文/北京林業(yè)大學(xué) 王丹丹

如何把高校辦公室管理科學(xué)化

文/北京林業(yè)大學(xué) 王丹丹

隨著高等教育的不斷發(fā)展，高校辦公室作為各級(jí)行政機(jī)關(guān)的辦事機(jī)構(gòu)，具有工作內(nèi)容多、事件繁瑣的特點(diǎn)，在管理系統(tǒng)中擔(dān)任著學(xué)校與社會(huì)的連接樞紐作用，一個(gè)辦公室的管理方式會(huì)直接影響學(xué)校的工作開(kāi)展和對(duì)外形象，所以高校辦公室要進(jìn)行科學(xué)化管理，本文將重點(diǎn)從組織和個(gè)人兩方面討論如何把高校辦公室管理科學(xué)化。

高校；辦公室管理；科學(xué)化

一、概述

高校辦公室處于高校內(nèi)部管理的中心地位，是領(lǐng)導(dǎo)決策的錦囊，很多高校的領(lǐng)導(dǎo)不僅負(fù)責(zé)教學(xué)研究，還負(fù)責(zé)整個(gè)校園的管理工作，在這種特殊的情況下，就要充分發(fā)揮辦公室的作用，做好領(lǐng)導(dǎo)的輔助工作，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供現(xiàn)實(shí)性的依據(jù)。高校辦公室還是學(xué)校的信息中心，收集文件、數(shù)據(jù)等各種信息，是信息的聚集地，國(guó)家曾經(jīng)在相關(guān)教育政策中明確指出，在一段時(shí)期內(nèi)高校的總體規(guī)劃、領(lǐng)導(dǎo)決策、目標(biāo)管理以及重大活動(dòng)等資料都由高校辦公室進(jìn)行管理。

高校辦公室在高校管理中具有重要的作用。第一，服務(wù)作為辦公室的主要職責(zé)，不僅要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，幫助領(lǐng)導(dǎo)收集做出正確決策的依據(jù)，還要協(xié)調(diào)機(jī)關(guān)各部門(mén)之間、機(jī)關(guān)與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。而且必須服務(wù)廣大師生，幫助他們解決工作和學(xué)習(xí)中遇到的難題。第二，高校辦公室具有協(xié)調(diào)作用，是學(xué)校意見(jiàn)的收發(fā)室，承擔(dān)著協(xié)調(diào)整個(gè)學(xué)校綜合管理的職能，協(xié)調(diào)學(xué)校各部門(mén)在工作中出現(xiàn)的矛盾，幫助學(xué)校全身心地進(jìn)行人才培養(yǎng)和科學(xué)研究。第三，在學(xué)校管理中起著督查作用，時(shí)刻監(jiān)督學(xué)校是否按時(shí)完成預(yù)期任務(wù)，檢查教學(xué)任務(wù)的完成質(zhì)量，同時(shí)通過(guò)實(shí)踐考察及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并解決問(wèn)題。所以，辦公室在高校組織中有著重要地位，辦公室的工作質(zhì)量與學(xué)校的工作能力和對(duì)外形象直接掛鉤，高校必須積極貫徹落實(shí)國(guó)家的教育方針，充分完善辦公室的建設(shè)，幫助辦公室更好的為學(xué)校服務(wù)，幫助學(xué)校培育更多優(yōu)秀的人才。

二、高校辦公室管理存在的問(wèn)題

（一）重視程度不夠。上文已經(jīng)提出，高校辦公室管理對(duì)整個(gè)學(xué)校管理有著不言而喻的作用，但是目前我國(guó)的高校辦公室管理仍出現(xiàn)重視程度不夠的問(wèn)題，這就使得辦公室不能充分發(fā)揮協(xié)調(diào)、監(jiān)督和服務(wù)作用，而恰恰是因?yàn)楦咝＾k公室繁多的工作內(nèi)容，需要全方位管理各個(gè)部門(mén)，這就使得有些工作與其它部門(mén)出現(xiàn)重復(fù)，導(dǎo)致學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不能清晰看到學(xué)校辦公室的工作，大大降低對(duì)辦公室的重視，這無(wú)疑會(huì)給高校辦公室?guī)?lái)消極的影響，嚴(yán)重打擊了辦公室管理人員的積極性，使辦公室的管理職能大打折扣。

（二）辦公人員素質(zhì)不高。高校辦公室工作人員忙于繁瑣的工作，忽略對(duì)理論的系統(tǒng)性學(xué)習(xí)，無(wú)法提高工作人員的政治素質(zhì)。而且他們本身科班出身的就很少，又缺乏專(zhuān)業(yè)的培訓(xùn)，致使應(yīng)變能力、溝通能力和公關(guān)能力得不到專(zhuān)業(yè)的訓(xùn)練，達(dá)不到時(shí)代發(fā)展要求的辦公室管理隊(duì)伍勢(shì)必會(huì)影響辦公室的工作能力。此外辦公室人員的素質(zhì)也受陳舊的管理設(shè)備和落后的管理方法制約，面對(duì)日新月異的現(xiàn)代高校，低素質(zhì)的辦公室管理隊(duì)伍顯然不能滿足新時(shí)代的要求。

（三）管理制度不完善。目前的辦公室管理在制度上存在許多問(wèn)題，教育要面向現(xiàn)代化，面向世界，面向未來(lái)，然而在自主辦學(xué)的新形勢(shì)下，我國(guó)大部分高校的管理制度仍然不完善，一套健全可行的規(guī)章制度，可以將辦公室的工作流程和行為準(zhǔn)則以文字的形式確定下來(lái)，使辦公室的工作有據(jù)可依。只有完善管理制度，才能夠充分發(fā)揮辦公室的管理職能，保證高校工作的高速運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）考核機(jī)制不健全。績(jī)效考核是辦公室人員聘用、升遷、確定勞動(dòng)報(bào)酬的依據(jù)，是人員激勵(lì)的必要手段，健全的考核機(jī)制能夠激發(fā)員工的積極性，進(jìn)而提高辦公人員的辦公效率。當(dāng)前不健全的考核機(jī)制主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是績(jī)效分配體系不健全，造成工作人員的工作量與獲得的報(bào)酬不成正比，嚴(yán)重影響工作熱情。二是考核方式存在問(wèn)題，缺乏完整性、科學(xué)性和連續(xù)性，在考核的專(zhuān)業(yè)性上還有很大的提升空間。所以，要健全考核機(jī)制，就要最大限度激發(fā)高校辦公室管理人員的工作熱情，提高辦公室整體工作效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化的方法

只有實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的高校辦公室管理，才能夠滿足社會(huì)日益增長(zhǎng)的教育需求，面對(duì)目前高校辦公室存在的各種問(wèn)題，必須從組織和個(gè)人兩方面實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理科學(xué)化。

（一）組織方面。1.提高辦公室人員素質(zhì)。高校必須在重視辦公室管理的同時(shí)注重對(duì)辦公室人員隊(duì)伍的培養(yǎng)，隨著國(guó)家對(duì)高校教育的重視程度的提高，各個(gè)高校確實(shí)加大師資隊(duì)伍的建設(shè)，卻忽略對(duì)辦公室人員的培養(yǎng)，必須像重視師資力量一樣注重辦公室管理隊(duì)伍的建設(shè)，用長(zhǎng)遠(yuǎn)的眼光科學(xué)合理地為高校辦公室配備管理和工作人員，提高這些工作人員的綜合素質(zhì)，抬高人才準(zhǔn)入門(mén)檻，選拔出一批有思想、有素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)性人才加入到辦公室管理隊(duì)伍中，來(lái)適應(yīng)規(guī)范化管理、科學(xué)決策的時(shí)代高校需求。2.堅(jiān)持人本理念。“以人為本”是一種以人為尊、以人為先的價(jià)值取向，是一種尊重職工個(gè)性化發(fā)展的管理模式。要想遵從人本式管理，必須強(qiáng)化民主觀念，為辦公室工作人員創(chuàng)造平等、民主的工作環(huán)境，做到尊重理解他們，使每個(gè)人都能在學(xué)校決策面前發(fā)揮作用。要有法制觀念，對(duì)新發(fā)布的教育政策方針具有高度的關(guān)注。要有全局觀念，從學(xué)校的角度出發(fā)對(duì)問(wèn)題全面系統(tǒng)分析，實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)校的全面管理。做到人本的工作，必須關(guān)注并滿足工作人員的正常需求，關(guān)注他們的自身職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)幫助工作人員在復(fù)雜繁瑣的辦公室工作中，抽出時(shí)間進(jìn)行專(zhuān)業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，結(jié)合每個(gè)職工的個(gè)性需求最大限度開(kāi)發(fā)每個(gè)人的潛能。還要建立公平合理的考核機(jī)制，結(jié)合每個(gè)人的擅長(zhǎng)工作類(lèi)型分配工作，取消虛設(shè)的崗位，個(gè)性化設(shè)崗，實(shí)現(xiàn)工作人員個(gè)性化發(fā)展。3.完善管理制度。結(jié)合學(xué)校的自身情況，在原有管理制度的基礎(chǔ)上進(jìn)行完善，形成一套令辦公室管理人員有法可依、有跡可循的完整規(guī)章制度，規(guī)范辦公流程，明確先后次序和每一個(gè)步驟的基本要求，細(xì)化每個(gè)人的工作內(nèi)容，明確每個(gè)人的責(zé)任，不得推諉。4.健全考核機(jī)制。在進(jìn)行考核機(jī)制改革時(shí)，對(duì)考核標(biāo)準(zhǔn)、考評(píng)類(lèi)型等方面的修改要多多征求工作人員的意見(jiàn)，因?yàn)榭己藱C(jī)制關(guān)乎每一個(gè)辦公室的工作人員，民主考核機(jī)制改革，比管理層生硬的宣布新考核標(biāo)準(zhǔn)更具有說(shuō)服力和約束力。在健全考核機(jī)制的同時(shí)一定制定與之配套的薪酬福利制度，這樣才能充分調(diào)動(dòng)辦公室人員的工作熱情。

（二）個(gè)人方面。進(jìn)行高校管理工作，就必須依托相關(guān)專(zhuān)業(yè)理論的支撐，瑣碎的工作背后都是每一個(gè)工作人員加強(qiáng)實(shí)踐、完善理論知識(shí)的重要機(jī)會(huì)，必須把工作看成是一個(gè)學(xué)習(xí)的過(guò)程，珍惜每一個(gè)工作機(jī)會(huì)，認(rèn)真對(duì)待每一項(xiàng)工作，在完成工作中完善自己，在失誤中總結(jié)教訓(xùn)，在成功中積累經(jīng)驗(yàn)。同時(shí)多與業(yè)內(nèi)人士交流，虛心向周?chē)耐虑蠼?，在工作中磨煉自己，提高自己?/p>

高校的辦公室管理人員需要提升自己的文字寫(xiě)作能力，公文的起草傳達(dá)是學(xué)校辦公室最常見(jiàn)的工作，所以必須提高自己的文字駕馭能力。培養(yǎng)自己的協(xié)調(diào)能力，綜合協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門(mén)之間、部門(mén)與部門(mén)之間的工作聯(lián)系。只有擁有創(chuàng)新的工作思維才能實(shí)現(xiàn)高校辦公室管理科學(xué)化，所以辦公室工作人員必須加強(qiáng)對(duì)自身素質(zhì)的管理，用自己的高素質(zhì)為辦公室科學(xué)化管理貢獻(xiàn)自己的力量。

四、總結(jié)

總之，高校辦公室管理科學(xué)化是當(dāng)代高校管理的必然選擇，學(xué)校組織要從辦公人員隊(duì)伍、考核機(jī)制、管理制度方面實(shí)現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化，個(gè)人也要積極提高自己的綜合能力來(lái)滿足當(dāng)代發(fā)展的需要，共同實(shí)現(xiàn)高校辦公室科學(xué)化管理。

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