文/寧陽縣人力資源和社會保障局 楊強

本文從“加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”“加強人才隊伍建設(shè)”“加強規(guī)章制度建設(shè)”“加強安全系統(tǒng)建設(shè)”“加強聲像資料庫建設(shè)”和“加強信息共享平臺建設(shè)”幾個方面探討如何加強干部檔案管理信息化建設(shè)。

一、加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

要想實現(xiàn)信息化管理，檔案管理部門首先要加強在干部檔案管理方面的資金投入和基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，改善檔案管理的硬件和軟件條件：

（一）改善硬件條件。檔案管理部門應(yīng)該購置電腦、打印機、掃描儀等先進的電子設(shè)備，為實現(xiàn)干部檔案信息化管理奠定物質(zhì)基礎(chǔ)。

（二）改善軟件條件。檔案管理部門要構(gòu)建干部檔案管理平臺，并研發(fā)與之匹配的信息檢索系統(tǒng)、資料共享系統(tǒng)、材料收集系統(tǒng)等，為實現(xiàn)干部檔案管理信息化提供技術(shù)支持。

二、加強人才隊伍建設(shè)

檔案管理部門需要從以下幾個方面入手，加強檔案管理人才隊伍建設(shè)：

（一）培養(yǎng)責(zé)任意識。干部檔案信息化管理，使檔案管理更加快捷、簡便，但是隨之出現(xiàn)的問題就是難以控制操作流程、規(guī)范工作行為和確定責(zé)任劃分。這就要求檔案管理人員端正工作態(tài)度、提高責(zé)任意識，保證檔案管理的工作質(zhì)量。

（二）加強技術(shù)培訓(xùn)。干部檔案要實現(xiàn)信息化管理，要求檔案管理人員不僅具備豐富的管理經(jīng)驗和較高的檔案管理水平，更要全面掌握軟件開發(fā)、信息搜索、系統(tǒng)維護等技術(shù)，才能實現(xiàn)干部檔案管理由傳統(tǒng)模式向信息化模式的轉(zhuǎn)換。

三、加強規(guī)章制度建設(shè)

目前，傳統(tǒng)的紙質(zhì)干部檔案管理已經(jīng)擁有了較為完善的制度體系，而信息化檔案管理由于仍處于發(fā)展階段，因此缺乏與之相關(guān)的成熟的制度保障。檔案管理部門需要從以下幾個方面入手，加強制度建設(shè)：

（一）實行責(zé)任制。檔案管理部門要針對信息化管理制定監(jiān)督管理機制和責(zé)任機制，將信息收集、錄入、更新、維護等各個環(huán)節(jié)落實到具體崗位和具體個人，確保信息化管理的各個環(huán)節(jié)、各個部分都分工明確、權(quán)責(zé)分明，全體管理人員一起，共同促進干部檔案管理信息化建設(shè)。

（二）實施監(jiān)管制。干部檔案由紙質(zhì)材料變?yōu)殡娮訑?shù)據(jù)，增加了信息被篡改和竊取的風(fēng)險。因此，檔案管理部門要實施監(jiān)督管理機制，規(guī)范檔案管理員的工作行為，一方面督促檔案管理員對檔案信息進行核查和篩選，確保干部檔案材料的完整性和準確性；另一方面監(jiān)督檔案管理員的工作流程，確保干部檔案材料的保密性和權(quán)威性。

（三）統(tǒng)一管理制。為了方便干部檔案信息的存儲、編輯和提取，就要對檔案管理過程中的文件大小、規(guī)格、樣式等實行統(tǒng)一管理，通過規(guī)范電子文件格式的制度，推動干部檔案信息化管理的進程。

（四）完善送交制。隨著信息化管理的發(fā)展，檔案管理部門要不斷完善送交制度，將干部在工作中的表現(xiàn)和業(yè)績及時報送至干部檔案管理部門，并隨時進行電子數(shù)據(jù)完善與更新。

四、加強安全系統(tǒng)建設(shè)

干部檔案信息化管理的一大特色就是信息共享，而信息共享容易帶來信息泄漏、丟失或被篡改等問題。因此，檔案管理部門應(yīng)該從以下幾個方面加強安全系統(tǒng)建設(shè)：

（一）防止病毒攻擊。通過防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒攔截技術(shù)等，使干部管理電子系統(tǒng)遠離病毒攻擊，避免出現(xiàn)系統(tǒng)癱瘓、數(shù)據(jù)消失等現(xiàn)象，確保干部檔案管理系統(tǒng)以及干部檔案材料安全。

（二）保證信息安全。通過加密技術(shù)、局域網(wǎng)等技術(shù)，防止信息被第三方攔截，而產(chǎn)生泄密；通過監(jiān)控技術(shù)和權(quán)限限制，防止有人非法訪問數(shù)據(jù)庫、查看檔案資料；通過防寫技術(shù)，防止有人非法登錄檔案信息管理系統(tǒng)，擅自篡改檔案信息；通過數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，防止檔案信息丟失。

五、加強聲像資料庫建設(shè)

為了提高干部檔案管理效率，豐富檔案資料內(nèi)容，推動檔案管理信息化進程，檔案管理部門應(yīng)該加強聲像資料庫建設(shè)，采用聲影結(jié)合、圖文并茂的方式，展現(xiàn)干部檔案信息。例如，在干部檔案信息中收錄照片、聲頻資料、視頻材料資料等，達到完善檔案信息、創(chuàng)新管理形式的目的。

六、加強信息共享平臺建設(shè)

安全、高效、共享，是干部檔案信息化管理的主要特點。因此，在構(gòu)建干部檔案管理信息化體系的時候，檔案管理部門要加強信息共享平臺的建設(shè)，解決好檔案公開與保密、共享與安全、提取與儲存之間的關(guān)系，讓領(lǐng)導(dǎo)和群眾通過干部檔案管理體系，加深對干部的了解和認識、加強對干部的監(jiān)督和指導(dǎo)，進而提高干部檔案材料的利用效率，實現(xiàn)檔案管理在人才考核、崗位調(diào)配和優(yōu)化配置方面的作用。

七、結(jié)束語

本文從“加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”“加強人才隊伍建設(shè)”“加強規(guī)章制度建設(shè)”“加強安全系統(tǒng)建設(shè)”和“加強聲像資料庫建設(shè)”“加強信息共享平臺建設(shè)”這六個方面闡述了如何加強干部檔案管理信息化建設(shè)。事實上，加強干部檔案管理信息化建設(shè)的方法和手段還有很多，希望本文能夠起到拋磚引玉的作用，引發(fā)社會對干部檔案管理信息化建設(shè)的關(guān)注與思考，大家交流探討，共同促進我國檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

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