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        技術(shù)狀態(tài)文件中引用文件的規(guī)范化研究

        2015-11-07 09:52:45葛玉姣郭桃紅
        科技視界 2015年32期
        關(guān)鍵詞:資料性條文規(guī)范性

        葛玉姣 郭桃紅

        (中航工業(yè)沈陽(yáng)發(fā)動(dòng)機(jī)設(shè)計(jì)研究所,遼寧 沈陽(yáng)110015)

        0 概述

        產(chǎn)品研制過(guò)程中形成大量的技術(shù)狀態(tài)文件,文件之間相互引用,即:作為輸入或輸出而引用,或作為支持性文件而引用,或作為參考性文件而引用;對(duì)產(chǎn)品研制中需要貫徹的標(biāo)準(zhǔn),在技術(shù)狀態(tài)文件中也會(huì)被作為設(shè)計(jì)依據(jù)或支持性文件而被引用。因此產(chǎn)品的技術(shù)文件和模型圖樣中,文件的引用是普遍存在的。

        對(duì)于引用文件,GB/T 1.1《標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 第1部分:標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)構(gòu)和編寫(xiě)》中雖有相關(guān)規(guī)定,但引用文件還是存在不規(guī)范現(xiàn)象。本文將結(jié)合某產(chǎn)品轉(zhuǎn)階段資料準(zhǔn)備中出現(xiàn)的問(wèn)題,研究、探討引用文件應(yīng)如何規(guī)范化。

        1 引用文件的范圍及性質(zhì)

        按其在文件的體現(xiàn)形式,將引用文件分為兩類:規(guī)范性引用文件、資料性引用文件。文件內(nèi)容條文引用了其他文件編號(hào)及名稱,將該文件的技術(shù)內(nèi)容成為本文件的必不可少的一部分,該類文件視為“規(guī)范性引用文件”;文件引用的其他文件僅供使用者參考,不是文件必須執(zhí)行內(nèi)容,該類文件視為“資料性引用文件”。

        2 技術(shù)狀態(tài)文件中存在的引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象

        在某型產(chǎn)品轉(zhuǎn)段技術(shù)狀態(tài)文件標(biāo)準(zhǔn)化審查時(shí),引用文件不規(guī)范,梳理總結(jié)不規(guī)范化問(wèn)題如下:

        1)文件是否設(shè)置“引用文件”章不統(tǒng)一;

        2)“引用文件”章下列出的文件先后順序不一致;

        3)“引用文件”章同類文件所列各項(xiàng)內(nèi)容書(shū)寫(xiě)不規(guī)范;

        4)條文引用時(shí)是否列出標(biāo)準(zhǔn)年代號(hào)不統(tǒng)一,未列出年代號(hào)時(shí)不能明確其有效版本狀態(tài);

        5)條文中引用文件的表述不統(tǒng)一,不能明確引用文件性質(zhì),不僅條文引用還在參考文獻(xiàn)列出;

        6)文件引用沒(méi)有引用最新有效版本信息。

        對(duì)于上述不規(guī)范化現(xiàn)象,反映出GB/T1.1相關(guān)內(nèi)容研究不夠,未對(duì)單位現(xiàn)行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)更新,造成沒(méi)能正確貫徹并細(xì)化引用文件的相關(guān)要求,引發(fā)引用文件不規(guī)范化現(xiàn)象。

        3 引用文件規(guī)范化的研究

        3.1 上級(jí)標(biāo)準(zhǔn)研究

        GB/T1.1-2009中,與引用文件相關(guān)內(nèi)容為:“6.2.3規(guī)范性引用文件”、“8.1.2 提及標(biāo)準(zhǔn)本身的內(nèi)容”、“8.1.3 引用其他文件”。

        GJB0.1-2001中,與引用文件相關(guān)內(nèi)容為:“6.8引用文件”、“7.10引用”。

        GJB 6000-2001中,與引用文件相關(guān)內(nèi)容為:“6.7規(guī)范性引用文件”、“6.13 參考文獻(xiàn)”、“7.12 引用”。

        通過(guò)研究上述標(biāo)準(zhǔn)中相關(guān)條款,學(xué)習(xí)標(biāo)準(zhǔn)的引用文件的表述,相同的要求加深理解,應(yīng)用中存在疑惑之處,從不同標(biāo)準(zhǔn)中獲取答案,研究分析后明確:文件性質(zhì)應(yīng)如何界定、引用文件條文中如何體現(xiàn)、引用文件和參考文獻(xiàn)下引用文件如何列出。

        3.2 引用文件規(guī)范化需要重點(diǎn)解決的問(wèn)題

        3.2.1 文件性質(zhì)、文件有效版本

        編制文件時(shí),條文涉及到其他文件,如引用到的內(nèi)容作為文件執(zhí)行不可少內(nèi)容,則應(yīng)作規(guī)范性引用文件處理;僅供參考或僅作輔助說(shuō)明,刪除后不影響文件執(zhí)行的,則應(yīng)作資料性引用文件處理。

        不論規(guī)范性引用還是資料性引用,編制文件時(shí)均應(yīng)明確引用文件的有效版本狀態(tài),并按規(guī)范化要求體現(xiàn)其版本狀態(tài),如標(biāo)準(zhǔn)更新最新版適用則不書(shū)寫(xiě)年代號(hào),但應(yīng)跟蹤標(biāo)準(zhǔn)動(dòng)態(tài)判定內(nèi)容適用性。

        3.2.2 “引用文件”章下文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)

        ——“引用文件”下文件的性質(zhì)要求

        引用文件是文件中出現(xiàn)的規(guī)范性引用文件的索引,凡是在文件正文條文或規(guī)范性附錄條文中引用其他文件時(shí),如通過(guò)引用文件編號(hào),間接的將引用文件的內(nèi)容作為本文件必不可缺的構(gòu)成部分時(shí),則該文件應(yīng)在“引用文件”下列出;否則不應(yīng)列出。

        注:注釋、示例不能作為規(guī)范性引用文件內(nèi)容。

        ——“引用文件”下文件的書(shū)寫(xiě)順序要求

        引用文件的排列順序?yàn)椋?/p>

        國(guó)標(biāo)→國(guó)軍標(biāo)→航標(biāo)→企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)→歸檔文件→國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)→公文(含法律法規(guī));

        國(guó)標(biāo)、國(guó)軍標(biāo)、航標(biāo)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)按標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)的順序號(hào)排列,自小到大;

        企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、歸檔文件先按文件編號(hào)的拉丁字母的順序排列,再按順序號(hào)排列,自小到大;

        公文按照公文名稱的拉丁字母順序排列,自小到大。

        ——“引用文件”下文件的書(shū)寫(xiě)內(nèi)容及設(shè)置要求

        1)書(shū)寫(xiě)內(nèi)容要求

        公文:公文名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間、公文編號(hào);

        國(guó)標(biāo)、國(guó)軍標(biāo)、航標(biāo)、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn):標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)名稱;

        企業(yè)標(biāo)準(zhǔn):企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)、企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)名稱;歸檔文件:文件編號(hào)(不帶版本)、文件名稱。引導(dǎo)語(yǔ):按GB/T 1.1提供的引導(dǎo)語(yǔ)。

        2)設(shè)置要求

        每個(gè)文件均單獨(dú)占一行編排;

        每個(gè)文件均應(yīng)空兩個(gè)漢字起排,回行時(shí)頂格編排;每個(gè)文件各元素間之后空一個(gè)漢字位置;

        每個(gè)文件之后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào);

        所列公文名稱必須帶書(shū)名號(hào),其他文件名稱不應(yīng)帶書(shū)名號(hào)。

        3.2.3 條文中引用文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)

        ——未設(shè)置“規(guī)范性引用文件”章

        為保證文件內(nèi)容的完整性,條文中涉及規(guī)范性引用文件(公文除外)時(shí),應(yīng)給出文件編號(hào)、名稱兩項(xiàng)基本內(nèi)容,公文應(yīng)給出公文名稱、發(fā)文機(jī)關(guān)、發(fā)文時(shí)間、公文編號(hào)全部?jī)?nèi)容;

        條文中涉及資料性引用文件時(shí),允許僅給出文件編號(hào),其他信息到參考文獻(xiàn)查閱。

        ——設(shè)置“規(guī)范性引用文件”章

        對(duì)于文中注日期引用的文件,應(yīng)給出版本號(hào)或年號(hào)(引用標(biāo)準(zhǔn)時(shí),給出標(biāo)準(zhǔn)代號(hào)、順序號(hào)和年號(hào),標(biāo)準(zhǔn)年代統(tǒng)一用四位)以及完整的文件名稱;

        對(duì)于文中不注日期引用的文件,則不應(yīng)給出版本號(hào)或年號(hào)。標(biāo)準(zhǔn)條文中不注日期引用一項(xiàng)由多個(gè)部分組成的標(biāo)準(zhǔn)時(shí),應(yīng)在標(biāo)準(zhǔn)順序號(hào)后標(biāo)明“(所有部分)”及其標(biāo)準(zhǔn)名稱中的相同部分。

        示例:GB/T 20000(所有部分)標(biāo)準(zhǔn)化工作指南

        ——條文中描述

        引用規(guī)范性引用文件時(shí)應(yīng)使用“按XXXX要求”、“符合XXX規(guī)定”、“見(jiàn)XXX”等規(guī)范性描述語(yǔ)言;

        引用資料性引用文件時(shí),應(yīng)使用“參見(jiàn)XXX”、“參考XXX”等規(guī)范性描述語(yǔ)言。

        3.2.4 條文中引用文件與“引用文件”、“參考文獻(xiàn)”下文件完整性檢查

        文件正文內(nèi)容中或規(guī)范性附錄中的規(guī)范化引用文件,均應(yīng)在“引用文件”下查閱到,凡條文未涉及的不允許在“引用文件”下列出;

        ”中包括資料性引用文件,還包括文件起草過(guò)程中參考過(guò)的圖書(shū)、期刊、歸檔文件等,應(yīng)保證文中資料性引用文件在“參考文獻(xiàn)”中查閱到。

        “引用文件”下列出的文件不允許在“參考文獻(xiàn)”列出。

        3.2.5 引用文件的動(dòng)態(tài)管理

        ——對(duì)于注日期的引用文件,應(yīng)跟蹤文件是否有新版本,判定新版本為執(zhí)行文件時(shí),應(yīng)及時(shí)更新文件引用日期;

        ——對(duì)于未注日期的引用文件,應(yīng)隨時(shí)跟蹤并研究最新版本,適用時(shí)則保持原狀態(tài),不適用時(shí)則確定引用文件版本,修改引用文件為注日期引用文件;

        ——引用的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)密切跟蹤企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)更改,對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量有提升的標(biāo)準(zhǔn)更新,應(yīng)積極組織貫徹,對(duì)降低產(chǎn)品質(zhì)量的更改,則監(jiān)控現(xiàn)場(chǎng)文件版本確保文實(shí)一致;

        ——對(duì)產(chǎn)品研制必須貫徹的國(guó)家軍用標(biāo)準(zhǔn)、專家標(biāo)準(zhǔn),應(yīng)積極研究及時(shí)貫徹最新版本,以保證產(chǎn)品先進(jìn)性。

        4 引用文件的規(guī)范化應(yīng)用

        針對(duì)單位文件引用文件不規(guī)范現(xiàn)象的問(wèn)題,結(jié)合上述研究分析結(jié)果,在引用文件規(guī)范化應(yīng)用中,重點(diǎn)開(kāi)展如下方面工作:

        ——組織修改完善單位編寫(xiě)管理規(guī)定,重點(diǎn)明確規(guī)范性引用文件定義、引用文件章設(shè)置下引用文件規(guī)范化書(shū)寫(xiě)要求、條文中規(guī)范化引用和資料性引用文件描述要求、參考文獻(xiàn)中資料性引用文件規(guī)范化要求書(shū)寫(xiě)要求等內(nèi)容;

        ——利用計(jì)算機(jī)技術(shù),組織開(kāi)發(fā)WORD軟件下的引用文件規(guī)范化自動(dòng)編輯功能、文件規(guī)范化設(shè)置的檢查功能,從文件編制源頭保證引用文件的規(guī)范化;

        ——及時(shí)組織引用文件規(guī)范化要求的專題培訓(xùn),使設(shè)計(jì)人員明確區(qū)分引用文件性質(zhì)、學(xué)會(huì)使用計(jì)算機(jī)輔助開(kāi)發(fā)軟件,引用性質(zhì)判定靠人力,規(guī)范化設(shè)置交軟件完成。

        通過(guò)上述工作,文件中引用文件的不規(guī)范現(xiàn)象將逐步減少,不斷提高文件編寫(xiě)質(zhì)量。

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