文/山東省膠州市檔案局　徐桂梅

淺析檔案工作現(xiàn)狀及完善的建議

文/山東省膠州市檔案局徐桂梅

【摘要】檔案信息作為記錄歷史、傳承文明、服務(wù)社會(huì)、造福人民的重要載體，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展中的作用和受重視程度得到了不斷提升，這也對(duì)檔案管理工作提出了更新、更高的要求。本文就當(dāng)前檔案工作存在的問題提出完善檔案管理工作的建議。

【關(guān)鍵詞】檔案工作；問題；建議

近年來，各級(jí)檔案部門在創(chuàng)新管理模式、實(shí)現(xiàn)資源共享等方面取得了實(shí)質(zhì)性突破，檔案管理日趨規(guī)范化，但是，目前檔案管理中仍不同程度存在一些問題，如何做“活”檔案管理工作，力求檔案管理找準(zhǔn)定位、實(shí)現(xiàn)價(jià)值、促進(jìn)發(fā)展，是目前檔案工作亟待破解的難題。

一、當(dāng)前檔案工作存在的問題

（一）硬件設(shè)施陳舊，存儲(chǔ)需求得不到滿足。隨著檔案庫(kù)存量的急劇增加，館室緊張、設(shè)備簡(jiǎn)陋的問題進(jìn)一步凸顯，已成為制約檔案工作發(fā)展的突出問題，目前因庫(kù)房不足、無處存放而遲遲無法開展檔案接收工作的情況屢見不鮮。同時(shí)，檔案館配備的恒溫恒濕設(shè)備無法正常使用，達(dá)不到國(guó)家規(guī)定的溫濕度保管條件，也給重要檔案資料的安全保管和依法開放利用帶來了一定程度的隱患。

（二）管理意識(shí)淡薄，信息保管得不到保障。檔案部門作為一個(gè)存史資政的服務(wù)部門，存在投入多、產(chǎn)出少、效益不明顯的問題，這使得檔案工作不被重視，普遍存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象，檔案人員配備、制度保障等方面的問題尤為突出。在具體工作中，由于缺乏必要的制約手段，許多單位和部門不按時(shí)歸檔、歸檔材料不齊、數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確、報(bào)送不及時(shí)，直接影響了檔案信息資源的完整性。

（三）信息化水平較低，服務(wù)質(zhì)量得不到提升。檔案信息化建設(shè)是提高檔案管理效率、整合檔案管理資源的重要手段。目前，由于人員缺乏、設(shè)備欠缺、經(jīng)費(fèi)不足等問題，檔案數(shù)字化工作進(jìn)展緩慢，地區(qū)間差距較大，制約了檔案管理工作的高效、有序開展，影響了服務(wù)質(zhì)量。

二、進(jìn)一步完善檔案管理工作的建議

做“活”檔案管理工作要堅(jiān)持以人為本，把握新形勢(shì)，適應(yīng)新變化，用改革的精神，積極探索規(guī)律，努力改進(jìn)方法。

（一）強(qiáng)化保障，加大檔案設(shè)施建設(shè)專項(xiàng)投入。要加大檔案設(shè)施建設(shè)投入力度，改變傳統(tǒng)檔案館作為檔案保管基地的單一作用，按照國(guó)家一級(jí)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)，秉承超前的規(guī)劃設(shè)計(jì)理念，增加庫(kù)房容量和建筑面積，建成集開放性、服務(wù)性于一體的現(xiàn)代化公共檔案館，有效解決各部門存放難題，避免保管設(shè)備重復(fù)建設(shè)。注重安全體系建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案整合，統(tǒng)一入駐“檔案信息開放大廳”，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、集中保管、統(tǒng)一對(duì)外服務(wù)，建章明責(zé)，切實(shí)提升檔案安全水平。同時(shí)，將檔案數(shù)字化專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)列入財(cái)政預(yù)算，檔案集中掃描，實(shí)現(xiàn)政府辦公網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)互通，基層鎮(zhèn)辦建立開放式檔案信息查閱室，開設(shè)政府公開信息查閱點(diǎn)，進(jìn)一步方便群眾對(duì)公開信息的查詢。注重人才隊(duì)伍建設(shè)，適時(shí)開展檔案人員上崗培訓(xùn)和專業(yè)技能培訓(xùn)，堅(jiān)持“能者上、平者讓、庸者下”的用人導(dǎo)向，打牢檔案從業(yè)人員業(yè)務(wù)根基，有效激活檔案隊(duì)伍的干事創(chuàng)業(yè)活力，確保檔案信息管理工作扎實(shí)有效開展。

（二）突出重點(diǎn)，提升檔案管理服務(wù)大局水平。服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展是檔案事業(yè)發(fā)展的根本目的，要堅(jiān)持從服務(wù)發(fā)展、服務(wù)民生、服務(wù)文化建設(shè)三個(gè)層面發(fā)力，著力加大監(jiān)管力度，實(shí)現(xiàn)由檔案部門參與負(fù)責(zé)各類檔案基礎(chǔ)資料的完整歸檔和業(yè)務(wù)監(jiān)管、市級(jí)檔案館接收保管的一體化管理流程，保證檔案資料不流失。

1.對(duì)重大項(xiàng)目?？蓞⒄漳z州市的做法，按照“主動(dòng)介入、科學(xué)引導(dǎo)、尊重選擇、依法規(guī)范”的工作思路，為企業(yè)提供檔案技術(shù)上的指導(dǎo)和培訓(xùn)服務(wù)，由檔案部門參與協(xié)助其主管部門，負(fù)責(zé)項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)檔案資料的收集、保管、歸檔，項(xiàng)目竣工后，其檔案資料可以由主管部門自行管理，對(duì)達(dá)不到保管要求的，可由市級(jí)檔案部門代管。

2.對(duì)重大活動(dòng)。指派檔案部門配備專業(yè)設(shè)備、專業(yè)人員全程參與攝錄存檔，也可以采取部門協(xié)作的辦法，責(zé)成市新聞宣傳部門每年定期向市檔案館移交，防止其聲像檔案資料散失。

3.對(duì)城市記憶工程?？梢劳袣v史文獻(xiàn)和實(shí)物資料，由檔案部門牽頭，聯(lián)合相關(guān)單位以對(duì)城鄉(xiāng)建設(shè)、風(fēng)景名勝、文化古跡等進(jìn)行搶救性拍攝存檔、編纂村志村史等形式進(jìn)行檔案留存，有效發(fā)揮檔案文化存貯和傳播的作用。

4.對(duì)社會(huì)管理工作。將人民群眾最關(guān)心、最直接、最現(xiàn)實(shí)、最敏感的利益問題作為建檔重點(diǎn)，通過開展“遠(yuǎn)程零距離、服務(wù)面對(duì)面”送政策進(jìn)村入企、檔案服務(wù)進(jìn)社區(qū)、設(shè)立檔案便民服務(wù)臺(tái)、現(xiàn)行政策文件公開等活動(dòng)，充分發(fā)揮民生檔案聯(lián)民、為民、助民的基礎(chǔ)服務(wù)作用，充分保障民生權(quán)益、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展。

（三）創(chuàng)新管理，加強(qiáng)檔案資源開發(fā)利用。要深入挖掘檔案信息資源的潛在價(jià)值，真正讓檔案“活”起來。1.加強(qiáng)檔案信息資源開放力度。遵循“開放檔案范圍最大化，檔案保密范圍最小化”的原則，加快經(jīng)濟(jì)、民生、科技等檔案的開放進(jìn)程，在符合《檔案法》及有關(guān)條例規(guī)定的前提下向社會(huì)開放。積極探索鎮(zhèn)村檔案管理新模式，采取編印館藏、文件目錄、舉辦展覽等多種形式，搭建信息共享平臺(tái)，完善檔案檢索體系，為檔案信息的開發(fā)開放創(chuàng)造良好環(huán)境。例如農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣過程中，可充分發(fā)揮挖掘檔案資源，建立“一網(wǎng)三站”（“一網(wǎng)”即檔案信息網(wǎng)，“三站”即網(wǎng)上建檔用檔服務(wù)站、農(nóng)業(yè)科技信息傳遞站、文檔和政府公開信息查閱咨詢站），為廣大人民群眾共享政府已公開信息搭建起開放式平臺(tái)，使檔案利用工作變“被動(dòng)”為“主動(dòng)”，利用方式由單一變多樣，信息共享水平顯著提升。

2.建立檔案信息利用預(yù)測(cè)制度。通過對(duì)檔案信息利用進(jìn)行分析預(yù)測(cè)，進(jìn)一步掌握社會(huì)各行業(yè)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向和發(fā)展趨勢(shì)，有針對(duì)性地收集匯總原始、客觀、真實(shí)的檔案，不斷豐富充實(shí)館藏檔案，為最大限度滿足檔案開發(fā)利用打好基礎(chǔ)。

3.加快檔案資料編研工作步伐。改變傳統(tǒng)的以文件匯編為重點(diǎn)的編研方式，通過深入了解用戶需求，確定具有普遍性需求的編研題目，提高檔案編研成果質(zhì)量，提升檔案信息利用價(jià)值，把館藏檔案中具有地方特色、富有利用價(jià)值的檔案資料按專題集中編排起來，最大限度地滿足各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)以及廣大檔案利用者的信息需求。