雷碧芬
摘 要:中職學(xué)校的檔案管理非常重要,對(duì)于學(xué)校的教育教學(xué)和管理具有重要的意義。我國(guó)目前的中職教育面臨著改革,對(duì)于學(xué)校檔案管理有新的發(fā)展方向。在教育教學(xué)改革背景下,建立健全中職學(xué)校檔案管理的體系,對(duì)中職學(xué)校的發(fā)展有著巨大的影響。本文主要對(duì)中職學(xué)校的檔案管理工作體系進(jìn)行詳細(xì)的分析和討論。
關(guān)鍵詞:中職學(xué)校;檔案管理;體系;分析
目前,中職教育面臨著改革,尤其是中職學(xué)校的檔案管理工作越來(lái)越緊迫。在新環(huán)境下,檔案管理工作不斷適應(yīng)中職教育教學(xué),但是在檔案管理上還有一些問(wèn)題。中職學(xué)校應(yīng)致力于檔案管理體系的建設(shè),加快檔案管理制度建設(shè),推進(jìn)中職學(xué)校檔案網(wǎng)絡(luò)管理,促進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化發(fā)展,使中職學(xué)校檔案管理不斷向前發(fā)展。
一、目前中職學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀
目前,中職學(xué)校在具體的檔案管理工作中,還存在諸多的問(wèn)題。尤其是檔案管理現(xiàn)狀中中職學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)不重視,對(duì)于檔案管理認(rèn)識(shí)不夠。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)有加強(qiáng)重視中職檔案工作管理,人為中職學(xué)校在教育行政層面上的作用不大,不重視學(xué)校檔案建設(shè),沒(méi)有嚴(yán)格要求和執(zhí)行檔案管理。
其次,中職學(xué)校對(duì)于檔案管理的人員配置不足,且檔案工作人員的素質(zhì)較為低下。很多中職學(xué)校中的檔案管理人員普遍素質(zhì)低下,這也是中職檔案工作普遍存在的難題。一些中職院校的檔案工作管理人員甚至就一個(gè)人,且有的學(xué)校是從其他管理部門臨時(shí)借調(diào)來(lái)進(jìn)行檔案管理。且這種檔案工作管理人員沒(méi)有檔案專業(yè)背景,又沒(méi)有充分學(xué)習(xí)和培訓(xùn)過(guò)檔案管理,對(duì)于中職學(xué)校檔案管理工作沒(méi)有科學(xué)的認(rèn)識(shí)和掌握,也造成了中職學(xué)校檔案管理工作始終跟不上時(shí)代的發(fā)展,不能有效走上科學(xué)化的發(fā)展道路。
再次,中職學(xué)校的檔案管理方式比較單一,有的學(xué)校在檔案管理上仍舊采用手工操作的方式,然后進(jìn)行立卷和分類、歸檔等工作,對(duì)于檔案管理效率非常低下,且查閱檔案比較麻煩。加上檔案現(xiàn)代化硬件設(shè)施不完整,檔案室的通風(fēng)和防潮、防火和防盜等相關(guān)條件都沒(méi)有達(dá)到規(guī)定要求。因此,檔案工作保管受到較大的影響。
二、建立中職學(xué)校檔案管理體系的策略
首先,要建立健全中職學(xué)校檔案管理體系,重視中職院校檔案制度的建設(shè)。要求中職學(xué)校廣大教師和學(xué)生,都要好好學(xué)習(xí)有關(guān)檔案規(guī)定和法律,加大檔案知識(shí)和管理宣傳。有效提高師生的檔案意識(shí),使得檔案工作管理避免形式主義和口頭主義,檔案管理工作要建立完整的檔案管理制度,使檔案工作有法可依。還要加強(qiáng)要有關(guān)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)工作,主抓檔案管理體系建設(shè),保證檔案體系形成一整套管理體系。爭(zhēng)取跟進(jìn)中職教學(xué)的現(xiàn)代化管理,形成統(tǒng)一檔案管理,統(tǒng)一的檔案收集和整理,保證檔案工作齊頭并進(jìn),提高管理效率,保證檔案工作的高效性。
其次,要完善中職檔案管理信息化和數(shù)字化建設(shè),保證檔案管理的現(xiàn)代化。中職學(xué)校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理以及信息化建設(shè),不僅是檔案管理現(xiàn)代化的重要目標(biāo),而且是檔案工作的必由之路。檔案管理工作要提高認(rèn)識(shí),建立完善的檔案信息化管理和數(shù)字化建設(shè),形成高效、方便的檔案管理體系。同時(shí)科學(xué)實(shí)現(xiàn)檔案管理的技術(shù)化目標(biāo),提高檔案管理的效率。
再次,中職學(xué)校檔案管理分類和收集,應(yīng)本著學(xué)校檔案歸檔的“以我為主”原則,對(duì)中職學(xué)校檔案進(jìn)行科學(xué)收集和整理。對(duì)于中職學(xué)校中的重點(diǎn)資料,如相關(guān)會(huì)議資料和協(xié)議書(shū)、材料等,應(yīng)按照不同的方式進(jìn)行分析和整理。具體如,中職學(xué)校下發(fā)的重點(diǎn)材料、學(xué)校公務(wù)活動(dòng)重要文件,相關(guān)協(xié)議書(shū)和工資等分配材料的歸檔和保存。
最后,對(duì)于匯總至學(xué)校在收集和整理相關(guān)文件時(shí),一定要按照具體的材料和年度劃分,保證材料歸檔整理。加強(qiáng)硬件配套建設(shè),同時(shí)還要強(qiáng)調(diào)檔案管理和存放的原則和管理。還要加強(qiáng)檔案室的保管保存要求,對(duì)檔案室進(jìn)行防火和防盜、防潮、方塵、防蟲(chóng)、防高溫和防光、防霉等措施,保證檔案存放的萬(wàn)無(wú)一失。
三、建立健全中職學(xué)校檔案管理體系
中職學(xué)校檔案管理工作是衡量學(xué)校的師資辦學(xué)質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)志,同時(shí)也是對(duì)中職學(xué)校的重要評(píng)估內(nèi)容之一。對(duì)于中職學(xué)校檔案管理體系主要包括:檔案管理組織機(jī)構(gòu)、檔案設(shè)置、檔案管理制度等,實(shí)現(xiàn)檔案目標(biāo)管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化和科學(xué)化。
一是加強(qiáng)硬件建設(shè),成立檔案室,配備專業(yè)技術(shù)人員,設(shè)置專門辦公場(chǎng)所,安裝防潮、防磁等設(shè)施,配備電腦和復(fù)印機(jī)、密集架和圖柜等,使檔案目標(biāo)管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化;二是定期做好文件的收集、歸檔工作,嚴(yán)格歸檔程序,使檔案目標(biāo)管理實(shí)現(xiàn)規(guī)范化;三是建立了《檔案借閱制度》、《文件歸檔制度》、《檔案員工作職責(zé)》、《檔案保密制度》、《檔案網(wǎng)絡(luò)化管理制度》等,完善了檔案保管、編目、利用、編研、保護(hù)、保密等方面的規(guī)章制度,使檔案目標(biāo)管理實(shí)現(xiàn)制度化;四是建立了電子檔案系統(tǒng),檔案目標(biāo)管理實(shí)現(xiàn)科學(xué)化,加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)。
此外,中職學(xué)校的檔案管理體系中,還應(yīng)重視檔案信息化管理水平,檔案管理人員要加強(qiáng)自身的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)。改變傳統(tǒng)的檔案管理模式,積極學(xué)習(xí)新型檔案管理要求,適應(yīng)目前現(xiàn)代化的中職檔案管理要求,精通檔案業(yè)務(wù),為師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
四、結(jié)語(yǔ)
綜上所述,中職學(xué)校檔案管理應(yīng)建立起完整的體系,檔案工作人員應(yīng)轉(zhuǎn)變工作思路和工作態(tài)度,努力提高自身的業(yè)務(wù)能力,強(qiáng)化對(duì)檔案工作管理,使中職學(xué)校檔案管理體系建立起來(lái),使學(xué)校檔案工作運(yùn)行良好。
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