楊玉春

摘 要：科技技術(shù)帶來了計算機技術(shù)的廣泛應(yīng)用。檔案管理作為供電局管理中的重要工作內(nèi)容，可以有效降低檔案管理的成本，提升檔案管理的工作效率?？萍紮n案管理作為信息時代產(chǎn)物，計算機的應(yīng)用在其中起著重要作用。完善計算機在供電局科技檔案管理中的應(yīng)用，是使供電局科技檔案管理更能發(fā)揮自身優(yōu)勢的必要措施。本文基于計算機在供電局科技檔案管理中的作用和應(yīng)用現(xiàn)狀，討論計算機如何更好的在供電局科技檔案管理中應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：計算機應(yīng)用；檔案管理；科技檔案管理

引言

科技檔案管理是指通過相關(guān)的科學(xué)技術(shù)實現(xiàn)對檔案資料的管理和信息開發(fā)利用工作[1]?？萍脊軝n案是重要的信息資源，科技檔案管理的重點就是對檔案的檢索和整理速度進行管理。計算機無論是在貯存功能、檢索功能還是編制功能都能很好的為科技檔案管理服務(wù)，大大提升了科技檔案管理的工作效率。

1.計算機在供電局科技檔案管理中的作用

1.1有效的對檔案信息流通進行管理

供電局的檔案主要用于查閱，通過計算機的痕跡查詢功能可以清楚的了解有多少人使用過供電局檔案。這樣不僅有助于供電局檔案管理規(guī)范化，也是保證檔案保密不外泄的重要方法。一旦出現(xiàn)惡劣的檔案信息外泄事件，計算機的痕跡查詢功能為事件調(diào)查提供重要的依據(jù)。

1.2提升科技檔案管理的檢索功能

檢索功能是計算機字科技檔案管理中最常用也是最重要的功能，它極大的改善了傳統(tǒng)檔案管理中查詢檔案信息的不便性，讓檔案信息能夠得到充分使用，減少了檔案管理人員的工作量，提升了科技檔案管理的整體效率[2]。供電局的用戶信息是一個龐大繁雜的數(shù)據(jù)，如果只是依靠人工去進行檢索，對檔案工作管理人員來說無疑是巨大的工作壓力和工作量。計算機的檢索功能能夠讓工作人員快速的找到自己需要的檔案信息，減少了檔案管理成本，提升了供電局的服務(wù)效率。

1.3有利于科技檔案管理的系統(tǒng)化

計算機系統(tǒng)操作是有一個程序的，通過對檔案信息的收集、整理、流通、檢索等步驟，供電局也有利于制定出一套完善的科技檔案管理操作流程及相關(guān)管理制度[3]。供電局應(yīng)該如何管理科技檔案，如何規(guī)范使用，相關(guān)部門如何負責(zé)，負責(zé)的內(nèi)容是什么……這些都可以以計算機的操作流程為依據(jù)進行制定，使本供電局的科技檔案管理系統(tǒng)化，標(biāo)準(zhǔn)化。

1.4加強對檔案信息的數(shù)據(jù)處理

供電局的檔案信息內(nèi)容多樣，數(shù)據(jù)龐大。僅僅是供電局的用戶檔案信息就包含了用戶的基本信息、用電情況、繳費情況等內(nèi)容，如果沒有及時對檔案信息的數(shù)據(jù)進行處理，不僅會影響到信息檢索的正常使用，還會導(dǎo)致整個科技檔案管理系統(tǒng)無法正常工作甚至陷入癱瘓。

2.計算機在供電局科技檔案管理中應(yīng)用措施

2.1實現(xiàn)科技檔案管理自動化

科技檔案管理因其引用了一系列相關(guān)的科技技術(shù)，省掉了很多傳統(tǒng)檔案管理中的人工工作環(huán)節(jié)。將計算機應(yīng)用在供電局科技檔案管理中，是實現(xiàn)科技檔案管理的重要表現(xiàn)。通過計算機及相關(guān)技術(shù)，能夠有效地加快信息檢索，通過相關(guān)的程度有效的對檔案信息進行整理。隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展，微機通信技術(shù)和仿真技術(shù)能夠有效的對科技檔案資料進行保護。當(dāng)科技檔案管理系統(tǒng)出現(xiàn)故障時，微機通信技術(shù)能夠代替系統(tǒng)主機進行基本的工作，保證科技檔案管理系統(tǒng)工作的正常運行。

2.2建設(shè)完善的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)

完善的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)能有效的利用計算機系統(tǒng)為科技檔案管理服務(wù)，即便如此，由于每個地方的供電局人力、物力和財力的不同，對計算機科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)投入也是不一樣的[4]。供電局要根據(jù)自身情況，建立合適的計算機科技檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，既可以對檔案資料既能夠及時有效的更新，也可以擴大并加強科技檔案的服務(wù)能力。

2.3建立有效的溝通制度

無論何時有效溝通制度有助于企業(yè)更好的發(fā)展。供電局主要的服務(wù)對象是用電者，通過相關(guān)的計算機技術(shù)所建立起的溝通制度，用戶可以及時表達自己的觀點和意見，為供電局的樹立良好的社會形象，提升服務(wù)質(zhì)量有著關(guān)鍵性的作用。

同時通過計算機建立起的溝通制度能夠及時更新檔案資料信息，及時的對新檔案信息進行整理歸檔。在傳統(tǒng)檔案管理中一直存在檔案信息更新不及時，信息收集不完整，整理不完善等情況。這就會造成檔案信息無法等到足夠的利用，其中一些較為關(guān)鍵有效的信息也會因為其自身的時效性而失去效用。

2.4重視對計算機的維護工作

計算機的維護工作主要體現(xiàn)在兩個方面，即硬件和軟件的維護[5]。計算機硬件的維護關(guān)系到供電局科技檔案管理的正常工作，一旦計算機因為硬件維護不到位將直接影響供電局職員對檔案的正常使用。計算機硬件維護內(nèi)容主要包括正常并合理的使用計算機硬件，定時對本供電局的計算機硬件進行更新，保證計算機可以正常使用。

計算機軟件的維護主要體現(xiàn)在其系統(tǒng)的維護和更新。計算機系統(tǒng)直接影響著科技檔案管理的效率，一旦計算機系統(tǒng)崩潰，科技檔案管理將無法進行工作了，同時計算機系統(tǒng)的安全性直接關(guān)系到檔案信息的泄漏和隱私。因此日常對于計算機系統(tǒng)維護主要以系統(tǒng)的更新和系統(tǒng)的抗攻擊性為主，保證計算機系統(tǒng)的安全，也是保護檔案信息不被外泄的重要手段。

結(jié)論

檔案信息管理是供電局管理中重要的工作內(nèi)容，運用當(dāng)前先進的計算機技術(shù)和相關(guān)的科學(xué)技術(shù)可以讓供電局在進行檔案管理的工作事半功倍。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展和廣泛使用，供電局的檔案一定能夠得到更好的管理，檔案信息管理也能夠更好的為供電局和廣大用電者服務(wù)。（作者單位：貴州省銅仁市思南供電局）

參考文獻：

[1] 白小薇. 計算機在檔案管理工作中的應(yīng)用[J]. 黑龍江史志，2015，11（11）：79.

[2] 陶鑫. 淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 科技資訊，2014，02（2）：32.

[3] 楊敬宏. 淺談新時期計算機在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2014，02（13）：32-34.

[4] 姚海燕. 淺談電子計算機在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 山西檔案，2013，S1（21）：70-71.

[5] 李南南. 計算機在檔案管理中的應(yīng)用[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2012，24（20）：40-41.