文 張朝紅

談聲畫(huà)同步PPT的高效制作

文 張朝紅

聲畫(huà)同步PPT在任務(wù)介紹、成果匯報(bào)、總結(jié)交流等方面有良好表現(xiàn)，在工作中應(yīng)用日益增多，所以探討其高效制作方法，是十分必要的。所謂高效，就是采取什么方法能夠是聲畫(huà)同步PPT在較短的時(shí)間內(nèi)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成。聲畫(huà)同步PPT的高效制作需要以下四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

幻燈片模板是指包含幻燈片樣式的文件，其中包括項(xiàng)目符號(hào)，文本的字體、字號(hào)、顏色，占位符的大小和位置，背景設(shè)計(jì)、配色方案、幻燈片母版等影響幻燈片外觀的元素。模板的應(yīng)用，可使幻燈片表現(xiàn)出完整、專業(yè)的外觀。在不用對(duì)諸多外觀元素進(jìn)行編輯的情況下進(jìn)行幻燈片的制作，實(shí)踐證明可快速高效制作出一部高質(zhì)量的PPT作品。

Powerpoint 2010軟件中已安裝的主題模板有43個(gè)。這些主題帶有模板信息，在頁(yè)面背景、文字的格式、圖文配色等方面設(shè)計(jì)精美，可根據(jù)內(nèi)容的需要以及個(gè)人的興趣愛(ài)好直接選擇使用。

應(yīng)用方法舉例：

第一步：?jiǎn)螕簟癘ffice按鈕”下的“新建”菜單，在彈出的“新建演示文稿”窗口中，單擊“已安裝的主題”選項(xiàng)。

第二步：“已安裝的主題”選項(xiàng)中，選擇名稱為“流暢”的主題，單擊“創(chuàng)建”按鈕，創(chuàng)建一個(gè)新幻燈片。此時(shí)新幻燈片中只顯示出主題頁(yè)面，即通常所說(shuō)的首頁(yè)頁(yè)面。

第三步：?jiǎn)螕簟靶陆ɑ脽羝卑粹o，選擇其中的“標(biāo)題和內(nèi)容”選項(xiàng)，幻燈片中便顯示出第二個(gè)頁(yè)面，即通常所說(shuō)的內(nèi)容頁(yè)面。

第四步：?jiǎn)螕簟癘ffice按鈕”下的“保存”菜單，對(duì)新建文件進(jìn)行保存。

文字稿本是指把準(zhǔn)備制作課件的全部?jī)?nèi)容，按照教學(xué)過(guò)程的先后順序，用教學(xué)內(nèi)容和呈現(xiàn)方式結(jié)合的形式寫(xiě)成的文字材料。制作一個(gè)聲畫(huà)同步的PPT多媒體課件，其表現(xiàn)信息比較豐富，媒體呈現(xiàn)較為多樣。要想實(shí)現(xiàn)內(nèi)容與媒體的最佳匹配，創(chuàng)建文字稿本是必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)和步驟。

由于幻燈片是按頁(yè)面線性呈現(xiàn)，每頁(yè)內(nèi)容如何通過(guò)媒體呈現(xiàn)，一個(gè)幻燈片大約需要多少頁(yè)面，這些問(wèn)題都與頁(yè)面有著直接關(guān)系。因此，幻燈片文字稿本編制樣式可參考表1。

表1 幻燈片文字稿本編制樣式

其中媒體呈現(xiàn)方式主要包括：文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻、表格、SmartArt圖形、圖表等。

媒體的合成是指在PPT軟件中，依據(jù)文字稿本設(shè)計(jì)，在PPT不同頁(yè)面中插入或者直接創(chuàng)建需要的媒體信息，形成一個(gè)多頁(yè)面線性呈現(xiàn)的幻燈片，這是PPT制作必須要認(rèn)真進(jìn)行的一個(gè)環(huán)節(jié)?？珊铣傻拿襟w信息一般包括文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、動(dòng)畫(huà)、音頻、視頻、表格、SmartArt圖形和圖表等，其中文本、藝術(shù)文字、圖形、圖像、視頻、表格和圖表的創(chuàng)建與編輯方法較為容易，這里重點(diǎn)關(guān)注動(dòng)畫(huà)、音頻、SmartArt圖形在PPT中的合成。

1.關(guān)于動(dòng)畫(huà)媒體

動(dòng)畫(huà)通常指flash動(dòng)畫(huà)，動(dòng)畫(huà)的畫(huà)面生動(dòng)活潑、直觀形象，是PPT中常用的媒體之一?？赏ㄟ^(guò)以下兩種方法來(lái)使用。

（1）通過(guò)Shockwave Flash Object控件插入swf動(dòng)畫(huà)

Shockwave Flash Object是PPT軟件中的一個(gè)控件，使用該控件使用方法和步驟是：

第一步：在PPT中，單擊“Office”按鈕，選擇“PowerPoint”選項(xiàng)。在彈出的PowerPoint選項(xiàng)窗口中，在“常用”命令下，選中“在功能區(qū)顯示開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。

第二步：?jiǎn)螕簟伴_(kāi)發(fā)工具”菜單，選擇 “其他控件”按鈕 。在打開(kāi)的其他控件窗口中，找到“Shockwave Flash Object”控件單擊選中，單擊窗口中的“確定”按鈕。

第三步：鼠標(biāo)在PPT頁(yè)面中單擊拖動(dòng)，形成一個(gè)控件顯示區(qū)域。

第四步：?jiǎn)螕簟伴_(kāi)發(fā)工具”菜單中的“屬性”按鈕。在打開(kāi)的屬性窗口中，在Movie屬性中輸入動(dòng)畫(huà)swf文件的絕對(duì)路徑（一般情況下，將動(dòng)畫(huà)文件放在與PPT文件同一個(gè)文件夾中，以保證該文件夾無(wú)論復(fù)制拷貝到任何計(jì)算機(jī)上，在放映PPT時(shí)動(dòng)畫(huà)文件能夠正常播放。這樣，在Movie屬性中只需要輸入動(dòng)畫(huà)swf文件的名稱和擴(kuò)展名）；Playing屬性設(shè)置為“True”，Loop屬性設(shè)置為“True”，以保證動(dòng)畫(huà)文件在PPT頁(yè)面演示時(shí)自動(dòng)并重復(fù)播放。

第五步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗辈藛危瑢?duì)編輯的文件進(jìn)行保存。

（2）通過(guò)Swiff Point Player插件插入swf動(dòng)畫(huà)

Swiff Point Player是PPT中插入flash動(dòng)畫(huà)的小插件，該插件可從網(wǎng)上免費(fèi)下載并安裝。使用方法和步驟是：

第一步：從互聯(lián)網(wǎng)上免費(fèi)下載SwiffPointPlayer小軟件。

第二步：雙擊SwiffPointPlayer.exe應(yīng)該程序，進(jìn)行軟件安裝。

第三步：在PPT中，選中要插入動(dòng)畫(huà)的頁(yè)面。

第四步：選擇“插入”菜單中的“Flash Movie…”子菜單，在打開(kāi)的“打開(kāi)文件”窗口中，選擇要插入的flash動(dòng)畫(huà)文件，比如“火柴人.swf”，單擊“插入”按鈕。

第五步：在PPT頁(yè)面中，選中剛剛插入的flash動(dòng)畫(huà)畫(huà)面，單擊并拖動(dòng)其控制點(diǎn)，修改畫(huà)面在PPT中呈現(xiàn)的大小和位置。

第六步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗辈藛?，?duì)編輯的文件進(jìn)行保存。

2.關(guān)于音頻媒體

音頻媒體一般包括：背景音樂(lè)、解說(shuō)詞和效果聲。在聲畫(huà)同步PPT中，音頻媒體是必須運(yùn)用的媒體之一。背景音樂(lè)和效果聲能夠烘托氣氛、激發(fā)情感；解說(shuō)詞能夠準(zhǔn)確表達(dá)幻燈片內(nèi)容。

①背景音樂(lè)的使用方法和步驟

第一步：在PPT中，選中第一個(gè)頁(yè)面。

第二步：選擇“插入”菜單中的“聲音”按鈕，選擇其中的“文件中的聲音”。在打開(kāi)的“插入聲音”窗口中，選擇要插入的背景音樂(lè)文件，比如“sound.mp3”，單擊“確定”按鈕。此時(shí)，彈出一個(gè)設(shè)置窗口，提問(wèn)“希望在幻燈片播放時(shí)如何開(kāi)始播放聲音？”，選擇“自動(dòng)”按鈕。隨后，頁(yè)面中央將添加一個(gè)小喇叭圖標(biāo)。

第三步：在“自定義動(dòng)畫(huà)”任務(wù)窗格中，選中動(dòng)畫(huà)項(xiàng)目sound.mp3，設(shè)置其“效果選項(xiàng)”，將“停止播放”選項(xiàng)設(shè)置為：在X張幻燈片后。這個(gè)X要根據(jù)PPT的頁(yè)面數(shù)目來(lái)確定，其數(shù)值只要大于頁(yè)面數(shù)值既可實(shí)現(xiàn)PPT在循環(huán)播放中背景音樂(lè)的連續(xù)性。

第四步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗辈藛?，?duì)編輯的文件進(jìn)行保存。

②解說(shuō)詞的使用方法和步驟

第一步：在建立的PPT文件中，單擊“Office”按鈕，選擇“PowerPoint”選項(xiàng)，彈出的PowerPoint選項(xiàng)窗口。在其“高級(jí)”選項(xiàng)中，將保存選項(xiàng)的“鏈接文件大小大于以下值的聲音文件”選項(xiàng)框中輸入KB值。應(yīng)注意的是該值一定要大于PPT中嵌入的解說(shuō)詞聲音文件，以保證解說(shuō)詞聲音文件插入到PPT后，能夠嵌入到文件中。選中“在功能區(qū)顯示開(kāi)發(fā)工具選項(xiàng)卡”選項(xiàng)，單擊“確定”按鈕。

第二步：在PPT中，選中要插入解說(shuō)詞的頁(yè)面。

第三步：選擇“插入”菜單中的“聲音”按鈕，選擇其中的“文件中的聲音”。在打開(kāi)的“插入聲音”窗口中，選擇要插入的解說(shuō)詞文件，比如“題目.wav”，單擊“確定”按鈕。此時(shí)，彈出一個(gè)設(shè)置窗口，提問(wèn)“希望在幻燈片播放時(shí)如何開(kāi)始播放聲音？”，選擇“自動(dòng)”按鈕。隨后，頁(yè)面中央將添加一個(gè)小喇叭圖標(biāo) 。

第四步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗辈藛?，?duì)編輯的文件進(jìn)行保存。

3.關(guān)于SmartArt圖形

Smartart圖形表現(xiàn)種類十分豐富，效果比較生動(dòng)，表現(xiàn)效果良好，是目前非常流行且眾人喜歡的一種媒體呈現(xiàn)方式，運(yùn)用越來(lái)越多。office2010版本中有8種類型。分別是：列表型、流程型、循環(huán)型、層次結(jié)構(gòu)型、關(guān)系型、矩陣型、棱錐圖型和圖片型。其中：列表型用來(lái)顯示非有序信息或分組信息；流程型用來(lái)表示任務(wù)流程的順序或步驟；循環(huán)型用來(lái)表示事件的連續(xù)序列；層次結(jié)構(gòu)型用來(lái)顯示組織關(guān)系或者上下級(jí)關(guān)系；關(guān)系型用來(lái)表示兩個(gè)或者多個(gè)項(xiàng)目之間的關(guān)系，或者多個(gè)信息集合之間的關(guān)系；矩陣型用來(lái)顯示部分與整體的關(guān)系；棱錐圖型用來(lái)顯示比例關(guān)系、互連關(guān)系或?qū)哟侮P(guān)系；圖片型用來(lái)呈現(xiàn)包含圖片的信息列表。8種類型各有其特點(diǎn)和作用，對(duì)其能夠恰當(dāng)運(yùn)用，實(shí)踐證明可大大增強(qiáng)PPT的表現(xiàn)力。使用方法和步驟是：

第一步：新建一個(gè)PPT文件。

第二步：?jiǎn)螕簟安迦搿辈藛?，選擇其中的“SmartArt按鈕” 。在彈出的“選擇SmartArt圖形”窗口中，選擇某一類型中的一種呈現(xiàn)方式，單擊“確定”按鈕。這時(shí)PPT頁(yè)面中就呈現(xiàn)出插入的SmartArt圖形樣式。根據(jù)圖形中的提示，向其添加文本、圖片等媒體信息。第三步：選中并雙擊SmartArt圖形，在“設(shè)計(jì)”菜單中，選擇一種SmartArt效果樣式，比如“優(yōu)雅”，并通過(guò)“更改顏色”按鈕 更改其呈現(xiàn)顏色，比如“彩色—強(qiáng)調(diào)文字顏色”。為SmartArt圖形添加效果，以增添圖形表現(xiàn)力。

第四步：?jiǎn)螕簟拔募辈藛蜗碌摹氨４妗辈藛危瑢?duì)編輯的文件進(jìn)行保存。

聲畫(huà)同步指的是聲音和畫(huà)面同步演示播放。聲畫(huà)同步功能的實(shí)現(xiàn)是制作聲畫(huà)同步PPT的一個(gè)最重要的環(huán)節(jié)。在PPT中實(shí)現(xiàn)聲畫(huà)同步的操作方法與步驟是：

第一步：在PPT頁(yè)面中，插入音頻媒體，并設(shè)置幻燈片播放時(shí)自動(dòng)開(kāi)始播放聲音。

第二步：?jiǎn)螕簟皠?dòng)畫(huà)”菜單下的“自定義動(dòng)畫(huà)”按鈕，彈出“自定義動(dòng)畫(huà)任務(wù)窗格”。在該任務(wù)窗格中，將音頻媒體動(dòng)畫(huà)效果項(xiàng)目屬性中的“開(kāi)始”設(shè)置為“之后”選項(xiàng)。

第三步：在自定義動(dòng)畫(huà)任務(wù)窗格中，為PPT頁(yè)面中的其他媒體添加自定義動(dòng)畫(huà)，并將其他媒體的動(dòng)畫(huà)“開(kāi)始”時(shí)間設(shè)置為“之前”選項(xiàng)。

第四步：選中任意一個(gè)動(dòng)畫(huà)項(xiàng)目，單擊右側(cè)向下箭頭按鈕，在彈出的快捷菜單中選擇“顯示高級(jí)日程表”菜單命令。如圖1所示。

圖1 動(dòng)畫(huà)項(xiàng)目菜單

此時(shí)，在自定義動(dòng)畫(huà)任務(wù)窗格的底端顯示時(shí)間坐標(biāo)軸，以秒為單位說(shuō)明每個(gè)動(dòng)畫(huà)的計(jì)時(shí)情況。在每個(gè)動(dòng)畫(huà)效果項(xiàng)目中，出現(xiàn)一彩色矩形的時(shí)間塊，當(dāng)鼠標(biāo)指向矩形的“時(shí)間塊”，可出現(xiàn)該動(dòng)畫(huà)效果的開(kāi)始和結(jié)束時(shí)間；當(dāng)鼠標(biāo)指向時(shí)間塊的中間時(shí)，可出現(xiàn)水平反向箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，可以改變動(dòng)畫(huà)的開(kāi)始及結(jié)束時(shí)間；當(dāng)鼠標(biāo)指向時(shí)間塊的兩側(cè)時(shí)，可出現(xiàn)反向箭頭，單擊鼠標(biāo)左鍵拖動(dòng)，可以調(diào)整動(dòng)畫(huà)效果的過(guò)程長(zhǎng)短。單擊“播放”按鈕預(yù)覽動(dòng)畫(huà)效果時(shí)，高級(jí)日程表中會(huì)出現(xiàn)一條移動(dòng)時(shí)間線，對(duì)應(yīng)著時(shí)間坐標(biāo)軸，顯示動(dòng)畫(huà)效果的時(shí)間設(shè)置，如圖2所示。

圖2 動(dòng)畫(huà)高級(jí)日程表

第五步：?jiǎn)螕糇远x任務(wù)窗格中的“播放”按鈕，根據(jù)頁(yè)面媒體出現(xiàn)的先后順序和配音時(shí)間長(zhǎng)短，觀察移動(dòng)時(shí)間線在時(shí)間坐標(biāo)軸中的位置，確認(rèn)并記錄下PPT頁(yè)面中除音頻之外媒體項(xiàng)目動(dòng)畫(huà)的開(kāi)始時(shí)刻。

第六步：將鼠標(biāo)移動(dòng)到每個(gè)時(shí)間塊的中部，出現(xiàn)水平反向箭頭時(shí)單擊拖動(dòng)，修改每個(gè)項(xiàng)目動(dòng)畫(huà)效果的開(kāi)始時(shí)間和結(jié)束時(shí)間。

第七步：再次單擊自定義任務(wù)窗格中的“播放”按鈕，根據(jù)配音的內(nèi)容和時(shí)間長(zhǎng)短，觀察移動(dòng)時(shí)間線在時(shí)間坐標(biāo)軸中的位置，確認(rèn)并記錄下PPT頁(yè)面中除音頻之外媒體項(xiàng)目動(dòng)畫(huà)的結(jié)束時(shí)刻。

第八步：將鼠標(biāo)移動(dòng)到每個(gè)時(shí)間塊的右側(cè)，出現(xiàn)水平反向箭頭時(shí)單擊拖動(dòng)，修改每個(gè)項(xiàng)目動(dòng)畫(huà)效果的結(jié)束時(shí)間，持續(xù)時(shí)間將隨之發(fā)生改變。

第九步：?jiǎn)螕簟皠?dòng)畫(huà)”菜單，在“換片方式”中，去掉“單擊鼠標(biāo)時(shí)”的勾選，選中“在此之后自動(dòng)設(shè)置動(dòng)畫(huà)效果”選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)頁(yè)面之間不使用鼠標(biāo)操作且0秒切換；

第十步：?jiǎn)螕簟盎脽羝庞场辈藛?，單擊“設(shè)置幻燈片放映”按鈕，在打開(kāi)的“設(shè)置放映方式”中，選中“在展臺(tái)瀏覽（全屏幕）”選項(xiàng)，實(shí)現(xiàn)PPT無(wú)人操作不間斷循環(huán)放映。

第十一步：?jiǎn)螕簟癘ffice按鈕”，選擇“保存”命令，在“文件名”文本框中輸入文件名稱，在“保存類型”文本框中選擇“Powerpoint放映”類型，即*.ppsx格式，單擊“保存”按鈕，以實(shí)現(xiàn)雙擊該文件直接演示播放PPT。

掌握聲畫(huà)同步功能實(shí)現(xiàn)的十一個(gè)步驟，制作一個(gè)聲畫(huà)同步PPT其實(shí)也不難，但是要實(shí)現(xiàn)聲畫(huà)同步PPT的高效制作，四個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)不可少。實(shí)踐證明，只要能夠認(rèn)真完成好每一個(gè)環(huán)節(jié)，環(huán)環(huán)相接，步步推進(jìn)，即可在短時(shí)間內(nèi)完成好一個(gè)聲畫(huà)同步PPT，為自己辦公的質(zhì)量效益喝彩。

張朝紅，碩士，高級(jí)講師。酒泉衛(wèi)星發(fā)射中心，732750