文/鐵力市圖書館 霍妍

近些年來，圖書館的管理系統(tǒng)有了新的提升，使得圖書館檔案管理工作更加科學(xué)化。為了更好地適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展需求，對(duì)圖書館的檔案管理工作提出了更高的要求。

一、圖書館檔案工作的重要意義

（一）人文價(jià)值。檔案經(jīng)過長時(shí)間的保存，就有非常高的歷史價(jià)值。同時(shí)檔案的有效利用，能夠?yàn)楹笕颂峁┙梃b，具有獨(dú)特的人文價(jià)值。建立一整套檔案管理系統(tǒng)，對(duì)于提升管理水平有著重要意義，又能夠?qū)n案的發(fā)展進(jìn)行記錄，充分的反映出一個(gè)圖書館成立以來的發(fā)展歷程。

（二）科學(xué)價(jià)值。城市圖書館的檔案為城市管理的決策者以及建設(shè)者提供了原始資料，對(duì)于加強(qiáng)圖書館的管理工作具有重要的作用。同時(shí)，由于檔案館的可靠性與科學(xué)性使得城市的管理者有機(jī)會(huì)為城市的歷史進(jìn)行研究工作，從而為城市的管理提供重要的參考依據(jù)。

（三）理論依據(jù)。由于圖書館多年來對(duì)于檔案工作的重視，使得圖書館保留了大量的記錄。其中包括工作人員多年以來的重要工作數(shù)據(jù)，對(duì)工作成果的情況進(jìn)行了詳實(shí)的記錄，并被完整的保存了下來。如果進(jìn)行追溯就可以為研究工作提供非常有效的資料與理論依據(jù)。

（四）評(píng)估依據(jù)。檔案材料能夠?qū)ΜF(xiàn)實(shí)進(jìn)行實(shí)事求是的評(píng)估行為，它不僅作為檔案工作的重要參考，而且為考察圖書館工作業(yè)績提供了堅(jiān)實(shí)的評(píng)估依據(jù)，也可以為國家對(duì)圖書館的評(píng)級(jí)起到重要的參考價(jià)值與依據(jù)。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理工作遇到的問題與現(xiàn)狀

（一）時(shí)政檔案。由于對(duì)檔案時(shí)事記載的并不是非常好，使得對(duì)于時(shí)事與政治的資料非常少，一方面源于圖書館的國內(nèi)外交流未能及時(shí)記錄，另一方面，對(duì)于政治工作的敏感性應(yīng)該加強(qiáng)，使得檔案工作在市政檔案中應(yīng)該發(fā)揮更大的作用。

（二）人事方案。人事檔案應(yīng)該包括兩個(gè)部分。其中第一個(gè)是關(guān)于本圖書館工作人員的人事記錄，包括人事的變動(dòng)或調(diào)入、機(jī)構(gòu)的科員配置以及工作人員的相關(guān)培訓(xùn)記錄等，還包括各種報(bào)表與文字記錄、個(gè)人的而業(yè)務(wù)成績與考核情況等等。第二個(gè)是關(guān)于用戶的檔案。其主要是包括讀者的個(gè)人信息以及借閱卡。眾多操作需要在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作，稍有不慎就會(huì)使用戶的信息遭到泄露，造成相關(guān)人員的利益損失。另外由于用戶量格外龐大，對(duì)于工作量的要求也極為重要，進(jìn)行人工的錄入非常繁瑣，在采用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時(shí)，工作人員的操作不當(dāng)就會(huì)侵犯用戶的隱私權(quán)。

（三）業(yè)務(wù)檔案。業(yè)務(wù)檔案形成是在工作進(jìn)行中對(duì)各種工作資料進(jìn)行有效的保存。其中主要包括對(duì)工作進(jìn)度、工作要求、工作問題等的文字記錄，還包括對(duì)工作的后期總結(jié)、論文報(bào)告、圖片影像等等。但是由于很多檔案進(jìn)行上報(bào)之后并沒有在檔案室進(jìn)行備案，為了完成工作常常進(jìn)行回收工作，造成了極大的物質(zhì)與人力資源的浪費(fèi)。

（四）設(shè)備檔案。設(shè)備檔案包括對(duì)圖書館的各項(xiàng)設(shè)備進(jìn)行記錄。包括對(duì)設(shè)備的使用記錄、維護(hù)記錄以及后期的處理記錄。但是，圖書館在這一方面有著不小的疏忽與漏洞。圖書館在進(jìn)行設(shè)備的采購或是招標(biāo)時(shí)，沒有明確的指標(biāo)，使得對(duì)于設(shè)備的初始記錄就未能掌握好。

三、對(duì)于改善圖書館檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

（一）加強(qiáng)權(quán)責(zé)意識(shí)，主動(dòng)承擔(dān)檔案建檔與管理工作。辦公室應(yīng)對(duì)檔案管理工作承擔(dān)主要責(zé)任，對(duì)工作要盡職盡責(zé)。檔案館的工作繁瑣而需要工作人員極具耐心，需要工作人員一絲不茍的去執(zhí)行相關(guān)管理規(guī)范。在圖書館的建檔與歸檔工作中，圖書館的辦公室負(fù)責(zé)人要首先重視起來，加強(qiáng)對(duì)薄弱環(huán)節(jié)的準(zhǔn)備工作，建立一套完整的檔案體系。同時(shí)，引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，實(shí)行電子檔案系統(tǒng)。

（二）建立完善的檔案規(guī)范制度。健全的制度是良好工作的保證，加強(qiáng)制度建設(shè)是圖書館檔案工作的基本前提。圖書館的相關(guān)人員應(yīng)該努力尋求法律人士的幫助，積極務(wù)實(shí)合作，將檔案館的工作真正從實(shí)際出發(fā)，建立一整套合理的建檔與歸檔制度。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)工作人員的制度管理，使檔案管理人員充分建立起規(guī)范意識(shí)，并將這種意識(shí)貫徹到實(shí)際工作中去。

（三）設(shè)立專項(xiàng)資金，保障相關(guān)工作的落實(shí)到位。管理人員應(yīng)積極與政府協(xié)商，申請(qǐng)專項(xiàng)資金，并設(shè)立專屬建檔與歸檔工作資金。同時(shí)，加強(qiáng)財(cái)政監(jiān)管。對(duì)于有利于建檔與歸檔工作的設(shè)備要及時(shí)申請(qǐng)采購，保證工作人員的工作質(zhì)量。同時(shí)，積極落實(shí)相關(guān)資金。對(duì)于資金的爭取要靈活化，可以爭取社會(huì)捐款、上級(jí)補(bǔ)貼。對(duì)于設(shè)備的采購一定要嚴(yán)格按照招標(biāo)程序進(jìn)行，防止腐敗的發(fā)生。

四、結(jié)語

圖書館的檔案管理工作面臨著新的問題，那就是數(shù)字化程度不高。相關(guān)管理人員應(yīng)積極進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的培訓(xùn)，使工作人員盡快對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)熟練起來，提高工作效率，提升工作質(zhì)量，以更好的提升服務(wù)質(zhì)量。

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