文/交通運(yùn)輸部長江航務(wù)管理局檔案中心 劉俊玲

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檔案開放利用安全監(jiān)管體系研究

文/交通運(yùn)輸部長江航務(wù)管理局檔案中心 劉俊玲

【摘要】本文就檔案開放利用的安全監(jiān)管體系的建立進(jìn)行了研究與思考，從監(jiān)管機(jī)構(gòu)，規(guī)章制度、安全教育培訓(xùn)等方面進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，以期能夠為檔案利用安全保障體系的建立添磚加瓦。

【關(guān)鍵詞】檔案；開放利用；安全；監(jiān)管體系

建立科學(xué)有效的檔案開放利用安全監(jiān)管體系，有助于檔案開放利用中的信息安全保障?？茖W(xué)的監(jiān)管體系主要由監(jiān)管機(jī)構(gòu)、規(guī)章制度、安全教育培訓(xùn)幾個方面構(gòu)成。監(jiān)管機(jī)構(gòu)是確保整個監(jiān)管體系發(fā)揮作用的基礎(chǔ)，只有建立集中領(lǐng)導(dǎo)，分級管理的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)各方面的監(jiān)管工作，才能使得監(jiān)管工作可以順利落實；科學(xué)的法規(guī)制度是檔案利用工作有序開展的依據(jù)，也是約束檔案開放利用的準(zhǔn)繩；常規(guī)性的安全教育與培訓(xùn)，能夠促使所有檔案工作者熟悉并掌握維護(hù)檔案安全的知識與技能，強(qiáng)化其檔案安全保護(hù)意識，為檔案開放利用營造良好的、安全的環(huán)境，三者相輔相成，構(gòu)成了檔案開放利用安全監(jiān)管體系。

一、建立安全監(jiān)管機(jī)構(gòu)

檔案工作實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。檔案開放利用及安全保障必須在此方針政策下建立合理的監(jiān)管機(jī)構(gòu)體系。要使得安全監(jiān)管發(fā)揮作用必須要建立一個分級制的科學(xué)、合理的監(jiān)管機(jī)構(gòu)，嚴(yán)密地監(jiān)管體系能夠促使檔案在開發(fā)利用的同時安全得到最大程度的保護(hù)。從宏觀上說，按照檔案工作原則，應(yīng)該建立從頂層到基層的監(jiān)管體系。建立起從國家檔案局到各地檔案局，乃至各基層單位檔案部門的檔案安全監(jiān)管體系。在國家檔案局總體指導(dǎo)下對檔案開放利用安全監(jiān)管實施分級管理。一是國家檔案局以檔案法為依據(jù)，結(jié)合各類安全保障法規(guī)，在總體層面上組織建立國家級檔案監(jiān)管部門，統(tǒng)一思想，全面領(lǐng)導(dǎo)全國檔案安全監(jiān)管工作。二是各?。ㄊ?、自治區(qū)）檔案監(jiān)管部門在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上以國家級檔案監(jiān)管機(jī)構(gòu)要求為原則，結(jié)合各地區(qū)檔案工作基礎(chǔ)以及經(jīng)濟(jì)等因素，綜合分析，建立一支高效的檔案安全監(jiān)管隊伍，在國家檔案安全監(jiān)管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和監(jiān)督下開展有針對性的檔案安全監(jiān)管工作；各基層檔案部門或檔案室要設(shè)立檔案安全督察職能及崗位，對檔案利用的全過程進(jìn)行控制與監(jiān)督。對于造成檔案損毀的安全性事故要及時上報上級檔案安全監(jiān)管部門，對于下級檔案安全監(jiān)管部門上報的安全事故要實行跟蹤制管理，實現(xiàn)檔案安全監(jiān)管工作的層層管理、層層落實，確保監(jiān)管工作的順利開展。

由于檔案安全保障工作是檔案管理過程中極其重要的部分，而檔案的開放利用是檔案工作的最終目的，二者既相輔相成又相互制衡，把握好開放利用與安全保障的尺度，使之達(dá)到一個平衡點，是檔案工作健康持續(xù)發(fā)展的前提。因此檔案開放利用的安全監(jiān)管工作在檔案管理工作中占有極其重要的地位，也是兼具嚴(yán)肅性、控制性等特點的工作，建議各級檔案管理部門的負(fù)責(zé)人必須主管檔案安全監(jiān)管工作，從而確保檔案安全監(jiān)管工作有力實施。

二、建立完善安全監(jiān)管制度

規(guī)范的制度是檔案安全監(jiān)管工作開展的基礎(chǔ)和依據(jù)，在科學(xué)的監(jiān)管機(jī)構(gòu)的監(jiān)督下，落實檔案利用安全監(jiān)管工作還需要建立完善的規(guī)章制度，在制度的實行過程中，要對規(guī)章制度的執(zhí)行進(jìn)行有效的監(jiān)督和考核，從而使檔案的開放利用工作都在相應(yīng)的安全保障制度的規(guī)范下進(jìn)行。我們應(yīng)在現(xiàn)有的檔案管理制度框架下，以各檔案部門現(xiàn)有狀況為基礎(chǔ)，對照當(dāng)前檔案利用工作中出現(xiàn)的安全問題，對已經(jīng)制訂的多種規(guī)章制度進(jìn)行認(rèn)真研究和反復(fù)修改，及時完善各項安全監(jiān)管制度。全面合理的規(guī)章制度可以包含以下幾個內(nèi)容：一是對各級檔案人員實行檔案利用信息安全保障責(zé)任制，根據(jù)職責(zé)內(nèi)容及范圍，簽訂不同層面的保密責(zé)任書，以確保檔案在利用的過程中，信息安全能夠得到各方位全面的保障，從而使得監(jiān)管工作責(zé)任能落實到位，全面實施。二是強(qiáng)化和細(xì)化檔案利用安全保障制度，全面細(xì)化規(guī)范化各類登記程序，使借閱、查閱、歸卷等檔案管理過程更具安全性；充分利用現(xiàn)代技術(shù)手段對檔案利用過程實行安全監(jiān)控與保障，力爭在檔案利用時對檔案的安全威脅降到最低程度。三是建立完善的出入庫登記制度；利用計算機(jī)、高射頻、系統(tǒng)集成等技術(shù)實現(xiàn)嚴(yán)密有保障的檔案出入庫工作，從而保障檔案利用中的出入庫安全。四是完善各類檔案在保密件利用、數(shù)字化外包、各類載體檔案保管保存、維修保護(hù)等方面的規(guī)章制度。

三、定期開展規(guī)律性的安全培訓(xùn)與學(xué)習(xí)

在檔案開放利用的信息安全保障工作中，人員的安全意識以及安全保護(hù)知識的全面性對檔案利用的安全保障具有至關(guān)重要的作用。加強(qiáng)各級檔案工作者對各項安全保障標(biāo)準(zhǔn)的熟悉程度，加深其對各項規(guī)章制度的理解和認(rèn)識，提高各類檔案工作者對檔案安全保障的執(zhí)行能力。同時還應(yīng)不斷提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。從而最大限度地避免檔案工作人員在檔案利用工作中因相關(guān)安全知識儲備不足而威脅到檔案信息安全。

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