文/瀘西縣電子政務(wù)管理中心 唐貴紅

電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略探析

文/瀘西縣電子政務(wù)管理中心 唐貴紅

本文通過闡述電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義，對其存在的問題進行了分析，并提出了幾點有效的管理策略，望與業(yè)內(nèi)人士進行交流。

電子政務(wù)；檔案管理；策略

電子政務(wù)就是政府辦公自動化在功能和范圍等方面的延伸，是面向社會的政府自動化辦公。在電子政務(wù)環(huán)境下，公文的起草、審核、簽署和辦理都在電子政務(wù)的操作平臺中開展，這種歸檔以及管理方式并不是簡單的紙質(zhì)文件歸檔和管理能夠?qū)崿F(xiàn)的，它是于電子政務(wù)系統(tǒng)中嵌入電子檔案的管理功能，使其全過程管理和文檔一體化管理等方式得以實現(xiàn)。檔案管理在我國是一項非常重要的工作內(nèi)容，隨著電子方案的普及，對其工作的要求也越來越高。我們應(yīng)當(dāng)針對檔案管理中存在的問題進行分析，制定出具有針對性的改善措施，以使其作用得到最大的發(fā)揮。

一、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的意義

電子政務(wù)是政府機構(gòu)部門運用現(xiàn)代化的信息、通信技術(shù)通過網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)服務(wù)與管理，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使政府機構(gòu)的工作流程再造和組織機構(gòu)的重組得以實現(xiàn)，超越時間、空間和各個部門之間的人為限制，使服務(wù)和管理都更規(guī)范、更優(yōu)質(zhì)、更全方位。檔案管理的最終目的是使檔案管理工作的質(zhì)量和效益獲得提高，因此需要采用先進的管理模式和信息管理技術(shù)，以便檔案信息資源能為社會提供更好的服務(wù)。科學(xué)的管理模式對電子政務(wù)的發(fā)展具有積極意義，而電子政務(wù)下的檔案管理可使檔案信息獲得長期儲存，有利于查詢和利用，可有效提高檔案管理工作的效率。

二、電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理所存在的問題

（一）檔案的原始性、真實性不夠完整。原始性和真實性是電子文件檔案的固有屬性。紙質(zhì)檔案在實際工作中非常容易就可對其原始性和真實性進行確認，而電子文件檔案在其形成和處理過程中，信息的可變性是非常大的，如果在處理過程中刪除或者修改了原始文件，是不易被識破的。同時，在電子檔案的處理過程中還具有與信息載體相互分離的屬性，因此，電子檔案很容易在形成的過程中被人修改，對檔案的原始性、真實性和可靠性都造成了影響。

（二）檔案難以長久儲存。硬件、軟件以及環(huán)境等因素都會在電子檔案的生成、傳輸、應(yīng)用等階段產(chǎn)生影響。在儲存過程中，電子檔案對載體的性能以及環(huán)境的要求非常嚴格，加上其使用壽命并不長，儲存載體無法對自然災(zāi)害或者病毒的侵蝕進行有效抵御，操作失誤或者電壓不穩(wěn)都會嚴重損壞或者丟失信息內(nèi)容。因此，檔案信息難以進行長時間的儲存。

（三）檔案的安全性、穩(wěn)定性不高。隨著信息全球化的發(fā)展，世界各個角落的人們都能享受到網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的便捷，由于因特網(wǎng)的開放性較強，覆蓋于世界的各個地區(qū)，因此每個人都可自由進入因特網(wǎng)實現(xiàn)資源共享。在電子政務(wù)環(huán)境下，重要文件的傳輸大部分是通過因特網(wǎng)來實施的，在傳輸過程中，電子文件極易遭遇黑客攻擊，導(dǎo)致文件內(nèi)容被偽造或者泄露出來。電子檔案在保存、管理和接收過程中極易受到病毒的影響，目前熟悉計算機技術(shù)的黑客較多，就算電腦中安裝了防火墻，簡易防火墻系統(tǒng)也易被其攻破。所以，電子檔案在管理方面還存在較大的安全隱患，安全性和穩(wěn)定性均不高。

三、電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理策略分析

（一）建立健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫。健全的檔案資源數(shù)據(jù)可為政府提供更可靠、更全面的信息，有利于其查詢與利用。確保檔案信息的全面性、真實性和完整性是建立健全檔案資源數(shù)據(jù)庫的前提與基礎(chǔ)，因為這樣才能使檔案資源數(shù)據(jù)系統(tǒng)與電子政務(wù)的需求相符。健全的檔案資源數(shù)據(jù)庫不僅能深度挖掘信息數(shù)據(jù)，還能提供更好的服務(wù)為政府決策。

（二）實施“前端控制”。檔案管理在電子政務(wù)環(huán)境下的特點是整體性、連續(xù)性和現(xiàn)實性，要想使其作用得到良好發(fā)揮，就不能長時間地停留于“后端控制”的服務(wù)階段，必須將這種傳統(tǒng)落后的策略進行轉(zhuǎn)換，實施“前端控制”策略。檔案管理部門主動地提前接入對信息資源的整理、收集和利用工作中的方法就是“前端控制”，這種方法可實現(xiàn)自身管理工作和電子政務(wù)系統(tǒng)的同步發(fā)展。“前端控制”不僅是電子政務(wù)環(huán)境下的檔案系統(tǒng)管理原理、檔案即時歸檔和長期利用的要求，也是保障檔案信息安全性的需要。

（三）加強信息安全與標準規(guī)范。檔案信息的多樣性和復(fù)雜性使其管理在電子政務(wù)環(huán)境下產(chǎn)生了很多問題，檔案信息的安全和標準規(guī)范問題可保障檔案管理順利進行。由于電子政務(wù)系統(tǒng)的安全管理體制尚未完善，導(dǎo)致檔案信息要面臨的問題較多，為了加強在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理工作，必須對電子政務(wù)中內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)進行加強，這也是管理部門對檔案進行有效管理的重要手段。網(wǎng)絡(luò)安全的保證對電子政務(wù)下的檔案管理工作具有非常重要的作用。另外，從根本上說，政府部門對

檔案信息的安全管理也體現(xiàn)出國家對檔案信息的建設(shè)。所以，政府中的檔案管理部門應(yīng)嚴格按照國家所制定的信息安全規(guī)范以及框架實施對檔案信息的安全建設(shè)工作，從更深層次上解決信息安全中存在的問題。

（四）建立信用檔案模式。在電子政務(wù)環(huán)境下對信用檔案模式的建立可將某對象的信用情況進行及時記錄、反映以及證明。在電子政務(wù)環(huán)境下的信用檔案建設(shè)可為政府機構(gòu)的聯(lián)合監(jiān)管提供更好的服務(wù)，不管是對政府檔案信息所實施的公開決策，還是對檔案資源數(shù)據(jù)庫的建設(shè)以使其服務(wù)能力擴展于社會中，都是以信用檔案為基礎(chǔ)的。檔案信息管理中的信用檔案建設(shè)使科學(xué)、合理地管理信息資源的目的得以實現(xiàn)。因此，在電子政務(wù)環(huán)境下，信用檔案的建立對我國電子政務(wù)的快速發(fā)展具有促進作用。

（五）政務(wù)檔案信息實施公開服務(wù)。對國家機關(guān)的相關(guān)信息進行公開就是政務(wù)檔案信息公開服務(wù)，公開國家所運行的行政權(quán)利，因為在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息是政務(wù)信息的主要組成部分，對其進行公開是非常有必要的。另外，政務(wù)機關(guān)應(yīng)根據(jù)自身特點并結(jié)合社會群眾的利益來公開、公示政務(wù)檔案信息是實施政務(wù)公開的前提，這樣可有效改善政務(wù)檔案信息的質(zhì)量。

四、結(jié)語

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，電子檔案的數(shù)量也會越來越多，在實際的檔案管理工作中也會遇到越來越多的問題，不利于檔案管理工作的實施。在電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理會涉及到各個社會發(fā)展領(lǐng)域，檔案管理部門應(yīng)充分利用電子政務(wù)的優(yōu)勢，為了保障管理工作的質(zhì)量和水平，盡可能地使檔案管理的效率和利用服務(wù)效果得到提高。

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