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        試論如何促進新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化

        2015-11-17 15:13:46楊巍巍
        中國校外教育(下旬) 2015年7期
        關(guān)鍵詞:規(guī)范化新形勢檔案管理

        楊巍巍

        摘要:近年來,現(xiàn)代化社會發(fā)展迅速,檔案管理工作自身的各方面功能及業(yè)務(wù)范圍也有著很大的變化。檔案管理工作應不斷的落實規(guī)范化管理,以促進其能夠有效的適應于新形勢下基本需求及要求,檔案管理工作的規(guī)范化對相關(guān)檔案管理工作人員自身意識及水平有著很高的要求,檔案管理規(guī)范化工作的實現(xiàn)與先進技術(shù)的引進有著極大的關(guān)系,在對檔案管理人員的自身素質(zhì)提升的同時,對檔案管理相關(guān)策略進行創(chuàng)新。

        關(guān)鍵詞:新形勢 檔案管理 規(guī)范化

        職能性、原始性以及價值性是檔案最基本的特性,對單位或企業(yè)的持續(xù)發(fā)展有著很大的意義,不過檔案的管理工作總是復雜多樣的,并且很多的管理人員對其不夠注重,以導致其管理混亂,不能將其作用最大化發(fā)揮,這就會造成單位利益的損害。盡管日常工作中檔案管理總是被人們忽視,不過也應該跟得上時代的潮流,對其相關(guān)工作方式進行不斷的創(chuàng)新,有效的提升檔案管理規(guī)范化水平。

        一、檔案管理人員自身意識水平提升

        隨著市場經(jīng)濟的不斷深化,檔案管理相關(guān)工作也發(fā)生了很大的變化。其對應的社會功能也逐漸的從政治領(lǐng)域進入經(jīng)濟與科技領(lǐng)域的發(fā)展。檔案資源本就具備一定的時效性,在管理工作中不斷的提升總體管理規(guī)范化,能夠很好的呈現(xiàn)時效性各類需求。管理人員也應該本著嚴肅的態(tài)度,對相關(guān)的工作程序及體制不斷的健全,并合理的引進標準化的制定理念。檔案管理工作早期的歸整及收集,對應部門應該對自身的各種資料展開規(guī)范化的處理,并進行合理的匯總。檔案管理人員應對不相同的資料實行分類歸檔,再嚴格的依據(jù)規(guī)范化步驟對其進行著名。檔案管理人員還應該合理的結(jié)合自身的各類需求及檔案管理的趨向,編制規(guī)范化的管理體制。檔案管理體制應對相關(guān)的檔案管理程序以及不同環(huán)節(jié)進行規(guī)范化說明,再對不同的人員對應職責及工作的內(nèi)容進行劃分,有效的落實不同崗位職責。同時,針對性的對相關(guān)部門的檔案管理工作忽視狀況,檔案管理人員應該積極的與各個部門的負責人進行聯(lián)系,并落實檔案工作積極配合,以便于確保檔案管理工作規(guī)范化標準程序的落實。

        二、落實檔案工作規(guī)范化及標準化

        對與檔案管理工作人員來講,其最關(guān)鍵的就是要不斷的強化管理工作的規(guī)范化,近年來信息化不斷的深入,各類現(xiàn)代化技術(shù)也已經(jīng)融進人們的日常生活。這些相關(guān)的技術(shù)不止是可以有效的提升其工作效率,還可以將以往傳統(tǒng)式的工作模式所顛覆。把現(xiàn)代化技術(shù)合理的引進檔案管理中,是一種合理的、有效的選擇,這不僅僅是可以提升管理工作效率,也可以很好的確保檔案管理的質(zhì)量。檔案管理工作的實行能夠更多的引入現(xiàn)代化信息技術(shù),很多的管理軟件的實用性很好,能夠有效的提高檔案管理的工作效率,這不僅僅是檔案管理現(xiàn)代化表現(xiàn),更可以很好的拓展檔案資料的范疇,促使更多的檔案資料得以保存。并且,對于檔案資料來講,引進現(xiàn)代化技術(shù)能夠有效的落實檔案資料的共享,更可以促使這些有效的價值得到良好的發(fā)揮?,F(xiàn)代化技術(shù)不僅僅是能夠?qū)⒁酝鶄鹘y(tǒng)的管理模式顛覆,更是新形勢下檔案管理工作的發(fā)展趨勢。

        三、檔案管理人員素質(zhì)提升,有效的落實檔案工作規(guī)范化與標準化

        檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì)提升也是新形勢下檔案管理工作的關(guān)鍵要求,管理人員專業(yè)化水平的不斷提升,才能確保檔案管理規(guī)范化及高效化不斷推進,特別是各種現(xiàn)代化技術(shù)的持續(xù)運用,這就對管理人員的專業(yè)化水平提出了更高的需求及要求,其務(wù)必具備較好的信息化技術(shù)水平,特別是計算機以及互聯(lián)網(wǎng)、對應管理軟件的熟悉操作?,F(xiàn)階段很多的檔案管理人員沒有足夠的專業(yè)化水平,這也就表現(xiàn)了大家對各類現(xiàn)代化技術(shù)應用并不熟練,很多的檔案管理人員專業(yè)化水平急需提升。應該針對性的對相關(guān)方面進行改善,應不斷的強化檔案管理人員的各項專業(yè)化培訓,其相關(guān)培訓內(nèi)容不僅僅要集中在專業(yè)化素質(zhì)的提升及操作技能,也應強化其對信息技術(shù)熟練程度,并在之后的人員引進上應較多的考慮具有良好專業(yè)素質(zhì),以及對現(xiàn)代化檔案管理模式有著較好的掌握,這對檔案管理工作的提升有著很大的意義。同時,國內(nèi)的各大高校也應該進行檔案管理人才的有效培養(yǎng),應不斷的強化該類人才的理論知識以及實踐操作持續(xù)豐富與深化。

        四、轉(zhuǎn)化檔案管理思路,推進檔案工作規(guī)范化及標準化

        (1)新形勢下不僅僅是要落實檔案資源管理工作,還應對相關(guān)的檔案資源開發(fā)運用效率進行一定程度的提升。被動的以及手動式檔案提供運用方法會逐漸的被主動式及現(xiàn)代化檔案服務(wù)方法所替代。并且,隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展,人類的各類知識及信息量也是在持續(xù)提高,并且對于繁雜的文獻情報來講,所有的文獻部門都不可能把全部知識及信息進行收集、整理以及加工、儲存、運用。所以,要不斷的強化橫向聯(lián)合,有效的呈現(xiàn)信息資源的共享。

        (2)信息化下的檔案開放以及運用模式有很多種類,構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心,就是非常好的一種選擇。檔案館以及相關(guān)的企業(yè)信息管理部門應該進行密切的配合,構(gòu)建電子文件數(shù)據(jù)管理中心。此中心應設(shè)立在相關(guān)企業(yè)的檔案館,這也是企業(yè)各類信息資源庫的關(guān)鍵部分。電子文件數(shù)據(jù)管理中心是對網(wǎng)站內(nèi)的各類歸檔電子文件進行集中化管理,并且在該網(wǎng)站上提供制約性以及非保密性的相關(guān)電子文件查詢以及運用服務(wù),呈現(xiàn)電子文件的信息資源共享。該類檔案所應用的相關(guān)模式不僅僅是覆蓋范圍廣,并且檔案的內(nèi)容是非常豐富的,利用率也較高。

        五、結(jié)語

        在新形勢下,檔案管理工作的規(guī)范化和高效開展,其最先就是需要促進檔案管理相關(guān)工作規(guī)范化及標準化,這也是檔案管理時效性的基礎(chǔ)提升。并且,要促進檔案管理工作的現(xiàn)代化進程,有效的提升的檔案管理人員的專業(yè)化素質(zhì),這樣不僅僅是可以合理提升檔案管理的質(zhì)量以及管理水平,更能夠有效的落實檔案管理的規(guī)范化及高效化。同時,還應該健全并創(chuàng)新檔案開放工作,檔案資料是非常重要的社會資源,新形勢下檔案管理應該不斷的提升對應資料的開放化,這也能夠有效的推進檔案資料更好的發(fā)揮其社會效益。

        參考文獻:

        [1]劉影.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化[J].民營科技,2014,(3).

        [2]張錦繡.關(guān)于做好新形勢下檔案管理工作的思考[J].經(jīng)營管理者,2013,(5).

        [3]王述寅,張良.淺談如何做好新形勢下的檔案管理工作[J].中國管理信息化,2014,(12).

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