張娟

摘 要：施工企業(yè)工程項(xiàng)目部是施工企業(yè)的基礎(chǔ)單位，同時(shí)也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時(shí)單位的財(cái)務(wù)檔案，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與完善的背景下，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著一定的積極作用。財(cái)務(wù)檔案可以為宏觀經(jīng)濟(jì)管理提供完整、可靠的信息；財(cái)務(wù)檔案能為微觀經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)；財(cái)務(wù)檔案對(duì)成本控制具有不可替代的重要作用。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；財(cái)務(wù)檔案；信息；原始數(shù)據(jù)；重要作用

施工企業(yè)工程項(xiàng)目部是施工企業(yè)的基礎(chǔ)單位，同時(shí)也是壽命最短的組織單位。管好這種最小的臨時(shí)單位的財(cái)務(wù)檔案，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展與完善的背景下，對(duì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展起著一定的積極作用。眾所周知，施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案是證明施工單位合法經(jīng)營(yíng)與管理的重要依據(jù)，也是確保經(jīng)濟(jì)單位資產(chǎn)保值和增值的重要憑據(jù)，更是監(jiān)督國(guó)民經(jīng)濟(jì)、保證經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)行的有效手段。近年來(lái)，會(huì)計(jì)檔案的憑證、依據(jù)、條件作用日益顯著。

1 財(cái)務(wù)檔案可以為宏觀經(jīng)濟(jì)管理提供完整、可靠的信息

會(huì)計(jì)檔案由會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表組成。會(huì)計(jì)憑證是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的完成情況，為各單位了解經(jīng)濟(jì)活動(dòng)提供必要的原始資料，并如實(shí)地反映和有效地監(jiān)督經(jīng)濟(jì)活動(dòng)；會(huì)計(jì)賬簿是全面提供資金來(lái)源和經(jīng)濟(jì)收支增減變動(dòng)的總括，是宏觀經(jīng)濟(jì)核算資料保存記錄的工具；會(huì)計(jì)報(bào)表反映機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位和其他經(jīng)濟(jì)組織整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全貌，對(duì)加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)單位的經(jīng)濟(jì)核算、改善經(jīng)營(yíng)管理以及滿足國(guó)家綜合平衡工作的需要有重要作用。

會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表都是在會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的，三者之間有著密切的關(guān)系。會(huì)計(jì)憑證是會(huì)計(jì)核算的基礎(chǔ)，會(huì)計(jì)賬簿以會(huì)計(jì)憑證為依據(jù)，會(huì)計(jì)報(bào)表又是根據(jù)會(huì)計(jì)賬簿來(lái)編制，一環(huán)緊扣一環(huán)，緊密相連，不可脫節(jié)，它們從不同方面反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史面貌。

我們從三者的作用上看到，會(huì)計(jì)檔案在國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展中的重要作用使其成為國(guó)民經(jīng)濟(jì)核算體系中的一個(gè)重要部分。如企業(yè)會(huì)計(jì)檔案匯總與分析是企業(yè)科學(xué)經(jīng)營(yíng)決策的信息依據(jù)，是高層經(jīng)營(yíng)決策的“參謀部”，也是真實(shí)反映企業(yè)盈利水平的“晴雨表”。隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建立，經(jīng)濟(jì)策略影響了企業(yè)的生存和發(fā)展，企業(yè)要在生存中不斷獲得競(jìng)爭(zhēng)力，就必須降低能耗和成本，科學(xué)地組織生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)，最有效地使用人力、物力和財(cái)力，實(shí)現(xiàn)最佳的經(jīng)濟(jì)效益。而規(guī)劃未來(lái)的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)的發(fā)展趨勢(shì)，并據(jù)此作出正確決策的重要途徑，就是尋找具有價(jià)值的會(huì)計(jì)信息，通過(guò)對(duì)會(huì)計(jì)檔案提供的信息進(jìn)行對(duì)比和分析，加工形成與預(yù)測(cè)企業(yè)未來(lái)發(fā)展的趨勢(shì)相關(guān)的高端信息，增加經(jīng)營(yíng)決策的科學(xué)性和前瞻性，從而降低企業(yè)生產(chǎn)成本，保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，使企業(yè)少走彎路，達(dá)到促進(jìn)企業(yè)決策的戰(zhàn)略管理。與此同時(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理也同步實(shí)現(xiàn)了在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)管理中自身不可替代的價(jià)值地位。又如，任何一項(xiàng)基本建設(shè)，在進(jìn)行可行性研究的同時(shí)，必然要進(jìn)行經(jīng)濟(jì)分析和經(jīng)濟(jì)預(yù)算，提供經(jīng)濟(jì)數(shù)據(jù)。特別是一些大的工程項(xiàng)目建設(shè)，隨之產(chǎn)生的大量會(huì)計(jì)檔案，可以保證監(jiān)督工程項(xiàng)目的建設(shè)、實(shí)施和竣工，并為日后各項(xiàng)配套工程提供可靠的依據(jù)。

2 施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案能為微觀經(jīng)濟(jì)管理提供豐富的原始數(shù)據(jù)

一個(gè)單位要提高經(jīng)濟(jì)管理水平，加強(qiáng)單位內(nèi)部微觀經(jīng)濟(jì)管理，就必須依據(jù)財(cái)務(wù)檔案提供的原始數(shù)據(jù)，進(jìn)行分析、預(yù)測(cè)，以便采取相應(yīng)的決策和措施，才能達(dá)到預(yù)期的目的。而財(cái)務(wù)檔案是對(duì)于單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)全面、真實(shí)的記錄，從中可以明確看出哪些是固定性費(fèi)用，哪些是可變費(fèi)用，哪些應(yīng)該增加費(fèi)用開(kāi)支。對(duì)其進(jìn)行認(rèn)真地分析研究，就會(huì)在財(cái)務(wù)檔案中得到微觀經(jīng)濟(jì)管理所需的有價(jià)值信息。如阜陽(yáng)市XX公司安慶市順安河綜合整治工程，該工程投標(biāo)報(bào)價(jià)5900萬(wàn)元，有效工期300天，財(cái)務(wù)檔案建立齊全。該項(xiàng)目需要水泥17850噸，如果一次進(jìn)貨，價(jià)格當(dāng)然便宜。但是水泥保質(zhì)期一般是3個(gè)月，因此必須分期進(jìn)貨。先進(jìn)的先用，后進(jìn)的后用。通過(guò)查詢財(cái)務(wù)檔案，就可以知道什么時(shí)候該進(jìn)貨了，每次應(yīng)該進(jìn)貨多少噸。什么時(shí)間發(fā)的貨，用于哪個(gè)部位，從而就能計(jì)算出該部位用的水泥數(shù)量、單價(jià)、金額是否超過(guò)預(yù)算，也可以知道庫(kù)存多少噸，哪些水泥應(yīng)該盡快使用。

3 財(cái)務(wù)檔案對(duì)成本控制具有不可替代的重要作用

內(nèi)部控制是指審計(jì)部門為保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行，保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯(cuò)誤，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整。

內(nèi)部控制管理滲透在企業(yè)采購(gòu)、生產(chǎn)、銷售和綜合管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，而財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案為其工作的開(kāi)展提供了可靠翔實(shí)的數(shù)據(jù)分析，為企業(yè)優(yōu)化管理措施和改進(jìn)工作程序打下了堅(jiān)實(shí)的信息基礎(chǔ)，為今后的預(yù)算管理和經(jīng)營(yíng)策略提供了前瞻性意見(jiàn)。其中的實(shí)際發(fā)生費(fèi)用就是依靠會(huì)計(jì)檔案分析數(shù)據(jù)匯總而來(lái)，對(duì)控制費(fèi)用進(jìn)度、平衡使用費(fèi)用、節(jié)約使用費(fèi)用提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息支撐。

4 施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案管理存在的問(wèn)題

施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)工作人手少、工作環(huán)境條件簡(jiǎn)陋、工作程序繁雜，除了對(duì)會(huì)計(jì)憑證、賬簿比較重視外，對(duì)預(yù)算、計(jì)劃材料收發(fā)等一般檔案的重要性重視不夠。

檔案資料的收集、整理往往被忽視，導(dǎo)致單位形成的計(jì)劃、總結(jié)、專題報(bào)告、預(yù)決算資料、市場(chǎng)報(bào)告、合同協(xié)議書、等檔案資料丟失或霉變。有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目剛剛竣工又要上另一個(gè)項(xiàng)目，就出現(xiàn)個(gè)別人將一些資料在工作調(diào)動(dòng)、崗位調(diào)整時(shí)一并帶走。由于帶走了一些資料，導(dǎo)致了和勞務(wù)公司、商品混凝土公司、一些材料公司及一些個(gè)人承包者和原來(lái)的工程項(xiàng)目無(wú)法結(jié)算，對(duì)原先的施工項(xiàng)目造成了一定的損失。

目前還有不少施工企業(yè)項(xiàng)目單位存在重經(jīng)營(yíng)輕管理的現(xiàn)象，更別說(shuō)項(xiàng)目檔案管理了。多數(shù)施工項(xiàng)目部都沒(méi)有明確具體財(cái)務(wù)檔案收集歸檔人員，財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專人負(fù)責(zé)，以致有關(guān)人員手中都有檔案資料各自為政。由于野外施工辦公條件差，財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)檔案沒(méi)有專門的存放檔案室，一些財(cái)務(wù)檔案資料存放在臨時(shí)建造的辦公室里，缺乏檔案資料存放的安全性，且易潮濕、污損，更談不上防蟲(chóng)、防火、防濕、防盜、防塵、防霉、防光了。

目前大部分施工單位項(xiàng)目都實(shí)行報(bào)賬制，大部分財(cái)務(wù)檔案都會(huì)轉(zhuǎn)移到上級(jí)單位去，剩余的財(cái)務(wù)檔案就沒(méi)有全部裝訂成冊(cè)，又沒(méi)有按照財(cái)務(wù)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)編制檢索工具，以致查找不便，不能充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。

5 針對(duì)施工企業(yè)項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案存在的問(wèn)題，應(yīng)采取切實(shí)可行的措施加強(qiáng)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案管理

首先，要建立健全工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案。實(shí)行報(bào)賬制的工程項(xiàng)目，在報(bào)賬前要將會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表進(jìn)行掃描做成電子版，其他財(cái)務(wù)檔案也應(yīng)做成電子版。將收集整理的資料按照檔案管理的要求歸檔管理。

其次，要提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)管理。要根據(jù)項(xiàng)目的工程規(guī)模大小明確專（兼）職人員負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目財(cái)務(wù)檔案的整理、歸檔，并做好財(cái)務(wù)檔案的日常管理、登記等工作。做好財(cái)務(wù)檔案保管過(guò)程中的保密工作，檔案不能存放在不具備條件辦公室內(nèi)。對(duì)不能夠及時(shí)歸檔的要把辦公室門窗進(jìn)行加固，以防盜竊。要加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案管理的硬件建設(shè)，指定專人負(fù)責(zé)管理檔案， 嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度。

第三，強(qiáng)化財(cái)務(wù)檔案管理人員素質(zhì)，不斷強(qiáng)化業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。檔案工作要適應(yīng)不斷發(fā)展的新形勢(shì)需要，人員素質(zhì)是關(guān)鍵。因此要對(duì)檔案人員進(jìn)行多途徑、多形式的培訓(xùn)教育，組織他們到先進(jìn)單位參觀學(xué)習(xí)，不斷更新他們的知識(shí)結(jié)構(gòu)。提高檔案管理人員的實(shí)際工作能力，提高他們的檔案管理責(zé)任。使檔案管理人員熟悉不同文件材料，能按照管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行科學(xué)的分類、整理、編目、立卷。一個(gè)高素質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案管理人員必須具備德、能、勤、公、廉 、儉六個(gè)方面的素質(zhì)。另一方面， 還應(yīng)掌握時(shí)事政策、財(cái)政稅務(wù)、電腦操作等相關(guān)知識(shí)，才能使工程項(xiàng)目會(huì)計(jì)檔案工作向程序化正規(guī)化步伐邁進(jìn)，促進(jìn)檔案管理工作向更深層科學(xué)信息化管理道路發(fā)展。