體,其在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中必然會(huì)涉及到合同的簽訂和履行。采購(gòu)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中一個(gè)非常重要的環(huán)節(jié),是企業(yè)生產(chǎn)過(guò)程的源頭,是企業(yè)大額資金的出口,采購(gòu)合同簽訂的好壞對(duì)任何企業(yè)來(lái)說(shuō)都是十分重要的。一份好的合同必然會(huì)給企業(yè)帶來(lái)好的經(jīng)濟(jì)效益,反之,一份有瑕疵的合同將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)無(wú)盡的麻煩和困擾。
近年來(lái),我國(guó)航天事業(yè)高速發(fā)展,軍民品產(chǎn)值連創(chuàng)新高。眾所周知,航天企業(yè)的型號(hào)產(chǎn)品是一個(gè)多學(xué)科、多專(zhuān)業(yè)有機(jī)結(jié)合的大規(guī)模系統(tǒng)工程。它投資巨大,技術(shù)復(fù)雜,綜合性強(qiáng),協(xié)作面廣,質(zhì)量和可靠性要求高,風(fēng)險(xiǎn)大,管理難度大,如“神舟”載人航天飛船涉及的供應(yīng)商就達(dá)3000家之多,供應(yīng)商所屬行業(yè)涉及機(jī)械、電子、化工、生物、材料等眾多專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域,組成了一個(gè)龐大的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)體系,而采購(gòu)合同是規(guī)范雙方在交易活動(dòng)中履行各自權(quán)利和義務(wù)最主要的形式。
采購(gòu)是指購(gòu)買(mǎi)物資或接受勞務(wù)及支付款項(xiàng)等相關(guān)活動(dòng)。采購(gòu)合同是指供需雙方在執(zhí)行物資采購(gòu)活動(dòng)中,通過(guò)自愿協(xié)商簽訂的一種具有法律效力的契約。
企業(yè)之間簽訂采購(gòu)合同的作用主要體現(xiàn)在4個(gè)方面:(1)采購(gòu)合同是市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下企業(yè)間經(jīng)濟(jì)聯(lián)系的主要形式;(2)采購(gòu)合同是落實(shí)貨源的主要形式;(3)采購(gòu)合同可以加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,促進(jìn)經(jīng)濟(jì)核算;(4)采購(gòu)合同是供需雙方緊密聯(lián)系的紐帶。
簽訂采購(gòu)合同必須遵循國(guó)家的法律法規(guī),平等互利、互相協(xié)商,并且要內(nèi)容具體、責(zé)任分明、文字簡(jiǎn)練、便于執(zhí)行。一般合同需要包括產(chǎn)品名稱(chēng)、品種、規(guī)格、質(zhì)量、數(shù)量、計(jì)量單位、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、包裝、交貨、運(yùn)輸、價(jià)格、結(jié)算方式、經(jīng)濟(jì)責(zé)任等。
(1)航天企業(yè)采購(gòu)合同的乙方范圍非常廣,包括航天系統(tǒng)內(nèi)外、軍工系統(tǒng)內(nèi)外、國(guó)內(nèi)外的供應(yīng)商,供應(yīng)商的技術(shù)水平和管理能力參差不齊。有些供應(yīng)商提供的產(chǎn)品數(shù)量非常大,有些卻數(shù)量極少,供應(yīng)商結(jié)構(gòu)復(fù)雜,管理難度大。
(2)航天企業(yè)采購(gòu)產(chǎn)品種類(lèi)非常多,合同類(lèi)別多樣化。所屬行業(yè)涉及機(jī)械、電子、化工、生物、材料等眾多專(zhuān)業(yè)技術(shù)領(lǐng)域,合同形式存在買(mǎi)賣(mài)合同、委托設(shè)計(jì)合同、進(jìn)口委托代理合同、加工承攬合同等多種情況。
(3)航天產(chǎn)品定型周期一般比較長(zhǎng),需要通過(guò)研制多個(gè)階段的驗(yàn)證,對(duì)質(zhì)量及可靠性要求極高,一旦定型,需求在一段較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)使穩(wěn)定的、更換的可能性也不大。通常在采購(gòu)合同中,對(duì)質(zhì)量及可靠性要求最多、也最細(xì),進(jìn)度、成本、服務(wù)等相關(guān)要求隨后。
(4)航天企業(yè)的軍品配套,受指令性計(jì)劃因素的影響較多,經(jīng)濟(jì)往來(lái)以系統(tǒng)單位居多,在簽訂合同時(shí),基本采用對(duì)方的合同文本,條款格式書(shū)寫(xiě)不一,條款內(nèi)容參差不齊,缺項(xiàng)現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生,不能體現(xiàn)出合同的嚴(yán)肅和規(guī)范。一旦雙方發(fā)生爭(zhēng)議,則自保能力較差,因此非常有必要增強(qiáng)規(guī)范合同文本內(nèi)容。
(5)由于航天企業(yè)經(jīng)濟(jì)往來(lái)的供方以系統(tǒng)單位居多,系統(tǒng)單位多數(shù)都是國(guó)有企業(yè),信用程度較高,一般很少在簽訂合同前對(duì)供方的資格和履約能力進(jìn)行審查,也使得采購(gòu)人員在此方面的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足。若進(jìn)入完全競(jìng)爭(zhēng)的民品市場(chǎng),就會(huì)面臨著風(fēng)險(xiǎn)。
(6)航天企業(yè)采購(gòu)系統(tǒng)的老同志較多,老同志大部分都是在航天科研生產(chǎn)體系下成長(zhǎng)起來(lái)的,耳濡目染的也是計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的管理方法,而大部分新來(lái)的學(xué)生是工科院校畢業(yè)的,有較強(qiáng)的技術(shù)知識(shí),但基本沒(méi)有受過(guò)專(zhuān)業(yè)的采購(gòu)、物流、經(jīng)濟(jì)、法律等知識(shí)的相關(guān)學(xué)習(xí),更沒(méi)有市場(chǎng)經(jīng)驗(yàn),不熟悉市場(chǎng)操作,合同風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)也相對(duì)較弱。采購(gòu)人員的經(jīng)濟(jì)法律素養(yǎng)有待提高。
由于航天產(chǎn)品的特殊性和復(fù)雜性,使其有一個(gè)龐大的采購(gòu)網(wǎng)絡(luò)。因此加強(qiáng)采購(gòu)供方的管理,建立供方名錄,規(guī)范供方的準(zhǔn)入,從源頭控制風(fēng)險(xiǎn)就顯得非常重要。在規(guī)范供方準(zhǔn)入的過(guò)程中,很重要的就是要加強(qiáng)供方資質(zhì)審查。
審查供方資質(zhì),應(yīng)該包括三個(gè)方面,一是要查清供方的經(jīng)營(yíng)主體資格是否合法和真實(shí)存在;二是要查清供方的履約能力,現(xiàn)有的、實(shí)際的、真實(shí)的經(jīng)營(yíng)情況;三是要審查合同公章與簽字人的身份,確保合同是有效的。
在具體實(shí)施操作中,查清供方的經(jīng)營(yíng)主體資格和履約能力,可以審查簽約對(duì)象的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、法人代表證明、身份證、授權(quán)委托權(quán)限、企業(yè)年檢證明等,必要時(shí)可通過(guò)信函、電報(bào)、電話(huà)或直接派人上門(mén)了解等方式對(duì)對(duì)方的資信情況進(jìn)行仔細(xì)的調(diào)查,切實(shí)掌握與了解對(duì)方的資質(zhì)和履約能力。如有條件,在合同簽訂時(shí)進(jìn)行公證或律師見(jiàn)證,從而減少企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)。
審查對(duì)方合同公章與簽字人身份,在實(shí)際操作中,如果對(duì)方公章為法人的分支機(jī)構(gòu)公章或內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu),應(yīng)要求其提供所屬法人機(jī)構(gòu)的授權(quán)書(shū)。對(duì)方在合同上簽公章,并不能保證合同是有效的,還必須保證合同的簽字人是對(duì)方的法定代表人或經(jīng)法人授權(quán)的經(jīng)辦人。如對(duì)方簽字人是企業(yè)的法人代表,那么在簽訂合同之前,應(yīng)要求對(duì)方提供法人代表身份證明,營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本或工商行政管理機(jī)關(guān)出具的法人資格證書(shū);如對(duì)方僅系企業(yè)的業(yè)務(wù)人員,則還應(yīng)讓其提供企業(yè)及其法人代表的授權(quán)委托書(shū)、合同書(shū)、業(yè)務(wù)人員自身的身份證明以及財(cái)產(chǎn)擔(dān)保書(shū)等相關(guān)證明文件,切忌僅憑對(duì)方提供的銀行賬戶(hù)、合同專(zhuān)用章等不全面、不規(guī)范的文件就與其簽訂合同。同時(shí)也應(yīng)該從根本上杜絕那種僅憑老關(guān)系、熟面孔或熟人的介紹就與對(duì)方簽訂合同的做法。
價(jià)格是采購(gòu)合同的關(guān)鍵要素。要控制好價(jià)格,做到不被商家和市場(chǎng)蒙蔽,就需要建立健全采購(gòu)產(chǎn)品價(jià)格信息庫(kù)。有了價(jià)格信息庫(kù),才能找準(zhǔn)降低采購(gòu)成本的項(xiàng)目,在采購(gòu)成本控制上事半功倍;才能在合同談判中掌握主動(dòng),增強(qiáng)談判能力。
在實(shí)際操作中,需要結(jié)合航天企業(yè)實(shí)際情況,集中精力通過(guò)多種渠道和方式采集有關(guān)商品采購(gòu)信息,比如互聯(lián)網(wǎng)、信函咨詢(xún)、市場(chǎng)調(diào)查、專(zhuān)家咨詢(xún)、實(shí)地考察等方式?;ヂ?lián)網(wǎng)上有一些很專(zhuān)業(yè)的價(jià)格信息網(wǎng)絡(luò),比如中國(guó)價(jià)格信息網(wǎng)、物資信息高速公路、中國(guó)金屬網(wǎng)等,這些網(wǎng)站能夠提供豐富的價(jià)格信息,有些甚至是非常權(quán)威的官方信息,雖然網(wǎng)上價(jià)格信息有不足之處,比如覆蓋不全、真實(shí)性和可靠性有待考究,但也能帶來(lái)方便快捷的幫助。同時(shí)目前市場(chǎng)有一些市場(chǎng)調(diào)查公司,也可以提供價(jià)格服務(wù),在開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品確定目標(biāo)價(jià)格時(shí)候,有時(shí)候?qū)κ殖杀竞蛢r(jià)格信息難以獲得,此時(shí)可以通過(guò)調(diào)查公司提供幫助,但耗時(shí)較長(zhǎng),費(fèi)用較高,可以與互聯(lián)網(wǎng)查詢(xún),互為補(bǔ)充。
通過(guò)上述方法,積少成多,擴(kuò)充增大信息量,企業(yè)建立起適應(yīng)企業(yè)需求的價(jià)格信息網(wǎng),為領(lǐng)導(dǎo)決策和合同的談判、簽定及履行奠定堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ),也依此確定合同簽定方的資信、履行能力、價(jià)格等重要事項(xiàng)。
制定采購(gòu)合同“標(biāo)準(zhǔn)”文本,統(tǒng)一條款格式,確保條款齊全,并加大合同條款的法律審核力度。目前航天企業(yè)相對(duì)處于買(mǎi)方市場(chǎng)有利的情況,應(yīng)針對(duì)不同類(lèi)別的產(chǎn)品制定適合本單位的標(biāo)準(zhǔn)合同文本,在簽定合同中把握主動(dòng)權(quán),降低合同的風(fēng)險(xiǎn)。
航天企業(yè)的采購(gòu)合同目前主要包括買(mǎi)賣(mài)合同、加工承攬合同、進(jìn)口委托代理合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)(委托、合作)合同等常用文本。雖然每一份合同的內(nèi)容不一樣,但是它們都有一些共同的基本條款,這些條款包括:合同的標(biāo)的、標(biāo)的物的數(shù)量、質(zhì)量要求及驗(yàn)收、產(chǎn)品質(zhì)量提出的異議期、價(jià)款或者報(bào)酬及支付方式、標(biāo)的物交付的期限及地點(diǎn)和方式、違約責(zé)任、解決合同爭(zhēng)議的方法、其他特別約定條款,等等。
在編制好標(biāo)準(zhǔn)文本以后,結(jié)合不同類(lèi)別合同文本的要求,有些條款則應(yīng)作為格式條款直接固定下來(lái),比如質(zhì)量保證期、交貨地點(diǎn)、支付方式、交付中的風(fēng)險(xiǎn),合同簽訂地點(diǎn)、解決合同爭(zhēng)議的方式,等等。有些條款可以協(xié)商,可以留出空白,待協(xié)商后填寫(xiě)。
隨著信息技術(shù)的推廣普及,要充分利用網(wǎng)絡(luò)資源實(shí)行網(wǎng)上合同管理,在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)合同信息的共享,達(dá)到監(jiān)督和制約的雙層次管理。
在有關(guān)合同的信息系統(tǒng)中,提供各種類(lèi)型的標(biāo)準(zhǔn)文本,從源頭直接規(guī)范合同的格式和條款;實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上合同登記,包括合同標(biāo)號(hào)、標(biāo)的物、價(jià)格、數(shù)量、需求日期、主要內(nèi)容等相關(guān)信息;實(shí)行網(wǎng)上合同審批,合同條款內(nèi)容的變動(dòng)必須由法律審核部門(mén)同意后才能進(jìn)行;實(shí)行網(wǎng)上合同蓋章,確保合同完成審批后執(zhí)行;實(shí)行網(wǎng)上合同執(zhí)行情況匯報(bào),相關(guān)部門(mén)可以通過(guò)系統(tǒng)查詢(xún)到合同的執(zhí)行情況。同時(shí)該網(wǎng)絡(luò)也可直接連接到領(lǐng)導(dǎo)和部門(mén)辦公室,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供第一手資料。這樣不但可加強(qiáng)部門(mén)之間、部門(mén)與領(lǐng)導(dǎo)之間的工作溝通交流,降低運(yùn)行成本,還可以達(dá)到監(jiān)督與制約雙層次管理。
要建立起“四位一體”的合同管理模式,法律審核部門(mén)負(fù)責(zé)合同條款,財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同價(jià)格,技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)標(biāo)的物技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)簽約和執(zhí)行。合同控制、部門(mén)之間的溝通協(xié)調(diào)配合要形成制度,程序上、實(shí)體上相互牽制要進(jìn)一步加強(qiáng)。
業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同談判、簽約和執(zhí)行,整體控制合同的相關(guān)過(guò)程,責(zé)任重大。法律審核部門(mén)負(fù)責(zé)合同條款,因?yàn)楹贤谋局皇且环N形式要件,是簽約的基礎(chǔ),受控方面要上一個(gè)臺(tái)階,必須加強(qiáng)對(duì)合同條款的控制,嚴(yán)把審核關(guān)。財(cái)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)合同價(jià)格審核,價(jià)格是合同中的關(guān)鍵要素、核心內(nèi)容。技術(shù)部門(mén)負(fù)責(zé)確定標(biāo)的物技術(shù)驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),確保采購(gòu)的產(chǎn)品滿(mǎn)足企業(yè)的需要。同時(shí)要對(duì)合同印章的管理形成制度。合同印章與合同管理部門(mén)用印應(yīng)予以分離,實(shí)行合同用印審批登記,加大互相制約監(jiān)督力度。
合同簽訂后即具有了法律效力,對(duì)合同雙方當(dāng)事人都具有約束力。企業(yè)的各個(gè)部門(mén)必須要重視采購(gòu)合同的履行及其風(fēng)險(xiǎn)控制。在采購(gòu)合同履行過(guò)程中,業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)該密切關(guān)注合同標(biāo)的物的交付時(shí)間及權(quán)利過(guò)戶(hù)的時(shí)間,敦促供方按時(shí)交付標(biāo)的物;注意對(duì)合同標(biāo)的物的質(zhì)量檢查,如遇到標(biāo)的物不符合合同約定的質(zhì)量要求的,應(yīng)及時(shí)進(jìn)行退、換貨處理;合同履行完畢后對(duì)供貨商進(jìn)行評(píng)價(jià),為下次確定供貨商積累材料等。如果采購(gòu)合同存在保密條款,應(yīng)注意通知合同履行人員,注意保護(hù)商業(yè)秘密。在合同履行過(guò)程中,業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)及時(shí)向有關(guān)部門(mén)通報(bào)合同履行情況。合同履行中出現(xiàn)問(wèn)題,在未取得對(duì)方當(dāng)事人書(shū)面同意的情況下,不得擅自終止合同的履行,避免承擔(dān)違約責(zé)任。法律、財(cái)務(wù)和合同主管部門(mén)也要主動(dòng)關(guān)注合同履行動(dòng)態(tài),了解相關(guān)情況,參與和監(jiān)督合同的有效履行。
采購(gòu)合同的變更是指采購(gòu)合同訂立以后、履行完畢之前由合同雙方當(dāng)事人依法對(duì)原合同內(nèi)容所進(jìn)行的修改。采購(gòu)合同在實(shí)際履行過(guò)程中由于各種影響合同履行情況的發(fā)生,有時(shí)很難做到完全遵照合同的約定履行,一方當(dāng)事人就會(huì)在情況發(fā)生后與對(duì)方當(dāng)事人協(xié)商變更合同部分條款。
合同變更的目的是通過(guò)對(duì)原合同的修改保障合同更好地履行以實(shí)現(xiàn)合同目的。但作為企業(yè)來(lái)說(shuō),必須要加強(qiáng)對(duì)于合同變更的管理。第一,必須采用書(shū)面形式簽訂補(bǔ)充協(xié)議,以防止出現(xiàn)合同爭(zhēng)議。第二,在標(biāo)準(zhǔn)合同文本中規(guī)定必須由合同簽訂人簽字確認(rèn)變更,禁止企業(yè)其他相關(guān)人與供方隨意變更。第三,在企業(yè)內(nèi)部需要對(duì)合同變更建立專(zhuān)門(mén)的流程管理,建立合同更改流程,編制合同更改單,需要按照原合同審批流程審批后方可執(zhí)行?!逗贤ā芬?guī)定:“當(dāng)事人對(duì)合同變更的內(nèi)容約定不明確的,推定為未變更?!彼栽诰唧w實(shí)施中要注意,法律規(guī)定采購(gòu)合同內(nèi)容的變更主要集中在如下幾個(gè)方面:(1)標(biāo)的物數(shù)量的增減;(2)標(biāo)的物品質(zhì)的改變;(3)價(jià)款的增減;(4)履行期限、地點(diǎn)的改變;(5)結(jié)算方式的改變;(6)違約金的變更等。上述內(nèi)容變更應(yīng)當(dāng)具體明確。
俗話(huà)說(shuō),買(mǎi)的沒(méi)有賣(mài)的精,即使連續(xù)從事采購(gòu)多年,也未必比供應(yīng)商更熟悉供應(yīng)市場(chǎng),稍不留意就可能被供應(yīng)商牽著走。實(shí)際上采購(gòu)不是一個(gè)簡(jiǎn)單的事務(wù)性工作,而是一個(gè)專(zhuān)業(yè)活,充滿(mǎn)了技術(shù)和技巧。而且政策、市場(chǎng)和技術(shù)都在不斷變化,加強(qiáng)采購(gòu)人員培訓(xùn),提高其整體素養(yǎng)就非常重要,不僅僅是一些必備的采購(gòu)技術(shù),還要包括經(jīng)濟(jì)法律知識(shí)。
最基本也是最重要的要深入掌握的法律知識(shí)就是合同法,需要了解包括合同法的適用范圍、合同訂立的程序、合同成立的時(shí)間和地點(diǎn)、格式條款和免責(zé)條款、合同的效力、合同的履行規(guī)則、合同履行中的抗辯權(quán)、代位權(quán)、撤銷(xiāo)權(quán)、締約過(guò)失責(zé)任和違約責(zé)任、合同的擔(dān)保形式、合同的轉(zhuǎn)讓和中止等內(nèi)容。并需要對(duì)各特殊類(lèi)別的合同要求進(jìn)行了解,包括買(mǎi)賣(mài)合同、技術(shù)開(kāi)發(fā)合同、委托合同、承攬合同、特種買(mǎi)賣(mài)合同,等等。
同時(shí)也需要掌握一些民法和商法的知識(shí),比如合同的擔(dān)保,有物的擔(dān)保、人的擔(dān)保,物的擔(dān)保就需要物權(quán)法的相關(guān)知識(shí),比如抵押、質(zhì)押;比如審查供方資質(zhì),需要對(duì)公司的性質(zhì)等情況審查,就需要公司的相關(guān)知識(shí),比如公司的類(lèi)型、注冊(cè)資金的要求,等等。
采購(gòu)是航天企業(yè)科研生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)管理的前提和保障,采購(gòu)合同管理及法律風(fēng)險(xiǎn)有效控制關(guān)系到經(jīng)營(yíng)目標(biāo)是否如期實(shí)現(xiàn)。本文在分析航天企業(yè)特點(diǎn)和合同管理現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上,從“規(guī)范供方準(zhǔn)入、加強(qiáng)資質(zhì)審查”、“建立標(biāo)準(zhǔn)文本,統(tǒng)一條款格式”、“建立價(jià)格信息網(wǎng)、奠定談判基礎(chǔ)”、“建立四位一體,加強(qiáng)監(jiān)督管理”、“應(yīng)用信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)合同網(wǎng)絡(luò)共享”、“規(guī)范合同變更管理,防止出現(xiàn)合同爭(zhēng)議”、“加強(qiáng)人員培訓(xùn),提高法律素質(zhì)”7個(gè)方面提出了建議,有助于加強(qiáng)航天企業(yè)合同管理,提高其風(fēng)險(xiǎn)控制水平。
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