徐輝

[摘 要]檔案數字化就是把紙質檔案、圖紙檔案通過掃描、錄入等方式將信息存儲至計算機數據庫中。以實現快速檢索，方便利用，安全管理等功效。為方便利用檔案提供了一個信息平臺，也為創(chuàng)建數字化檔案室、或檔案館積累了大量的數據資源。

[關鍵詞]檔案數字化；掃描工作；保密

一、檔案數字化掃描工作面臨諸多問題

1.缺少人員、工作量大。筆者供職于科研設計單位，從事科技檔案管理工作。我們檔案室人員的分工是按工程設計來劃分的，即一名檔案管理人員負責至少一個工程設計專業(yè)的科技檔案的驗收、整理、歸檔等工作。此外還承擔日常的借閱、催還等工作。也就是俗話說的，我們是“一個蘿卜一個坑”，沒有閑人。我院檔案所藏檔案從建院開始，現藏各種報告書、計算書、成果簿等文本檔案多達6萬余冊；各種底圖檔案17萬多張。雖然近十年來，我院開始網上歸檔，有了電子檔案，但數量很少，占庫藏檔案總數不到15%。余下的85%都是紙質檔案，都需要進行數字化掃描。

2.缺少設備，人員亟待培訓。完成檔案數字化掃描工作，首先要有相應的掃描儀做為前提，其次要有熟練操作掃描儀的人員。二者缺一不可。而以上兩個條件我們現在都不具備，都要從頭來，既要購買設備，又要組織人員外出培訓、學習。但是，無論是購買設備，還是人員培訓都要花錢，而且是一筆不小的開支。這些不是象我們這樣基層檔案室能說了算的事，需要請示本單位領導來決定。

3.面臨外包與內包的選擇。外包就是把檔案掃描工作委托給專業(yè)的圖文公司；內包就是依靠檔案室現有人員自已的來完成。外包公司有專業(yè)設備、有操作熟練的工作人員，短時間內可以完成。但是費用昂貴，且不能保證掃描的質量與檔案的安全。內包唯一的優(yōu)勢是能保證掃描的質量與檔案安全，但缺乏數字化掃描經驗仍然是制約內包數字化加工速度的一個重要因素。

二、如何解決檔案數字化掃描工作中的問題

1.向領導匯報情況，爭取得到領導的支持。如我院紙質檔案雖然也進行了檔案鑒定工作，但由于科技檔案的特殊性，并沒有對鑒定過期或無價值的檔案進行銷毀，致使我院檔案庫房越來越緊張。如果對鑒定后需要銷毀的檔案進行數字化掃描，不僅可以起到備份的作用，還可以防止“冤假錯案”的產生。

2.列入院生產計劃，組織人員外出調研和學習。檔案數字化不是自己的工作，需要院里統一領導，并成立數字加工領導小組，由院分管領導親自掛帥督導，落實責任分工。同時將數字化掃描工作列入院工作計劃，并制定具體的進度實施方案。組織檔案人員外出調研和學習，借鑒外單位成功案例，結合本院實際情況，深入了解各個環(huán)節(jié)的工作流程和掃描儀等儀器的使用加工方法。使檔案工作人員能夠掌握檔案數字化的最新知識和理論，熟練掌握操作技能，為本單位能夠順利開展檔案數字化掃描工作提供保障。

3.本著先易后難的原則。如檔案現有人員自已干，選擇儀器要照顧本身要求，以現庫房情況全部突擊掃描下來費用至少需要數萬元，等待數字化工作完成后，掃描儀也可以繼續(xù)使用。如委托外包單位加工，檔案損壞大，易丟失，而且存在不安全因素。結合以上種種因素可以先整理利用率低、保密性要求不高的檔案進行外包處理。等外包工作結束后再對重要的、保密性高的檔案進行內包處理。

三、檔案數字化掃描工作的安全實施對策

1.工作場地，人員組織配置。檔案數字化工作需要提供專業(yè)掃描場地，最好離檔案庫房近，利于檔案下架搬運工作，減少因為頻繁搬運可能帶來的檔案磨損、丟失等風險。另外場地大小應滿足數字化操作所需空間，能夠容納大型高速檔案掃描儀、平板檔案掃描儀、工程掃描儀、電腦、交換機、桌椅等設備。人員方面需要有配合下架、整理的檔案專業(yè)人員1-2名，還有專門負責管理、技術支持、整理錄入、掃描、圖像優(yōu)化處理、查錯刻盤等工作專業(yè)掃描工作人員2-3名。

2.檔案的安全和保密措施。首先要提高全員安全意識，所有參與數字化掃描工作的人員都需要進行保密教育，并簽訂數字化保密協議。為確保掃描場所安全有序，還需要安裝監(jiān)控設備，并全程監(jiān)督，確保檔案安全；其次需要結合有關法規(guī)及實際情況制定具體保密規(guī)章制度，并嚴格按照保密規(guī)章制度執(zhí)行。主要包括嚴禁攜帶易燃易爆危險物品及相關的視頻采集、視頻通訊設備及MP3等數據存儲設備帶入加工現場；嚴禁以各種形式對檔案紙質資料進行涂改、破壞及私自復制、刻錄帶離現場等等。

3.做好工作交接，保證掃描質量。首先要做好檔案出入庫登記，認真做好檔案的逐卷或逐份清點裝箱工作，并填寫出入庫檔案清單。每次清點交接工作必須有專門管理人員全程負責。清點交接工作必須認真仔細，逐筆核對，不允許出現任何差錯。提檔清單和入庫單等都必須填寫完整清晰，并且有相關負責人簽字，避免因為手續(xù)不全、不規(guī)范，并未及時整理保存，可能導致檔案丟失，出現問題互相“扯皮”，難以追責等問題；其次要對檔案掃描加工做好校對工作。將已經整理下架完畢的檔案調出，按照原件紙質、清晰度、色調選擇使用不同速率的掃描儀和掃描方式對原件加工掃描，掃描后的文件要經過3次校對工序全部通過后才能夠上載服務器。一校是對掃描圖像質量處理、核對文件有漏掃或錯掃部分給補掃，對于錯誤的掃描文件順序給予糾正。二校重點在于確保每張圖像質量完全符合要求。三校主要是檢查每條數據是否掛接了完整的掃描文件并能夠正常瀏覽。經過三次校對，可以有效避免可能導致數字化信息不能長期保存、正確讀取、有效檢索、準確遷移等安全隱患；最后做好質量抽檢和數字化驗收工作。數字掃描工作完成后需要監(jiān)控并抽檢已經完成的工序質量。主要對最終加工結果進行抽檢，抽檢后還要進行數字化驗收。

通過上述一系列數字化掃描工作的安全實施對策，必定能保證檔案數字化加工安全有序的進行，為檔案利用者提供準確、清晰、完整的數字化檔案信息，為數字化檔案室、或檔案館建設提供基礎保障。