葛玉姣 郭桃紅

（中航工業(yè)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)設(shè)計(jì)研究所，遼寧 沈陽(yáng)110015）

0 概述

產(chǎn)品研制過(guò)程中形成大量的技術(shù)狀態(tài)文件，文件之間相互引用，即：作為輸入或輸出而引用，或作為支持性文件而引用，或作為參考性文件而引用；對(duì)產(chǎn)品研制中需要貫徹的標(biāo)準(zhǔn)，在技術(shù)狀態(tài)文件中也會(huì)被作為設(shè)計(jì)依據(jù)或支持性文件而被引用。因此產(chǎn)品的技術(shù)文件和模型圖樣中，文件的引用是普遍存在的。

對(duì)于引用文件，GB/T 1.1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分：標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》中雖有相關(guān)規(guī)定，但引用文件還是存在不規(guī)范現(xiàn)象。本文將結(jié)合某產(chǎn)品轉(zhuǎn)階段資料準(zhǔn)備中出現(xiàn)的問(wèn)題，研究、探討引用文件應(yīng)如何規(guī)范化。

1 引用文件的范圍及性質(zhì)

按其在文件的體現(xiàn)形式,將引用文件分為兩類(lèi)：規(guī)范性引用文件、資料性引用文件。文件內(nèi)容條文引用了其他文件編號(hào)及名稱(chēng)，將該文件的技術(shù)內(nèi)容成為本文件的必不可少的一部分，該類(lèi)文件視為“規(guī)范性引用文件”；文件引用的其他文件僅供使用者參考，不是文件必須執(zhí)行內(nèi)容，該類(lèi)文件視為“資料性引用文件”。

2 技術(shù)狀態(tài)文件中存在的引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象

在某型產(chǎn)品轉(zhuǎn)段技術(shù)狀態(tài)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查時(shí)，引用文件不規(guī)范，梳理總結(jié)不規(guī)范化問(wèn)題如下：

1）文件是否設(shè)置“引用文件”章不統(tǒng)一；

2）“引用文件”章下列出的文件先后順序不一致；

3）“引用文件”章同類(lèi)文件所列各項(xiàng)內(nèi)容書(shū)寫(xiě)不規(guī)范；

4）條文引用時(shí)是否列出標(biāo)準(zhǔn)年代號(hào)不統(tǒng)一，未列出年代號(hào)時(shí)不能明確其有效版本狀態(tài)；

5）條文中引用文件的表述不統(tǒng)一，不能明確引用文件性質(zhì)，不僅條文引用還在參考文獻(xiàn)列出；

6）文件引用沒(méi)有引用最新有效版本信息。

對(duì)于上述不規(guī)范化現(xiàn)象，反映出GB/T1.1相關(guān)內(nèi)容研究不夠，未對(duì)單位現(xiàn)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)更新，造成沒(méi)能正確貫徹并細(xì)化引用文件的相關(guān)要求，引發(fā)引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象。

3 引用文件規(guī)范化的研究

3.1 上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)研究

GB/T1.1-2009中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.2.3規(guī)范性引用文件”、“8.1.2 提及標(biāo)準(zhǔn)本身的內(nèi)容”、“8.1.3 引用其他文件”。

GJB0.1-2001中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.8引用文件”、“7.10引用”。

GJB 6000-2001中，與引用文件相關(guān)內(nèi)容為：“6.7規(guī)范性引用文件”、“6.13 參考文獻(xiàn)”、“7.12 引用”。

通過(guò)研究上述標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)條款，學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的引用文件的表述，相同的要求加深理解，應(yīng)用中存在疑惑之處，從不同標(biāo)準(zhǔn)中獲取答案，研究分析后明確：文件性質(zhì)應(yīng)如何界定、引用文件條文中如何體現(xiàn)、引用文件和參考文獻(xiàn)下引用文件如何列出。

3.2 引用文件規(guī)范化需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題

3.2.1 文件性質(zhì)、文件有效版本

編制文件時(shí)，條文涉及到其他文件，如引用到的內(nèi)容作為文件執(zhí)行不可少內(nèi)容，則應(yīng)作規(guī)范性引用文件處理；僅供參考或僅作輔助說(shuō)明,刪除后不影響文件執(zhí)行的，則應(yīng)作資料性引用文件處理。

不論規(guī)范性引用還是資料性引用，編制文件時(shí)均應(yīng)明確引用文件的有效版本狀態(tài),并按規(guī)范化要求體現(xiàn)其版本狀態(tài)，如標(biāo)準(zhǔn)更新最新版適用則不書(shū)寫(xiě)年代號(hào),但應(yīng)跟蹤標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)判定內(nèi)容適用性。

3.2.2 “引用文件”章下文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)

——“引用文件”下文件的性質(zhì)要求

引用文件是文件中出現(xiàn)的規(guī)范性引用文件的索引，凡是在文件正文條文或規(guī)范性附錄條文中引用其他文件時(shí)，如通過(guò)引用文件編號(hào)，間接的將引用文件的內(nèi)容作為本文件必不可缺的構(gòu)成部分時(shí)，則該文件應(yīng)在“引用文件”下列出；否則不應(yīng)列出。

注：注釋、示例不能作為規(guī)范性引用文件內(nèi)容。

——“引用文件”下文件的書(shū)寫(xiě)順序要求

引用文件的排列順序?yàn)椋?/p>

國(guó)標(biāo)→國(guó)軍標(biāo)→航標(biāo)→企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)→歸檔文件→國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)→公文(含法律法規(guī))；

國(guó)標(biāo)、國(guó)軍標(biāo)、航標(biāo)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)按標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)的順序號(hào)排列，自小到大；

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件先按文件編號(hào)的拉丁字母的順序排列，再按順序號(hào)排列，自小到大；

公文按照公文名稱(chēng)的拉丁字母順序排列，自小到大。

——“引用文件”下文件的書(shū)寫(xiě)內(nèi)容及設(shè)置要求

1）書(shū)寫(xiě)內(nèi)容要求

公文：公文名稱(chēng)、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間、公文編號(hào)；

國(guó)標(biāo)、國(guó)軍標(biāo)、航標(biāo)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)：標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)；

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)：企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)；歸檔文件：文件編號(hào)(不帶版本)、文件名稱(chēng)。引導(dǎo)語(yǔ)：按GB/T 1.1提供的引導(dǎo)語(yǔ)。

2）設(shè)置要求

每個(gè)文件均單獨(dú)占一行編排；

每個(gè)文件均應(yīng)空兩個(gè)漢字起排，回行時(shí)頂格編排；每個(gè)文件各元素間之后空一個(gè)漢字位置；

每個(gè)文件之后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；

所列公文名稱(chēng)必須帶書(shū)名號(hào)，其他文件名稱(chēng)不應(yīng)帶書(shū)名號(hào)。

3.2.3 條文中引用文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)

——未設(shè)置“規(guī)范性引用文件”章

為保證文件內(nèi)容的完整性，條文中涉及規(guī)范性引用文件(公文除外)時(shí)，應(yīng)給出文件編號(hào)、名稱(chēng)兩項(xiàng)基本內(nèi)容，公文應(yīng)給出公文名稱(chēng)、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間、公文編號(hào)全部?jī)?nèi)容；

條文中涉及資料性引用文件時(shí)，允許僅給出文件編號(hào)，其他信息到參考文獻(xiàn)查閱。

——設(shè)置“規(guī)范性引用文件”章

對(duì)于文中注日期引用的文件，應(yīng)給出版本號(hào)或年號(hào)（引用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，給出標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、順序號(hào)和年號(hào)，標(biāo)準(zhǔn)年代統(tǒng)一用四位）以及完整的文件名稱(chēng)；

對(duì)于文中不注日期引用的文件，則不應(yīng)給出版本號(hào)或年號(hào)。標(biāo)準(zhǔn)條文中不注日期引用一項(xiàng)由多個(gè)部分組成的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)后標(biāo)明“（所有部分）”及其標(biāo)準(zhǔn)名稱(chēng)中的相同部分。

示例：GB/T 20000(所有部分)標(biāo)準(zhǔn)化工作指南

——條文中描述

引用規(guī)范性引用文件時(shí)應(yīng)使用“按XXXX要求”、“符合XXX規(guī)定”、“見(jiàn)XXX”等規(guī)范性描述語(yǔ)言；

引用資料性引用文件時(shí)，應(yīng)使用“參見(jiàn)XXX”、“參考XXX”等規(guī)范性描述語(yǔ)言。

3.2.4 條文中引用文件與“引用文件”、“參考文獻(xiàn)”下文件完整性檢查

文件正文內(nèi)容中或規(guī)范性附錄中的規(guī)范化引用文件，均應(yīng)在“引用文件”下查閱到，凡條文未涉及的不允許在“引用文件”下列出；

”中包括資料性引用文件，還包括文件起草過(guò)程中參考過(guò)的圖書(shū)、期刊、歸檔文件等，應(yīng)保證文中資料性引用文件在“參考文獻(xiàn)”中查閱到。

“引用文件”下列出的文件不允許在“參考文獻(xiàn)”列出。

3.2.5 引用文件的動(dòng)態(tài)管理

——對(duì)于注日期的引用文件，應(yīng)跟蹤文件是否有新版本，判定新版本為執(zhí)行文件時(shí),應(yīng)及時(shí)更新文件引用日期；

——對(duì)于未注日期的引用文件，應(yīng)隨時(shí)跟蹤并研究最新版本,適用時(shí)則保持原狀態(tài)，不適用時(shí)則確定引用文件版本,修改引用文件為注日期引用文件；

——引用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)密切跟蹤企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更改，對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有提升的標(biāo)準(zhǔn)更新,應(yīng)積極組織貫徹,對(duì)降低產(chǎn)品質(zhì)量的更改，則監(jiān)控現(xiàn)場(chǎng)文件版本確保文實(shí)一致；

——對(duì)產(chǎn)品研制必須貫徹的國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)、專(zhuān)家標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)積極研究及時(shí)貫徹最新版本,以保證產(chǎn)品先進(jìn)性。

4 引用文件的規(guī)范化應(yīng)用

針對(duì)單位文件引用文件不規(guī)范現(xiàn)象的問(wèn)題，結(jié)合上述研究分析結(jié)果，在引用文件規(guī)范化應(yīng)用中,重點(diǎn)開(kāi)展如下方面工作：

——組織修改完善單位編寫(xiě)管理規(guī)定，重點(diǎn)明確規(guī)范性引用文件定義、引用文件章設(shè)置下引用文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)要求、條文中規(guī)范化引用和資料性引用文件描述要求、參考文獻(xiàn)中資料性引用文件規(guī)范化要求書(shū)寫(xiě)要求等內(nèi)容；

——利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，組織開(kāi)發(fā)WORD軟件下的引用文件規(guī)范化自動(dòng)編輯功能、文件規(guī)范化設(shè)置的檢查功能，從文件編制源頭保證引用文件的規(guī)范化；

——及時(shí)組織引用文件規(guī)范化要求的專(zhuān)題培訓(xùn)，使設(shè)計(jì)人員明確區(qū)分引用文件性質(zhì)、學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)輔助開(kāi)發(fā)軟件,引用性質(zhì)判定靠人力,規(guī)范化設(shè)置交軟件完成。

通過(guò)上述工作，文件中引用文件的不規(guī)范現(xiàn)象將逐步減少,不斷提高文件編寫(xiě)質(zhì)量。