文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司東莞供電局 鄧茵

企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題及應(yīng)對(duì)策略分析

文/廣東電網(wǎng)有限責(zé)任公司東莞供電局 鄧茵

本文首先對(duì)企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了討論，接著分析了問(wèn)題產(chǎn)生的原因并提出了一些應(yīng)對(duì)策略，最后總結(jié)了企業(yè)文書(shū)檔案管理問(wèn)題解決之后，文書(shū)檔案管理工作所取得的進(jìn)展。希望本文能夠?yàn)槠髽I(yè)文書(shū)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

企業(yè)文書(shū)檔案；管理問(wèn)題；對(duì)策

檔案是對(duì)過(guò)去發(fā)生的事情所做的記錄和總結(jié)，檔案由大量的與事件相關(guān)的信息和資料組成，能夠?yàn)槿藗冞M(jìn)行后續(xù)的工作提供借鑒和幫助。對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，文書(shū)檔案管理工作的意義在于記錄企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的大小事務(wù)，使企業(yè)發(fā)展歷史能夠體現(xiàn)在一系列文件和檔案當(dāng)中，因此，探討企業(yè)文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題，尋求如何完善文書(shū)檔案管理工作，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有十分重要的意義。

一、企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）文書(shū)檔案文件收集問(wèn)題。企業(yè)文書(shū)檔案管理的文件及資料包括企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中各個(gè)部門(mén)的日常業(yè)務(wù)報(bào)表、企業(yè)制度改革文件、企業(yè)員工入職、員工職業(yè)發(fā)展過(guò)程檔案（員工先進(jìn)評(píng)定文書(shū)）等，因此，檔案管理部門(mén)要收集的文件類型很多，文書(shū)檔案資源來(lái)源分散且廣泛，加之不同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)檔案材料的收集要求不同，導(dǎo)致了文書(shū)檔案收集的標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，材料不完整、不全面，給日后企業(yè)查考編研工作的順利開(kāi)展帶來(lái)了阻礙。同時(shí)，由于不同業(yè)務(wù)部門(mén)對(duì)本部門(mén)所產(chǎn)生的文書(shū)檔案重視程度不同，檔案管理工作人員對(duì)同一時(shí)期產(chǎn)生的企業(yè)文書(shū)檔案無(wú)法統(tǒng)一收取，使得檔案收集工作整體推動(dòng)較為困難，工作進(jìn)度緩慢，影響了檔案的及時(shí)歸檔。

（二）文書(shū)檔案管理方式落后。企業(yè)文書(shū)檔案管理工作中存在的另一個(gè)問(wèn)題就是文書(shū)檔案管理方式比較落后。很多企業(yè)目前還采用紙質(zhì)文書(shū)為主要的檔案形成方式，檔案也由大量的紙張堆積而成，一旦這些文書(shū)檔案入庫(kù)，再次搬運(yùn)和尋找就比較困難；另外，有些企業(yè)盡管已經(jīng)在進(jìn)行信息化檔案管理建設(shè)，但也僅限于將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子文檔形式，并沒(méi)有形成全面的檔案信息化管理，檔案調(diào)用和分析工作進(jìn)展緩慢。企業(yè)文書(shū)檔案管理方式落后直接影響了檔案管理工作的效率，也會(huì)影響檔案管理工作人員的工作熱情，使檔案管理工作人員的職業(yè)能力遲遲得不到發(fā)展，進(jìn)而影響文書(shū)檔案管理的整體發(fā)展。

（三）文書(shū)檔案利用率低。提供檔案保管及調(diào)用服務(wù)，使企業(yè)員工重視個(gè)人檔案的管理及利用，也是企業(yè)文書(shū)檔案管理日常工作的一部分，這反映出企業(yè)檔案管理工作對(duì)員工個(gè)人職業(yè)發(fā)展的服務(wù)性；同時(shí)，文書(shū)檔案還能夠?yàn)槠髽I(yè)經(jīng)營(yíng)和管理提供第一手資料，例如，通過(guò)對(duì)企業(yè)財(cái)務(wù)檔案的分析，能夠總結(jié)出企業(yè)盈利的基本情況，為企業(yè)規(guī)避經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)提供建議。但是，很少有企業(yè)管理者和員工會(huì)因?yàn)槠髽I(yè)發(fā)展需要或個(gè)人發(fā)展需要來(lái)調(diào)用檔案。經(jīng)常出現(xiàn)的一種情況是，企業(yè)管理者對(duì)文書(shū)檔案進(jìn)行調(diào)取是因?yàn)檎ぷ鳈z查或行業(yè)研討會(huì)議的需要；而員工調(diào)取檔案是因?yàn)殡x職。在企業(yè)中，很多員工對(duì)檔案服務(wù)幾乎一無(wú)所知，使檔案管理的服務(wù)性減弱，文書(shū)檔案的利用率也比較低。

二、應(yīng)對(duì)文書(shū)檔案管理問(wèn)題的策略

（一）制定文書(shū)檔案管理?xiàng)l例。企業(yè)文書(shū)檔案管理中存在文件收集問(wèn)題，其主要原因在于，企業(yè)對(duì)各部門(mén)各類檔案的呈交并沒(méi)有形成統(tǒng)一的規(guī)范，有些企業(yè)對(duì)檔案文件提交進(jìn)行了規(guī)范，但是這類規(guī)范的執(zhí)行力度很弱，文書(shū)檔案的收集效率始終難以提升。為了解決這一問(wèn)題，建議企業(yè)自定文書(shū)檔案管理?xiàng)l例，規(guī)范檔案文件形式和文書(shū)資料格式。首先，企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該按照以往檔案工作總結(jié)下來(lái)的經(jīng)驗(yàn)，確定企業(yè)各部門(mén)所要提交的檔案的基本類型，以及這些文件的基本內(nèi)容，制定固定的表格形式，下發(fā)給各個(gè)部門(mén)。針對(duì)特殊的檔案，如企業(yè)項(xiàng)目開(kāi)發(fā)檔案等，則要求員工個(gè)人或各部門(mén)盡量提交完備的資料，以便進(jìn)行檔案文件資料收集。其次，企業(yè)檔案管理部門(mén)應(yīng)該確定企業(yè)各部門(mén)呈交日常經(jīng)營(yíng)檔案的時(shí)間，將提交相應(yīng)的文書(shū)資料寫(xiě)入部門(mén)管理細(xì)則當(dāng)中，選定各部門(mén)的檔案資料負(fù)責(zé)人，將提交文書(shū)資料納入該負(fù)責(zé)人的績(jī)效考評(píng)環(huán)節(jié)，對(duì)遲交、誤交文書(shū)檔案的行為予以相應(yīng)的懲處，以此強(qiáng)制各部門(mén)按時(shí)呈交檔案，提高企業(yè)其他部門(mén)對(duì)檔案管理工作的重視程度。

（二）繼續(xù)進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)。企業(yè)文書(shū)檔案管理方法落后的主要原因在于企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)不足。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實(shí)現(xiàn)對(duì)企業(yè)各類檔案的統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使文書(shū)檔案管理工作效率大幅度提升。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，首先需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要對(duì)應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門(mén)必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備并按照實(shí)際要求向企業(yè)相關(guān)主管部門(mén)提出申請(qǐng)。其次，應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，包括檔案工作軟件的應(yīng)用、公司檔案庫(kù)與政府檔案庫(kù)的聯(lián)網(wǎng)、集團(tuán)公司各子公司之間的檔案聯(lián)網(wǎng)等，并真正實(shí)施這些信息化管理戰(zhàn)略，設(shè)立專門(mén)的監(jiān)督部門(mén)對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控，以便信息化檔案管理工作能夠真正實(shí)施起來(lái)。最后，企業(yè)還應(yīng)該重視對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行與信息化管理相關(guān)的職業(yè)技能培訓(xùn)，使員工能夠應(yīng)用信息化設(shè)備進(jìn)行紙質(zhì)文書(shū)檔案的格式轉(zhuǎn)化，將文書(shū)檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)歸檔，對(duì)文書(shū)檔案中的重要資料進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，以便為企業(yè)發(fā)展提供相應(yīng)幫助。

（三）進(jìn)行檔案工作宣傳。企業(yè)文書(shū)檔案的利用率低，其主要原因在于企業(yè)管理者和普通員工都不重視檔案管理工作，也不能認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展和員工個(gè)人發(fā)展的重要性。能夠解決這一問(wèn)題的根本方法是進(jìn)行文書(shū)檔案管理工作的宣傳，通過(guò)宣傳，使企業(yè)上下認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)組織和個(gè)人發(fā)展的協(xié)助作用，使企業(yè)管理者和員工形成主動(dòng)應(yīng)用檔案的意識(shí)。企業(yè)檔案管理部門(mén)可以與企業(yè)文化發(fā)展相關(guān)的部門(mén)聯(lián)合，在企業(yè)文化建設(shè)的過(guò)程中，以企業(yè)發(fā)展歷史為主題進(jìn)行企業(yè)文化宣傳，在這樣的宣傳活動(dòng)里，檔案部門(mén)能夠?yàn)槠髽I(yè)文化建設(shè)活動(dòng)提供強(qiáng)大的支持，也能夠使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)重視文書(shū)檔案管理工作；此外，檔案管理部門(mén)還可以與人力資源管理部門(mén)聯(lián)合，以每年優(yōu)秀員工的選拔為契機(jī)，編制“員工個(gè)人發(fā)展鑒定書(shū)”，通過(guò)優(yōu)秀員工個(gè)人工作經(jīng)歷和職業(yè)建樹(shù)的總結(jié)，展現(xiàn)出檔案管理對(duì)員工個(gè)人發(fā)展的強(qiáng)大表現(xiàn)力，以此促進(jìn)普通員工重視個(gè)人檔案的應(yīng)用。

三、文書(shū)檔案管理問(wèn)題改善的實(shí)際作用

通過(guò)各種能夠改善文書(shū)檔案管理問(wèn)題的策略，企業(yè)文書(shū)檔案管理的工作效率會(huì)明顯提升，表現(xiàn)在檔案資料收集更全面、更迅速、歸檔更完善等方面；另外，企業(yè)檔案服務(wù)水平也會(huì)明顯提高，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)能夠根據(jù)文書(shū)檔案資料進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)問(wèn)題總結(jié)并提出解決對(duì)策，員工個(gè)人也對(duì)自己的職業(yè)發(fā)展?fàn)顩r了解得更加清楚。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)文書(shū)檔案管理工作雖然還存在一些問(wèn)題，但是，只要檔案管理部門(mén)主動(dòng)尋求問(wèn)題解決的方式，改變檔案管理工作模式、積極進(jìn)行檔案服務(wù)宣傳，文書(shū)檔案管理問(wèn)題就能夠妥善解決，檔案管理部門(mén)也能夠在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

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